第二章采購計劃與預算管理

第二章采購計劃與預算管理內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學經(jīng)管院營銷系第一頁，共四十九頁。內(nèi)容安排第一節(jié)采購調(diào)查及訂單信息管理第二節(jié)采購物資需要量的確定第三節(jié)采購計劃的制定與管理第四節(jié)采購預算第二頁，共四十九頁。第一節(jié)采購調(diào)查及訂單信息管理一、采購調(diào)查1．采購信息

：采購所需的指令。

（1）內(nèi)容：一般涉及產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號、單位產(chǎn)品用量、技術標準，專用零部件還涉及產(chǎn)品圖樣或技術要求、生產(chǎn)能力、過程能力、檢驗試驗能力。

（2）作用：①是企業(yè)評價和選擇供方的重要依據(jù)；②是組織編制采購文件的依據(jù)；③供方按組織要求提供產(chǎn)品和服務的依據(jù)。第三頁，共四十九頁。一、采購調(diào)查（3）管理采購信息需要形成文件后，對其進行審批、發(fā)放和更新控制。2．采購調(diào)查

：為制定采購決策而進行的數(shù)據(jù)收集、分類和分析。（1）調(diào)查項目所購材料、產(chǎn)品及服務（價值分析）、商品、供應商、采購系統(tǒng)。各種相關的具體調(diào)查信息詳見下圖2-1。

第四頁，共四十九頁。采購信息處理政府規(guī)劃及控制計劃質(zhì)量要求供應商定價方法供應商擴張計劃供應商能力與戰(zhàn)略貨物運輸、搬運機分銷中的費用競爭需求估計的需要量技術革新可替代的原材料制造成本歷史價格及預測價格原材料利用率有效的采購決策競爭環(huán)境圖2-1采購調(diào)查中的數(shù)據(jù)信息第五頁，共四十九頁。一、采購調(diào)查（2）采購調(diào)查的程序?qū)Σ少彶块T市場調(diào)查的價值和成本進行評價；明確調(diào)查目標；設計調(diào)查方案。一般包括：①調(diào)查目的；②調(diào)查對象；③調(diào)查內(nèi)容；④調(diào)查表；⑤市場調(diào)查的方式。組織實地調(diào)查；調(diào)查資料的整理和分析；撰寫采購市場調(diào)查報告。第六頁，共四十九頁。二、用料部門請購單及信息處理1、用料部門請購單采購產(chǎn)生于企業(yè)中某部門的確切需求。庫存部門將會收到各部門的采購需求單。采購申請主要來自生產(chǎn)或使用部門。典型的請購單如下表：第七頁，共四十九頁。請購單申請部門

編號

。預算額

日期

。需要數(shù)量單位描述需求日期

。遇有問題時通知

。特殊發(fā)送說明

。，

。

申請方說明：一式兩份，原件送采購部門，申請者保留文件副本。第八頁，共四十九頁。二、用料部門請購單及信息處理2、信息處理（1）企業(yè)內(nèi)部流向采購部門的信息流；采購部門銷售預測和銷售計劃工程技術預算和財務控制法律質(zhì)量控制和收貨庫存控制新產(chǎn)品生產(chǎn)計劃和生產(chǎn)控制流向采購部門的內(nèi)部信息流情況第九頁，共四十九頁。二、用料部門請購單及信息處理2、信息處理（2）企業(yè)外部流向采購部的信息流；采購部門新產(chǎn)品和產(chǎn)品信息可利用的運輸工具和費用供應商的供貨能力價格和折扣、稅費供應源市場總體情況流向采購部門的外部信息流情況第十頁，共四十九頁。二、用料部門請購單及信息處理2、信息處理（3）從采購部門流出的內(nèi)部信息流。產(chǎn)品開發(fā)部門采購部門市場營銷部門財務和會計部門生產(chǎn)部門法律部門倉儲部門工程技術部門管理層從采購部門流出的內(nèi)部信息情況供應商的銷售活動信息物料和價格信息市場和行業(yè)狀況資源、產(chǎn)品價格信息物料發(fā)貨提前期物料替代品等合同價格趨勢、替代材料等物料和運輸成本、遠期采購的必要性第十一頁，共四十九頁。第二節(jié)采購物資需要量的確定一、決定采購數(shù)量的資料基礎1、生產(chǎn)計劃2、用料清單（產(chǎn)品用料標準）3、存量管制卡（有存貨存在）第十二頁，共四十九頁。物料名稱物料編號存放位置物料等級□A□B□C安全存量訂購點最高存量日期入庫出庫結存日期入庫出庫結存存量管制卡的樣式第十三頁，共四十九頁。二、物資消耗定額

