華為技術有限公司出差費用管理制度

華為技術有限公司公司文件華為司發(fā)【2003】229號 簽發(fā)人:任正非出差費用管理制度目錄TOC\o"1-1"\h\z\u1 目的 22 適用范圍 23 相關定義 24 員工及主管的責任 25 出差管理 36 差旅費 47 差旅補助 68 出差費用報銷 7附件：公司出差費用開支標準 10

目的適應公司業(yè)務的發(fā)展，加強公司出差費用的規(guī)范化管理，指導員工報銷真實、必要、合理的出差費用。適用范圍本制度適用于華為技術及所屬各子公司所有員工。相關定義出差出差指員工離開常駐工作地外出公干。具體判斷原則如下：出差以離開常駐工作地所在城市為準。預期派往同一地點連續(xù)公干三個月以上，視為常駐工作地發(fā)生變化，不作為出差對待。常駐工作地常駐工作地指員工相對穩(wěn)定的工作地點。具體判斷原則如下：員工因任命、借調(diào)等原因被派到異地辦公機構(gòu)工作，自報到之日起即為常駐，以新的工作地為常駐工作地。預期派往同一地點連續(xù)公干三個月以上的，自到達之日起即為常駐，以新的工作地為常駐工作地。原為臨時出差、預期不超過三個月而實際連續(xù)出差超過三個月的（回公司開會、述職等不影響出差的連續(xù)性），從第四個月起即為常駐，以新的工作地為常駐工作地。員工在某一區(qū)域內(nèi)長期流動工作，以相對穩(wěn)定的工作地為常駐工作地。國內(nèi)辦事處所轄各地區(qū)客戶代表處的常駐營銷人員、技術支援人員、司機等，以地區(qū)客戶代表處為常駐工作地。研發(fā)人員到異地研究機構(gòu)（含駐外研究機構(gòu)人員回到公司總部）從事異地開發(fā)工作，以開發(fā)地為常駐工作地。借調(diào)到公司以外的其他單位工作的人員，以借調(diào)工作地為常駐工作地。員工及主管的責任員工應承擔以下責任：在中國國內(nèi)外出公干乘坐出租車超過100公里的，在海外長途乘坐出租車或考慮節(jié)約成本轉(zhuǎn)為包租車輛的，事前須請示直接主管。包租車輛須遵循安全、經(jīng)濟的原則，并簽定租賃合同。因私用車的費用應注明并在報銷金額中予以扣除。住宿費員工出差期間，應優(yōu)先入住公司宿舍（含公司租賃的宿舍和招待所）。駐外機構(gòu)員工回深圳公干期間，原則上應統(tǒng)一入住公司百草園招待所。宿舍或招待所無法安排或陪同客戶等特殊情況方可入住酒店。入住酒店應優(yōu)先選擇公司簽約酒店，簽約酒店無法安排等特殊情況方可入住非簽約酒店。住宿費在公司開支標準內(nèi)據(jù)實報銷。若入住酒店的標準超過公司住宿標準，事前須經(jīng)二級部門權(quán)簽人審批同意?；毓敬?、調(diào)回公司的員工，可按國內(nèi)住宿標準據(jù)實報銷10天內(nèi)的住宿費。但原則上應首先入住公司百草園招待所，招待所無法安排時方可入住酒店。員工出差提倡合住，在報銷住宿費時須注明費用分攤情況。住宿發(fā)票上應注明住宿的起止日期、住宿單價、費用項目等信息，報銷時原則上須提供詳細費用清單。員工因私發(fā)生的餐費、電話費、洗衣費等費用由個人承擔。但出差期間合住，或在中國國外出差的情況下，住宿清單上列示的早餐費可以報銷。公務雜費員工外出公干發(fā)生的公務雜費，包括郵電費、行李費、購票手續(xù)費、異地取款手續(xù)費、文件復印費、傳真費等。報銷因公話費時，員工須提交電話費用清單（話時記錄，電話號碼），出差期間因工作需要上網(wǎng)的費用，據(jù)實報銷。員工因公發(fā)生的飛機票、火車票等的退票手續(xù)費須注明退票原因，經(jīng)直接主管審批后方可報銷。員工因工作調(diào)動，行李托運到新的工作地點時，應采用成本較低的運輸方式。若選擇航空方式托運，除航空公司免費承運部分外可報銷80公斤行李托運費；若采用火車、汽車、輪船等方式托運，托運費憑票據(jù)實報銷。從中國國內(nèi)外派到海外工作的員工，行李托運可委托公司貨運部門辦理，費用歸屬委托部門。員工因公出國，無護照或護照、簽證已過期的，申請辦理或續(xù)辦護照、簽證的費用據(jù)實報銷。員工因公出國需回戶口所在地辦理出國因私護照，外派到海外的員工回國或到其他國家續(xù)辦護照、簽證，所發(fā)生的往返交通費、住宿費允許報銷，但不享受出差補助。員工個人出差期間發(fā)生的小費由個人承擔。公司大型會議、展覽期間會務組統(tǒng)一發(fā)生的因公小費，以及陪同客戶期間為客戶代付的小費，可以報銷。