主檔資料培訓(xùn)課件

主檔資料蔡文賢中央大學(xué)企管系教授SAPCertifiedFIConsultant第六章第一頁(yè)，共四十五頁(yè)。主檔資料壹、主檔資料貳、價(jià)值鏈下的會(huì)計(jì)活動(dòng)參、會(huì)計(jì)資料肆、會(huì)計(jì)科目表伍、會(huì)計(jì)群組陸、總分類帳主檔柒、調(diào)節(jié)帳戶捌、顧客主檔玖、供應(yīng)商主檔拾、銀行主檔拾壹、資產(chǎn)主檔拾貳、企業(yè)控制主檔第二頁(yè)，共四十五頁(yè)。壹、主檔資料SAPR/3使用如下與會(huì)計(jì)有關(guān)之主檔資料總分類帳顧客主檔供應(yīng)商主檔銀行主檔資產(chǎn)主檔企業(yè)控制主檔第三頁(yè)，共四十五頁(yè)。貳、價(jià)值鏈下的會(huì)計(jì)活動(dòng)SAPR／3的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)(FI)模組是將企業(yè)發(fā)生的所有交易事項(xiàng)，用財(cái)務(wù)的方式記錄下來(lái)，而後匯總成報(bào)表。透過(guò)企業(yè)控制(CO)模組可蒐集各成本項(xiàng)目，並進(jìn)行經(jīng)常費(fèi)用、生產(chǎn)成本、及獲利性的計(jì)算，以利內(nèi)部管理。第四頁(yè)，共四十五頁(yè)。參、會(huì)計(jì)資料會(huì)計(jì)資料分為兩種：1.主記錄（MasterRecords）：包含控制交易資料如何過(guò)帳及處理的資料，可將不再需要的主檔資料加以存檔備份，但通常此類資料一直存在資料庫(kù)中以幫助日常交易的處理。第五頁(yè)，共四十五頁(yè)。1.主記錄（MasterRecords）：這類資料包括：總分類帳(G/LAccounts)顧客主檔記錄(CustomerMasterRecords)供應(yīng)商主檔記錄(VendorMasterRecords)銀行主檔記錄(BankMasterRecords)資產(chǎn)主檔(AssetMasters)利潤(rùn)中心(ProfitCenters)成本中心(CostCenters)獲利性區(qū)隔(ProfitabilitySegments)內(nèi)部訂單(InternalOrders第六頁(yè)，共四十五頁(yè)。2.交易記錄（TransactionRecords）：記載日常的交易情況，在R／3中具有有限的存在期間，通常會(huì)定期存檔備份並自系統(tǒng)加以刪除，以提升系統(tǒng)績(jī)效。第七頁(yè)，共四十五頁(yè)。肆、會(huì)計(jì)科目表(ChartofAccounts)會(huì)計(jì)科目表的分類：SAPR/3中有三種會(huì)計(jì)科目表(1)作業(yè)性會(huì)計(jì)科目表(OperatingChartofAccounts)——企業(yè)日常會(huì)計(jì)處理用(2)國(guó)家或另類會(huì)計(jì)科目表(CountryorAlternativeChartofAccounts)——因應(yīng)當(dāng)?shù)貒?guó)家對(duì)財(cái)報(bào)的特殊需求。

(3)公司或集團(tuán)會(huì)計(jì)科目表(CorporateorGroupChartofAccounts)——企業(yè)集團(tuán)編製合併報(bào)表時(shí)使用。

