《文書與檔案管理》第九章-檔案檢索、利用與編研

第九章檔案檢索、利用與編研

第一節(jié)檔案檢索

（一）檔案檢索的內(nèi)容檔案檢索包括檔案信息存儲(chǔ)和查找兩個(gè)具體過程。信息存儲(chǔ)是指將檔案信息具有檢索意義的特征經(jīng)過著錄、編目，進(jìn)行排列，形成各種檢索工具和檔案數(shù)據(jù)庫；查找是指根據(jù)利用者的需求，搜取所需檔案、提供信息線索的過程。簡單地說，信息存儲(chǔ)是查找的前提和基礎(chǔ)，查找是信息存儲(chǔ)的目的和宗旨，二者不可分割，聯(lián)系密切。（二）檔案檢索的工具1．檔案檢索工具的含義檔案檢索工具是記錄、報(bào)道、查找檔案材料的工具。記錄是指登錄檔案的外形和內(nèi)容特征；報(bào)道是指介紹本館（室）存有什么樣的檔案材料能供利用者選擇和使用；查找是指根據(jù)著錄項(xiàng)目提供的檢索途徑，把利用者所需的檔案材料迅速、準(zhǔn)確地提供出來。

2．檔案檢索工具的種類

3．常用的檔案檢索工具上述檔案檢索工具中，我們經(jīng)常利用的主要有歸檔文件目錄、案卷目錄、全引目錄、主題目錄、分類目錄、專題目錄、文號索引、全宗指南等。（1）歸檔文件目錄歸檔文件目錄是以件為單位，系統(tǒng)地登記錄入歸檔文件的題名及其他特征并固定其排列順序的檢索工具。歸檔文件目錄登錄的內(nèi)容一般包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注1省檔案局檔發(fā)[20190103]3號關(guān)于召開檔案工作表彰大會(huì)的通知20191302122

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歸檔文件目錄格式（2）案卷目錄案卷目錄是指在檔案實(shí)體整理過程中，對案卷進(jìn)行排列與編號后，將案卷號、案卷題名及其他特征進(jìn)行系統(tǒng)登記的檢索工具。案卷目錄的基本項(xiàng)目包括案卷號、標(biāo)題、起止日期、頁數(shù)、保管期限、備注等。案卷號標(biāo)題起止日期頁數(shù)保管期限備注檔案室編檔案館編

案卷目錄格式（3）全引目錄全引目錄也稱卷內(nèi)文件目錄匯編（集），是將全宗或全宗內(nèi)的某一部分案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄合二為一，匯編而成的一種目錄。案卷號案卷題名

起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限

順序號文號責(zé)任者文件題名日期頁號備注

（4）主題目錄主題目錄是以若干能表達(dá)案卷或文件中心內(nèi)容的主題詞作為檢索標(biāo)識，將檔案著錄成卡片條目，按主題詞的字順序排列組織而成的。主題詞是經(jīng)過優(yōu)選和規(guī)范化處理、能表達(dá)各種概念的詞或詞組。在我國，制定了統(tǒng)一的《中國檔案主題詞表》，可供制作目錄時(shí)選用。（5）分類目錄分類目錄打破全宗及其原有的整理系統(tǒng)，按照檔案內(nèi)容、性質(zhì)，采用等級體系的分類法組織而成。通常依據(jù)統(tǒng)一制定的檢索分類大綱進(jìn)行分類排列，如《中國檔案分類法》。這種目錄在揭示文件或案卷的內(nèi)容和形式特征方面，具有分類系統(tǒng)、問題集中的特點(diǎn)，是溝通利用者與儲(chǔ)存系統(tǒng)的基本媒介，是檔案館（室）中起主導(dǎo)作用的檢索工具。（6）專題目錄專題目錄是指超越年度、全宗的界限，按照一定題目，將涉及同一專題的檔案著錄成卡片條目，并集中組合而成的檢索工具。其針對性強(qiáng)，便于迅速查找專門需求的檔案材料。順序?qū)ｎ}名稱文件題名存放位置目錄號卷（盒）號頁（件）號

