檔案管理技能培訓(xùn)文書檔案管理-課件

檔案管理技能培訓(xùn)文書檔案管理

二〇一六年七月1ppt課件學(xué)習(xí)要求熟記文書檔案概念。掌握文書檔案歸檔內(nèi)容。掌握文書檔案歸檔流程?？珊喪?-5大類分類表內(nèi)容。結(jié)合實際，完成操作任務(wù)。2ppt課件一、概念文書檔案黨務(wù)行政管理黨工團政后勤公文檔案車輛

概念：反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。保密印信3ppt課件二、文書檔案管理流程簡圖簡圖：整理收集分類排列編號編目裝盒掃描錄入裝訂移交簡單分類年度-問題-保管期限按事由結(jié)合時間、重要程度以件為單位年度問題保管期限件號歸檔文件目錄目錄、文件、備考表拆釘掃描掃描后的文件使用檔案專業(yè)釘裝訂好4ppt課件（一）收集篇一收集1、概念：檔案室接受及征集檔案的和其他文獻的活動2、意義：收集是檔案管理里的重要環(huán)節(jié)之一，是做好歸檔工作重要基礎(chǔ)。3、標準：系統(tǒng)、齊全、完整。4、要求：文件必須是辦理完畢且具有保存價值的，符合歸檔范圍的原件。5、步驟之一：移交（1）責(zé)任者：各部門（2）范圍：與歸檔范圍一致，移交上一年的文件。（3）時間：文件移交可分三次，預(yù)備移交時間為每年1月份通知各部門整理檔案，第一次移交時間為每年2月份要求各部門移交檔案，第二次移交時間為每年4月份用于查漏補缺。聲像、實物檔案移交為活動結(jié)束后一周內(nèi)完成移交。（4）清單：移交部門做好移交清單，填寫序號、責(zé)任者、名稱、頁數(shù)、是否原件、有無電子版等，并完善簽字手續(xù)（移交人及移交人所在部門負責(zé)人簽字），接受部門做好清點，并做好簽字手續(xù)（接受人及接受人所在部門負責(zé)人簽字），雙方永久保存移交清單。5ppt課件（一）收集篇二步驟之二：簡單分類：（1）篩選原則：按歸檔范圍篩選各部門移交資料。嚴禁有文必檔。工作呈報、會議紀要等簽字手續(xù)必須完備，文件必須加蓋各類行政章。（2）按部門將資料分類保存（此方法針對綜合部）綜合部職責(zé)之一為發(fā)文收文部，檔案員通常兼文書一職，日常發(fā)文中要注重分門別類保存，將收發(fā)文按部門分好，分別保存。設(shè)立綜合部文件夾保存有關(guān)黨政工團、人事、車輛、公文、檔案、后勤、全公司性質(zhì)的會議等收發(fā)文；設(shè)立生產(chǎn)部保存生產(chǎn)專題會、視頻會及有關(guān)生產(chǎn)的收發(fā)文；設(shè)立燃料部保存燃料專題會、視頻會及有關(guān)燃料的收發(fā)文；設(shè)立財務(wù)部保存財務(wù)專題會、視頻會及有關(guān)財務(wù)的收發(fā)文。為歸檔分類的0-5大類標準做準備。6ppt課件（三）收集篇三收集之注意事項：收集的齊全完整很難做到，建議各位同仁將年初各部門工作計劃要先收集到手，通常工作計劃中的工作內(nèi)容是產(chǎn)生檔案的源泉。加強與各部門兼職檔案員的聯(lián)系，提醒兼職檔案員注意平時收集和保存資料。加強檔案管理宣傳，使歸檔思想深入人心。