其中，最常用者為作業(yè)性會(huì)計(jì)科目表及公司或集團(tuán)作業(yè)會(huì)計(jì)科目表。

第八頁(yè)，共四十五頁(yè)。(1)作業(yè)性會(huì)計(jì)科目表(OperatingChartofAccounts)提供有效的總分類帳會(huì)計(jì)科目主檔紀(jì)錄定義；為平常會(huì)計(jì)處理所使用的會(huì)計(jì)科目。每一個(gè)公司碼下只有一個(gè)作業(yè)會(huì)計(jì)科目表；但是一個(gè)會(huì)計(jì)科目表可以被不同的公司碼所使用。有相同會(huì)計(jì)科目需要的集團(tuán)子公司通常使用相同的會(huì)計(jì)科目表會(huì)計(jì)科目，會(huì)計(jì)科目表的公司碼主檔記錄資訊可在公司間複製轉(zhuǎn)用，簡(jiǎn)化架設(shè)工作。第九頁(yè)，共四十五頁(yè)。(2)國(guó)家或另類會(huì)計(jì)科目表(CountryorAlternativeChartofAccounts)為因應(yīng)某些國(guó)家對(duì)會(huì)計(jì)科目代碼的特殊需求而設(shè)立。使用此會(huì)計(jì)科目表時(shí)，必須將作業(yè)性會(huì)計(jì)科目表及國(guó)家會(huì)計(jì)科目表間對(duì)照的會(huì)計(jì)科目代碼輸入會(huì)計(jì)主檔中。製作報(bào)表時(shí)可選擇所需的會(huì)計(jì)科目表，但日常過(guò)帳使用作業(yè)性會(huì)計(jì)科目表。(2)公司或集團(tuán)會(huì)計(jì)科目表(CorporateorGroupChartofAccounts)為滿足企業(yè)集團(tuán)編合併報(bào)表時(shí)使用共同會(huì)計(jì)科目的需求而設(shè)立。第十頁(yè)，共四十五頁(yè)。伍、會(huì)計(jì)群組(AccountGroups)1.會(huì)計(jì)群組分為三類：1.總分類帳會(huì)計(jì)群組(G/LAccountGroups)2.顧客會(huì)計(jì)群組(CustomerAccountGroups)3.供應(yīng)商會(huì)計(jì)群組(VendorAccountGroups)優(yōu)點(diǎn)：將相關(guān)會(huì)計(jì)科目歸在一個(gè)群組下，以便於資料的搜尋。

第十一頁(yè)，共四十五頁(yè)。.總分類帳會(huì)計(jì)群組(G/LAccountGroups)總分類帳會(huì)計(jì)群組是將總分類帳主檔資料按特徵分類、組織，當(dāng)建立一個(gè)新的會(huì)計(jì)科目時(shí)，必須輸入會(huì)計(jì)群組的欄位資料。會(huì)計(jì)群組將決定在建立與更改公司主檔記錄時(shí)的資料輸入畫面，並決定總分類帳戶代碼的區(qū)間。第十二頁(yè)，共四十五頁(yè)?？偡诸悗?huì)計(jì)群組範(fàn)例ChangeView:G/LAccountGroups:Overview

Chart/acctsAcctgroupFromaccountToaccountDescription

IntAS100000199999FixedAssets

IntCASH200000299999Liquidfundsaccounts

IntGL300000399999GeneralG╱Laccounts

IntMAT400000499999Materialsmanagementaccts

IntPL500000599999Incomestatementaccounts每一個(gè)會(huì)計(jì)科目表至少需定義一個(gè)會(huì)計(jì)群組創(chuàng)造出會(huì)計(jì)群組後，須給予一代碼範(fàn)圍，方便其辨識(shí)會(huì)計(jì)科目類別。第十三頁(yè)，共四十五頁(yè)?？偡诸悗?huì)計(jì)群組——欄位狀態(tài)的設(shè)定：Maintainfieldstatusgroup:OverviewAccountcontrolAccountManagementDocumententryBank/FinancialdetailsInterestcalculationJointventureMaintainfieldstatusgroup:AccountcontrolAccountcontrolSuppressReq.entryOpt.EntryDisplayCurrency

TaxCategory

Reconciliationaccount

…

…

每一會(huì)計(jì)群組均可設(shè)定欄位狀態(tài)(FieldStatus)，共有四種狀態(tài)：不顯示(Suppress)、一定要輸入(Req.entry)、選擇性輸入(Opt.Entry)與僅顯示(Display)。標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)科目表中有已事先定義的會(huì)計(jì)群組，供複製使用。第十四頁(yè)，共四十五頁(yè)。陸、總分類帳主檔(G/LMasterRecord)

G／L主檔記錄(G/LMasterRecord)G／L主檔包含兩個(gè)部分

(1)會(huì)計(jì)科目表部分(ChartofAccountsSegment)：包含所有公司碼共用的會(huì)計(jì)科目表，資料不因公司碼不同而改變，如：會(huì)計(jì)科目代碼及名稱；決定該會(huì)計(jì)科目位於資產(chǎn)負(fù)債表或損益平衡表上第十五頁(yè)，共四十五頁(yè)。G/L主檔包含兩個(gè)部分

(2)公司碼部分(CompanyCodeSegment)包含因不同公司碼而不同的資料；資料依公司的特定要求而異。譬如，總分類帳所用幣別會(huì)因在不同國(guó)家之分公司而有所不同。G／L主檔記錄：資訊決定該會(huì)計(jì)科目位於資產(chǎn)負(fù)債表或損益表上，以決定如何處理資產(chǎn)餘額（balance）。第十六頁(yè)，共四十五頁(yè)。柒、調(diào)節(jié)帳戶（ReconciliationAccounts）

