公司行政事務管理制度

公司行政事務管理制度公司行政事務管理制度作者：佚名時間：2008-4-19閱讀量：公司行政事務管理制度總則為進一步適應公司質(zhì)量、環(huán)境體系雙認證的實施，規(guī)范公司行政事務管理行為，理順內(nèi)部關系，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務類文件，以加強行政管理的有效性，并在公司內(nèi)部形成辦事有程序，工作有標準，事事有人管，人人有專責的工作局面。第一章會議管理制度一、內(nèi)部會議管理方法（一）、公司會議主要包括總經(jīng)理辦公會議、工作調(diào)度會議、各種專題會議、全體員工大會、部門會議及臨時會議等。（二）、公司級會議的組織者為綜合處。（三）、會議由綜合處供應服務，會議召開應供應、做好會議通知、材料、會場、記錄等各項服務，會議結(jié)束后，依據(jù)狀況撰寫會議紀要，必要時供應水果、茶水、錄音、攝像、投影等服務。（四）、會議通知形式主要為電話通知，處長、部門經(jīng)理及以上人員應通知到本人，其他人員通知到部門，由各部門自行通知。（五）、與會人庇ρ細褡袷鼗嵋榧吐桑壞貿(mào)俚?、岳_恕⑽薰嗜畢；嵋櫧詡溆氐羰只韌ㄑ豆ぞ擼嵋櫧詡湟窆嶙ⅲ壞媒煌方傭牟輝諮苫蛩嬉庾叨跋旎嵋檎Ｖ刃頡?SPANlang=EN-US>（六）、因故不能參與會議的，必需親自向綜合處說明理由。（七）、會議決議事項，與會人員應在會后馬上執(zhí)行，不得拖延或敷衍了事。（八）、各處室、部門要把每次調(diào)度會及其它會議精神傳達到基層，也可依據(jù)自己部門的實際狀況，定期召開部門級會議傳達會議精神。（九）、部門有關會議如需綜合處幫助的應提前通知綜合處，以便做出統(tǒng)一支配。二、對外出租會議室、多功能廳管理方法（一）、公司所屬會議室及多功能廳由物業(yè)處負責辦理租用手續(xù)，綜合處負責供應相關會議服務。（二）、物業(yè)處依據(jù)會議室運用狀況與租用會議室單位商定相關出租事宜，填寫《會議室運用登記單》，經(jīng)主管經(jīng)理簽字確認后通知綜合處，綜合處同運用單位協(xié)商會議室運用的具體事宜（預約時間、需供應的服務等）。（三）、租用單位于租用當天將《會議室運用登記單》交與綜合處會議管理人員，待會議室運用完畢后，由會議室管理人員填入會議室實際運用時間，由租用單位簽字確認后，綜合處返還物業(yè)處作為收費依據(jù)。其次章辦公電話管理制度為了提高公司辦事效率，節(jié)約辦公經(jīng)費，保證通訊聯(lián)絡，結(jié)合公司實際，特制定本規(guī)定：一、公司電話主要用于辦公業(yè)務。運用電話通話要言簡意賅，禁止在電話中閑聊，嚴禁撥打聲訊和信息電話。二、各處室、部門運用管理插卡電話，經(jīng)理辦公室運用加鎖電話。三、電話卡由辦公室負責刷卡。每次刷卡標準，處長30元，部門經(jīng)理和管理人員20元，其他員工10元，綜治辦帶班組長每人15元。運用完話費后，到辦公室刷卡，并進行登記。四、安裝管理插卡電話后，不允許私接電話機通話，否則，將追究其干脆責任人或部門負責人的責任，并依法追繳相應的電話費。五、各處室負責人及員工要切實負起責任，以主子翁的看法管好、用好電話。員工因公或特別狀況須要撥打長途電話者，統(tǒng)一到辦公室登記后，方可撥打。六、由辦公室定期到電信局對各處室及部門電話運用狀況進行查詢監(jiān)督，并予以公布。第三章收發(fā)傳閱管理制度依據(jù)有關規(guī)定并結(jié)合公司實際狀況，現(xiàn)就非質(zhì)量、環(huán)境體系文件收發(fā)、傳閱管理方法規(guī)定如下：一、撰寫1、草擬。依據(jù)須要和領導指示初步擬定文稿。公司發(fā)文由綜合處草擬，涉及各處室職責，須要由公司統(tǒng)一行文的，由各處室、部門草擬文稿。2、審核。指對草擬文稿的審核，由綜合處負責。審核的主要內(nèi)容是：看是否的確需由公司統(tǒng)一行文、行文方式是否妥當、是否符合行文規(guī)則和擬制的有關要求等。不需由公司統(tǒng)一行文的，由各處室、部門自行發(fā)文。3、復核。指正式印制前對文稿的校對、核稿，重點是看：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。