某公司人事檔案知識(shí)培訓(xùn)

人事檔案基本知識(shí)培訓(xùn)案例導(dǎo)入：xx日用化妝品公司人事部的小劉負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作，她對(duì)工作非常負(fù)責(zé)，凡是員工的情況變動(dòng)都能及時(shí)對(duì)其檔案材料進(jìn)行收集、補(bǔ)充或清理，每位員工的檔案材料也都整理得井然有序、目錄清楚，使人事管理工作中不管是員工考核、聘任、核定工資還是辦理各種人事關(guān)系等查找調(diào)閱檔案都非常方便。為此，小劉被評(píng)為公司的先進(jìn)員工，公司還請(qǐng)她在表彰會(huì)上介紹事跡。小劉發(fā)言時(shí)說(shuō)：她認(rèn)識(shí)到人事檔案記錄著每一名員工的關(guān)鍵信息，是單位了解、考察、使用干部和職工的重要依據(jù)，是處理與人員有關(guān)的各種問(wèn)題的憑證，關(guān)系到他們的切身利益，因此，在管理過(guò)程中她非常認(rèn)真，對(duì)員工錄用、調(diào)入或調(diào)出、退休、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、提級(jí)等形成的檔案材料都按規(guī)定及時(shí)收集、補(bǔ)充和整理，確保員工檔案的完整和系統(tǒng)。同時(shí)，她還堅(jiān)持執(zhí)行人事檔案管理制度，不管誰(shuí)利用檔案都必須履行審批和借閱手續(xù)，保證人事檔案的安全。小劉愛崗敬業(yè)的精神得到員工的一致稱贊。簡(jiǎn)析：在人的成長(zhǎng)和從事社會(huì)活動(dòng)的過(guò)程中，會(huì)隨之形成記錄其歷史足跡的文件——人事檔案。在單位，人事檔案既是員工業(yè)績(jī)的客觀記錄，有是單位合理使用、管理和開發(fā)人力資源的依據(jù)和工具，所以，人事檔案管理工作直接關(guān)系到個(gè)人和單位的切身利益。上述案例中的小劉深刻地認(rèn)識(shí)到了人事檔案的重要性，在管理工作中認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家的規(guī)定，準(zhǔn)確、及時(shí)地開展工作，才使管理工作做到非常到位。講授內(nèi)容：人事檔案基本知識(shí)一、人事檔案定義、種類人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位歸檔保存以備考查的歷史記錄材料。種類：工人、干部、學(xué)生、軍人二、人事檔案特點(diǎn)與作用特點(diǎn)：現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性作用：考察、了解員工的重要手段，解決當(dāng)事人個(gè)人問(wèn)題的憑證，編寫任務(wù)傳記和專業(yè)史的寶貴材料。三、人事檔案構(gòu)成要素履歷材料；自傳材料；鑒定、考核、考察材料；評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料）；政審材料；參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；獎(jiǎng)勵(lì)材料；處分材料；招用、勞動(dòng)合同，調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料；其他可供組織參考的材料。四、人事檔案工作內(nèi)容與要求工作內(nèi)容：１.登記人員變動(dòng)和工資變動(dòng)情況２.收集、整理和鑒別人事檔案材料３.保管人事檔案，保證人事檔案的完整與安全４.辦理人事檔案的提供利用和咨詢工作５.轉(zhuǎn)遞人事檔案工作要求：集中統(tǒng)一、分級(jí)管理，嚴(yán)格把關(guān)、真實(shí)完整，便于利用。人事檔案收集與鑒別一、人事檔案收集（一）收集途徑：人事部、業(yè)務(wù)部門（二）收集方法：1.建立、健全人事檔案收集制度、索要制度、檢查核對(duì)制度、移交制度、補(bǔ)充制度2.根據(jù)中心工作，集中收集人事檔案。3.疏通收集渠道4.跟蹤收集二、鑒定甄別（一）鑒別內(nèi)容１.判定文件是否屬于人事檔案２.判定是否屬于同一對(duì)象３.判定是否處理完畢４.判斷材料是否真實(shí)、準(zhǔn)確５.