調(diào)節(jié)帳戶及明細(xì)帳調(diào)節(jié)帳戶確保明細(xì)帳及總分類帳間的及時(shí)整合。交易發(fā)生時(shí)，雖然由對(duì)每一顧客分別設(shè)立的明細(xì)分類帳著手，但過(guò)帳時(shí)，應(yīng)同時(shí)將總帳及明細(xì)帳過(guò)帳，使兩方餘額相等。明細(xì)帳過(guò)帳時(shí)，也同時(shí)自動(dòng)過(guò)帳至總分類帳。第十七頁(yè)，共四十五頁(yè)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的調(diào)節(jié)帳戶調(diào)節(jié)帳戶定義在總分類帳主檔記錄的公司碼部分。顧客、供應(yīng)商及資產(chǎn)科目均可定義調(diào)節(jié)帳戶。調(diào)節(jié)帳戶是一種總分類帳帳戶，用來(lái)將明細(xì)帳歸屬到總帳下。當(dāng)交易過(guò)帳時(shí)，調(diào)節(jié)帳戶及明細(xì)帳同時(shí)更新：借貸科目項(xiàng)（lineItem）保留在明細(xì)帳中。彙總資訊保留在調(diào)節(jié)帳戶中。不能過(guò)帳至調(diào)節(jié)帳戶。第十八頁(yè)，共四十五頁(yè)。未結(jié)項(xiàng)目管理（OpenItemManagement）未結(jié)項(xiàng)目指應(yīng)付帳款中未付者，及應(yīng)收帳款中未收者。調(diào)節(jié)帳戶使用明細(xì)帳未結(jié)項(xiàng)目為管理基礎(chǔ)，其餘額應(yīng)等於其未結(jié)項(xiàng)目之和。第十九頁(yè)，共四十五頁(yè)。捌、顧客主檔(CustomerMaster)

顧客主檔記錄(CustomerMasterRecord)顧客主檔記錄包含控制交易資料如何過(guò)帳及處理的資料，其包含與顧客交易往來(lái)所需的所有資訊。顧客主檔資料分為Client及公司碼兩部分：Client部分：包含對(duì)所有公司碼均相同的顧客資料，如：顧客名稱、地址等共同資料。共同資料不開(kāi)放由各公司碼維護(hù)。公司碼部分：儲(chǔ)存會(huì)因公司碼不同而不同的顧客資料。如：歸屬之調(diào)節(jié)帳戶、付款條件等。第二十頁(yè)，共四十五頁(yè)。集中維護(hù)顧客主檔記錄顧客主檔記錄中，與FI模組有關(guān)的資料應(yīng)儲(chǔ)存在主檔中的會(huì)計(jì)部分；與SD有關(guān)的資料應(yīng)儲(chǔ)存在主檔中的銷售部分。會(huì)計(jì)資料係專屬於某一公司碼的資料，而銷售資料則專屬於某一銷售組織(saleorganization)、通路(distributionchannel)、部門(Division)之組合的資料。給予顧客編號(hào)時(shí)，由於總帳、FI及SD模組須一致，因此必須事先判定、協(xié)調(diào)。第二十一頁(yè)，共四十五頁(yè)。顧客主檔資料之會(huì)計(jì)群組 顧客主檔資料之會(huì)計(jì)群組將決定：

顧客帳戶代碼是數(shù)字或文數(shù)字。該群組之顧客帳戶代碼的區(qū)間。輸入或更改顧客主檔資料時(shí)的欄位狀態(tài)。此帳戶是否為一次性交易。第二十二頁(yè)，共四十五頁(yè)。玖、供應(yīng)商主檔(VendorMaster)供應(yīng)商主檔記錄(VendorMasterRecord)供應(yīng)商主檔記錄包含控制交易資料如何過(guò)帳及處理的資料，其包含與供應(yīng)商交易往來(lái)所需的所有資訊。供應(yīng)商主檔資料分為Client及公司碼兩部分：Client部分：包含對(duì)所有公司碼均相同的供應(yīng)商資料，如：供應(yīng)商名稱、地址等共同資料。共同資料不開(kāi)放由各公司碼維護(hù)。公司碼部分：儲(chǔ)存會(huì)因公司碼不同而不同的供應(yīng)商資料。如：歸屬之調(diào)節(jié)帳戶、付款條件、付款方法等。第二十三頁(yè)，共四十五頁(yè)。集中維護(hù)供應(yīng)商主檔記錄供應(yīng)商主檔記錄中，與FI模組有關(guān)的資料應(yīng)儲(chǔ)存在主檔中的會(huì)計(jì)部分；與MM有關(guān)的資料應(yīng)儲(chǔ)存在主檔中的採(cǎi)購(gòu)部分。會(huì)計(jì)資料係專屬於某一公司碼的資料，而採(cǎi)購(gòu)資料則專屬於某一採(cǎi)購(gòu)組織的資料。給予供應(yīng)商編號(hào)時(shí)，由於總帳、FI及MM模組必須一致，因此必須事先判定、協(xié)調(diào)。第二十四頁(yè)，共四十五頁(yè)。供應(yīng)商主檔資料之會(huì)計(jì)群組