1、物資消耗定額的制訂物資消耗定額是指在一定的生產(chǎn)技術組織條件下，制造單位產(chǎn)品或完成單位勞務所必須消耗的物資數(shù)量標準。包括主要原材料的消耗定額制訂、輔助材料消耗定額的制訂、燃料消耗定額的制訂。（1）主要的原材料消耗構成有效消耗量；工藝消耗量；非工藝性損耗。第十四頁，共四十九頁。1、物資消耗定額的制訂（2）輔助材料消耗定額的制訂方法①與主要原材料成正比例消耗的輔助材料；②與產(chǎn)品產(chǎn)量成正比例的輔助材料；③與設備開動時間或工作日有關的輔助材料消耗定額；④與使用期限有關的輔助材料。（3）燃料消耗定額需分別制訂①動力用燃料消耗定額；②工藝用燃料消耗定額；③取暖用燃料消耗定額。第十五頁，共四十九頁。1、物資消耗定額的制訂（4）動力消耗定額需分別制訂①用于電動機的電力；②用于工藝過程的電力。2、制訂物資消耗定額的基本方法

（1）技術分析法；（2）統(tǒng)計分析法；（3）實際測定法；（4）經(jīng)驗估計法。

第十六頁，共四十九頁。三、確定物資需要量企業(yè)的物資需要量，是指企業(yè)在計劃期內(nèi)產(chǎn)品生產(chǎn)、日常經(jīng)營、大修理、新產(chǎn)品試制和技術組織措施等項目的物資需要量。物資需要量=生產(chǎn)耗用量+運輸耗損量+保管耗損量-利用廢料量物資需要量的計算方法直接計算法間接計算法第十七頁，共四十九頁。三、確定物資需要量1．主要原材料需用量的計算一般采用直接計算法，可采用公式：某主要原材料需用量=（計劃產(chǎn)量+技術上不可避免的廢品數(shù)量）×單位產(chǎn)品材料消耗定額-計劃回收利用的廢品數(shù)量×單位回收利用系數(shù)例：某工具廠年計劃生產(chǎn)手續(xù)鑿巖機2500臺，其中每個活塞（膽）鋼材消耗定額為2公斤，廢品率為15%，且依據(jù)技術部門統(tǒng)計廢品回收利用率可達20%，那么，做活塞一年需用的鋼材量為多少？第十八頁，共四十九頁。三、確定物資需要量2．輔助材料需用量的計算采用直接計算法，其計算公式：某輔助材料的需要量=（計劃產(chǎn)量+廢品量）×某輔助材料的消耗定額采用間接計算法，計算公式：某輔助材料需用量=上年實際消耗量/上年產(chǎn)值×計劃年度產(chǎn)值×（1-可能降低的百分比）例：某廠計劃今年房屋大修工程投資20萬元，而目前已知的是去年房屋大修投資10萬元，實耗木材40立方米，今年計劃降低消耗5%，則今年木材需用量應為多少？第十九頁，共四十九頁。四、確定物資儲備量物資采購量=本期需用量+上期末儲備量-期初庫存量。（一）物資儲備定額的分類與計算

物資儲備定額是指在一定條件下，為保證生產(chǎn)順利進行所需的最經(jīng)濟合理的物資儲備數(shù)量標準。一般包括經(jīng)常儲備定額、保險儲備定額和季節(jié)性儲備定額。第二十頁，共四十九頁。四、確定物資儲備量1．經(jīng)常儲備定額經(jīng)常儲備定額是指相鄰兩批物資到廠的供應間隔期內(nèi)，為保證企業(yè)生產(chǎn)正常進行所必須的物資儲備數(shù)量標準。又叫周轉儲備。兩種制訂方法：“以期定量”的方法；經(jīng)濟訂購批量的計算方法。第二十一頁，共四十九頁。1．經(jīng)常儲備定額（1）“以期定量”的方法首先確定物資的供應間隔天數(shù)、檢驗天數(shù)和使用前的準備天數(shù)等。供應間隔天數(shù)=例：某企業(yè)2008四季度要計算2009年某種物資供應間隔天數(shù)，則可依據(jù)2008年前三個季度的實際入庫物資的時間進行統(tǒng)計，見表2-1。第二十二頁，共四十九頁。表2-1某物資入庫時間、數(shù)量統(tǒng)計表材料入庫時間材料入庫數(shù)量（噸）供應間隔天數(shù)加權入庫量（噸）①②③④=②×③1月16日2月11日3月13日4月20日5月25日6月14日7月18日8月15日9月16日102030241620241820182630383520342832180520900912560400816504640合計1825432根據(jù)表2-1中數(shù)據(jù)，計算供應間隔天數(shù)為：5432÷182≈30（天）