審核文件是否手續(xù)完備６.核查歸檔文件質(zhì)量７.是否有保存價(jià)值（二）剔除材料的處理1.轉(zhuǎn)出非人事檔案要轉(zhuǎn)出。轉(zhuǎn)出時(shí)要寫好轉(zhuǎn)遞材料通知單。2.退回內(nèi)容需核實(shí)、手續(xù)不夠完備的檔案。要履行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、登記、蓋章手續(xù)3.留存不屬人事檔案但有參考價(jià)值的，整理后做業(yè)務(wù)資料保存。4.銷毀無(wú)保存價(jià)值和重復(fù)無(wú)用的材料人事檔案整理一、分類人事部檔案分類、人事部檔案分類、排序、編目總序號(hào)：XJRS200X-月份）入職職工檔案編號(hào)：RS-R-200X-月份）招聘檔案編號(hào)：RS-Z-200X-月份培訓(xùn)檔案編號(hào)：RS-P-200X-月份薪資福利檔案編號(hào)：RS-X-200X-月份人事規(guī)章制度編號(hào)：RS-G-200X-月份其他文件資料編號(hào)：RS-Q-200X-月份（二）人事檔案分類細(xì)目1、入職職工檔案分類（分為工人和干部?jī)深悺烧咭月毜葎澐只蛘咭月毼?、工作性質(zhì)劃分）A工人檔案（檔案編號(hào)以員工工號(hào)或入職編號(hào)為準(zhǔn)）內(nèi)容：履歷材料；自傳材料；鑒定、考核、考察材料；評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料）；政審材料；參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；獎(jiǎng)勵(lì)材料；處分材料；招用、勞動(dòng)合同，調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料；其他可供組織參考的材料。B干部檔案（檔案編號(hào)以員工工號(hào)或入職編號(hào)為準(zhǔn)）內(nèi)容：第—類：履歷材料（入職登記表、簡(jiǎn)歷表；第二類：自傳材料第三類：鑒定、考核、考察材料

第四類：學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績(jī)、審批材料）第五類：政治歷史情況審查材料(包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料、黨籍、參加工作時(shí)間等問(wèn)題的審查材料）第六類：參加國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料第七類：獎(jiǎng)勵(lì)材料第八類：處分材料第九類：錄用、勞動(dòng)合同、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退（離）休、退職材料等材料第十類：其他可供組織上參考的材料2、招聘檔案分類招聘檔案招聘檔案RS-Z200X-月份）招聘渠道信息資料---Q以往招聘情況---z招聘需求統(tǒng)計(jì)---x臨時(shí)工作人員材料---llRS-Z-M-200X-月份）試用人員資料人才儲(chǔ)備（未錄用人員）離職人員資料內(nèi)部人員需求情況同行業(yè)人才情況資料崗位調(diào)整---T招聘應(yīng)用資料3、培訓(xùn)檔案分類培訓(xùn)檔案培訓(xùn)檔案編號(hào)：RS-P-200X-月份已培（主題、講稿、時(shí)間、參加部門人員、周期、反饋情況編號(hào)：RS-P-P-200X-月份培訓(xùn)材料收集編號(hào)：RS-P-C-200X-月份待培（計(jì)劃安排、實(shí)施細(xì)節(jié)、內(nèi)容）編號(hào)：RS-P-D-200X-月份委托培訓(xùn)（授課單位、學(xué)習(xí)內(nèi)容、費(fèi)用、參加人員）編號(hào)：RS-P-W-200X-月份4、薪資檔案分類薪資檔案薪資檔案編號(hào)：RS-X-200X-月份薪資制度、條例、實(shí)施細(xì)則及其他薪資規(guī)定檔案.編號(hào)：RS-X-Z-200X-月份薪資發(fā)放紀(jì)錄編號(hào)：RS-X-Y-200X-月份福利檔案如社保、三險(xiǎn)一金辦理、福利發(fā)放記錄等。