（7）文號目錄文號目錄是按年、作者、文號編制的檢索工具。按文號查找文件，只要利用者提出文號，就可以迅速檢索出文件。文號目錄的編制方法比較簡單，是比較適用的一種檢索工具。文號目錄的著錄項(xiàng)目有作者、文號、文件形成時(shí)間、文件標(biāo)題、檔號等。（8）全宗指南全宗指南是對一個(gè)全宗的檔案的形成歷史、內(nèi)容范圍、成分、數(shù)量等各個(gè)方面以敘述方式所做的全面介紹。全宗指南由立檔單位和全宗的歷史概況、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分、輔助工具三部分組成。①立檔單位和全宗的歷史概況，包括立檔單位和全宗的形成時(shí)間、經(jīng)過、名稱、性質(zhì)、演變情況，以及全宗內(nèi)檔案的來源、數(shù)量、所屬年度、進(jìn)館時(shí)間、分類、完整程度、整理鑒定和被利用情況等。②全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分，主要包括檔案來源（責(zé)任者）、內(nèi)容、形式（種類、制成材料等）、形成時(shí)間、可靠程度、查考價(jià)值等，這些是全宗指南的主體部分。③輔助工具，包括目次、機(jī)關(guān)簡稱表、人名索引、地名索引等。（三）檔案著錄

1．檔案著錄的含義

檔案著錄是指在編制檔案目錄時(shí)，對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。它是編制檔案檢索工具或建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)和前提。通過它可以具體描述每份文件或每份案卷的特征，揭示其主題內(nèi)容和價(jià)值，指明出處，區(qū)別相互之間的異同，從而便于更好地管理和利用檔案。2．檔案著錄的主要內(nèi)容為了實(shí)現(xiàn)檔案著錄工作的規(guī)范化，國家檔案局規(guī)定從1999年12月1日實(shí)施新的《檔案著錄規(guī)則》即《檔案著錄規(guī)則DA/T18—l999》，主要內(nèi)容有著錄項(xiàng)目、標(biāo)識符號及著錄項(xiàng)目細(xì)則等。（1）著錄項(xiàng)目著錄項(xiàng)目是指用以揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項(xiàng)。根據(jù)規(guī)定，檔案著錄項(xiàng)目有以下內(nèi)容。①題名與責(zé)任說明項(xiàng)，包括正題名、并列題名、副題名及說明題名的文字、文件編號、責(zé)任者、附件6個(gè)單元。②稿本與文種項(xiàng)，包括稿本、文種2個(gè)單元。③密級與保管期限項(xiàng)，包括密級、保管期限2個(gè)單元。④時(shí)間項(xiàng)。⑤載體類型及形態(tài)項(xiàng)，包括載體類型、數(shù)量及單位、規(guī)格3個(gè)單元。⑥附注項(xiàng)與提要項(xiàng)，包括附注、提要2個(gè)單元。⑦排檢與編號項(xiàng)，包括分類號、檔案館代號、檔號、縮微號、電子文檔號、主題詞或關(guān)鍵詞6個(gè)單元。（2）標(biāo)識符號標(biāo)識符號是表示不同著錄項(xiàng)目和著錄含義的標(biāo)志。為識別各著錄項(xiàng)目、單元（小項(xiàng)）及其內(nèi)容，應(yīng)添加如下規(guī)定的標(biāo)識符?！啊敝糜诟灞九c文種項(xiàng)、密級與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體類型及形態(tài)項(xiàng)、附注項(xiàng)前?！?”置于并列提名前。

“：”置于副題名及說明題名文字、文件編號、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格前?！?”置于第一責(zé)任者前。

“；”置于多個(gè)文件編號之間、多個(gè)責(zé)任者之間。

“，”置于相同職責(zé)、身份省略時(shí)的責(zé)任者之間。

“+”置于每一個(gè)附件前。

“[]”置于自擬著錄內(nèi)容、文件編號中的年度的兩端?！埃ǎ敝糜谙铝兄泝?nèi)容的兩端：責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱、責(zé)任者真實(shí)姓名、責(zé)任者職責(zé)或身份、外國責(zé)任者國別及姓名原文、中國責(zé)任者時(shí)代、歷史檔案中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉(zhuǎn)換后的公元紀(jì)年。

