部門與崗位職責梳理與崗位說明書編寫指南-課件

部門與崗位職責梳理與崗位說明書編寫指南雙擊添標題文字

工作要求及實施步驟2部門職能梳理的前提和定義部門職能梳理是組織結構設計的重要環(huán)節(jié)，把需要組織完成的復雜工作按照工作流程思路盡可能分解成最小的單元，分解成獨立的、可操作的作業(yè)項目，將部門職能系統(tǒng)化、規(guī)范化、清晰化。部門職能梳理的前提：以描述部門現(xiàn)在工作的職責現(xiàn)狀為主，并根據(jù)實際工作需要進行調(diào)整（立足現(xiàn)在，著眼未來）。梳理的前提部門職責梳理部門職責是組織管理的基礎性文件，是將本部門在公司中所承擔的主要職責和權限用規(guī)范的語言界定并形成文本。部門職責3部門職責梳理的意義

通過梳理部門職責、權限的過程，去思考、學習，把職責梳理清楚。

部門職責、權限的梳理直接影響到下一階段的職位分析和評估、薪酬、考核等工作。明確各部門的部門職責，使各項職能具體化，使之能夠執(zhí)行和落實，把部門工作和壓力層層分解下去。明確各部門的部門職責、權限，有利于提高管理人員責任意識，保證管理工作規(guī)范化。4部門職能梳理的基本要求業(yè)務活動的獨立性業(yè)務活動的操作性避免重復業(yè)務活動的連續(xù)性職責梳理的基本要求5組織結構中部門職能常見的問題甲乙兩個屬同層次部門的職能有交叉部分甲乙兩個屬不同層次部門的職能有重疊部分應該由甲部門負責的職能現(xiàn)在由乙部門負責職能交叉甲乙甲乙職能重疊職能錯位甲乙兩個屬同層次部門的職能中有缺失部分職能空檔流程或權限設計問題導致職責遺漏或者職責虛位，如甲部門名存實亡，對乙部門失去控制甲乙甲乙乙甲甲乙職能虛位Page

6部門職能梳理步驟一——職能細化

一級職能

二級職能

三級職能部門存在的目的和意義，即組織賦予部門的主要職能，部門承擔的主要業(yè)務和管理職能從一級職能之下分解的職能模塊，二級職能反映的是各個職能模塊需要開展的管理活動的內(nèi)容從二級職能分解的具體業(yè)務活動，三級職能反映的是各個職能單元為承擔起相應的管理功能所需要完成的各項具體業(yè)務活動7部門職能細化模板通常用一個句子概述本部門的主要業(yè)務和管理職能二級職能描述的主要是從一級職能之下分解的若干項子職能,這些職能嚴格講都是比較宏觀的,是某一方面的工作,它不具體,也很難直接操作分解二級職能具體業(yè)務活動，三級職能都是一些具體的作業(yè)項目,是可以操作的業(yè)務項8大家應該也有點累了，稍作休息大家有疑問的，可以詢問和交流9部門職能梳理（示例）——一、二級職能10部門職能梳理步驟二——將二級職能按照管理功能進行細化分解為三級職能組織/實施協(xié)調(diào)/配合指導/監(jiān)控履行該職能需要做哪些計劃？制定哪些規(guī)則？履行該職能需要組織哪些工作？需要承擔哪些工作履行該職能需要進行哪些協(xié)調(diào)工作？需要如何配合開展工作？履行該職能需要做哪些指導？需要實施怎樣的監(jiān)控計劃/規(guī)則管理功能11部門職能梳理工具縱向上將部門職能分解為彼此相對獨立的職能模塊橫向上將每一塊職能按照管理功能進行細化描述職能分解管理功能12部門職能梳理（示例）——三級職能13部門職能撰寫要點一級職能編寫要求：用一個句子概述本部門的主要業(yè)務和管理職能。二級職能編寫要求：用一個名詞性短語概括從一級職能分解的二級子職能。三級職能編寫要求：用一個句子來描述從二級職能分解的具體的業(yè)務活動。格式：動詞+事項避免采用模糊化動詞如“負責”、“處理”、“管理”、“領導”等，以明確權責，避免歧義。具體可參見《規(guī)范動詞表》。描述的是工作內(nèi)容的基本事實，而非對之進行評價或提出主觀要求。14規(guī)范動詞表針對制度、方案、計劃等文件編制、制定、擬定、審核、轉呈、轉交、提交、呈報、下達、備案、存檔、提出意見針對信息、資料調(diào)查、研究、整理、分析、歸納、總結、提供、匯報、反饋、轉達、通知、發(fā)布、維護管理關于某項工作（上級）主持、組織、指導、安排、協(xié)調(diào)、指示、監(jiān)督、分配、審批、評估思考行為研究、分析、評估、發(fā)展、建議、倡議、參與、推薦、計劃直接行動組織、實行、執(zhí)行、指導、帶領、監(jiān)管、采用、生產(chǎn)、參加、闡明、解釋、提供、協(xié)助上級行為批準、定義、確定、指導、確立、監(jiān)督、決定管理行為評估、協(xié)調(diào)、確保、鑒定、保持、監(jiān)督專家行為分析、協(xié)助、促使、聯(lián)絡、建議、推薦、支持、評估、評價下級行為檢查、核對、收集、獲得、提交、制作部門職能和崗位職責描述規(guī)范用語的常見動詞：15示例：部門職能梳理－人力資源管理中心（梳理過程）16示例：部門職能梳理－人力資源管理中心（梳理后）一、