編號(hào)：RS-X-F-200X-月份5、人事規(guī)章制度檔案分類人事規(guī)章制度人事規(guī)章制度編號(hào)：RS-G-200X-月份業(yè)已實(shí)施規(guī)章制度、計(jì)劃、條例編號(hào)：RS-G-Y-200X-月份待審批規(guī)章制度、計(jì)劃、條例編號(hào)：RS-G-D-200X-月份人事部?jī)?nèi)部資料如：會(huì)議紀(jì)要、工作分工,安排、年終工作總結(jié)等RS-G-N-200X-月份二、類內(nèi)文件的排列⒈按文件形成時(shí)間順序排列,例:排列順序材料名稱形成時(shí)間1簡(jiǎn)歷表1958年2登記表1960年3履歷表1961年………………⒉按文件內(nèi)容所揭示的問(wèn)題順序排列,例：排列順序材料所反映的問(wèn)題（1）工資情況材料（項(xiàng)內(nèi)按時(shí)間）（2）各種代表會(huì)代表登記表（3）出國(guó)、出境材料…………⒊按文件材料內(nèi)容的主次關(guān)系順序排列,例：排列序號(hào)材料名稱1入黨志愿書2入黨轉(zhuǎn)正意見3轉(zhuǎn)正申請(qǐng)…………技術(shù)要求：1．人事檔案可分為正本和副本。副本是正本重要材料的復(fù)制件。人事檔案如果存在鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫等情況，應(yīng)對(duì)原件進(jìn)行復(fù)制，以便于檔案內(nèi)容的長(zhǎng)久留存。此外還要通過(guò)復(fù)制形成人事檔案的副本。2．技復(fù)制術(shù)加工對(duì)存在破損情況的檔案進(jìn)行修補(bǔ)。對(duì)規(guī)格不符合要求的檔案進(jìn)行裁剪、折疊或托表，使檔案外觀規(guī)范，便于保管。三、編制卷內(nèi)目錄四、打孔與裝訂五、書寫卷名六、檢查驗(yàn)收人事檔案的利用和轉(zhuǎn)遞一、人事檔案的提供利用⒈查閱人事檔案。按規(guī)定辦理審批手續(xù)，外調(diào)介紹信不能作為查閱憑證。⒉借出人事檔案。經(jīng)批準(zhǔn)后須認(rèn)真進(jìn)行登記，并限期歸還。⒊人事檔案用戶。須嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案安全。⒋個(gè)人不得查閱或借用本人和直系親屬的檔案。⒌用戶復(fù)制。人事檔案須報(bào)有關(guān)部門審批。二、人事檔案的轉(zhuǎn)遞1.專人取送，保證檔案安全2.轉(zhuǎn)遞檔案必須辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)3.縣級(jí)以上才能直接轉(zhuǎn)遞人事檔案4.核對(duì)、簽名、蓋章并及時(shí)退回回執(zhí)5.保持完整轉(zhuǎn)出通知單存根字第＿＿＿號(hào)茲將等同志的檔案材料轉(zhuǎn)去，請(qǐng)按檔案目錄清點(diǎn)查收，并將回執(zhí)及時(shí)退回。單位名稱：年月日－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－檔案材料姓名轉(zhuǎn)遞原因（份）回執(zhí)XXXXX：你處于年月日轉(zhuǎn)來(lái)字號(hào)等同志的檔案共卷，材料共份，已全部收到，現(xiàn)將回執(zhí)退回。

收件人簽名收件機(jī)關(guān)蓋章年月日小結(jié)：人事檔案基本知識(shí)人事檔案定義、種類人事檔案特點(diǎn)與作用人事檔案構(gòu)成要素人事檔案工作內(nèi)容與要求2．人事檔案整理收集與鑒別人事檔案整理人事檔案利用與轉(zhuǎn)遞3．相關(guān)檔案管理規(guī)定《干部檔案工作條例》《人事檔案保管期限表》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》課堂測(cè)試題：誰(shuí)動(dòng)了我的檔案上海市民王某從一家公司離職后多次應(yīng)聘，每到最后關(guān)頭卻總是落榜。終于有一次，王某偶然發(fā)現(xiàn)自己的檔案里被原公司塞了一份“處分”決定，稱其“長(zhǎng)期招搖撞騙”、“公安部門已立案查處”等。面對(duì)這份有爭(zhēng)議的“處分”決定，王某把原公司告上了法庭。您是否確切地知道自己的檔案在哪里保存？正受哪個(gè)部門管理？你是否曾經(jīng)有意識(shí)地關(guān)心過(guò)自己