“？”用于標(biāo)記不能確定的著錄內(nèi)容，一般與“[]”號配合使用。

“—”置于日期起止、檔號、電子文檔號、縮微號各層次之間。

“……”用于節(jié)略內(nèi)容?！啊酢庇糜诒硎久恳粋€(gè)殘缺文字和未考證出時(shí)間的每一個(gè)數(shù)字。未考證出的責(zé)任者及難以計(jì)數(shù)的殘缺文字用3個(gè)“□”號。（3）著錄項(xiàng)目細(xì)則①題名與責(zé)任說明項(xiàng)。題名項(xiàng)包括正題名、并列題名、副題名及說明題名的文字。若單份文件沒有題名的，著錄者可自擬題名，并加“[]”號括住。例如，一份2020年度的招生數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表沒標(biāo)題，歸檔時(shí)可以給這張表加個(gè)標(biāo)題“[××學(xué)院2020年度招生情況統(tǒng)計(jì)表]”。正題名。若單份文件題名不能揭示文件內(nèi)容，應(yīng)先按原題名著錄，再另擬題名附后，并加“[]”。例如，“[××學(xué)院關(guān)于召開學(xué)期總結(jié)工作會(huì)議的通知]”。若單份文件題名太冗長，可只保留原重要信息，也可以在原意的基礎(chǔ)上進(jìn)行刪節(jié)，節(jié)略內(nèi)容用“……”表示。若案卷題名不能揭示案卷內(nèi)容或過長，應(yīng)重新擬寫。并列題名。并列題名是指用第二種或兩種以上的語言文字書寫的與正題名對照并列的題名。著錄時(shí)按原文照錄，前面加“=”號。副題名及說明題名的文字。副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名，一般照原文著錄，前面加“：”號。例如，“懷抱初心，砥礪前行：××在××學(xué)院畢業(yè)生歡送會(huì)上的講話”。題名前后對檔案的內(nèi)容、范圍、時(shí)間、用途等進(jìn)行說明的文字都叫說明題名的文字。必要時(shí)照原文著錄，前面加“：”號。例如，“：根據(jù)發(fā)言整理，未經(jīng)本人審閱”。②文件編號。文件編號包括發(fā)文字號、科研實(shí)驗(yàn)報(bào)告流水號、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號、圖號等，著錄時(shí)按原文照錄，前面加“：”號。例如，“：中辦發(fā)[2019]6號”。③責(zé)任者。責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，著錄第一責(zé)任者（位于首位的），前面加“/”號；若同時(shí)著錄其他責(zé)任者，中間用“；”號隔開。例如，“/河北省教育廳；河北省財(cái)政廳”。如果幾個(gè)責(zé)任者身份、職責(zé)相同，著錄時(shí)中間用“，”號隔開。例如，“河北省委，河北省人民政府”。責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)，視為第一責(zé)任者，照原文著錄。例如，“河北省教育廳”。機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或通用簡稱，不得著錄“本省”“本局”等。歷代政權(quán)機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者，其前應(yīng)冠以朝代或政權(quán)名稱，并加“（）”號。例如，“（清）光祿寺”。個(gè)人責(zé)任者一般只著錄原文姓名，必要時(shí)可在姓名前加上時(shí)代、國別，在姓名后加上職務(wù)、真實(shí)姓名或譯名原文，并加“（）”號。例如，“（美國）華盛頓”“周泰（蔣介石）”等。未署名的文件，應(yīng)著錄考證出的責(zé)任者，并加“[]”號；如未考證出，則著錄為“”。文件的責(zé)任者不完整或有誤時(shí)，應(yīng)照原文著錄，但在其后應(yīng)附上考證出的責(zé)任者，并加“[]”號。例如，“劉[劉少奇]”“陳獨(dú)英[陳獨(dú)秀]”。如考證出的責(zé)任者證據(jù)不足，應(yīng)在其后加“?”號，一并錄于“[]”號內(nèi)。例如，“[韶華?]”。