以上為小建議，僅供各位同仁參考。7ppt課件（二）整理篇之一整理1、概念：按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、排列、編號和基本編目，使之有序化過程。2、原則：遵循文件材料形成的規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合相關(guān)標準和要求。3、意義：是文件資料轉(zhuǎn)化為檔案的過程。4、標準：歸檔文件應(yīng)齊全完整，歸檔文件材料、裝訂應(yīng)符合檔案管理標準。5、要求：嚴格按照《技術(shù)規(guī)范》要求，完成工作。6、歸檔時間：本年度產(chǎn)生的文書檔案在次年的6月份之前歸檔。7、步驟8ppt課件（二）整理篇之二步驟之一分類方法：年度-問題-保管期限標準：0-5大類（必須熟記五大類名稱）流程:文書檔案是以“件”為整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，原件與附件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊為一件，來文與復(fù)文為一件。先分年度：按照文件的形成年度分類。后分問題：按照0-5大類文件少時可分到2級類目文件多時可分到3級類目0-5大類分類表是按問題兼顧機構(gòu)的原則編制的，平時按照部門分類理好的文件整理起來方便些。9ppt課件（二）整理篇之三分類詳解0-5大類（常用）0類黨群類02黨務(wù)工作綜合以集團公司發(fā)文為主023黨委指示、決定、報告通知026爭先創(chuàng)新和表彰先進04黨風(fēng)建設(shè)042關(guān)于紀檢工作指示、通知、報告（與黨有關(guān)）043黨風(fēng)建設(shè)以集團公司發(fā)文為主06工會工作065勞動競賽和評選勞模、先進材料以本單位文件為主各項文體活動及競賽入此項07共青團工作079團簡報、統(tǒng)計以本單位文件為主10ppt課件（二）整理篇之四分類1行政（12行政事務(wù)）120行政工作總結(jié)、計劃、通知本單位及上級單位工作計劃、總結(jié)（年中、年底）、各部門計劃、總結(jié)、專業(yè)工作計劃總結(jié)121上級及本單位各類會議本單位總經(jīng)理辦公會、年中、年度工作會議、董事會、監(jiān)事會材料、生產(chǎn)調(diào)度會、周、月度例會、各專題會、各部門專業(yè)會根據(jù)分類入122廠長負責(zé)制、任期目標和長遠規(guī)劃文件本單位目標責(zé)任書、5年規(guī)劃、10年規(guī)劃書等123企業(yè)管理文件本單位企業(yè)管理文件、廠規(guī)廠法、對標創(chuàng)一流、包保工作規(guī)范、雙文明建設(shè)達標相關(guān)文件124工商行政、法律事務(wù)更換前的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證復(fù)印件，本單位組建、變更、登記的各類證書、經(jīng)濟合同協(xié)議125廠簽報單各部門呈報、報告和批復(fù)、情況反映126機要、保密啟用印章、印信，檔案工作入393128大事記本單位大事記、廠史廠志11ppt課件（二）整理篇之五分類1行政14監(jiān)察142監(jiān)察工作指示、通知、報告、會議紀要16后勤福利離任審計報告162職工住房分配與管理本單位職工住房管理辦法163生活管理食堂及宿舍管理辦法、接待管理規(guī)定164車輛管理辦法車輛購置的請示、批復(fù)、車輛管理規(guī)定、行政、生產(chǎn)、燃料車輛管理167后勤保障合同協(xié)議辦公用品（除低值易耗品外）、住房合同17外事工作171外事工作的通知規(guī)定與政府間及相關(guān)單位行政方面的訪問參觀等文件入此12ppt課件（二）整理篇之六分類2經(jīng)營22計劃統(tǒng)計220生產(chǎn)、基建、總結(jié)及計劃調(diào)整本單位工作計劃（數(shù)據(jù)性）資金、基建、生產(chǎn)計劃、停機檢修計劃221計劃管理、通知本單位融資合同、計劃書、意向書、承諾函等223技術(shù)經(jīng)濟指標完成情況經(jīng)濟活動分析會會議文件、經(jīng)濟指標完成情況分析、考核、經(jīng)濟效益評價228統(tǒng)計報表及統(tǒng)計資料匯編固定資產(chǎn)報表、發(fā)電率、秸稈單耗報表23物資管理231總要物資供應(yīng)文件本單位物資供應(yīng)（含燃料）招投標、合同、協(xié)議、來往文件235倉庫管理本單位倉庫管理規(guī)定辦法、通知、出入庫單等13ppt課件（二）整理篇之七分類2經(jīng)營24用電、供熱營業(yè)241電力分配及負荷管理廠用電構(gòu)成、用電分析、耗電定額、倒送廠用電等242電費、電價、熱價管理電費、電價管理26產(chǎn)品銷售261銷售管理的規(guī)定通知售購電計劃、管理辦法262產(chǎn)品銷售合同售購電合同、協(xié)議、函件27多種經(jīng)營270計劃、總結(jié)承包運營單位資料14ppt課件（二）整理篇之八分類3生產(chǎn)管理323基建工程管理的規(guī)定、辦法等324工程項目管理325工程概預(yù)算定額管理規(guī)定及外包管理投產(chǎn)后擴建工程資料入此三項，投產(chǎn)前工程資料入8大類（內(nèi)容詳見技術(shù)規(guī)范）330設(shè)備技術(shù)管理的通知、規(guī)定、辦法生產(chǎn)設(shè)備招標、引進、技術(shù)改造、設(shè)備管理辦法、通知、備品備件管理331生產(chǎn)技術(shù)管理的通知、規(guī)定、辦法等生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、生產(chǎn)技術(shù)管理的通知、規(guī)定、電力生產(chǎn)的指標及考核辦法15ppt課件（二）整理篇之九分類3生產(chǎn)管理332檢修、調(diào)度、運行管理檢修、調(diào)度、運行管理，機組檢修計劃總結(jié)、運行方式、繼電保護、負荷管理等336燃料管理燃料管理工作計劃、總結(jié)、請示、批復(fù)、規(guī)定、會議文件、收購站343設(shè)備訂購、報廢重要設(shè)備（備品備件、易壞易損設(shè)備等）訂購、設(shè)備選型、合同357CDM、環(huán)保調(diào)查和污染治理CDM報表電子版、審核報告、發(fā)改委批復(fù)、合同協(xié)議等；環(huán)保調(diào)查和污染治理、綜合治理（含大氣、水、噪音及費用和賠償）393檔案工作358粉煤灰綜合利用買賣灰渣合同、灰渣管理辦法等檔案管理工作規(guī)定、辦法、移交清冊、請示批復(fù)、合同、呈報16ppt課件（二）整理篇之十分類4財務(wù)審計420財務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法、通知財務(wù)工作計劃、總結(jié)，財務(wù)工作會議文件、呈報、請示、批復(fù)、財務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法422固定資產(chǎn)新增、報廢、調(diào)撥固定資產(chǎn)新增、報廢、調(diào)撥的請示、呈報、批復(fù)、清產(chǎn)核資、資產(chǎn)清查、設(shè)備保險、421流動資金核定、結(jié)算本單位建立撤銷的銀行賬戶、流動資金結(jié)算、付款、借款、擔保反擔保427價格管理電價、熱價、燃料加價、水價的規(guī)定、請示、批復(fù)429控購、費用開支及收費標準控購、費用開支及收費標準（含養(yǎng)路費、過橋費等）各種費用、報銷的標準、規(guī)定請示、批復(fù)、通知17ppt課件（二）整理篇之十一分類4財務(wù)審計43會計賬務(wù)由會計管理部門按照會計檔案管理方法，整理完畢移交檔案室，檔案室做好清點移交工作440財務(wù)審計工作的通知、規(guī)定、計劃、總結(jié)財務(wù)審計工作的通知、規(guī)定、計劃、總結(jié)等441專項審計的通知、報告、結(jié)論、決定、證明材料專項審計報告、通知、決定、證明材料（注：各專項審計應(yīng)分開立卷，概、預(yù)算審計入工程）18ppt課件（二）整理篇之十二分類5人事勞資520機構(gòu)設(shè)置機構(gòu)設(shè)置、撤銷、合并、更改、改變隸屬關(guān)系、職能劃分（成立工作組則入各專業(yè)此機構(gòu)設(shè)置專職部門等）531干部教育培訓(xùn)本單位干部教育培訓(xùn)536干部任免、聘任、錄用干部任免文件540勞動管理規(guī)定、辦法、通知勞動（含合同）管理辦法、通知545班組建設(shè)和技師聘評本單位班組建設(shè)和技師評聘（含班組長和重要崗位人員任免）、人事呈報546獎懲獎懲的規(guī)定、決定、通報19ppt課件（二）整理篇之十三步驟之二：排列定義:歸檔文件應(yīng)放在最低一級類目里，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。注意事項：文檔通常分到三級類目，所有的文檔文件按發(fā)文字號結(jié)合時間排列，本單位發(fā)文按發(fā)文字號排列好放在前面，集團公司發(fā)文放在本單位發(fā)文之后亦按字號排列，政府及相關(guān)單位來文放在集團公司發(fā)文之后可按時間結(jié)合字號排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套文件可集中排列。建議成套會議文件單獨放置一盒或幾盒，統(tǒng)計報表也如此并在盒上填好題名。以上文件排列方式可供參考，也可按重要程度排列。沒有硬性規(guī)定。排列順序一旦確定要保持穩(wěn)定，排列完畢后要仔細認真地再檢查一遍，否則會給編號編目帶來不便20ppt課件（二）整理篇之十三步驟之三編號定義：歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序號逐漸編號，在文件首頁上端的空白頁位置加蓋歸檔章或填寫相關(guān)內(nèi)容。意義：文件轉(zhuǎn)變成檔案的印證1、歸檔章的填寫全綜號年度室編件號機構(gòu)或問題保管期限館編件號填寫須知1、全綜號不填寫；2、年度填寫四位，如：20083、室編件號填寫件號：暨文件的排列順序號，從“01”開始標注；如一盒裝不下同年度同分類同保管期限的則4、問題填寫分類號名稱；5、保管期限填寫：永久、長期、短期；6、館編件號不填寫。詳見實物21ppt課件（二）整理篇之十四