第二十三頁，共四十九頁。1．經(jīng)常儲備定額經(jīng)常儲備定額的計算公式為：經(jīng)常儲備定額=平均每日需要量×（物資供應間隔天數(shù)+檢驗天數(shù)+使用前準備天數(shù)）（2）經(jīng)濟訂購批量計算的方法側重于企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)濟效益的方法。主要費用可以歸為兩大類：一類是訂購費用，與訂貨和采購的次數(shù)成正比；另一類為保管費用，主要與每次訂購的數(shù)量成正比。尋求兩者之間最好的平衡點的問題。第二十四頁，共四十九頁。1．經(jīng)常儲備定額（2）經(jīng)濟訂購批量計算的方法經(jīng)濟訂購批量的計算公式為：TC（Q）保管費用曲線總費用曲線訂購費用曲線Q圖2-1經(jīng)濟訂購批量示意圖第二十五頁，共四十九頁。四、確定物資儲備量2．保險儲備定額保險儲備定額是指為預防因運輸延誤、交貨拖期或退換不合格貨物等原因造成庫存中斷而建立的物資儲備數(shù)量定額。

常量儲備。

計算公式：保險儲備定額=平均每日需要量×保險儲備天數(shù)第二十六頁，共四十九頁。2．保險儲備定額保險儲備天數(shù)要根據(jù)經(jīng)驗或上期統(tǒng)計資料的平均誤期天數(shù)來確定。平均誤期天數(shù)=（∑某批物資誤期入庫量*該批物資誤期天數(shù)）/∑每批誤期物資入庫量例：按表2-1的有關資料計算，平均供應間隔天數(shù)為30，超過30天的誤期有4次，分別為38天、35天、34天和32天，每次誤期天數(shù)分別為8天、5天、4天和2天。平均誤期天數(shù)計算如下：平均誤期天數(shù)=第二十七頁，共四十九頁。四、確定物資儲備量3．季節(jié)性儲備定額是指由于季節(jié)或因運輸條件季節(jié)性的原因不能正常供應而設置的物資儲備標準。計算公式如下：季節(jié)性儲備定額=平均每日需用量×季節(jié)性儲備天數(shù)例：某企業(yè)所需要的某種物資，是由水上航運到廠的，每年12月15日停航，到來年3月15日開航。每日用料800公斤，每月按30天計算，則：季節(jié)性儲備定額=800×30×3=72000（公斤）第二十八頁，共四十九頁。四、確定物資采購量4．最高儲備、最低儲備和平均儲備最高儲備量=經(jīng)常儲備定額+保險儲備定額最低儲備量=保險儲備定額平均儲備量=經(jīng)常儲備定額/2+保險儲備定額第二十九頁，共四十九頁。儲備定額之間的關系如圖：供應間隔期供應間隔期Qt最低儲備經(jīng)常儲備保險儲備最高儲備圖2-2物資儲備量圖第三十頁，共四十九頁。五、采購申請量的確定計算公式為：