④附件。附件是正文后的附加材料，著錄時(shí)只著錄題名，前面加“+”號。若正文后有多個(gè)附件則應(yīng)逐一著錄，且每個(gè)附件題名前都要加“+”號。例如，“+應(yīng)急管理部通知”。⑤稿本與文種項(xiàng)。稿本包括正本、副本、藍(lán)圖、草圖、底圖、草稿、定稿、手稿、原版、修訂本、影印本等，著錄時(shí)依實(shí)際情況照錄，前面加“·—”號。例如，“·—副本”“·—藍(lán)圖”等。文種依實(shí)際情況著錄為命令、決定、指示、報(bào)告、通知、請示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、說明書、協(xié)議書、鑒定書、判決書、國書、照會(huì)、誥、敕、奏折等，前面加“：”號。例如，“：命令”“：判決書”等。⑥密級與保管期限項(xiàng)。密級一般按文件當(dāng)時(shí)所定的密級著錄，對已升、降、解密的文件應(yīng)著錄新的密級，前面加“·—”號。例如，“·—絕密”。保管期限一般按組卷時(shí)所定的保管期限著錄。對已更改的著錄新的保管期限，前面加“：”號。例如，“：永久”。⑦時(shí)間項(xiàng)。著錄時(shí)間項(xiàng)時(shí)，若以單份文件為著錄對象，則著錄其形成時(shí)間；若以一組文件、一個(gè)（一組）案卷為著錄對象，則著錄最前一份文件的形成時(shí)間和最后一份文件的形成時(shí)間，中間用“—”連接，前面加“·—”號。例如，“·—20190927”“·—20190509—20190919”。時(shí)間一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，前4位數(shù)字表示年度，第5、6位表示月，第7、8位表示日。如果文件上沒有形成時(shí)間時(shí)，應(yīng)著錄考證出的時(shí)間，并加“[]”號。例如，“·

—[20191129]”。如果沒有考證出來，著錄為“”。如果文件時(shí)間不完整或部分字跡不清楚時(shí)，仍照原文著錄，缺少或字跡不清部分用“”補(bǔ)充，再將考證出的時(shí)間附在其后，并加“[]”號。例如，“·—200??[20200906]”。如果文件時(shí)間記載有誤或有疑義時(shí)，仍照原文著錄，再將考證出的時(shí)間附在其后，并加“[]”號，例如，“·—20200911[20200915]”。如果考證出的時(shí)間依據(jù)不足時(shí)，應(yīng)在其后加“?”號，一并著錄于“[]”號內(nèi)。例如，“·—2020??[20200608？]”。⑧載體類型項(xiàng)。載體類型有甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等，著錄時(shí)除紙張一般不著錄外，其他載體類型據(jù)實(shí)著錄，其前加“·—”號。例如，“·—光盤”。

⑨載體形態(tài)項(xiàng)。數(shù)量用阿拉伯?dāng)?shù)字著錄，單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計(jì)單位進(jìn)行著錄，如“卷”“頁”“張”“冊”“盒”等，前面加“：”號。例如，“·—光盤：2盒”。規(guī)格是指檔案載體的型號、尺寸等，著錄時(shí)前面加“：”號。例如，“·—16頁：A4”。

⑩提要與附注項(xiàng)。提要項(xiàng)是對文件或案卷內(nèi)容的簡要概括或評價(jià)，應(yīng)寫得簡單明了，但一定要反映出其主要內(nèi)容、重要數(shù)據(jù)等。提要一般不超過200字。附注項(xiàng)是對各個(gè)著錄項(xiàng)目中的有關(guān)問題進(jìn)行解釋或補(bǔ)充的事項(xiàng)，必要時(shí)可以著錄。著錄時(shí)，每個(gè)附注項(xiàng)前加“·—”號。例如，“·—原件有缺損”。

