照片檔案整理方法

關(guān)于照片檔案整理方法第1頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月第一部分

照片檔案基本定義、范圍第2頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月一、術(shù)語和定義

(一)照片檔案國家機構(gòu)，社會組織，個人，在活動中直接形成，以靜止攝影影像形式存在，有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。

（二）芯頁用以固定照片、底片，是照片冊、底片冊的組成單元。

第3頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月二、照片檔案的種類

(一)按攝影的目的與表現(xiàn)方式，記錄照片檔案藝術(shù)、生活照片檔案

(二)按照片影像存儲材料，銀鹽感光材料照片、數(shù)碼照片。第4頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月三、照片檔案的特點1、形式、規(guī)格多樣。2、時間、空間感強烈。3、形意結(jié)合、形象逼真。第5頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月四、照片的收集1、收集范圍（1）記錄本單位，主要職能活動的照片、重大工作成果的照片。（2）領(lǐng)導人、著名人物、參加與本單、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片。（3）本單位組織重要外事活動、參加的重要外事活動的照片。

第6頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月（4）記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。（5）記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的照片。（6）其他具有保存價值的照片。第7頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月2、收集要求：來自兩方面的收集，一方面是本單位綜合檔案室的收集，一方面是國家綜合檔案館的征集（1）對屬于歸檔范圍的照片，由攝影者按規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或檔案員移交，集中管理，任何單位或個人不得據(jù)為已有。第8頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月（2）對存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進行鑒定。（3）對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。（4）底片、照片、文字說明（關(guān)鍵）應(yīng)齊全。（5）底片與照片影像應(yīng)一致。第9頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月

（6）對無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片（數(shù)碼影片影像信息）；對無照片的底片應(yīng)制作照片。（7）照片檔案的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)標準的要求。

第10頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月3、收集時間

（1）對具有歸檔價值的照片，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時整理，向檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。

（2）依照《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規(guī)定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向有關(guān)檔案館移交。（3）檔案館應(yīng)按收集范圍隨時征集零散的對國家和社會具有保存價值的照片第11頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月

第二部分照片的整理鑒定、整理、編目、保管

第12頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月1、整理原則

照片檔案的整理，應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分別整理，分開保管。建議使用紙質(zhì)裝具。第13頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月2、照片、底片的鑒定

（1）保管期限、密級劃定保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限，分為永久、長期．短期三種。對照片、底片保管期限的劃分按照《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。

第14頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月歷史久遠的照片可以劃為永久保管，現(xiàn)行機關(guān)形成的照片，可與保管的紙質(zhì)檔案保管期限相一致。第15頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月（2）密級

密級是指照片、底片保密程序的等級。密級的劃定按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》、GB／T7156第16頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月3、底片的整理分類底片號的登錄底片袋的標注入冊(放置)編目底片冊的排列整理底片前應(yīng)首先對其質(zhì)量進行檢查，對有問題的進行必要技術(shù)處理。（1）底片的分類：可按種類、制成材料、問題等，形成少的底片可不必分類。第17頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月（2）底片的編號

底片號是固定和反映底片在全宗內(nèi)排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。其格式如下：

全宗號—保管期限代碼—張?zhí)?/p>

第18頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。保管期限代碼：分別用“1、2，3”或“Y、C、D”對應(yīng)代表永久、長期、短期。張?zhí)枺涸谕蝗谕槐９芷谙迌?nèi)底片的排列從“1”開始的順序編號。

第19頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月例:某單位的底片分類方案及底片號的編制:永久：2001年:31-Y-1、31-Y-2…2002年31-Y-10、31-Y-11…2003……長期:2001年:31-C-1、31-C-2…2002年31-C-14、31-C-15…2003……短期:2001年:31-D-1、31-D-2…2002年31-D-6、31-D-7…2003……第20頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月（3）底片號的登錄

宜使用鐵筆將底片號橫排刻寫在膠

片乳劑面片邊處（4）底片袋的標注

底片放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋。應(yīng)在底片袋的右上方標明底片號。對翻拍底片，應(yīng)在底片袋的左上方標明“F”字樣。對拷貝底片，應(yīng)在底片袋的左上方標明“K”字樣。第21頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月

