時間管理與個人成效講座

時間管理與個人成效講師：孟儒昭第一頁，共四十二頁。時間是什么在你的生命中，你怎樣詮釋時間？第二頁，共四十二頁。人生的每一剎那都是唯一的時間對盼望的人來說“實在太短”；時間對恐懼的人來說“實在太長”；時間對痛苦的人來說“實在太慢”；時間對快樂的人來說“實在太快”；時間對有愛心的人來說是永恒。朝菌——朝生暮死；寒蟬——春生復死；海龜——生存500年；松柏樹、黃楊樹——活數(shù)千年時間是什么第三頁，共四十二頁。時間的秩序時間箭頭將過去和未來區(qū)別開來,使時間有方向

面包的比喻錯誤：3成時間緬懷過去、3成時間夢想將來、

3成時間應付目前的一切正確：8成時間應付今天、1成時間借古今用作為參考

1成時間計劃未來第四頁，共四十二頁。

天底下每種事物都有其季節(jié)性，而每個時刻也都有其存在的目的，生命誕生的時刻；生命枯萎的時刻；播種的時刻；收成的時刻……以及保持緘默的時刻，挺身講話的時刻。舊約圣經(jīng)之傳道書

我們是每分鐘的主人，否則便是每分鐘的奴隸，我們利用時間，否則時間利用我們。時間是串起過去、現(xiàn)在及未來無數(shù)事件的連續(xù)線第五頁，共四十二頁。“不能管理時間，便什么都不能管理”

——（美）杜拉克“管理”時間是不對的，“時間管理”就是“自我”管理什么是時間管理時間管理就是管理時間？第六頁，共四十二頁。案例：老王的故事延誤原因1、沒有以第一時間把報告做好拖延，沒有界定緩急先后2、打算做報告的當天

——下屬生病，代出席會議

——上司緊急命令

——

一些電話

——

突發(fā)事件

——

緊急事件

——

被打擾3、下班回家交通堵塞4、看電視

不能自我約束5、放棄工作不能自我約束6、賴床不能自我約束7、沒有帶一些文件回家

善忘8、上班交通堵塞第七頁，共四十二頁。下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”.1你通常工作很長時間嗎？2你通常把工作帶回家嗎？3你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4如果沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？5即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7你經(jīng)常在做重要工作時被打斷嗎？8你經(jīng)常占用用餐時間工作嗎？9在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10你時常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？11你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12

你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13當你長休了一段時間，你是否有負罪感？14你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標一致的大事？16你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？

測測你的時間安排是否合理第八頁，共四十二頁。

總結(jié)你的時間掌控12——16“yes”

救命！你在時間管理上需改進8——12“yes”4——8

“yes”0——4“yes”當心！你需要重新審視你的時間行動指南可以！方向正確，但需要提高沖勁恭喜！堅持并保留你的方法第九頁，共四十二頁。平均80歲壽命我們只有3年的時間去創(chuàng)造價值,我們?nèi)绾喂芾硭?？一寸光陰一寸?-20、60-80——忽略不計，余401年為1寸

項目每天耗時40年耗時結(jié)余睡眠8小時13.3年26.7一日三餐2.5小時4.2年22.5交通1.5小時2.5年20電話1小時1.7年18.3看電視、上網(wǎng)3小時5年13.3看報、聊天3小時5年8.3刷牙、洗臉、洗澡

1小時1.7年6.6休假、白日夢鬧情緒、身體不適2小時3.3年3.3第十頁，共四十二頁。大石頭小沙子水杯子理論目標靜思秩序第十一頁，共四十二頁。I+重要性MIMIIMIIIMIVU+緊迫性I+U+I+U—I—U+I—U—時間管理技巧一：區(qū)分時間的重要性和緊迫性重要的事：對個人工作生活會產(chǎn)生重大影響的事情。緊迫的事：此刻不做就會給我們帶麻煩的事情。緊迫的事情不一定是重要的事情。第十二頁，共四十二頁。緊急

重要

不重要

防患未然改進產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機會規(guī)劃、休閑

繁瑣的工作某些信件某些電話浪費時間之事有趣的活動‘重要’與‘緊要’之區(qū)別從容人無用人

危機急迫的問題有期限壓力的計劃壓力人

不速之客某些電話某些信件與報告某些會議必要而不重要的事受歡迎的活動無聊人不緊急第十三頁，共四十二頁。緊急

重要

不重要

偏重第一類事務，結(jié)果壓力精疲力竭危機處理忙于收拾殘局不緊急第十四頁，共四十二頁。緊急重要不重要不緊急

偏重第二類事務，結(jié)果有遠見，有理想平衡紀律自制少有危機第十五頁，共四十二頁。

偏重第三類事務，結(jié)果短視近利危機處理被視為巧言令色輕視目標與計劃缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系浮泛，甚至破裂緊急重要不重要不緊急

第十六頁，共四十二頁。緊急重要不重要不緊急偏重第四類事務，結(jié)果全無責任感工作不保依賴他人或社會機構(gòu)維生第十七頁，共四十二頁。時間管理技巧二：4D原則第十八頁，共四十二頁。時間管理技巧三：80/20原則80/20原則于工作中的應用

20%的工作占整個工作80%的價值集中的精力要做20%的工作投入20%的精力做另外80%的工作第十九頁，共四十二頁。比如，想泡壺茶喝。當時的情況是：開水沒有；水壺要洗，茶壺茶杯要洗；火生了，茶葉也有了。怎么辦？

