淺談在企業(yè)中如何發(fā)揮辦公室的四大職能

淺談在企業(yè)中如何發(fā)揮辦公室的四大職能

【摘

要】辦公室在企業(yè)中既是窗口也是樞紐，是對(duì)外形象展示的窗口，是對(duì)內(nèi)聯(lián)系溝通的樞紐，辦公室工作具有突發(fā)性、瑣碎性、綜合性、服務(wù)性等特征，隨著新時(shí)代的不斷發(fā)展、國有企業(yè)改革的不斷深化，辦公室工作也面臨新的任務(wù)和挑戰(zhàn)，本文將從做好辦公室工作的意義入手，分析目前辦公室工作存在的問題，闡述如何發(fā)揮辦公室的四大職能。【Keys】企業(yè)、辦公室、參謀、協(xié)調(diào)正文：一、做好辦公室工作的意義一個(gè)企業(yè)由無數(shù)部分或單位構(gòu)成，部門與部門之間、單位與單位之間、部門與單位之間既職責(zé)清晰、各有分工，又緊密聯(lián)系、業(yè)務(wù)交叉。而辦公室在企業(yè)中的作用就如同中央樞紐，上通下達(dá)、左右連接，可以說，辦公室的工作至關(guān)重要。做好辦公室工作有助于發(fā)揮窗口作用。企業(yè)辦公室與地方政府、上級(jí)公司在辦文、辦會(huì)、辦事上打交道較多，辦公室的形象一定程度上就代表企業(yè)的形象。做好辦公室工作，可以樹立良好的企業(yè)形象，獲得上級(jí)公司的認(rèn)可與支持，與地方政府建立良好的企地關(guān)系。做好辦公室工作有助于發(fā)揮樞紐作用。辦公室每天接收的信息、文件數(shù)不勝數(shù)，文件的傳閱、轉(zhuǎn)送速度關(guān)系到事件的辦理的效率。做好辦公室工作，可以加強(qiáng)企業(yè)各單位、部門內(nèi)部的溝通聯(lián)系，暢通上情下達(dá)的渠道，構(gòu)建和完善信息共享機(jī)制。二、目前企業(yè)中辦公室工作普遍存在的問題在企業(yè)中，普遍存在辦公室職能弱化、邊緣化的問題，沒有充分發(fā)揮辦公室應(yīng)具備的“參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督查督辦、服務(wù)保障”職能。一是履職本領(lǐng)有欠缺。在知識(shí)不斷更迭和工作標(biāo)準(zhǔn)不斷嚴(yán)格的新時(shí)代，部分辦公室員工的思想沒有快速轉(zhuǎn)變，技能沒有及時(shí)提升。且由于辦文、辦會(huì)、辦事的復(fù)雜性、緊迫性以及人員的變動(dòng)和工作機(jī)制的調(diào)整，辦公室工作越發(fā)具有挑戰(zhàn)性，文稿撰寫、會(huì)議服務(wù)、后勤保障等方面均有了更高要求，在服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營上存在明顯局限，工作人員履職盡責(zé)的本領(lǐng)需要應(yīng)時(shí)提高。二是工作方法待改善。由于辦公室工作時(shí)間緊、任務(wù)重，工作人員大多忙碌于日常繁雜事務(wù)，對(duì)理論和業(yè)務(wù)水平的鉆研相對(duì)較少，時(shí)間分配不合理，一定程度上影響了工作效率。平時(shí)與基層一線員工接觸相對(duì)有限，僅靠每季度調(diào)研不能完整及時(shí)了解各單位、部門實(shí)際情況及職工思想動(dòng)態(tài)，應(yīng)加大與廣大員工的日常交流，多運(yùn)用“黨建合創(chuàng)”等平臺(tái)切實(shí)為群眾解決實(shí)際困難。三是謀劃籌備不充分。辦公室工作的特殊性要求事事都要思考在前、行動(dòng)在前，而普遍存在的問題是辦公室人員少、工作交叉多，籌備會(huì)議、報(bào)送材料、迎檢接待等都需要高度重視。實(shí)際工作中，個(gè)別人員偶爾會(huì)思想拋錨，對(duì)一些小細(xì)節(jié)會(huì)忽略或遺忘，一定程度上影響正常工作開展。因此，提前謀劃籌備、明細(xì)分工、形成“AB角”，對(duì)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件、保質(zhì)保量完成任務(wù)至關(guān)重要。