員工出差期間原則上應采用刷卡方式消費，特殊情況確需支取現(xiàn)金的，因公發(fā)生的異地取款手續(xù)費予以報銷，但是手續(xù)費與業(yè)務事項在時間、金額方面應合理匹配。展覽差旅費參展人員是指直接從事展覽會務工作的人員，實際名單應由展覽部考勤確定，并經(jīng)展團負責人簽字確認。展覽期間，參展人員的餐費須經(jīng)展團負責人背簽后據(jù)實報銷。海外展中，講解人員、調(diào)機人員以及第一次出國的參展人員可安排展后2天海外休息時間，享受出差補助，住宿費由公司承擔，其他所有展后個人活動費用自理。各部門的觀展人員原則上任務結(jié)束后應及時回國。若員工展前經(jīng)部門主管批準同意展后休假的，所有費用全部自理。差旅補助差旅補助包括出差補助、住宿補助和誤餐補助，差旅補助應與出差費用一起申報。出差補助出差補助是對員工因工作需要離開常駐工作地外出公干的補助，包括伙食、雜費、個人小費等。員工出差以離開常駐工作地所在城市為準，在常駐地期間不享受出差補助。員工按出差日歷天數(shù)和規(guī)定的標準享受出差補助，報銷時實行員工申報、主管審批、會計核準的辦法。員工若未申報，視為放棄出差補助。當出差涉及多個目的地，一天內(nèi)跨越不同城市時，可按標準高的出差補助申報。海外本地化員工在本國或代表處（一個代表處含多個國家時適用）內(nèi)出差的補助標準，由各地區(qū)部根據(jù)該國家物價水平、艱苦程度等實際情況在規(guī)定的額度內(nèi)制定，并經(jīng)財經(jīng)管理部批準，報國際財務部備案。員工出差結(jié)束后遇節(jié)假日的，可以選擇返回或在出差地停留，但因此而延長在出差地停留的所有費用由員工承擔，延長時間不享受出差補助。同樣，本應于節(jié)假日后出差的，節(jié)假日提前到達出差地的情形比照該方法處理。員工出差遇出差當?shù)胤ǘㄩL假，不享受出差補助；如果此段時間仍在出差地處理公務，員工在費用申報時說明，經(jīng)直接主管批準，方可享受出差補助。員工參加內(nèi)部會議、內(nèi)部交流、接受培訓、述職等，不享受出差補助（含在途）。在深圳工作的港籍員工回香港公干期間視同市內(nèi)外出公干，不享受出差補助。無票據(jù)證明出差起止時間時，報銷需提供標明有進出境時間的護照復印件或其他證明材料，并據(jù)實申報出差補助。中國國內(nèi)出差住宿補助技術支援、研發(fā)的開局、維護、巡檢人員，司機及駐廠檢驗人員，在中國縣及縣以下地方出差住宿的，低于規(guī)定的住宿費標準時，可享受出差住宿補助。公司不提倡員工出差期間享受供應商免費提供的住宿，員工若享受，不得再申報該期間的住宿補助。誤餐補助誤餐補助是對員工市內(nèi)外出公干時，因工作需要無法在正常就餐時間就餐的一種補助。員工按誤餐次數(shù)和規(guī)定的標準享受誤餐補助。特殊情況，在晚上23：00～凌晨6：00，員工因工作需要市內(nèi)外出公干，可申報誤餐補助一次。員工在享受出差補助期間，不得同時申報誤餐補助。出差費用報銷費用歸屬出差費用遵循誰受益誰承擔的原則。各部門應通過嚴格執(zhí)行出差事前審批制度，確定出差費用的受益部門。若出差受益部門與員工所在部門不一致，出差申請經(jīng)受益部門權(quán)簽人審批同意的，費用歸屬受益部門。票據(jù)要求所有住宿、交通或其他任何費用報銷時須提供真實業(yè)務的合法、合規(guī)的原始票據(jù)。海外出差所發(fā)生無票據(jù)費用（只適用于小額的交通費、通訊費、傳真費等），須填寫《境外無票據(jù)費用說明清單》，并經(jīng)直接主管審核。外幣匯率員工跨國出差期間，應合理預計當?shù)刎泿判枰浚苊馔鈳艃稉Q損失。出差費用報銷時，若發(fā)生境外幣種兌換，須提供外幣兌換單，對于無法提供外幣兌換單的情況，須注明原因及實際兌換匯率。費用報銷期限所有費用須及時報銷。出差時間不超過三個月的，出差費用從出差返回之日起，下一個自然月內(nèi)提交到財務部門報銷；出差時間連續(xù)超過三個月的，出差費用應每月報銷一次，于下一個自然月內(nèi)提交到財務部門報銷。超過上述時限提交又無正當理由的，對超期費用按照50元/千元計算罰款金額（最低罰款50元），罰款直接在報銷時扣減。對于超過規(guī)定的報銷期限3個月以上（含3個月）提交又無正當理由的，公司不再予以報銷。例外事項員工若發(fā)生任何與本制度不符的費用，須事先獲得其直接主管、財務權(quán)簽人的批準。