某種物資的采購量=該種物資的需要量+計劃期末庫存數(shù)量-計劃期初庫存量-企業(yè)內(nèi)部可利用資源例：某企業(yè)預計計劃期內(nèi)生產(chǎn)A產(chǎn)品400噸，每噸A產(chǎn)品含有材料B的凈重為0.5噸，材料B的利用率為80%，允許廢品率為1%，計劃期回收廢料為1.5噸，編計劃時實際庫存量為40噸，計劃期初前到貨50噸，計劃期初前消耗60噸，計劃期末庫存為20噸，求物資采購量。第三十一頁，共四十九頁。第三節(jié)采購計劃的制定與管理采購計劃是企業(yè)管理人員對計劃期內(nèi)物料采購活動所做的預見性的安排和部署。它包括兩部分內(nèi)容：一是采購計劃的制定；二是采購訂單的制定。第三十二頁，共四十九頁。一、制定采購計劃的目的防止供應中斷，影響產(chǎn)銷活動。避免物料儲存過多，積壓資金，占用庫存空間。配合企業(yè)生產(chǎn)計劃和資金調(diào)度。選擇有利時機購入物料。確定物料的耗用標準，便于管理物料的采購數(shù)量和成本。第三十三頁，共四十九頁。二、采購計劃影響因素1、年度銷售計劃2、年度生產(chǎn)計劃3、用料清單4、存量管制卡5、物料標準成本的設定6、生產(chǎn)效率7、價格預期第三十四頁，共四十九頁。三、采購計劃的編制（一）采購認證計劃采購認證計劃的主要環(huán)節(jié)有：準備認證計劃、評估認證需求、計算認證容量、制定認證計劃。1、準備認證計劃（1）接收開發(fā)批量需求；（2）接收余量需求；（3）準備認證環(huán)境資料；（4）制定認證計劃說明書。如下圖：第三十五頁，共四十九頁。采購環(huán)境開發(fā)需求余量需求接受批量需求接受余量需求準備認證環(huán)境資料制定認證計劃說明書認證計劃說明書1、準備認證計劃第三十六頁，共四十九頁。2、評估認證需求（1）分析開發(fā)批量需求（2）分析余量需求（3）確定認證需求3、計算認證容量（1）分析項目認證資料（2）計算總體認證容量（3）計算承接認證量（4）確定剩余認證容量第三十七頁，共四十九頁。4、制定認證計劃（1）對比需求與容量（2）綜合平衡（3）確定余量認證計劃（4）制定認證計劃第三十八頁，共四十九頁。（二）采購訂單計劃采購訂單計劃主要包括四個環(huán)節(jié)：準備訂單計劃、評估訂單需求、計算訂單容量、制定訂單計劃。5、準備訂單計劃（1）分析市場需求（2）確定生產(chǎn)需求（3）準備訂單環(huán)境資料（4）制定計單計劃說明書第三十九頁，共四十九頁。6、評估訂單需求（1）分析市場需求（2）分析生產(chǎn)需求（3）確定訂單需求7、計算定單容量（1）分析項目供應資料（2）計算總體訂單容量（3）計算承接訂單容量（4）確定剩余訂單容量第四十頁，共四十九頁。8．制定訂單計劃（1）對比需求與容量（2）綜合平衡（3）確定余量認證計劃（4）制定計單計劃下單數(shù)量＝生產(chǎn)需求量－計劃入庫量－現(xiàn)有庫存量＋安全庫存量下單時間＝要求到貨時間－認證周期－訂單周期－緩沖時間第四十一頁，共四十九頁。第四節(jié)采購預算一、預算概述

預算是將企業(yè)未來一定期間經(jīng)營決策的目標通過有關數(shù)據(jù)系統(tǒng)地反映出來。采購預算應以現(xiàn)金基礎編制，即采購預算應以付款的金額來編制。預算的時間范圍要與企業(yè)的計劃期保持一致。企業(yè)在預算過程中，盡量做到：（1）采取合理的預算形式；（2）建立趨勢模型；（3）用滾動預算的方法。第四十二頁，共四十九頁。二、預算編制方法與流程（一）預算的編制方法1、概率預算對涉及的變量進行概率估計，近似地判斷各種因素的變化趨勢、范圍和結果，然后對各種變量進行調(diào)整，計算其可能值的大小。概率預算大體上分為兩種情況：⑴銷售量的變動與成本的變動沒有直接聯(lián)系⑵銷售量的變動與成本的變動有直接聯(lián)系第四十三頁，共四十九頁。2、零基預算零基預算是指對所有的預算項目均以零為起點，根據(jù)未來一定期間的需要，如實確定每項預算是否有支出的必要和支出數(shù)額大小的一種預算編制方法。零基預算的編制方法，大致上分為三步：⑴擬定預算目標⑵進行成本—效益分析⑶分配資金、落實預算第四十四頁，共四十九頁。3、彈性預算彈性預算亦稱為變動預算，是考慮各種可能變動因素的影響，確定與各種業(yè)務量水平相適應的費用預算數(shù)額。編制彈性預算，首先要確定在計劃期內(nèi)業(yè)務量的可能變化范圍。其次，將計劃期內(nèi)的費用劃分為變動費用和固定費用。彈性預算一般用于編制彈性成本預算和彈性利潤預算。第四十五頁，共四十九頁。4、滾動預算滾動預算，又稱連續(xù)預算或永續(xù)預算主要特點是預算期隨著時間的推移而自行延伸，始終保持一定的期限(通常為一年)。如下圖所示：2008年度預算第一季度第二季度第三季度預