【優(yōu)選】專題會展信息管理PPT文檔

第一節(jié)信息技術(shù)與會展業(yè)一、信息化對會展業(yè)的影響“當(dāng)IT遇到會展”（2007年初上海第三屆中國會展經(jīng)濟(jì)國際合作論壇）。綜合利用了信息化機會，特別是利用互聯(lián)網(wǎng)，超越地域時空的優(yōu)勢,可克服會展硬件巨大、效益周期長等困難,引領(lǐng)傳統(tǒng)的會展業(yè)成為一個高效的創(chuàng)新領(lǐng)域國內(nèi)會展信息化還處在比較初級的階段。主要表現(xiàn)在兩個方面：一是信息化所涉及的范圍小，如展會的門禁系統(tǒng)，展商和觀眾的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析，建網(wǎng)站等。國內(nèi)的展覽會在展商和觀眾數(shù)據(jù)的統(tǒng)計方面的信息化普及率比較高。但是在主辦單位的信息化管理以及如何利用信息化手段服務(wù)參展商等方面比較薄弱；二是現(xiàn)在實行的信息化缺乏深度。目前國內(nèi)展會的網(wǎng)站缺乏深度，大部分網(wǎng)站只是展會動態(tài)、資訊的發(fā)布平臺，而沒有深入挖掘網(wǎng)站的信息發(fā)布、招商招展等功能。而充分利用國際互聯(lián)網(wǎng)、開展網(wǎng)絡(luò)營銷、舉辦網(wǎng)上展覽會則更加少見。

缺乏系統(tǒng)性的塊狀（會展企業(yè)信息化和展會的信息化還處于割裂狀態(tài)）。比如觀眾登陸、網(wǎng)站以及招商招展之間各成體系。又如企業(yè)的各個部門之間有自己各自的信息化系統(tǒng)，也各成體系，都沒有形成整體。國內(nèi)會展業(yè)信息化現(xiàn)狀1、提高會展活動的工作效率信息化初期，企業(yè)的單個員工的效率在一定時間內(nèi)有所降低，但是經(jīng)過逐步、有效的融合后，企業(yè)整體運營效率將大幅度提升。信息化是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展必經(jīng)之路。2、降低會展活動的業(yè)務(wù)經(jīng)費3、有利于會展管理水平的提高中國國際展覽中心集團(tuán)公司——目前整個企業(yè)的內(nèi)部管理全部實現(xiàn)信息化，從領(lǐng)導(dǎo)審批、員工報銷、人事考核，到合同生成、庫存管理、展會管理等等。4、便于會展服務(wù)規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展5、促進(jìn)會展業(yè)的全球化、國家化發(fā)展6、有利于傳統(tǒng)會展業(yè)的完善和發(fā)展二、信息化在會展業(yè)中的應(yīng)用1、展館的“智能化”

采用先進(jìn)的傳感技術(shù)和計算機技術(shù)將這些分別安裝、互不關(guān)聯(lián)的電器設(shè)備進(jìn)行自動控制管理，確保安全可靠運行，已成為現(xiàn)代化展館不可缺少的組成部分。

智能化展館就是采用電子信息技術(shù)對展館的設(shè)備進(jìn)行自動監(jiān)控、對信息資源進(jìn)行管理和對用戶提供信息服務(wù)等，通過對展館的結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)、服務(wù)和管理四個基本要素以及它們之間內(nèi)在關(guān)聯(lián)的最優(yōu)化組合，來提供一個合理、又具有高效、舒適、便利的環(huán)境。有關(guān)專家認(rèn)為，這種管理和信息傳輸方面的變革，可使目前的會展效率提高數(shù)倍乃至幾十倍。（1）展館建筑自動化系統(tǒng)，簡稱“BA系統(tǒng)”

