客戶檔案管理制度

客戶案管制度

第1章目第條為科學地保管和高效地利用客戶檔案資料，提高客戶檔案立檔工作質量，為檔案管理工作提供依據(jù)，特制定本制度。第條制度適用于企業(yè)客戶服務部、市場部、銷售部、財務部等部門所有與客戶有關的表格、計劃、文案等資料的收集、歸檔、建檔，以及檔案的日常管理工作。第3條客檔案管理的職責分工如下。1.客戶信息主管負責編制客戶檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。

2.客戶信息管理人員負責客戶信息資料的收集、整理、歸檔、建檔，以及檔案的日常管理工作。

3.客戶服務人員、銷售人員負責客戶信息資料的收集、記錄工作，并在規(guī)定時間內將客戶信息資料提交給客戶信息管理專員。第2章客戶案的立檔作第條戶檔案的內容。客戶檔案包括“客戶基本資料表”、“客戶信用評估報告”、“客戶銷售合同（復印件）、“戶資質評級表、“客戶銷售統(tǒng)計表、“客戶信息分析報告等。第5條客戶檔案信息的來源。由于客戶檔案由多個部分構成，所以不同的信息由不同的部門負責提供，具體要求如下所述。

1.本月的客戶基本資料”、“戶銷售合同（復印件）”“客戶銷售統(tǒng)計表”資料由銷售部門負責在下月日前向客戶服務部檔案管理人員提供。

2.本月的客戶信用評估報告等資料由財務部門負責在下月日前向客戶服務部檔案管理人員提供。

3.本月的客戶資質評級表、客戶信息分析報告等資料由客戶服務部負責在下月日前向客戶服務部檔案管理人員提供。第6條客

戶信息的歸檔程序。新收集的客戶信息資料應及時歸檔，歸檔程序如下所述。

1.對客戶信息進行鑒別，看其是否符合歸檔要求。

2.按照客戶信息的屬性、內容，確定其所歸屬的檔案。3.在信息目錄上寫明信息材料的名稱及有關內容。

4.將新客戶信息資料放到指定位置，以方便查找。第7條歸檔的資料必須按年度立卷。本企業(yè)在營銷活動中形成的各種有保存價值的資料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。8條戶的基本信息主要包括客戶名稱、法定代表人、地址、郵編、電話、傳真、注冊資本、經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營范圍、經(jīng)濟實力、客戶與企業(yè)的主要業(yè)務來往記錄等。第條為保證案卷質量，統(tǒng)一立卷規(guī)范，立檔工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室的文書檔案員負責組卷、編目。第10條案卷質量總要求。保持文件之間的有機聯(lián)系，遵循文件的形成規(guī)律和特點，方便保管和利用。第條歸檔資料的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全。第條在歸檔的資料中，應將每份文件的正本與副本、轉發(fā)文件與原件、請示與批復、多種文字形成的同一文件放在一起，不得分開。第13條普通文件應合一立卷，絕密文件應單獨立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。第14條不同年度的資料一般不得放在一起立卷，但是以下情形需要特殊處理。

1.跨年度的請示與批復，放在復文年立卷。

2.沒有復文的，放在請示年立卷，跨年度的規(guī)劃在針對的第一年立卷。

3.跨年

度的總結放在針對的最后一年立卷。

4.跨年度的會議文件放在會議開幕年。第條客戶檔案資料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的材料應依以下次序排列在一起。

1.批復在前，請示在后。2.正件在前，附件在后。3.印件在前，定稿在后。他材料應依其形成規(guī)律或特點進行排列。第條戶資料應按排列順序依次編寫頁碼。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面右上角、背面左上角打印頁碼。第17條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄，填寫字跡要工整，卷內目錄放在卷首。第18條客戶檔案有關資料情況的說明應逐項填寫在備考表內，備考表應置卷尾。若無情況說明，應填寫相關負責人的姓名和立檔日期。第19條各部門案卷排列順序。卷封面（卷內文件目）客戶資封（含備考，以案卷號排列次裝入卷盒，置于檔案柜保存。第條案卷的裝訂裝訂前，被破壞的材料應按糊技術要求裱，字跡已散的應與件一并立卷，案卷應三孔一線封打活結的方裝訂。第章戶檔案的保管工條戶檔案的管要做到“不”即“散、不亂、不丟不壞”第22條為?？蛻魴n的完整和安，必須對客戶案材料進行查與核對。第條客戶檔案料檢查與核對作要定期進，檢查的內既包括對戶檔案保管的環(huán)境進檢查（如查庫房門窗是完好，有其他存放錯誤等，也括對客戶檔材料本身行檢查（如看有無霉

爛、蟲蛀等在下列情況，也要對戶檔案材料行檢查與核對。1.對有檔案發(fā)生問。2.發(fā)生突發(fā)事之后，如文件被盜、失或發(fā)生火。第條客戶檔案的管、保密工作，嚴格照下列要求行。

1.庫房要配備要的防火、防潮器材。存檔設備。

2.設專人責客戶檔案保管工作，齊必要的3.庫房、案柜應保持潔，不準存無關物品4.任何人不得擅自檔案資料到公共場合

5.客戶案保管人員離開關燈關窗，門。

6.無關人員不進入庫房。7.庫房內嚴禁煙。第25條對客戶檔案材料（括檔案的數(shù)量、檔材料的收集充情況、檔的整理情、檔案的保管和利用況、庫房的備情況、檔工作人員況等）進行嚴格統(tǒng)計第章客戶案的使用銷毀規(guī)定26條戶檔案的使用企業(yè)各部門客戶間的重事項，均報告客戶信息服務部除該業(yè)務保外第27條如果需要查閱客檔案，應按以手續(xù)進行。

1.由申請查閱提交查閱申，在申請中寫明閱的目的、象、理由、閱人概況。申請查閱者在單位（部）蓋章，負人簽字。

2.由3.由檔案保部門對查申請報告行審核，若由充分、手續(xù)齊全，予以批準。第28條客戶案外借時，履行如下手續(xù)。

1.借檔部門提借閱申請，容與查閱申相似。2.借檔部門蓋章，責人簽字3.檔案門對借閱請進行審核、審批

4.進行借閱登，把所借材的名稱、份、

借閱時間、由等填寫清，并由借閱員簽字確。

5.歸還借閱材料，應及時在借材料登記上注銷。第29條銷毀客戶檔案履行如下手。

1.超過保存期限的案，由客戶服務部檔管理人員登造冊，經(jīng)客服務部經(jīng)和檔案形成部門領導同鑒定，報戶總監(jiān)批準，按規(guī)定毀。

2.經(jīng)批準銷毀檔案可單獨放半年，經(jīng)證確無保價值時再行銷毀，以誤毀。

3.銷毀案必須在定地點進，并指派專人監(jiān)銷嚴禁將待銷的文件另作用，或作紙出售。文件銷毀后監(jiān)銷人應在毀登記表上字。第章附則條戶檔案的改、更新。戶發(fā)生重大動事項時應及時修改客戶案資料；客與本企業(yè)的務交往、戶的年度業(yè)績報告、務狀況報告及時更新。第條本制度由戶服務部客戶息主管制定修訂和補充第32條本制度報總經(jīng)理審批自頒布之日執(zhí)行。

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