（5）底片的入冊

底片冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。

應(yīng)按底片號順序?qū)⒌灼来尾迦氲灼瑑浴?/p>

芯頁的插袋上應(yīng)標明相同的底片號。

第22頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月

（6）大幅底片的放置

（7）底片的編目

①冊內(nèi)備考表

冊內(nèi)備考表項目包括：本冊情況說明、立冊人、檢查人、立冊時間。②底片冊的封面

底片冊的封面應(yīng)印制“底片冊’字樣。

第23頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月③底片冊的冊脊

底片冊冊脊的項目包括：全宗號、保管期限；起止張?zhí)?、冊號。?）底片冊的排列

底片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列，上架保存。第24頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月(9)數(shù)碼照片的底片(參照電子檔案)管理：

在每一保管期限內(nèi)建立若干文件夾，按其打印出照片登錄的先后順序放置底片，底片的目錄登錄順序與底片的位置一致，背景信息參照文檔，只是原文格式項填寫：jpeg，按保管期限分別刻盤，一盤內(nèi)可儲存連續(xù)多年形成的底片，光盤其他要求同電子文檔。第25頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月4、照片的整理（1）照片的分類

應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限—年度—問題進行分類。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—問題—年度進行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動。第26頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月例:照片分類方案:第一種分類方法:保管期限—年度—問題，例:永久-2001年-黨群、永久-2001年-綜合、永久-2001年-業(yè)務(wù)、長期-2001年-黨群、長期-2001年-綜合、長期-2001年-業(yè)務(wù)、第27頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月每個年度形成照片數(shù)量少的單位可以將這種分類法簡化成:保管期限—年度，例:永久-2001年、永久-2002年、永久-2003年……長期-2001年、長期-2002年、長期-2003……第28頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月（2）照片的排列

應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按問題結(jié)合時間、重要程度等進行排列。先排組，再以組為單位，排列張。第29頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月（3）照片的編號

照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼，冊號（卷號）、張?zhí)柣蛉谔?、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。第30頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月

照片號有兩種格式：

格式一：全宗號—保管期限代碼—冊（卷）號—張?zhí)?/p>

格式二：全宗號—保管期限代碼—張?zhí)?/p>

若采用格式二，可選用照片、底片分別編號法或合一編號法(影像相符的照片、底片編號相同)。選用合—編號法宜以照片、底片齊全為基礎(chǔ)。

第31頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、C、D”對應(yīng)代表永久、長期、短期。冊（卷）號：在同一全宗,同一保管期限內(nèi)照片冊（卷）的排列從“1”開始的順序編號。第32頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月張?zhí)枺焊袷揭恢械膹執(zhí)柺侵刚掌趦裕ň恚﹥?nèi)的排列從“1”開始的順序編號。格式二中的張?zhí)柺侵冈谕蝗谕槐９芷谙迌?nèi)照片的排列從“1”開始的順序編號。

第33頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月（4）照片的入冊（卷）①照片冊一般297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。

第34頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月大幅照片的放置:對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照照片號順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上。再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5cm。以豎直放置為宜。

第35頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月大幅照片的放置第36頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月②單張照片說明的填寫

說明應(yīng)用橫寫格式，分段書寫。其格式如下：題名：照片號：底片號：參見號：時間：攝影者：文字說明：第37頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月第38頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月

說明的內(nèi)容:題名：應(yīng)簡明概括、準確反映照片的基本內(nèi)容、人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。照片號、底片號：若采用照片、底片合一編號法，可不填寫底片號密級：應(yīng)按GB/T7156所規(guī)定的字符在照片周圍選一固定空白處標明。第39頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月參見號：是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。照片檔案由檔案室移交至檔案館后，應(yīng)對其參見號進行核對，對與實況不符的應(yīng)及時調(diào)整。照片的拍攝時間：用8位阿拉伯數(shù)字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。

示例：2010年7月2日寫作20100702。

第40頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月攝影者：一般填寫個人，必要時可加寫單位。文字說明：應(yīng)綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息；或?qū)︻}名未及內(nèi)容作出補充。其他需要說明的事項亦可在此欄表述,例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來源等。第41頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月③組合照片說明的填寫一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。組合照片說明應(yīng)概括提示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項。第42頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月每組照片的排列順序：

如一次會議的照片排列順序為：*有會議會標的大會會場的照片；*大會主席臺的照片；*大會主持人主持會議的照片；*大會發(fā)言人的照片；*領(lǐng)導為先進單位頒獎的照片；*大會群眾場面的照片。第43頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月