這是智能化系統(tǒng)里面最龐大的一個部分，包括了展館的電力、照明、空調(diào)、電梯、供水與排水、防火與防盜等子系統(tǒng)。BA系統(tǒng)用計算機和現(xiàn)代通信技術(shù)對展館的各種設(shè)備實行全自動的綜合監(jiān)控管理：包括展館自動化管理、出入管理、電腦卡識別系統(tǒng)、防盜保安系統(tǒng)、防火系統(tǒng)以及各種設(shè)備控制與監(jiān)視系統(tǒng)等。對現(xiàn)代化展館來說，這是必要的配置。（2）展館通信自動化系統(tǒng)，簡稱“CA系統(tǒng)”

這個系統(tǒng)主要包括：以程控交換機為核心的、等為主的通訊網(wǎng)；展館內(nèi)的局域網(wǎng)，把展館內(nèi)的各種終端、微機、工作站、主計算機與數(shù)據(jù)庫等聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)通信；與國內(nèi)外建立遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)通信網(wǎng)。先進(jìn)的通信自動化系統(tǒng)既可傳輸話音、數(shù)據(jù)，還可傳輸圖像等多媒體信息。展館內(nèi)每個攤位上的和上網(wǎng)服務(wù)就是通過這個系統(tǒng)提供的。

（3）辦公自動化系統(tǒng)，簡稱“OA系統(tǒng)”

辦公自動化系統(tǒng)是由高性能的機、各種終端、微機、文字處理機、主計算機、聲像裝置等現(xiàn)代辦公設(shè)備與相應(yīng)軟件組成。主要功能是提供：文字處理、文檔管理、電子票務(wù)、電子郵件、電視會議以及EDI（電子數(shù)據(jù)交換）等。（4）計算機網(wǎng)絡(luò)

要實現(xiàn)BA、CA和OA的功能，計算機網(wǎng)絡(luò)和綜合布線系統(tǒng)是智能展館基礎(chǔ)設(shè)施重要的組成部分。一般來說，一個會展中心應(yīng)有一個高速主干通信網(wǎng)，由此溝通計算機中心主機與館內(nèi)各個局域網(wǎng)的通信系統(tǒng)。各個展館應(yīng)設(shè)置一個或多個局域網(wǎng)，聯(lián)至高速主干網(wǎng)，展館與外界的通信聯(lián)網(wǎng)可以通過高速主干網(wǎng)或中心主機來實現(xiàn)。（５）綜合布線系統(tǒng)

綜合布線系統(tǒng)將所有語音信號（信號）、數(shù)據(jù)信號（互聯(lián)網(wǎng)信號）、視頻信號與監(jiān)控系統(tǒng)的配線，經(jīng)過統(tǒng)一的規(guī)劃設(shè)計，綜合在一套標(biāo)準(zhǔn)配線系統(tǒng)中。各種設(shè)備位置的改變，局域網(wǎng)的變化，不需重新布線，只要在配線間作適當(dāng)布線調(diào)整即可實現(xiàn)，并滿足不同用戶以及未來變化的需求，靈活性大。2、展會管理和服務(wù)的“信息化”

會展信息化，就是展會利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用，不斷提高展會經(jīng)營、管理、決策的效率和水平，進(jìn)而提高會展經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)競爭力的過程。信息化在展會中的作用：可以提升展會的專業(yè)化服務(wù)水準(zhǔn)，增加對展會更多的動態(tài)價值信息、階段價值信息的評估，數(shù)字信息加工的趨勢分析。

信息化在會展中的應(yīng)用主要分展前、展中和展后三個階段。展前，參展商和展會主辦方可以通過互聯(lián)網(wǎng)完成攤位申請、資格審核、申報、錄用、展位分配、參展企業(yè)資料錄入、費用收取、證件辦理等工作，展會主辦方還可以通過郵件群發(fā)系統(tǒng)向客商發(fā)電子請?zhí)谝郧?，這些工作要通過郵件快遞來完成，信息化大大提高了籌展的效率，同時也節(jié)約了不少成本；展中，信息化系統(tǒng)主要有采購商和參展商辦證系統(tǒng)、報到驗證系統(tǒng)、展區(qū)展品查詢系統(tǒng)等，網(wǎng)絡(luò)化的辦證系統(tǒng)可以非?？旖莸卮蛴〕鲎C件，同時把辦證資料存入后臺數(shù)據(jù)庫；展后，展會統(tǒng)計系統(tǒng)可以非常準(zhǔn)確地對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，提供餅狀圖、線形圖、柱狀圖等多種直觀圖形方式給觀眾查詢當(dāng)日項目的成交金額、數(shù)量，并將這些分析數(shù)據(jù)按項目、行業(yè)等進(jìn)行分類。有助于潛在客戶的開發(fā)與挖掘！