關(guān)于保管期限的專題定義：歸檔文件地保管期限的簡稱或者代碼范圍：永久：對公司長遠發(fā)展及未來規(guī)劃有重大意義制度類正式、修訂、再版、補充的制度類文件會議類董事會、監(jiān)事會、總裁辦公會、年度（中）工作會、專題會等會議文件合同：房屋租賃重大經(jīng)濟合同（CDM的減排購買資料）人事勞動合同22ppt課件（二）整理篇之十五永久保密啟用印章、公司資質(zhì)復(fù)印件活動重要的活動（如;大干一百天、包保工作等對公司發(fā)展起重大推動作用或者有幾年意義的）資料移交清單大事記組織機構(gòu)沿革機構(gòu)培訓(xùn)人事任免（高管）獎懲決定（省級、縣級），本單位及上級單位的處罰重要政策23ppt課件（二）整理篇之十六長期：在公司發(fā)展中有一定作用，能夠指導(dǎo)一段時間公司工作的文件制度試行的制度文件會議月度工作例會、專題會、經(jīng)濟活動分析會合同10萬元以下5萬元以上的經(jīng)濟合同

資料人事任免（主管以上）連續(xù)培訓(xùn)上級機關(guān)的重要批示或者講話地級以下的獎懲

24ppt課件（二）整理篇之十七短期會議周例會、小組會文件日生產(chǎn)調(diào)度會文件一般通知