三、如何發(fā)揮辦公室的四大職能面對(duì)新形勢(shì)下的新要求，辦公室應(yīng)當(dāng)不等不靠，緊緊圍繞企業(yè)各項(xiàng)工作部署和年度安排，嚴(yán)格履職，服務(wù)群眾，在“參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督查督辦、服務(wù)保障”四大職能上追求更高的高度、注重更大的實(shí)效，不斷改進(jìn)工作方法、完善工作機(jī)制，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供強(qiáng)有力支撐。（一）以干促進(jìn)，參謀助手要有高度一是聯(lián)系生產(chǎn)實(shí)際，發(fā)揮“筆桿”作用。以文輔政、上情下達(dá)、下情上報(bào)，辦公室要嚴(yán)格按照上級(jí)有關(guān)要求做好計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、請(qǐng)示、通知等文稿服務(wù)。辦公室全體員工緊貼要生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際，一絲不茍、字斟句酌、精益求精、以干促進(jìn)，確保領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報(bào)、總結(jié)等各類文稿材料高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量完成。二是暢通公文渠道，發(fā)揮“耳目”功能。信息收集工作是辦公室的重要任務(wù)，必須高度重視。辦公室要堅(jiān)持按月度、季度、年度開展各單位、部門的信息收集，并及時(shí)梳理總結(jié)。將信息收集、整理、分析、上報(bào)，把有價(jià)值的信息呈交公司領(lǐng)導(dǎo)，供領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行正確決策。三是開展實(shí)地調(diào)研，發(fā)揮“聲音”效力。辦公室要始終圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作大局深入一線進(jìn)行調(diào)研，傾聽群眾“聲音”，及時(shí)報(bào)送書面調(diào)研材料呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并積極協(xié)調(diào)解決現(xiàn)實(shí)問題。要就各單位、部門的重點(diǎn)亮點(diǎn)工作、存在問題以及專業(yè)管理工作開展專題調(diào)研，并就調(diào)研發(fā)現(xiàn)的問題協(xié)調(diào)各單位、部門予以解決。（二）優(yōu)化提升，綜合協(xié)調(diào)要謀全局一是提高站位，統(tǒng)籌思考全局問題。辦公室全體人員要增強(qiáng)“四個(gè)意識(shí)”、堅(jiān)定“四個(gè)自信”、做到“兩個(gè)維護(hù)”，要堅(jiān)持政治建設(shè)為統(tǒng)領(lǐng)，提高政治站位，增強(qiáng)戰(zhàn)略眼光，強(qiáng)化法治思維，提高履職能力、風(fēng)險(xiǎn)防范化解能力等。要樹立系統(tǒng)觀念，要站位企業(yè)全局的角度統(tǒng)籌推進(jìn)各項(xiàng)工作，明確工作分工、壓實(shí)工作責(zé)任、細(xì)化工作措施，積極主動(dòng)作為，提高工作效率，提升工作成效，確保各項(xiàng)部署要求落實(shí)落地，推動(dòng)辦公室工作有序進(jìn)行。二是強(qiáng)化基礎(chǔ)，建立健全制度保障。辦公室工作頭緒多、環(huán)節(jié)多，要精細(xì)做事、高效成事，必須加強(qiáng)制度建設(shè)，講求規(guī)矩規(guī)范，嚴(yán)格用制度管人，按制度辦事，推進(jìn)各項(xiàng)工作走向規(guī)范化、制度化軌道。作為辦公室工作人員，一定要帶頭樹立制度意識(shí)，嚴(yán)格按制度辦事。