排檢與編號項(xiàng)。排檢與編號項(xiàng)是目錄排檢和檔案館（室）業(yè)務(wù)注記項(xiàng)。（四）檔案標(biāo)引檔案標(biāo)引，就是對文件或案卷內(nèi)容進(jìn)行主題分析，從自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索語言的過程，即對內(nèi)容分析結(jié)果賦予檢索標(biāo)志的過程，分為分類標(biāo)引和主題標(biāo)引兩種類型。分類標(biāo)引是對檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其分類號標(biāo)識。主題標(biāo)引是對檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其主題詞標(biāo)識。檔案標(biāo)引是檔案著錄的核心內(nèi)容，只有通過標(biāo)引，才能使檔案的內(nèi)容特征和形式特征獲得檢索標(biāo)識，才能組成各種各樣的檢索工具。檔案標(biāo)引的步驟主要包括主題分析和概念轉(zhuǎn)換兩個(gè)方面，是指通過對檔案內(nèi)容進(jìn)行分析、明確檔案中所包含的主題內(nèi)容，然后用檢索語言將其準(zhǔn)確、簡明地表達(dá)出來。第二節(jié)檔案利用

（一）檔案利用的作用檔案利用是檔案部門通過有效的方式與方法，以館（室）藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，針對使用者的特定要求，直接提供檔案原件或其復(fù)制件，或者提供經(jīng)過加工的檔案信息產(chǎn)品，以滿足用戶利用需求的一項(xiàng)服務(wù)工作。檔案利用是檔案部門工作的核心，是檔案工作者的根本任務(wù)，是檔案工作全部活動(dòng)的根本出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)，是檔案工作目的實(shí)現(xiàn)的基本途徑，是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的基本方式，是檔案工作生存與發(fā)展的動(dòng)力和源泉。（二）檔案信息需求的類型檔案利用者對檔案信息需求是指檔案利用者對檔案信息內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量和形式的需要和具體要求。檔案利用者對檔案信息的需求千差萬別，依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可將其需求劃分為不同的類型。1．按所需檔案信息的內(nèi)容、性質(zhì)劃分根據(jù)檔案信息內(nèi)容、性質(zhì)的不同，可將檔案信息需求分為查證性需求、資料性需求和情報(bào)性需求。查證性需求是指利用者為核對某一事實(shí)、證實(shí)某一規(guī)定而對檔案信息的需求；資料性需求是指利用者在學(xué)習(xí)、工作、科研中將檔案作為參考資料的需求；情報(bào)性需求是指利用者希望通過檔案信息來確定某種信息、預(yù)測某事態(tài)的發(fā)展，了解真實(shí)情況的需求。

2．按所需檔案信息的目的和持續(xù)時(shí)間的長短不同劃分按目的劃分，可將檔案信息需求劃分為現(xiàn)實(shí)需求、學(xué)術(shù)需求和文化需求?，F(xiàn)實(shí)需求是指利用者為解決工作、生活中的具體現(xiàn)實(shí)問題而產(chǎn)生的檔案信息需求；學(xué)術(shù)需求是指利用者為解決學(xué)術(shù)研究而對檔案信息所產(chǎn)生的需求，要求檔案信息服務(wù)具有系統(tǒng)性和全面性；文化需求是指利用者為增長知識、接受教育或文化休閑而產(chǎn)生的需求。按檔案利用者所需檔案信息持續(xù)時(shí)間的長短不同劃分，可分為長期需求、短期需求和瞬時(shí)需求。3．按所需檔案信息的隱顯程度不同和依賴程度劃分按檔案利用者隱顯程度不同劃分，可將檔案信息需求分為實(shí)際的需求、認(rèn)識到的需求和表達(dá)出的需求。實(shí)際的需求是指由利用者的工作、環(huán)境、知識和目的等客觀需要所決定的檔案信息需求；認(rèn)識到的需求是指檔案利用者自己認(rèn)識到的檔案信息需求和被外界激發(fā)而認(rèn)識到的檔案信息需求，但不包括未被檔案利用者認(rèn)識和發(fā)現(xiàn)的檔案信息需求，認(rèn)識到的需求與實(shí)際需求可能相吻合，也可能不相吻合；表達(dá)出的需求是指檔案利用者通過口頭或書面形式表達(dá)出來的檔案信息需求。按檔案利用者對檔案信息的依賴程度劃分，可分為硬性需求和彈性需求。硬性需求是指利用者必需的、非用檔案不可的需求；彈性需求是指利用者對檔案信息可有可無的需求。（三）檔案利用的方式和途徑

