招投標檔案范文精選

招投標檔案范文精選招投標檔案范文精選

時間：2023-05-0511:41:38

招投標檔案范文第1篇

【關鍵詞】電子化招投標；國有企業(yè)；檔案管理

隨著時代的進步、科技的進展，招投標工作已由紙質化向全流程電子化轉變，但在推行電子化招投標過程中，檔案管理工作也消失了很多問題。本文對此進行了分析。

一、電子化招投標檔案管理特點

傳統(tǒng)紙質招投標形式下，一個項目招投標工作完結后，會形成招標文件、投標文件、其他相關資料等大量的紙質文件。而國有企業(yè)對招投標檔案資料的管理極其嚴格，須遵照其相應標準、流程進行檔案歸檔，招標人、招標機構在資料收集、搬運、整理、立卷、存檔等工作過程中需耗費大量成本。并且國有企業(yè)的招投標檔案資料須嚴格遵守存放年限，隨著時間推移，大量紙質文件占用空間，致使檔案室改擴建工作頻繁，在重復的轉運、搬運、整理過程中還存在損壞、遺失的風險。近年來，各大國有集團公司間續(xù)建起集團內的電子化招投標平臺與系統(tǒng)，頒布相應的電子化招投標平臺管理規(guī)定、實行電子化招投標后，檔案管理工作具有以下特點：第一，依托電子化招投標平臺與系統(tǒng)，招投標過程資料均能形成電子數(shù)據(jù)檔案，儲存在電子招投標平臺中，招投標資料載體由傳統(tǒng)紙質轉變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，極大地削減了紙張與相關耗材的鋪張。并且過程資料均已在實施階段形成，同步記錄于平臺內，招投標資料基本實現(xiàn)無紙化，相關負責人可以簡便快捷地完成資料的編寫、收集、統(tǒng)計工作，直觀了解項目進度，提高工作效率。其次，招投標系統(tǒng)中對數(shù)據(jù)的修改均能實現(xiàn)留痕，在肯定程度上避開了檔案資料整理階段工作人員對招投標檔案資料“動手腳”的現(xiàn)象。第三，電子數(shù)據(jù)檔案無需占用過多的物理儲存空間，節(jié)約庫存空間及各類檔案存檔文具等，站在企業(yè)角度亦節(jié)省了檔案存放場所的建設或租用成本，削減了專職檔案管理人員的數(shù)量，削減了檔案架編號、搬運、來回來回于檔案館查閱等各類瑣碎工作。全流程電子化招投標形式下的檔案管理響應了國家可持續(xù)進展戰(zhàn)略方針，符合綠色低碳的理念，關心企業(yè)降本增效。

二、電子化招投標檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

招投標工作全過程形成的各類檔案是招投標活動的真實記錄，資料存檔便利日后招標人、招標機構、監(jiān)督部門對招投標相關資料進行檢查、參考，從招投標檔案資料合理性、合規(guī)性、完整性等各方面反映了工作質量的凹凸。招投標檔案通常是由招標人、招標機構分別進行存檔。目前電子化招投標檔案管理工作存在一些問題。

1電子化招投標檔案存檔無詳細規(guī)章制度

《電子招標投標方法》中規(guī)定招標投標活動中的數(shù)據(jù)電文應當進行電子存檔，但是沒有明確規(guī)定電子文件的詳細存檔方法和存檔要求。各國有企業(yè)電子化招投標平臺啟用后，雖然要求其各成員單位在線上平臺進行實施，但并未規(guī)定招投標結束后形成的檔案資料如何進行存檔，日后采納什么形式進行查閱。實踐中招標人、招標機構依據(jù)自身熟悉與理解，實行各式各樣的存檔方法。

2電子化招投標檔案未被全面認可

關于招投標電子數(shù)據(jù)檔案的熟悉，部分招標人、行政監(jiān)督機構存在差異，尤其是對其地位與作用看法不一。國有企業(yè)招投標項目雖然已在電子招投標平臺操作實施，但又要求“線下須同時采納紙質化形式，電子化文件與紙質版文件不全都時，以紙質版文件為準”。很多國有企業(yè)招標人上級單位或監(jiān)督部門進行檢查、審計過程中，均要求招標人、招標機構供應紙質版資料進行查閱，僅供應電子化文檔不予認可，招標人、招標機構仍需依靠人工在檔案館調閱、查找、復核，實際電子化程度并不高。究其緣由，部分國有企業(yè)招標人、招標機構持有守舊思想，堅信存檔紙質文件更踏實，更符合流程規(guī)定。招標人、招標機構自己編制的資料形成紙質版文件，同時要求投標人供應紙質版投標文件，全流程以紙質版文件為準，日后也才能滿意監(jiān)督、審計的需要。

3成本不減反增，耗費大量不必要的時間精力，工作效率不高

因部分國有企業(yè)的電子化招投標工作實際以紙質版為準，開評標過程也采納線下方式進行，在招投標活動結束時，招標人或招標機構被要求在電子招投標平臺中再操作一遍，并保持與紙質文件全都，電子系統(tǒng)很多設置的錄入模塊又與實際各種類型的招投標模式不一樣，導致招標人、招標機構耗費了大量的時間、精力。檔案整理階段，既要存檔紙質版文件，又要存檔電子化文件，而目前大多數(shù)存檔電子化文件也僅刻錄在一般的電子光盤中，難以保證電子化文件的完整性、安全性。

三、電子化招投標檔案管理工作的建議對策

1明確規(guī)章制度，規(guī)范管理方式，使電子招投標檔案管理有據(jù)可依

應建立健全電子招投標檔案管理規(guī)章制度，各地招投標行政監(jiān)督部門、檔案管理部門統(tǒng)籌協(xié)調出臺電子招投標檔案管理的規(guī)范性文件，統(tǒng)一招標人、招標機構存檔標準。各國有企業(yè)集團總部在制定本集團內的電子檔案管理制度時以此為基礎，結合自身實際，制定出更細致詳細、切實可行的電子檔案管理制度。

2優(yōu)化電子招投標平臺，保證電子檔案的可用性、真實性、安全性

首先，電子招投標平臺要不斷更新完善安全技術與愛護措施，利用防火墻、監(jiān)控系統(tǒng)等技術防護病毒、防止檔案信息泄露，同時為避開信息丟失，在電子招投標平臺運行過程中，做好電子檔案二次備份工作，以防信息丟失。其次，實踐過程中不認可或不使用電子數(shù)據(jù)檔案存檔，主要的緣由之一就是認為供應的電子檔案有被替換、修改的可能，缺乏真實性。電子招投標平臺應通過相應技術，留痕招投標活動各方在電子平臺上的各類操作記錄，同時完善文件加密技術，將較為重要的招標文件、投標文件、開評標過程資料轉為帶水印的、不行修改的防偽加密文檔，保證平臺電子數(shù)據(jù)檔案不行篡改、調換，能真實記錄下招投標活動，使招標人、監(jiān)督審計單位敢于使用電子數(shù)據(jù)檔案，認可其真實記錄的特性。最終，各國有企業(yè)電子招投標平臺可在日后招標人上級部門、監(jiān)督單位查閱、檢查審計時，對其進行授權、驗證，使其在電子平臺中更加便利快速地檢索到所需項目檔案，大大提升工作效率。

四、結語

綜上所述，國有企業(yè)在推行