電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化措施

電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化措施

Summary：檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用，同時(shí)是企業(yè)管理工作中重要的組成部分。隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，通信技術(shù)與信息技術(shù)得到了快速提升，這些技術(shù)也被應(yīng)用在企業(yè)檔案管理中。在企業(yè)檔案管理過程中使用電子技術(shù)可以有效提升檔案管理效率，這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理手段已經(jīng)無法有效適應(yīng)現(xiàn)如今的數(shù)據(jù)存儲需求，采用電子檔案管理是十分有必要的。但是其中還存在著不少風(fēng)險(xiǎn)和問題，這就需要采取一定的措施來解決這些問題，希望能夠提升檔案管理水平。

Keys：企業(yè)；電子檔案；風(fēng)險(xiǎn)管理；實(shí)踐研究引言

隨著改革開放的不斷深入和市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)與文化融合發(fā)展的趨勢愈發(fā)凸顯，企業(yè)文化建設(shè)對于經(jīng)濟(jì)效益提升所發(fā)揮的作用愈發(fā)重要。新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)下，作為重要的企業(yè)文化資源，企業(yè)檔案工作被賦予了更加重要的職能。如何使檔案管理工作在企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮更大作用，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展，是檔案工作者面臨的一個(gè)重要課題。在新的歷史時(shí)期，我們要充分挖掘檔案的各種價(jià)值，增加檔案使用效率，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算與區(qū)塊鏈技術(shù)，提升檔案管理工作信息化水平。1企業(yè)檔案工作水平提升的重要性

電力企業(yè)的檔案工作水平對于企業(yè)發(fā)展發(fā)揮著不可替代的作用。一方面，電力企業(yè)檔案工作水平能夠直接體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展水平和管理水平，畢竟在企業(yè)各項(xiàng)工作中會產(chǎn)生大量的歷史檔案等，比如：包括中小企業(yè)的市場開拓情況、馳名商標(biāo)或?qū)＠暾埱闆r、產(chǎn)品優(yōu)化情況、上下游企業(yè)發(fā)展情況、取得業(yè)績成果情況、人力資源情況等，都會為電力企業(yè)后續(xù)發(fā)展提供保證，只有檔案管理人員認(rèn)識到檔案工作水平提升的重要性，深入了解企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，才能更好地服務(wù)企業(yè)，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。尤其是在經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)下，電力企業(yè)發(fā)展更需要積極地創(chuàng)新檔案管理的理念，優(yōu)化檔案工作方式，保證檔案設(shè)置的真實(shí)性和有效性。另一方面，檔案資料也是企業(yè)經(jīng)營成果的體現(xiàn)，只有檔案資料詳細(xì)真實(shí)記錄企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)，才能為管理人員的后續(xù)工作開展起到良好的輔助作用。電力企業(yè)檔案人員只有積極加強(qiáng)檔案資料積累，加強(qiáng)對以往工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，方可發(fā)現(xiàn)檔案工作中存在的不足并及時(shí)改正，有針對性地為企業(yè)的發(fā)展制定科學(xué)規(guī)劃，方可為其他部門工作的開展提供便利，保證電力企業(yè)各個(gè)部門有序開展相關(guān)業(yè)務(wù)。因此，檔案工作與企業(yè)的發(fā)展文化息息相關(guān)。一個(gè)企業(yè)的發(fā)展離不開文化建設(shè)，檔案工作能夠詳細(xì)記錄企業(yè)文化的建設(shè)過程，確保企業(yè)各項(xiàng)資料信息資源在傳承過程中不會流失，保證企業(yè)的生命力。由此可見，提升電力企業(yè)檔案工作水平意義重大。2優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理措施2.1提升人員素質(zhì)，提升對檔案管理的關(guān)注

加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，提升單位在崗人員的檔案管理綜合水平及對檔案工作的關(guān)注度。針對檔案管理復(fù)雜、繁瑣的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為，在具體檔案工作中更應(yīng)該提升人員的兩大素質(zhì)：一是安全管理意識。檔案是電力企業(yè)在工作過程中保留下來的最具價(jià)值的歷史資料，如果外泄可能會對國有企業(yè)的形象和工作造成很大的影響，所以檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)安全防范意識，避免在工作過程中因?yàn)榇中拇笠舛鴮?dǎo)致檔案遺失。二是檔案管理人員在日常工作中要樹立主動(dòng)學(xué)習(xí)的心態(tài)。檔案工作不僅包括了接收和歸檔，還包括了編研、保存、統(tǒng)計(jì)等。信息技術(shù)的發(fā)展，檔案工作人員所接觸到的檔案數(shù)量將成倍增加，如何做好篩選辨別，將檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，也是未來檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)的一部分。