1．檔案閱覽檔案閱覽，是指檔案館（室）設(shè)立專門閱覽場所，為利用者提供檔案服務(wù)的一種基本方式。因?yàn)闄n案是人們社會(huì)活動(dòng)的直接歷史記錄，在份數(shù)上多為單份、孤本，而且有的檔案內(nèi)容往往具有一定的機(jī)密性，這就決定了檔案提供利用主要采用在館（室）閱覽檔案的方式。在閱覽室查閱檔案有專門的設(shè)施、有專人監(jiān)護(hù)和咨詢，既便于檔案的保護(hù)和保密，又能為利用者提供較好的閱覽條件。閱覽室一般應(yīng)配有必要的利用設(shè)施和相應(yīng)的參考工具。閱覽室還必須制定閱覽制度，作為利用者共同遵守的行為規(guī)范。2．檔案外借檔案外借，是指檔案館（室）按照一定制度和手續(xù)，暫時(shí)將檔案借出館（室）外使用的一種服務(wù)方式。對于特別珍貴的檔案文件，殘破、脆化等易損的常規(guī)文件，古稀文本，以及照片、影片、錄音帶、錄像帶等原件，不能借出館外。對外借的檔案必須制定與執(zhí)行嚴(yán)格的規(guī)章制度。要履行一定的審批手續(xù)，進(jìn)行必要的登記簽字；還要控制借閱的期限和數(shù)量，嚴(yán)格執(zhí)行催還和續(xù)借制度，避免因外借時(shí)間過長致使檔案損毀；完善歸還注銷、清點(diǎn)檢查制度，確保安全、完整地收回外借檔案。3．制發(fā)復(fù)制本檔案復(fù)制方法主要有：復(fù)印、手抄、打字、印刷及攝影等。制發(fā)復(fù)制本應(yīng)履行一定的審批手續(xù)，對制發(fā)范圍和審批權(quán)限等應(yīng)做出明確規(guī)定。為確保檔案復(fù)制本的真實(shí)性，應(yīng)在檔案文件空白處或背面注明檔案保管單位名稱、檔案原件編號，必要時(shí)，還要加蓋公章以示負(fù)責(zé)。4．檔案證明檔案證明是指檔案館（室）根據(jù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或個(gè)人的申請，為證實(shí)某一事實(shí)在館（室）藏檔案內(nèi)有無記載及如何記載而出具的書面證明材料。檔案館（室）不同于國家公證機(jī)關(guān)，它所制發(fā)的檔案是證明某種事實(shí)在館藏中有無記載及其記載情況，必須保證表述準(zhǔn)確、真實(shí)、客觀。5．檔案咨詢檔案咨詢是檔案館（室）人員解答利用者提出的問題，指導(dǎo)利用者查閱檔案信息的一項(xiàng)服務(wù)工作。咨詢內(nèi)容可以是事實(shí)性或知識性的，咨詢方式有電話、來人、來函等。檔案咨詢一般分為接受咨詢、咨詢分析、查找檔案、答復(fù)咨詢、建立咨詢檔案等步驟。6．檔案展覽檔案展覽，是檔案館（室）為配合各項(xiàng)工作的開展，按照一定主題，系統(tǒng)形象地展示與介紹館（室）藏有關(guān)檔案的內(nèi)容、成分的一種提供利用的方式。在展出時(shí)，必須注意檔案保護(hù)和保密工作。為了保護(hù)原件，展品一般宜用復(fù)制品。展出機(jī)密的檔案，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并規(guī)定參觀者。（四）檔案開放與公布1．檔案開放的含義檔案開放，是指各級國家檔案館按規(guī)定將達(dá)到一定期限、無須控制使用的檔案向社會(huì)公開，允許檔案利用者在履行簡便手續(xù)后即可利用。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于三十年。涉及國家安全或者重大利益及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于三十年?！薄吨腥A人民共和國檔案法實(shí)施辦法》對各類檔案的開放做了更為具體的規(guī)定，根據(jù)規(guī)定，凡中華人民共和國公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，辦理借閱、登記手續(xù)，均可利用開放檔案，可以到檔案館閱覽、摘錄和復(fù)制檔案。港、澳、臺同胞和華僑利用國內(nèi)已開放檔案，如查取本人及其親屬歷史證明，可持本人回鄉(xiāng)證或身份證等有效證件，直接到有關(guān)檔案館查??；如利用其他開放檔案，須經(jīng)我國有關(guān)主管部門介紹及其前往的檔案館的同意。外國人或者外國組織利用我國已開放的檔案，也要經(jīng)我國有關(guān)主管部門介紹及其前往的檔案館的同意。2．檔案開放的意義