辦法二：洗凈水壺，灌上涼水，放在火上，坐待水開；水開了之后，急急忙忙找茶葉，洗茶壺茶杯，泡茶喝。

辦法一：先做好一些準備工作，洗水壺，洗茶壺茶杯，拿茶葉；一切就緒，灌水燒水；坐待水開了泡茶喝。辦法三：洗好水壺，灌上涼水，放在火上；在等待水開的時間里，洗茶壺、洗茶杯、拿茶葉；等水開了，泡茶喝。時間管理技巧四：統(tǒng)籌方法一：全局觀點二：凡事謀劃三：預判能力四：善抓關(guān)鍵第二十頁，共四十二頁。時間管理技巧五：授權(quán)撿西瓜也不丟芝麻1、授權(quán)有道2、給誰授權(quán)？3、哪些事情可以授權(quán)？4、授權(quán)為什么困難？（1）授權(quán)太過隨意。（2）不忍心給員工更大的壓力。（3）不信任被授予權(quán)力者（4）猶豫不決、反復無常（5）無反饋式的授權(quán)（6）自己重新做一遍第二十一頁，共四十二頁。Parkingson’sLaw

帕金森原則時間象一根彈筋：設立期限Pareto’sPrinciple

帕雷托原則80%的結(jié)果來源20%的努力ConcentrationEnigmas

注意力之謎

注意力需要及時恢復InternalEnergyLevels

內(nèi)在能量水平有效地利用你的生物鐘Efficacy＆Efficiency

效能與效率

做正確之事，做好它時間管理技巧六：時間管理自然法則第二十二頁，共四十二頁。我的生物鐘不能控制它，就去合理利用它6:00-8:0014:00-16:008:00-12:0016:00-20:0020:00-睡覺時間管理技巧七：生物鐘利用第二十三頁，共四十二頁。

詳細地計劃今天下午或是明天早上的工作。工作計劃-----------------為每天的2-3件事項留出完整的時間時間管理技巧八：計劃制定第二十四頁，共四十二頁。避免分散注意力

你所花費的努力中，通常有百分之二十已決定了最后的結(jié)果。因此，專心在少數(shù)能影響結(jié)果的事務上，將有助于在短時間內(nèi)達到要的成果。時間管理技巧九：抽屜原理第二十五頁，共四十二頁。順習慣做事會有越來越多的抱怨Proactive（制變）Reactive（應變）思考一下再去做知道什么是重要的，并按重要的原則去選擇二者的區(qū)別就是選擇，有選擇比沒有意識去選擇好時間管理要點說明第二十六頁，共四十二頁。確定優(yōu)先順序基本任務——如果不去做，就無法有效發(fā)揮你的作用的任務。你應當完成的任務——一般指應最先完成的任務。你喜歡做的任務——在事先安排時間時，通常從不會去做的事。不甚重要的任務——容易而有趣，通常首先會去做。時間管理要點說明第二十七頁，共四十二頁。

CleartheDesk

清理桌面1、Create3files

建三個文件檔案2、Organizeallitemsaccordingtothe4D’s

根據(jù)4D原則整理好所有東西3、Workthrough“Do”pile

把“立即做”檔案里的工作一件件處理完

TimeActivate

給活動定下時間

UseHoldingFiles

使用活頁文件4、Clearthedeskeachday.

每日清理桌面時間管理要點說明第二十八頁，共四十二頁。產(chǎn)品說明書了解產(chǎn)品印刷售后服務圖片題綱初稿規(guī)格注意事項維修點打印美工公司簡介拍照大腦圖時間管理要點說明第二十九頁，共四十二頁。個人成效effectiveefficient明確于結(jié)果：快、好高效AnicemanagerAgoodmanagerAneffectivemanager脾氣好工作愉快、有結(jié)果一個有成效的經(jīng)理人第三十頁，共四十二頁。Specific具體的Measurable可衡量的Achievable可實現(xiàn)的Relevant與價值相關(guān)的Tractable可跟進的SMART目標第三十一頁，共四十二頁。WhatIamherefor?對我的崗位來說，最重要的職責是什么？Makealist.分清主動工作和被動工作內(nèi)容。主動性（建設性）工作：幫助達到目標的工作被動性工作：日?，嵥榈氖虑榈谌?，共四十二頁。放棄喜歡做的事放棄怕失去控制的心理授權(quán)把任務交給人，培訓他們并通知相關(guān)人員隨時準備提供建議并進行解答組織下屬第三十三頁，共四十二頁。ProductivityChallenges

對生產(chǎn)率的挑戰(zhàn)1、Shiftingpriorities/crisismanagement

優(yōu)先順序不明確/危機管理2、Telephoneinterruptions

電話打擾3、LackofPriorities/objectives

缺乏優(yōu)先/目標4、Attemptingtoomuch

貪多嚼不爛5、Drop-invisitors

不速之客6、Ineffectivedelegation

無效授權(quán)7、Cluttereddesk/losingthings

桌面雜亂無章/找不到東西8、Lackofself-discipline/procrastination

缺乏自律/拖延9、Inabilitytosay“No”

不會說“不”10、Meetings

會議第三十四頁，共四十二頁。學習分配工作

學習將不同的工作授權(quán)給不同的單位執(zhí)行，分工合作才能在最短時間內(nèi)以有效的方式達成目標。第三十五頁，共四十二頁。今日事今日畢拖延決定或行事緩慢是非常危險的習慣。應付拖延的招數(shù)：訂定完成期限建立回饋制度安排人監(jiān)督你趁早解決把工作劃分為幾個小部分現(xiàn)在就去做第三十六頁，共四十二頁。將阻礙減到最低通常造成時間浪費的環(huán)境因素有：電話信件會議等候訪