4、簽發(fā)。將經(jīng)審核的文稿交領導簽字，批準發(fā)文。公司級由總經(jīng)理簽發(fā)，各處室、部門或某特定業(yè)務范圍的行文，由處室、部門負責人簽發(fā)。5、的印刷、用印。經(jīng)審核無誤后的的即可印刷與裝訂公司行政事務管理制度作者：佚名時間：2008-4-19閱讀量：。如需加蓋公章的按《印章管理方法》加蓋公章。二、發(fā)放指將發(fā)放到相關部門。確定發(fā)文后，綜合處發(fā)文人員要在《高新物業(yè)發(fā)文表》上編制發(fā)文編號，登記名稱、發(fā)文日期、數(shù)量、發(fā)放部門等。對內(nèi)發(fā)放文件須有各處室、部門相關人員簽收。公司級文件發(fā)放時只發(fā)到處室及相關部門，處室、部門內(nèi)部的傳達由各處室、部門自行管理。各處室、部門收到文件后要簽字確認。三、的傳閱接收的文件需由多部門閱看時，經(jīng)綜合到處長、總經(jīng)理在《文件批閱卡》上審批后，原文件附《文件批閱卡》交由相關處室、部門閱看，閱看人員簽字確認。四、歸檔公司發(fā)文由綜合處剛好歸檔，填寫《文件歸檔登記表》。各處室、部室自行發(fā)放的文件，如有必要應剛好報送綜合處歸檔。第四章辦公用品管理制度為進一步開源節(jié)流，規(guī)范辦公用品管理，特做如下規(guī)定：一、職責及范圍（一）本制度所指辦公用品是指日常辦公用品及一些低值易消耗品，本制度規(guī)定了辦公用品支配、選購 、發(fā)放、運用、保管等方面的職責和管理要求。（二）辦公用品的選購 、保管及發(fā)放歸口綜合處管理。各處室、部門辦公用品支配、領取、運用、保管等由各處室、部門負責人或指定專人負責。二、辦公用品支配、選購 、保管及發(fā)放管理方法（一）、每月15日以前，各處室、部門自行統(tǒng)計本處或部門的辦公用品需求狀況，并列出具體支配，分類（日常辦公用品、印刷品、其它）填寫《用料支配單》，支配本著“節(jié)約、好用、必需”的原則，經(jīng)處室、部門負責人審批后統(tǒng)一提交綜合處。（二）、綜合處選購 人員依據(jù)實際狀況賜予審核并制定選購 支配及預算，報經(jīng)綜合到處長審核，總經(jīng)理批準后進行選購 ，并于每月25日至30日發(fā)放。（三）、公司新到工作人員的辦公用品，綜合處依據(jù)各處室、部門負責人供應的名單和用品清單，負責為其配備必要的辦公用品，以保證新到人員的正常工作。（四）、除正常配給的辦公用品外，若還需用其它日常辦公用品的，由運用部門填寫書面《辦公用品申請單》，須經(jīng)綜合到處長批準方可領用。（五）、選購 人員要以做到辦公用品齊全、質(zhì)優(yōu)價廉、庫存合理、開支適當為原則，并要建立帳目，依據(jù)《物資的驗收、出入庫及保管制度》辦好入庫、出庫手續(xù)。（六）、辦公用品管理肯定要做到文明、清潔、留意平安、防火、防盜、嚴格依據(jù)規(guī)章制度辦事，非工作人員不得隨意進入庫房。（七）、各部門物品領用人應本著勤儉節(jié)約的原則運用辦公用品，適合以舊換新的用品要以舊換新，綜合處有權(quán)對各部門的領用狀況予以審核與監(jiān)督。第五章辦公設備（軟件）更新、維護、運用制度一、職責及范圍1、公司辦公設備包括：電腦、復印機、打印機、傳真機、電話、照相機、攝像機、移動存儲設備、多功能廳彩電、音響、投影儀及各處室、部門配備的空調(diào)等各種珍貴物品。辦公軟件是指各類因辦公須要而購買或?qū)I(yè)制作的軟件。為了保證各項辦公設備的正常運用，各類辦公軟件的平安操作，發(fā)揮辦公設備及辦公軟件的最大功效，特制定本制度。2、傳真機、照相機、攝像機、多功能廳（會議室）內(nèi)彩電及VcD、DVD均由綜合處指定專人保管、運用，定期進行檢查，發(fā)覺問題應剛好報告，由綜合處通知定點修理公司的技術(shù)人員前來檢查、修理、保養(yǎng)。3、各處室配備的計算機，由各處室指定專人定期負責清潔工作。二、更新、修理及維護保養(yǎng)1、辦公設備的更新是指辦公設備的升級或更新、移動存儲設備的選購 、各類耗材的補給、特別配套設備的購置。辦公設備發(fā)生各種故障不能運用時即可進行修理。辦公軟件的更新是指由于工作而需新購置或升級的各類應用軟件。