隨著電子商務(wù)日益成為一種重要的經(jīng)濟(jì)運行形式，電信運營商提供了種類繁多、日益便利的上網(wǎng)手段，展會電子商務(wù)和網(wǎng)上展會的模式也有比較大的發(fā)展。過去品牌展會主要通過建立網(wǎng)站以宣傳自身，今天的展會電子商務(wù)和網(wǎng)上展會已經(jīng)具備了一些傳統(tǒng)會展所不具備的功能，不再僅僅是傳統(tǒng)會展的宣傳手段，而是日益成為一個相對獨立的新的會展形式。

三、會展業(yè)信息化的對策1、正確認(rèn)識信息化與會展業(yè)的關(guān)系2、建立會展企業(yè)門戶網(wǎng)站中國輕工業(yè)展覽中心

2005年9月，在業(yè)內(nèi)率先提出“展貿(mào)聯(lián)合體”概念，推出全新改版的為參展商服務(wù)的功能型網(wǎng)站；2005年10月，首次為中國－東盟輕工產(chǎn)業(yè)博覽會提供展前客戶吸引，展中現(xiàn)場直播，展后展商展示和服務(wù)追蹤；2005年11月，主辦了會展公益知識普及活動，并提供全程7小時網(wǎng)絡(luò)直播服務(wù)。3、充分利用網(wǎng)絡(luò)軟件以數(shù)據(jù)庫為例。對于展會的主辦單位來說，觀眾數(shù)據(jù)和參展商信息的綜合管理是一個展覽會成功的關(guān)鍵。然而，國內(nèi)的主辦單位對數(shù)據(jù)庫管理的概念非常模糊，簡單地認(rèn)為把觀眾名片進(jìn)行錄入收集，每一屆的數(shù)據(jù)累積就是數(shù)據(jù)庫了。缺乏對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效管理的意識。而且數(shù)據(jù)庫不只是管理的問題，如何發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的最大效果，讓數(shù)據(jù)真正成為展會的資源，更為重要。

深圳市華博展覽董事長蔣承文表示，信息化建設(shè)是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的大計，為此公司購買了世界著名的會展信息化服務(wù)商USI的產(chǎn)品。蔣總還指出，之所以首先選擇海外的信息化系統(tǒng)，是基于與國際接軌的考慮，因為這些國際著名的企業(yè)提供的信息化系統(tǒng)擁有良好的國際兼容性。4、網(wǎng)上展會與現(xiàn)實展會相結(jié)合中國進(jìn)出口商品在線交易會與展會主辦方、協(xié)辦方、承辦方合作，全程跟蹤報道，延長展會時間，再次在中國進(jìn)出口商品在線交易會上為企業(yè)做宣傳，提供大量實用性特色供求、速配及洽談輔助工具，如供求速配、在線洽談、在線展示等等。

資源優(yōu)勢：

龐大的數(shù)據(jù)庫；網(wǎng)絡(luò)視頻：采用Flash技術(shù)，直接在線錄制視頻，輕松發(fā)布聲像信息；網(wǎng)上展會與實際展會相結(jié)合；一網(wǎng)發(fā)布全國地方分站均可查詢。