供應(yīng)商主檔資料之會(huì)計(jì)群組將決定：供應(yīng)商帳戶代碼是數(shù)字或文數(shù)字。該群組之供應(yīng)商帳戶代碼的區(qū)間。輸入或更改供應(yīng)商主檔資料時(shí)的欄位狀態(tài)。此帳戶是否為一次性交易。第二十五頁(yè)，共四十五頁(yè)。拾、銀行主檔(BankMaster)1.銀行主檔資料(BankMasterData)SAPR/3中有兩種銀行：HouseBanks——公司自有資金的銀行帳戶；這類銀行資料的建立是為了執(zhí)行組織的現(xiàn)金管理。顧客/供應(yīng)商銀行帳戶(Customer/VenderBankAccounts)——儲(chǔ)存在顧客或供應(yīng)商主檔記錄中的銀行資訊，用來(lái)處理自動(dòng)收付款。第二十六頁(yè)，共四十五頁(yè)。HouseBank主檔記錄：一組織可以有多家HouseBank，每一家銀行又可以有多個(gè)帳戶。銀行主檔的更新時(shí)機(jī)：定義HouseBank時(shí)。輸入一次性帳戶之文件(Document;又稱為傳票)時(shí)。輸入顧客及供應(yīng)商主檔之一般資料部分時(shí)。第二十七頁(yè)，共四十五頁(yè)。拾壹、資產(chǎn)主檔(AssetMaster)資產(chǎn)主檔記錄(AssetMasterRecord)資產(chǎn)科目是在明細(xì)帳層級(jí)作維護(hù)，並透過(guò)調(diào)結(jié)帳戶與總分類帳連結(jié)。固定資產(chǎn)是為供營(yíng)業(yè)使用，而長(zhǎng)期持有之資產(chǎn)，應(yīng)記載在資產(chǎn)負(fù)債表上。SAPR/3透過(guò)資產(chǎn)主檔記錄的使用，追蹤固定資產(chǎn)的狀況。資產(chǎn)主檔記錄包含：關(guān)於資產(chǎn)的一般性資料、資產(chǎn)取得日期、資本化日期、要過(guò)到哪個(gè)帳戶、資產(chǎn)價(jià)值及歷史記錄等。第二十八頁(yè)，共四十五頁(yè)。資產(chǎn)類別（AssetClass）：資產(chǎn)在建立時(shí)便被指派到某一資產(chǎn)類別；它是固定資產(chǎn)的主要分類標(biāo)準(zhǔn)。資產(chǎn)類別決定了：總分類帳的科目。資產(chǎn)代碼的範(fàn)圍。資產(chǎn)的螢?zāi)坏娘@示情況其他預(yù)設(shè)值(defaultvalue)與特性(specialfeatures)。第二十九頁(yè)，共四十五頁(yè)。資產(chǎn)會(huì)計(jì)工作折舊(Depreciation)利息計(jì)算(CalculationofInterest)資產(chǎn)價(jià)值評(píng)估(AssetValues)保險(xiǎn)(Insurance)投資支援(InvestmentSupport)第三十頁(yè)，共四十五頁(yè)。資產(chǎn)主檔資料內(nèi)容資本化日期總分類帳的帳戶帳戶代碼資產(chǎn)歸屬之成本中心、工廠及業(yè)務(wù)範(fàn)圍座落位置稅務(wù)資訊折舊方法第三十一頁(yè)，共四十五頁(yè)。拾貳、企業(yè)控制主檔(Controlling)CO模組中使用的主檔：1.成本元素(CostElements)2.成本中心(CostCenters)3.利潤(rùn)中心(ProfitCenters)4.內(nèi)部訂單(InternalOrders)5.獲利性區(qū)隔(ProfitabilitySegments)第三十二頁(yè)，共四十五頁(yè)。1.成本元素(CostElements)成本元素用來(lái)分類並指派生產(chǎn)資源耗用的價(jià)值，是指會(huì)計(jì)科目表中與成本有關(guān)的項(xiàng)目FI使用總分類帳將資源分類；CO則使用成本元素將資源分類。第三十三頁(yè)，共四十五頁(yè)。成本元素有兩類：主成本元素(PrimaryCostElements)：主成本元素係由FI過(guò)帳來(lái)的項(xiàng)目，其在FI有相對(duì)應(yīng)的總分類帳帳戶。典型的主成本元素如：原物料成本、人員成本及能源成本。次成本元素(SecondaryCostElements)：次成本元素僅在CO模組中存在，以分?jǐn)偝杀?。?dāng)建立一個(gè)次成本元素時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)檢查FI中是否有對(duì)應(yīng)的帳戶，若有，則次成本元素不能建立。第三十四頁(yè)，共四十五頁(yè)。2.成本中心(CostCenters)成本中心為一種在控制範(fàn)圍內(nèi)的組織單位，用以收集在責(zé)任範(fàn)圍內(nèi)發(fā)生的成本。成本中心可依功能別、作業(yè)別、空間、或相關(guān)責(zé)任區(qū)來(lái)劃分。成本中心的功能：（1）成本決定（2）成本控制第三十五頁(yè)，共四十五頁(yè)。成本中心——主檔