2、須要進行辦公設備更新時，由各處室、部門或設備監(jiān)管人填寫《辦公設備更新（修理）申請單》，由處室、部門負責人審核、總經(jīng)理批準，由綜合處負責選購 。綜合處依據(jù)市場報價做好新購置辦公設備的預算，經(jīng)綜合到處長、總經(jīng)理審批后購買、發(fā)放。3、各類辦公設備發(fā)生故障時，可隨時填寫《辦公設備更新（修理）申請單》，通過定點公司或?qū)I(yè)修理人員進行修理。4、各類辦公設備須要更換部件時，應填寫《辦公設備更新（修理）申請單》，經(jīng)綜合到處長、總經(jīng)理審批后方可更換。5、各處室、部門要妥當保管本部門或分管的辦公設備保修、修理、運用說明書等資料。三、辦公設備運用管理規(guī)定1、計算機及外設運用時要留意防塵、防磁、防靜電、防水、防腐。2、移動存儲設備包括移動硬盤和U盤。移動硬盤運用時留意，在硬盤高速運轉(zhuǎn)時嚴禁硬盤受到外力碰撞，嚴禁移動硬盤。移動硬盤及U盤在斷開與電腦的連接時肯定要進行相關操作，當系統(tǒng)提示公司行政事務管理制度作者：佚名時間：2008-4-19閱讀量：“您可以平安的拔下設備”時方可拔除設備。3、會議室投影設備的運用由綜合處設專人負責，其它人員未經(jīng)允許及培訓嚴禁運用該設備。每次關閉投影儀的時候都肯定要等到投影儀的lamp燈完全熄滅后，才能關閉電源。4、計算機軟件及應用軟件由綜合處統(tǒng)一購買。軟件在運用時，要依據(jù)要求步驟進入或退出，以免造成軟件的損壞。禁止在公司計算機安裝其他軟件，以免病毒傳播。5、日常文檔及數(shù)據(jù)由各處室自行備份。每月二十日前由綜合處負責運用移動存儲設備對各處室重要文檔數(shù)據(jù)進行備份。日常殺毒工作由各處室自行處理，要求每周至少殺毒一次、升級一次，殺毒軟件由綜合處供應。6、計算機的清潔與維護實行誰運用誰負責清潔的原則。每周清潔外部兩次，不得運用濕抹布，內(nèi)部每季度必需打開機箱清潔一次，用毛刷或?qū)Ｓ霉ぞ叽祪魤m土。第一次清理由綜合處指導，以后的清潔由各處自行負責，綜合處進行不定期抽查。7、各類辦公設備嚴禁外借、外用。嚴禁上班時間在計算機上玩嬉戲、處理與工作無關的文件，嚴禁用微機看VcD盤，嚴禁運用計算機從事不健康活動或不符合國家政策法規(guī)的活動，嚴禁利用網(wǎng)絡傳播淫穢及危害國家平安的信息。第六章傳真、復印制度一、辦公復印、傳真的管理部門為綜合處。二、復印、傳真承辦范圍為行政管理文件、合同及各類相關資料，私人資料恕不接待。三、各處室、部門在進行復印時，必需填寫《打印、復印登記單》（附表七），登記復印紙張的規(guī)格和數(shù)量。四、各處室在進行傳真文件或資料時，要填寫《傳真收、發(fā)文登記表》。五、綜合處每月25日依據(jù)運用紙張的實際數(shù)量，按成本匯總后報財務處。第七章印刷品管理制度一、職責及范圍高新物業(yè)印刷品是指因工作須要而特地印制的各類空白記錄表格、自制內(nèi)部票據(jù)、信封、稿紙等印刷資料。高新物業(yè)印刷品的管理部門為綜合處。二、印刷品的印制、領用及保管、高新物業(yè)各處室、部門全部印刷品均由綜合處負責聯(lián)系定點廠家印制。2、各處室、部門如需領用，綜合處幫助記錄表格運用單位依據(jù)庫存及實際須要制定每月支配，于15日前隨辦公用品支配一并上報，印刷完畢，由綜合處通知發(fā)放。綜合處負責匯總各部門每月印刷品運用數(shù)量。3、存放印刷品的庫房應保持干燥、清潔，印刷品擺放整齊有序，無關人員不得隨意進入庫房。第八章車輛管理制度為了加強車輛管理，協(xié)調(diào)各部門對車輛的運用，對汽車的運用、保養(yǎng)、修理，特制定如下規(guī)定：一、由綜合處長統(tǒng)一負責公司辦公車輛、司機的管理及交通平安教化，單位全部的車輛及司機出車由綜合處長統(tǒng)一支配、調(diào)度。二、汽車要定人、定車、定期保養(yǎng)、定期修理，使車輛常常保持良好的運行狀態(tài)，單位因公用車要隨叫隨到，保證準時出車，不得延誤工作。三、公司汽車一般用于領導外出辦公，取送機要文件，財務取送款項，護送工傷和急病號，處室、部門聯(lián)系業(yè)務、單位組織的事項和對單位個別體弱領導的接送等。一般用車要提前預