第十屆西博會可謂是突破傳統(tǒng)辦會形式，策劃了推出“網(wǎng)上西博會”。用三維虛擬技術(shù)實現(xiàn)情景再現(xiàn)，網(wǎng)民可以在該板塊進(jìn)行漫游體驗。阿里巴巴展會網(wǎng)阿里巴巴去年2月份推出計劃，為網(wǎng)絡(luò)上的買家、賣家提供線下直接交流的機會。現(xiàn)在，阿里巴巴已經(jīng)不滿足于目前拿手的網(wǎng)上貿(mào)易。線下的展覽會以及兩者之間的相輔相承，也會是阿里巴巴未來戰(zhàn)略的一部分。阿里巴巴將引入包括物流、貿(mào)易展覽、工廠監(jiān)督、人事、法律等第三方參與合作，這些是未來業(yè)務(wù)新的增長點。阿里巴巴不僅是企業(yè)的網(wǎng)上商品交易平臺，也會為雙方提供商機服務(wù)和線下展示。網(wǎng)上報名第二節(jié)顧客關(guān)系管理一、客戶檔案管理

1、客戶信息客戶原始記錄

客戶外在形象資料收集

以往紀(jì)錄

傳統(tǒng)客戶資料管理

一般是企業(yè)擁有自己的檔案室，而所有客戶的檔案都分門別類的放在這，由于我國會展業(yè)起步較晚，現(xiàn)代化手段應(yīng)用程度很低，這也許是現(xiàn)代會展公司管理客戶資料的主要手段。（1）客戶原始記錄有關(guān)參展商的基礎(chǔ)性資料，它往往也是公司獲得的第一手資料，具體包括以下內(nèi)容：客戶代碼、名稱、地址、郵政編碼、、號碼、公司及郵箱、帳號、使用貨幣、付款條款、發(fā)票寄往地、付款信用記錄、傭金碼、客戶類型等。（2）客戶外在形象資料收集主要是通過顧客調(diào)查分析或向信息咨詢業(yè)購買的第二手資料。包括參展商對公司的態(tài)度和評價、履行合同情況與存在問題、摩擦、信用情況、需求特征和潛力等。（3）以往記錄公司與參展商進(jìn)行聯(lián)系的時間、地點、方式（如訪問、打、E-MAIL、FAX）和費用開支、給予哪些優(yōu)惠（價格、購物券等）、參展紀(jì)錄，及展后公司對它的回訪紀(jì)錄，這一項應(yīng)該在備忘錄里面記錄，對于會展公司確定參展商的忠實度，以及決定它是否該給與一定的優(yōu)惠條件非常重要。二、客戶關(guān)系管理

顧客關(guān)系管理CRM(customerrelationshipsmanagement),是企業(yè)與顧客之間建立的管理雙方接觸活動的信息系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)時代顧客管理關(guān)系是利用技術(shù)手段在企業(yè)與顧客之間建立一種數(shù)字的、實時的、互動的交流管理系統(tǒng)。顧客關(guān)系管理是企業(yè)為了贏取新顧客，鞏固保有既有顧客，以及增進(jìn)顧客利潤貢獻(xiàn)度，而不斷地溝通，以了解并影響顧客行為的方法。1、優(yōu)勢提高了公司的競爭力