①檔案開放有利于開發(fā)信息資源，服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)，是加快我國政治民主化進(jìn)程的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。公民依法利用開放的檔案，這是廣大人民群眾能夠享受憲法所賦予的政治民主權(quán)利的一種體現(xiàn)，是我國社會(huì)文明的一大進(jìn)步，也是政治民主化的一種表現(xiàn)。②檔案開放是實(shí)現(xiàn)檔案館由封閉型、半封閉型向開放型戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移的重大措施。檔案開放，擴(kuò)大了檔案利用的領(lǐng)域，為科學(xué)研究和各項(xiàng)工作的需要?jiǎng)?chuàng)造了條件。

③檔案開放對檔案館工作的發(fā)展將產(chǎn)生巨大而深遠(yuǎn)的影響。檔案開放既是思想觀念的革新，又是工作上的一次改革，使檔案館工作從過去側(cè)重搞檔案的收集、整理等基礎(chǔ)工作逐步轉(zhuǎn)移到重點(diǎn)開展對檔案內(nèi)容的研究和利用上，使檔案館由過去一度單純收藏檔案的場所轉(zhuǎn)變?yōu)閭鞑ブR、輸出檔案信息的基地。④檔案開放對促進(jìn)歷史研究及維護(hù)歷史真實(shí)面貌發(fā)揮重大作用。系統(tǒng)公布和出版檔案史料、利用檔案編寫參考資料和編史修志，為廣大利用者利用檔案史料提供了方便，也促進(jìn)了歷史科學(xué)的研究，為祖國保存世代流傳的檔案史料、維護(hù)歷史的真實(shí)面貌等都發(fā)揮了重大作用。3．檔案公布

檔案公布是指屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或有關(guān)機(jī)關(guān)依法以各種形式將可以向社會(huì)開放利用的檔案的全部或部分原文，或檔案記載的特定內(nèi)容，首次向社會(huì)公開發(fā)布的行為。檔案公布的形式，從內(nèi)容上可以分為公布檔案的全部原文、部分原文和檔案記載的特定內(nèi)容三種。檔案公布的形式，從手段上來看，主要有七種形式，分別為：通過報(bào)紙、刊物、圖書、聲像、電子等出版物發(fā)表；通過電臺、電視臺播放；通過公眾計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳播；在公開場合宣讀、播放；出版發(fā)行檔案史料、資料的全文或者摘錄匯編；公開出售、散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件；展覽、公開陳列檔案或者其復(fù)制件。凡是國家授權(quán)的檔案館或有關(guān)單位依照上述七種形式公布檔案的行為是合法行為，而無權(quán)公布檔案的單位和個(gè)人，未經(jīng)授權(quán)或批準(zhǔn)，以其中任何一種形式公布檔案，均構(gòu)成違法行為。第三節(jié)檔案編研