成本中心主檔包含許多類型的資訊，主檔『標(biāo)頭』(Header)包括：成本中心ID、成本中心被指派的控制範(fàn)圍、成本中心有效期限?！夯举Y料』(Basicdata)包括：成本中心的名稱及說(shuō)明、成本中心負(fù)責(zé)人、所屬部門?！撼杀局行姆N類』（Costcentercategory）：定義成本中心的企業(yè)功能為生產(chǎn)、服務(wù)、銷售或管理等。第三十六頁(yè)，共四十五頁(yè)。成本中心——主檔

『層級(jí)範(fàn)圍』（Hierarchyarea）：此欄位係指成本中心所屬之標(biāo)準(zhǔn)層級(jí)(standardhierarchy)。每一控制範(fàn)圍須有唯一之標(biāo)準(zhǔn)層級(jí)，其包含該控制範(fàn)圍之所有成本中心。公司碼及業(yè)務(wù)範(fàn)圍欄位：反應(yīng)CO及FI間的連結(jié)關(guān)係。第三十七頁(yè)，共四十五頁(yè)。3.內(nèi)部訂單(InternalOrders)InternalOrders：指在控制範(fàn)圍內(nèi)的個(gè)別工作項(xiàng)。InternalOrders的種類及其使用目的：OverheadOrders：監(jiān)控成本分?jǐn)傊脸杀局行?。InvestmentOrders：監(jiān)控成本分?jǐn)傊凉潭ǔ杀続ccrualOrders：抵銷CO計(jì)算之應(yīng)計(jì)成本的過(guò)帳OrdersWithRevenues：顯示SD模組之顧客訂單與收入的成本控制部分。第三十八頁(yè)，共四十五頁(yè)。Order主檔主檔定義Order的屬性，如所指派之控制範(fàn)圍、公司碼、業(yè)務(wù)範(fàn)圍、工廠、利潤(rùn)中心等?？勺孕性O(shè)定Order主檔資料的螢?zāi)惠敵霎嬅?，若不定義則所有欄位都將顯示在螢?zāi)簧?。統(tǒng)計(jì)訂單(StatisticalOrders)統(tǒng)計(jì)訂單是用來(lái)評(píng)估無(wú)法在成本元素及成本中心會(huì)計(jì)中詳細(xì)項(xiàng)目化的成本，其係為了統(tǒng)計(jì)目的而作。同時(shí)將成本分配到統(tǒng)計(jì)訂單及負(fù)責(zé)的成本中心，其中僅過(guò)帳到成本中心是真實(shí)的過(guò)帳。真實(shí)過(guò)帳的成本中心儲(chǔ)存在Order主檔中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)找到該成本中心，若不然，則需指定成本中心與Order第三十九頁(yè)，共四十五頁(yè)。4.獲利性區(qū)隔(ProfitabilitySegment)獲利性區(qū)隔可讓你以行銷與管理的觀點(diǎn)(而非對(duì)外報(bào)導(dǎo)的觀點(diǎn))來(lái)進(jìn)行獲利性分析。CO-PA可讓你評(píng)估市場(chǎng)區(qū)隔之獲利性，區(qū)隔的標(biāo)準(zhǔn)包含：產(chǎn)品、顧客、訂單、或策略性企業(yè)單位，如公司碼、業(yè)務(wù)範(fàn)圍、利潤(rùn)中心等。第四十頁(yè)，共四十五頁(yè)。5.利潤(rùn)中心(Pro