華熠智能工程公司文件編號管理制度

華熠智能工程公司文件編號管理制度制定單位：華熠智能工程公司制定日期：2022年10月1日背景文件是企業(yè)運(yùn)作過程中重要的信息載體，對企業(yè)的決策和運(yùn)營具有重要意義，因此加強(qiáng)文件管理的規(guī)范和有效性，對企業(yè)的運(yùn)營有一定的保障和支撐。本制度旨在規(guī)范和約束華熠智能工程公司的文件編號的管理，確保公司文件編號系統(tǒng)的統(tǒng)一、規(guī)范和有效。適用范圍本制度適用于華熠智能工程公司所有文件的編號、分類、頒發(fā)及保存。文件管理負(fù)責(zé)人華熠智能工程公司的文件管理負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)擔(dān)任公司的檔案管理員，具體包括但不限于以下職責(zé)：監(jiān)管公司所有文檔的編號規(guī)范。監(jiān)管公司所有文檔的發(fā)送和接收。監(jiān)管公司所有文檔的存儲和批準(zhǔn)閱讀權(quán)限。提供在公司網(wǎng)絡(luò)中內(nèi)部傳輸文件的途徑，并保障這些文件的備份。文件編號規(guī)則按文件的主體和內(nèi)容劃分，編號分為三級：大類、中類、小類。大類編號使用2位數(shù)字，代表公司歸檔的主體，包括：01-管理類文件，02-技術(shù)類文件，03-市場類文件，04-財(cái)務(wù)類文件，05-人力資源類文件，06-項(xiàng)目類文件，07-選型類文件。中類編號使用1位數(shù)字，代表大類下的具體內(nèi)容。具體編號已由文件管理員依照實(shí)際情況公布，不再一一列舉。小類編號使用3位數(shù)字，代表中類下的具體內(nèi)容。具體編號已由文件管理員依照實(shí)際情況公布，不再一一列舉。相同主體和內(nèi)容的文件的編號應(yīng)當(dāng)連續(xù)，編號后綴“-01”、“-02”以此類推，每組編號不超過99個。文件編號格式為“大類編號-中類編號-小類編號”。文件管理流程文件頒發(fā)流程新建文檔時(shí)，需先根據(jù)主題判斷文件的大類、中類和小類，準(zhǔn)確歸檔，避免混淆和沉帶。文件管理負(fù)責(zé)人對文檔進(jìn)行編號，并輸入編號后的文檔信息到一張文檔流轉(zhuǎn)表（也稱文檔臺賬），并且將臺賬中的信息建立索引。文件管理員審核文檔內(nèi)容，審批通過后，根據(jù)大類、中類、小類交由相應(yīng)的人員簽字確認(rèn)。簽字包括文件的發(fā)起人、文件的審核人以及文件的批準(zhǔn)人。按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批過程，審批通過后，將歸檔的文件交給文檔管理員進(jìn)行保存，并將文檔信息作為臺賬的記錄。文件保存流程完成文件編號、審核、簽字確認(rèn)、審批等過程后，文檔管理員及時(shí)將文檔進(jìn)行存儲，不得誤放或弄丟。文檔管理員保存文檔時(shí)保證文檔完整、正確，文件的抄送人和審批人等相關(guān)信息也應(yīng)該在文檔存儲的同時(shí)保存。文檔管理員應(yīng)當(dāng)對存儲的文檔進(jìn)行定期檢查，并評估文件的可讀性和可用性。對于存放5年以上的文件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審查。其他文件管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制定、修訂本制度，并上傳到公司文件共享目錄以便所有員工查閱。在使用過程中如存在疑問或需要修改，需由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并遵循文件管理流程的規(guī)定進(jìn)行操作。文檔管理員應(yīng)定期培訓(xùn)、指導(dǎo)員工，以提高全員文檔意識，落實(shí)文件管理制度。對于不遵守該管理制度的員工