整理照片時因保管期限或密級的不同，有些同組的照片可能會被分散到不同的照片冊內(nèi)，應(yīng)在組合照片說明中指出這些密切相關(guān)照片的保管期限、冊號和組號。

示例：相關(guān)照片4060-Y－4－6

上例中保管期限亦可采用“2”表示。第44頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月組合照片總文字說明：照片號：4060—C—1—1～3，共3張底片號：4060—C—235～237，共3張參見號：文書檔案060—2007—辦公室C—79時間：20070411攝影者：張三文字說明：第45頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月照片說明的示例：題名：照片號：4060—C—1—1-1底片號：4060—C—235參見號：文書檔案060—2009—辦公室C—79時間：20070411攝影者：張三文字說明：第46頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月照片說明的示例：題名：照片號：4060—C—1—1-2底片號：4060—C—236參見號：文書檔案060—2009—辦公室C—79時間：20070412攝影者：張三文字說明：第47頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月照片說明的示例：題名：照片號：4060—C—1—1-3底片號：4060—C—237參見號：文書檔案060—2009—辦公室C—79時間：20070413攝影者：張三文字說明：相關(guān)照片4060-Y－4－6第48頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月④說明的位置單張照片的說明，可根據(jù)照片固定的位置，在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方書寫。大幅照片的說明，對大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存?！M聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊內(nèi)編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。組合照片說明一般放在本組第一張照片的上方，當然也可放在本冊所有照片之前。

第49頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月照片冊（卷）冊脊的格式：照片號為格式一的照片冊冊脊：全宗號、保管期限、冊號、起止張?zhí)?。（分冊小流水編起止張?zhí)枺┱掌枮楦袷蕉恼掌瑑詢约梗喝谔?、保管期限、起止張?zhí)枴蕴?。（不分冊大流水編起止張?zhí)枺┑?0頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月

（8）照片冊的排列

照片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列，上架保存。

第51頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月5、照片檔案目錄的編制

（1）目錄的編制

①目錄種類

照片檔案目錄種類包括冊內(nèi)目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。第52頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月②基本目錄(案卷目錄)

照片檔案基本目錄的必備項目是：照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據(jù)需要增加項目?；灸夸浀臈l目應(yīng)按照照片號排序。

第53頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月③冊內(nèi)目錄(卷內(nèi)目錄)

冊內(nèi)照片目錄為選擇性目錄。其組成項目是：照片號、題名、時間、頁號、底片號、備注。冊內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照片號排序。冊內(nèi)目錄位于冊內(nèi)最前面。

第54頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月第三部分數(shù)碼照片的歸檔與管理一、數(shù)碼照片檔案的特點數(shù)碼照片是用掃描儀、數(shù)碼照相機等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。數(shù)碼照片主要以數(shù)碼相機拍攝與掃描儀數(shù)字化兩種方式產(chǎn)生，數(shù)據(jù)存儲在磁性電子載體上，沒有底片。第55頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月數(shù)碼照片具有許多優(yōu)勢，除了成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快、等優(yōu)點外，還有以下特點：1、存儲久，質(zhì)量不變。數(shù)碼照片只要存到了計算機磁盤或光盤上，就可以長期保存，不褪色，不變形。第56頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月2、連接快，應(yīng)用廣泛。數(shù)碼照片可以在自己的相機和計算機上顯示、瀏覽、處理，還可以與打印機、刻錄機、幻燈機、電視機等多種外連設(shè)備連接傳輸，更能與局域網(wǎng)中多臺電腦或各個網(wǎng)站互相聯(lián)體工作，通過網(wǎng)上發(fā)布，從而大大擴展了應(yīng)用范圍。第57頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月由于數(shù)碼產(chǎn)品的特性，數(shù)碼照片往往也存在以下幾個方面的缺點：一是對軟、硬件的依賴性。二是信息易改性。三是缺乏數(shù)據(jù)標準，導致數(shù)據(jù)不能兼容共享，影響進一步的開發(fā)利用和移交進各級檔案管理部門工作。四是數(shù)碼檔案信息與載體的可分離性。第58頁，課件共66頁，創(chuàng)作于2023年2月傳統(tǒng)照片與數(shù)碼照片可以互相轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)照片經(jīng)掃描可轉(zhuǎn)成數(shù)碼照片，方便管理和利用。對丟失底片的傳統(tǒng)照片，建議以掃描方式數(shù)字化，既方便易行、成本低，又可以最大程度保留原