加強了顧客對公司的忠誠度

2、管理流程設(shè)計CRM是一個通過積極使用和不斷地從信息中學(xué)習(xí)，從而將客戶信息轉(zhuǎn)化為客戶關(guān)系的循環(huán)過程。這一流程的實施從建立客戶知識開始，直到形成高影響的客戶互動。期間需要會展企業(yè)采用各種策略，建立并保持與客戶的關(guān)系，進(jìn)而形成客戶忠誠。會展企業(yè)的CRM流程包括以下環(huán)節(jié)：收集客戶信息，制定客戶方案，實現(xiàn)客戶互動和分析客戶反應(yīng)，繼而進(jìn)入新一輪循環(huán)。會展企業(yè)客戶關(guān)系管理流程的第一步就是分析會展市場客戶信息以識別市場機遇和制定策略。它通過客戶識別、客戶細(xì)分和客戶預(yù)測來完成。1、會展客戶識別。會展企業(yè)所面對的客戶市場是一個廣泛復(fù)雜的群體，不同的客戶有著不同的參展需求。會展客戶識別即在廣泛的客戶群體中，通過從各種客戶互動途徑包括因特網(wǎng)途徑、客戶跟蹤系統(tǒng)、呼叫中心檔案等收集詳盡的數(shù)據(jù)，并把它們轉(zhuǎn)化成為管理層和計劃人員可以使用的知識和信息，使其從中識別出有參展需求的客戶。2、會展客戶細(xì)分。通過集中有參展需求的客戶信息，會展企業(yè)可以對所有不同需求信息之間的復(fù)雜關(guān)系進(jìn)行分析，按照需求差異進(jìn)行客戶市場的細(xì)分，根據(jù)展會的主題定位，從中選擇某一單一客戶需求群體進(jìn)行專門的市場營銷舉措。3、會展客戶預(yù)測。會展客戶預(yù)測是通過分析目標(biāo)客戶的信息和客戶特征，預(yù)測客戶在本次會展活動中可能的服務(wù)期望和參展行為的細(xì)微變化，以此作為客戶管理決策的依據(jù)。收集客戶信息，發(fā)現(xiàn)市場機遇制定客戶方案，實施定制服務(wù)這一流程是在全面收集客戶信息的基礎(chǔ)上，預(yù)先確定專門的會展活動，制定服務(wù)計劃。加強了會展企業(yè)營銷人員以及會展服務(wù)團(tuán)隊在展前的有效準(zhǔn)備和展中的針對性服務(wù)，提高了會展企業(yè)在客戶互動中的機會。（3）實現(xiàn)客戶互動，追蹤需求變化。這是會展企業(yè)借助及時的信息提供來執(zhí)行和管理與客戶（及潛在客戶）的溝通的關(guān)鍵性活動階段，它使用各種各樣的互動渠道和前端辦公應(yīng)用系統(tǒng)，包括客戶跟蹤系統(tǒng)，銷售應(yīng)用系統(tǒng)，客戶接觸應(yīng)用和互動應(yīng)用系統(tǒng)。通過與客戶的互動，會展企業(yè)可以隨時追蹤有關(guān)參展商的需求變化以及參展后的有關(guān)評價不斷完善客戶方案。（4）分析客戶反應(yīng)，改善客戶關(guān)系。這是會展企業(yè)通過與客戶的對話不斷學(xué)習(xí)的過程。會展企業(yè)通過捕捉和分析來自于客戶互動中的數(shù)據(jù)，理解客戶對企業(yè)各項營銷措施所產(chǎn)生的具體反應(yīng)，為下一個CRM循環(huán)提出新的建議，以此不斷改善會展企業(yè)的客戶關(guān)系。從CRM獲得巨額回報的九大秘訣

建立可量化的商業(yè)目標(biāo)

協(xié)調(diào)商業(yè)和IT運作

提前獲得高級管理層的支持

讓商業(yè)目標(biāo)作為功能發(fā)展的原動力

盡可能減少定制需求

使用有經(jīng)驗的顧問人員

最終用戶積極參與

提高最終用戶的能力

使用階段部署計劃

第三節(jié)網(wǎng)上會展一、內(nèi)涵

利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，在互聯(lián)網(wǎng)上舉行會議或展覽會。突破現(xiàn)場會展時間、空間的局限性，被譽為“永不落幕的會展”。

1、網(wǎng)上展覽

是對實物展會的虛擬，展覽組織、展出及相關(guān)環(huán)節(jié)實現(xiàn)電子化，組展者、參展商和觀眾之間交流通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，屬電子商務(wù)的范疇。網(wǎng)上廣交會2、網(wǎng)上會議基于網(wǎng)絡(luò)實時交互式多媒體通信平臺技術(shù)的支持，提供語音、視頻、數(shù)據(jù)共享等全面高效的實時通訊服務(wù)，通過互聯(lián)網(wǎng)共享文件、程序、網(wǎng)頁、話音、圖象、視頻，甚至操作遠(yuǎn)端的計算機，可將聲音和視頻傳遞給對方，實現(xiàn)實時、交互的在線會議，更加節(jié)約、高效地與客戶、同事等進(jìn)行交流溝通。