2.2加強(qiáng)電子檔案管理和保管

在對電力企業(yè)電子檔案進(jìn)行保管和管理這一過程中，由于電子檔案存儲介質(zhì)的特點(diǎn)，這些存儲介質(zhì)往往會因?yàn)橹車h(huán)境的濕度、溫度以及磁場的變化而受到損害，并且所存儲的內(nèi)容是極其不穩(wěn)定的。需要注意的是，我國在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全保障工作上并不完善，再加上計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的存在，這就給企業(yè)檔案的電子文件保管增加了很多難度和障礙。所以，電力企業(yè)就需要結(jié)合實(shí)際情況建立一個(gè)專門的電子檔案庫房，專門用來存放電子檔案。電力企業(yè)需要為電子檔案配備安全性能較好的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并引入專業(yè)人才來管理這些設(shè)備。在電子檔案儲存介質(zhì)中，一次性寫入光盤是最好的一種選擇，并且這種光盤相對于磁盤、磁帶以及硬盤來說具有較好的穩(wěn)定性，這種光盤具備只讀性，里面的內(nèi)容是無法被刪改的。但是，需要注意的是，這種光盤對儲存的環(huán)境有著較高要求，需要保證能防蟲、防潮。相對來說，這種儲存介質(zhì)在電子檔案中應(yīng)用是十分廣泛的。

2.3提高企業(yè)檔案人員的綜合素質(zhì)

要推動(dòng)檔案事業(yè)新發(fā)展，加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵。高素質(zhì)的企業(yè)檔案人員成為電力企業(yè)檔案管理工作的又一亮點(diǎn)。某院校的電廠熱能動(dòng)力專業(yè)，受到各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，熟悉并掌握科技檔案工作所需要的業(yè)務(wù)知識，能熟練運(yùn)用《檔案管理業(yè)務(wù)手冊》對相關(guān)專業(yè)文件材料進(jìn)行科學(xué)分類和整理，并能熟練運(yùn)用清華紫光圖檔管理系統(tǒng)的各種功能，進(jìn)行科技檔案管理的各種工作，圓滿完成各項(xiàng)工作任務(wù)?？萍紮n案分類科學(xué)，組卷合理。工作勤勤懇懇、任勞任怨，受到領(lǐng)導(dǎo)的好評?？萍加⒄Z水平和計(jì)算機(jī)水平有較大提高，利用業(yè)余時(shí)間較全面、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)并掌握科技檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識，具有很高的電力科技檔案管理水平。

2.4積極推動(dòng)企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

電力企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)就是企業(yè)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。同時(shí)，現(xiàn)代企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型不能簡單地理解為只是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔數(shù)字化掃描、掛接、入庫。從某種程度上來說，電力企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是管理體系的變革，它包含流程管理、系統(tǒng)管理、知識管理、智能服務(wù)等各個(gè)方面，是整個(gè)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成部分。數(shù)字化轉(zhuǎn)型是從根本上改變傳統(tǒng)檔案的服務(wù)理念、服務(wù)方式。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是對數(shù)據(jù)的深層次的治理，其目的是實(shí)現(xiàn)全面管控?cái)?shù)據(jù)以支撐電力企業(yè)的運(yùn)營和戰(zhàn)略決策。檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型管控的數(shù)據(jù)不僅僅是傳統(tǒng)意義上的歸檔的電子文件和紙質(zhì)文件的數(shù)字化加工件，而是電力企業(yè)運(yùn)營和管理中所產(chǎn)生的全部數(shù)據(jù)。這就需要企業(yè)的檔案部門轉(zhuǎn)變自身職責(zé)，從企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃及其運(yùn)營發(fā)展的角度來管控?cái)?shù)據(jù)，并與其他部門如數(shù)據(jù)管理部門、流程管理部門密切合作，為電力企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和決策提供有效的、真實(shí)的、及時(shí)的數(shù)據(jù)。3結(jié)束語

檔案管理是企業(yè)發(fā)展中不容忽視的重要工作，應(yīng)基于信息化發(fā)展理念，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。然而，電力企業(yè)檔案管理中卻存在很多問題，因此，電力企業(yè)要想提升檔案工作水平，亟須規(guī)范細(xì)化檔案管理工作，加快信息化建設(shè)步伐，優(yōu)化檔案管理人員的工作流程，提升檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。要讓檔案管理人員從思想上加強(qiáng)對檔案工作的重視。不斷完善檔案工作流程和管理規(guī)范，提升檔案工作質(zhì)量及利用率，發(fā)揮檔案的應(yīng)有價(jià)值，促進(jìn)電力企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。Reference：

[1]曹穎.加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理

提高檔案管理水平[J].城建檔案,2018(08):53-55.[2]李云.電力企業(yè)檔案管理保密制度建設(shè)中存在不足點(diǎn)及改進(jìn)[J].低碳世界,2017(33):347-348.[3]馮萍