（一）檔案編研工作的內(nèi)容、作用與原則1．檔案編研工作的內(nèi)容檔案編研工作就是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會(huì)利用需要為主要目的，在研究的基礎(chǔ)上編輯史料、編寫參考資料、參加編史修志及撰寫專門著作的工作。檔案編研工作的主要內(nèi)容有以下方面。（1）編輯歷史檔案史料和現(xiàn)行文件匯編歷史檔案史料和現(xiàn)行文件匯編是指按照作者、專題、時(shí)間或內(nèi)容等特征，將檔案史料、現(xiàn)行文件進(jìn)行匯編成冊，在一定范圍內(nèi)使用或公開出版，屬于一次性文獻(xiàn)。（2）編輯檔案文摘匯編檔案文摘匯編是指根據(jù)一定的專題對檔案原始文摘進(jìn)行匯總編輯形成的編研成果。檔案文摘是對檔案原文的縮寫，即以簡練的文字概要地揭示檔案文件的主要內(nèi)容，不加任何評論與補(bǔ)充解釋，是檔案的二次文獻(xiàn)形式。其特點(diǎn)是信息量大、針對性強(qiáng)、更新及時(shí)。（3）編寫檔案參考資料及編修方志檔案參考資料是指檔案館（室）根據(jù)一定的選題及檔案內(nèi)容，加工編寫而成的一種可供人們參考的檔案材料加工品，如大事記、組織沿革、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集等。檔案參考資料的編寫是依據(jù)檔案原件，但其表現(xiàn)形式已經(jīng)改變了檔案原件的面貌，屬于三次文獻(xiàn)。其特點(diǎn)表現(xiàn)為問題集中、內(nèi)容系統(tǒng)、概括性強(qiáng)，介于檔案文獻(xiàn)與學(xué)術(shù)論著之間，內(nèi)容具有參考作用，但不指明內(nèi)容出處。編修方志是檔案館（室）以館藏檔案為基礎(chǔ)，參加歷史研究、編修史書、撰寫文章或著作及探索歷史發(fā)展規(guī)律的工作。2．檔案編研工作的作用（1）檔案編研工作是較高層次和較高效能的檔案提供利用方式檔案編研工作中除專門的歷史研究和編史修志外，基本屬于提供檔案利用的范疇。它的突出特點(diǎn)和作用集中表現(xiàn)為提供方式的主動(dòng)性、檔案材料的系統(tǒng)性、工作效果的研究性、發(fā)揮作用的廣泛性，所以它是主動(dòng)、系統(tǒng)、廣泛地提供利用的一種有效方式和有力手段。

（2）開展檔案編研工作是提高檔案館（室）工作水平的重要途徑做好檔案的收集、整理、編目、鑒定等基礎(chǔ)工作，是開展檔案編研工作的基礎(chǔ)和前提，而檔案編研工作的開展既能檢驗(yàn)各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的完成情況，又對它們提出新的要求，推動(dòng)其不斷發(fā)展。（3）開展檔案編研工作是保護(hù)檔案原件和長遠(yuǎn)流傳檔案史料的有力措施提供匯編的檔案史料和編寫的檔案參考資料，可以減少利用者反復(fù)使用原件，避免檔案遭到破壞和散失，有利于檔案原件的世代流傳。3．檔案編研工作的原則（1）存真性原則存真性原則是指檔案編研工作要保證編研材料的真實(shí)性和可靠性。維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，是檔案工作的共性要求。在編研工作中堅(jiān)持存真性原則，最根本的就是要堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度。（2）實(shí)用性原則實(shí)用性原則是指檔案編研成品必須適合社會(huì)各方面工作的客觀需要。從編研課題的選定、選材范圍與標(biāo)準(zhǔn)、編研材料的加工方式、印制數(shù)量、發(fā)放與交流范圍等，都應(yīng)當(dāng)在了解實(shí)際需求的基礎(chǔ)上進(jìn)行，切合實(shí)際需要，注重實(shí)用性。（3）可行性原則可行性原則是指檔案編研工作必須在依托館（室）藏檔案的實(shí)際狀況和必須遵守相關(guān)法規(guī)的前提下進(jìn)行。任何編研課題的選定，除根據(jù)實(shí)際需要外，只有在館（室）藏檔案內(nèi)容所覆蓋的范圍內(nèi)才是可行的。此外，即使是館（室）藏內(nèi)容許可，由于受檔案法規(guī)制度的限制，凡屬不符合開放利用規(guī)定范圍內(nèi)的檔案，都不可選用。（二）幾種常見檔案參考資料的種類及編寫檔案參考資料是檔案編研工作的主要內(nèi)容，檔案參考資料的種類主要有大事記、組織沿革、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、專題概要（含會(huì)議情況簡介）等。1．大事記大事記是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)