3、視頻會議以寬帶為主，兼容窄帶接入的一種交互型視訊多媒體業(yè)務(wù)，能實現(xiàn)點對點、點對多點的視訊傳輸，將不同地點的圖象信息和語音信息安全可靠地、實時地相互傳遞。三、會展業(yè)信息化的對策突破現(xiàn)場會展時間、空間的局限性，被譽為“永不落幕的會展”。是對實物展會的虛擬，展覽組織、展出及相關(guān)環(huán)節(jié)實現(xiàn)電子化，組展者、參展商和觀眾之間交流通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，屬電子商務(wù)的范疇。國內(nèi)的展覽會在展商和觀眾數(shù)據(jù)的統(tǒng)計方面的信息化普及率比較高。使用階段部署計劃各個展館應(yīng)設(shè)置一個或多個局域網(wǎng)，聯(lián)至高速主干網(wǎng)，展館與外界的通信聯(lián)網(wǎng)可以通過高速主干網(wǎng)或中心主機來實現(xiàn)。以寬帶為主，兼容窄帶接入的一種交互型視訊多媒體業(yè)務(wù)，能實現(xiàn)點對點、點對多點的視訊傳輸，將不同地點的圖象信息和語音信息安全可靠地、實時地相互傳遞。一是信息化所涉及的范圍小，如展會的門禁系統(tǒng)，展商和觀眾的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析，建網(wǎng)站等。阿里巴巴去年2月份推出計劃，為網(wǎng)絡(luò)上的買家、賣家提供線下直接交流的機會。它通過客戶識別、客戶細(xì)分和客戶預(yù)測來完成。但是在主辦單位的信息化管理以及如何利用信息化手段服務(wù)參展商等方面比較薄弱；信息化初期，企業(yè)的單個員工的效率在一定時間內(nèi)有所降低，但是經(jīng)過逐步、有效的融合后，企業(yè)整體運營效率將大幅度提升。會展客戶預(yù)測是通過分析目標(biāo)客戶的信息和客戶特征，預(yù)測客戶在本次會展活動中可能的服務(wù)期望和參展行為的細(xì)微變化，以此作為客戶管理決策的依據(jù)。深圳市華博展覽董事長蔣承文表示，信息化建設(shè)是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的大計，為此公司購買了世界著名的會展信息化服務(wù)商USI的產(chǎn)品。通過集中有參展需求的客戶信息，會展企業(yè)可以對所有不同需求信息之間的復(fù)雜關(guān)系進(jìn)行分析，按照需求差異進(jìn)行客戶市場的細(xì)分，根據(jù)展會的主題定位，從中選擇某一單一客戶需求群體進(jìn)行專門的市場營銷舉措。一網(wǎng)發(fā)布全國地方分站均可查詢。優(yōu)點：節(jié)省會議旅費、時間提高開會的效率增加參加會議的人員避免意外風(fēng)險

二、網(wǎng)上會展的優(yōu)點1、樹立和加強企業(yè)形象2、增強會展的吸引力3、加強顧客的忠誠度4、可以全面降低成本三、網(wǎng)上會展的缺點1、對商品的限制性2、企業(yè)和顧客不能很好交流四、原則1、人性化設(shè)計2、大容量的信息3、更方便和快捷“當(dāng)IT遇到會展”（2007年初上海第三屆中國會展經(jīng)濟(jì)國際合作論壇）。但是在主辦單位的信息化管理以及如何利用信息化手段服務(wù)參展商等方面比較薄弱；但是在主辦單位的信息化管理以及如何利用信息化手段服務(wù)參展商等方面比較薄弱；展前，參展商和展會主辦方可以通過互聯(lián)網(wǎng)完成攤位申請、資格審核、申報、錄用、展位分配、參展企業(yè)資料錄入、費用收取、證件辦理等工作，展會主辦方還可以通過郵件群發(fā)系統(tǒng)向客商發(fā)電子請?zhí)?，在以前，這些工作要通過郵件快遞來完成，信息化大大提高了籌展的效率，同時也節(jié)約了不少成本；