報銷時填寫例外事項說明書，經(jīng)直接主管、財務權(quán)簽人和財經(jīng)管理部相關領導審批通過后方可報銷，未通過審批的將按正常標準或范圍報銷，超過標準或范圍的部分由個人承擔。費用報銷的監(jiān)控財務部門將定期對員工出差費用報銷的真實性、必要性、合理性進行抽查和審計，若發(fā)現(xiàn)員工在費用報銷時有謊報、虛報、重報等情況，直接主管和財務權(quán)簽人在出差與報銷審批時存在監(jiān)管不力、縱容違規(guī)等失職行為，將視其情節(jié)輕重提交人力資源系統(tǒng)對相關員工及主管給予相應處分，情節(jié)特別嚴重的，將移交司法機關處置。本制度自2003年7月16日起生效。華為司發(fā)[2001]401號《出差費用管理暫行規(guī)定》、華為財字【2002】本制度的解釋權(quán)歸屬財經(jīng)管理部。各部門可根據(jù)本部門的實際情況制定內(nèi)控細則，細則不得與本制度沖突，并報送財經(jīng)管理部批準備案。附件：公司出差費用開支標準參考表格：出差/外派申請單國內(nèi)差旅費報銷單出國人員差旅費報銷單境外無票據(jù)費用說明清單市內(nèi)誤餐補助申請表 二○○三年七月十六日抄報：總裁、各高級副總裁以上干部華為技術有限公司二○○三年七月十六日印發(fā)（共印1份）附件：公司出差費用開支標準附表1：出差費用標準序號費用項目適用人員開支標準1在途交通費出差員工根據(jù)實際情況乘坐飛機經(jīng)濟艙、輪船二等艙、火車、長途汽車等，據(jù)實報銷。乘坐飛機商務艙，應符合以下規(guī)定：可乘坐商務艙的員工限40歲以上高級副總裁、45歲以上總監(jiān)（以及同等級別的業(yè)務專家）。其他員工因出差途中生病等特殊情況乘坐商務艙的，須經(jīng)一級部門權(quán)簽人審批同意。陪同客戶原則上不要求同艙位，確需同艙位的，須經(jīng)一級部門權(quán)簽人審批同意。不符合以上條件乘坐商務艙的，公司按經(jīng)濟艙標準報銷。2人身意外傷害保險費用公司已為其購買人身意外保險的員工不得再報銷人身意外傷害保險費用公司未為其購買人身意外保險的員工可報銷人身意外傷害保險費用3市內(nèi)交通費出差、市內(nèi)公干的員工據(jù)實報銷4說明：陪同比自己職務高的人出差，因工作需要可享受同等住宿待遇國內(nèi)住宿費公司高級副總裁及以上員工注意節(jié)約，據(jù)實報銷部門副總裁、總監(jiān)及以上員工北京、上海：500元/日以內(nèi)據(jù)實報銷其他地區(qū)：450元/日以內(nèi)據(jù)實報銷其他員工北京、上海：350元/日以內(nèi)據(jù)實報銷其他地區(qū)：300元/日以內(nèi)據(jù)實報銷海外住宿費公司高級副總裁及以上員工注意節(jié)約，據(jù)實報銷其他員工根據(jù)需要選擇三星級/四星級賓館標準間，據(jù)實報銷5公務雜費行李托運費在公司和駐外機構(gòu)內(nèi)部調(diào)動的員工采用航空方式托運的，除航空公司免費承運部分外可報銷80公斤行李托運費采用其他方式托運的，據(jù)實報銷其他出差員工據(jù)實報銷附表2：差旅補助標準費用項目適用人員開支標準出差補助中國國內(nèi)出差補助員工跨常駐工作地所在省（或直轄市）出差100元/日常駐工作地員工在所在?。ɑ蛑陛犑校﹥?nèi)出差地點標準(元/日)北京、上海0天津、江蘇、浙江、山東、廣東、福建30遼寧、吉林、黑龍江、河北、安徽、湖南、江西、湖北、河南、四川、重慶、云南、海南、廣西、陜西40貴州、山西50內(nèi)蒙古、新疆、寧夏、甘肅60青海、西藏100海外出差補助常駐工作地在中國國內(nèi)的員工到海外出差HKD200/日（香港、澳門）USD40/日（其他國家和地區(qū)）外派到海外常駐地工作的員工離開常駐地出差USD10/日海外本地化員工在本國或代表處（一個代表處含多個國家時適用）內(nèi)出差USD10-20/日（各地區(qū)部在該范圍內(nèi)自行制定）海外本地化員工跨國且跨代表處出差HKD200/日（香港、澳門）USD40/日（其他國家和地區(qū)）陪同客戶出差的員工USD10/日由旅行社包團到海外出差（如考察、觀展等）的員工USD10/日操作類員工（以人力資源部職位族劃分為依據(jù)）因公派駐海外工作USD15/日中國國內(nèi)出差住宿補助在中國縣以下（含