要善于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，從工作經(jīng)驗(yàn)中提煉歸納，形成辦文辦公、保密、信訪、檔案、車輛運(yùn)行、綜合服務(wù)等多方面的完善的規(guī)章制度體系。三是精細(xì)管理，持續(xù)加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。辦公室工作可能有很多同志不愿意干，但也有很多同志不一定干得好，辦公室人員只有不斷提升自身的能力，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，深刻把握上級(jí)政策和企業(yè)實(shí)際，才能有效開展各項(xiàng)工作。另一方面，辦公室的工作也不是“一個(gè)人就能撐起一片天”，而是“眾人拾柴火焰高”，需要全體人員分工協(xié)作、共同努力，加強(qiáng)上下之間、同志之間的團(tuán)結(jié)，搞好部門之間、單位之間的合作，形成有效運(yùn)轉(zhuǎn)的良好局面。（三）敦本務(wù)實(shí)，督查督辦要重執(zhí)行一是落實(shí)制度、有序督辦。嚴(yán)格執(zhí)行“三重一大”制度、督查督辦制度，對(duì)黨委會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)專題會(huì)等重要會(huì)議議定事項(xiàng)合理有序進(jìn)行督辦、催辦。建立督辦數(shù)據(jù)庫，每季度進(jìn)行綜合分析，把督辦完成情況納入各單位、部門專業(yè)考評(píng)，用督辦成果體現(xiàn)工作成效。二是跟蹤進(jìn)度、實(shí)時(shí)督辦。對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)批示、交辦事項(xiàng)和請(qǐng)示件做好催辦、通報(bào)、考核工作，梳理督辦事項(xiàng)清單，對(duì)各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)層層分解，使其項(xiàng)目化、具體化、明確化，及時(shí)跟蹤進(jìn)度、實(shí)時(shí)督辦。三是定期通報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)督辦。辦公室要整合上級(jí)資源，每月匯總各單位、部門督辦完成情況后，將督辦結(jié)果提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)，并對(duì)未完成事項(xiàng)或超期限事項(xiàng)進(jìn)行提醒。定期將督辦情況在黨委會(huì)或總經(jīng)理辦公會(huì)上通報(bào)，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，進(jìn)而提高督辦效率。（四）規(guī)范運(yùn)行，服務(wù)保障要提質(zhì)量一是服務(wù)員工強(qiáng)安全。緊扣“一切風(fēng)險(xiǎn)皆可控制，一切事故皆可預(yù)防”安全環(huán)保理念，辦公室應(yīng)每月進(jìn)行一次安全綜合大檢查，查出安全隱患，整改安全問題，切實(shí)營造一個(gè)安全、放心的工作環(huán)境。在車輛管理方面，堅(jiān)持做好通勤車輛運(yùn)行前上下班人員體溫測(cè)量和每趟次返回停車場(chǎng)的消毒處理工作，組織駕駛員培訓(xùn)、考試，督促駕駛員對(duì)車輛進(jìn)行年檢，確保車輛“不超保、不脫檢”，合理安排公務(wù)車輛運(yùn)行，做到不發(fā)生一起交通事故，保持辦公室長周期安全。二是服務(wù)基層提效能。在綜合服務(wù)方面，辦公室統(tǒng)籌管理打印機(jī)、電腦、會(huì)議室等設(shè)備等固定資產(chǎn)和辦公用品、辦公家具等，要在充分征求各單位、部門的意見基礎(chǔ)上做好年度預(yù)算統(tǒng)計(jì)，合理購買和調(diào)配使用辦公桌椅、辦公用品等。在食堂管理方面，要把食品安全放在首位，讓企業(yè)員工吃得安心、放心。同時(shí)，要不定期開展調(diào)研、談話、交流，了解員工對(duì)食堂菜品的意見，能夠采納的