人力資源規(guī)劃1、組織制定與修訂集團中長期人力資源規(guī)劃，指導與監(jiān)督人力資源規(guī)劃執(zhí)行情況；2、審核與監(jiān)督人力資源預算執(zhí)行情況。

二、組織管理1、建立與優(yōu)化集團整體組織結構；2、指導與監(jiān)督集團組織架構與崗位配置情況；3、督導集團各部門職責、崗位的“崗位說明書”的編制及修訂工作。17雙擊添標題文字

一、理清部門崗位根據(jù)部門未來6個月-1年的業(yè)務發(fā)展需求、資源配置情況，對當前部門設置的崗位進行梳理：還需要哪些崗位？哪些崗位可以兼任？哪些崗位需要合并或分拆？與部門負責人或直接上級確認梳理部門崗位。

二、部門崗位按級別從高到低排列，形成《部門組織結構架構及人員配置情況表》部門崗位設置示例：183規(guī)范化原則：崗位名稱及職責范圍應明確和規(guī)范，但不宜過細，應留有創(chuàng)新的余地。因事設崗原則：從“理清該做的事”開始，“以事定崗、以崗定人”。設置崗位既要著眼于企業(yè)現(xiàn)實，又要著眼于企業(yè)發(fā)展。按照企業(yè)各部門職責范圍劃定崗位，而不應因人設崗；崗位和人應是設置和配置的關系。部門崗位設置原則19部門職責分解部門職責分解是將上級組織詳細職責不斷分解到下級組織和崗位，直到組織所有的詳細職責都全部分解到崗位為止。部門職責分解

1、明確指出部門每個詳細職責都分布在哪些崗位，這些崗位的角色各是什么（如執(zhí)行、審核、審批等）；2、分析、理清組織各項工作執(zhí)行過程中各相關崗位之間的職責關系、工作分配關系，分清職責邊界，以加強合作，減少誤解或扯皮現(xiàn)象。同時，解決崗位本身定位和職責不清晰的問題，避免工作職責在崗位上的重疊和斷點。部門職責分解作用20工式工雙擊添標題文字

部門職責分解工具示例：21雙擊添標題文字

部門職責分解分解原則：逐級分解：先部門負責人（正/副），再主管/高級崗，最后到每個崗位，每級分解都將職責分解窮盡而不遺漏，各個職責之間互不交叉和重疊。分解檢查原則：1、部門職責是否有遺漏？2、是否有些職責沒有崗位負責，或分解到各崗位的具體職責不連續(xù)？3、某一部門職責在涉及的不同崗位上的角色是否清晰（上下級、左右等），各個職責之間互不交叉和重疊？4、崗位職責名稱和工作內(nèi)容書寫是否規(guī)范性？注意事項1、詳細職責全部分解到崗位后，將性質、內(nèi)容相類似的工作內(nèi)容整合、匯總，每個崗位的關鍵工作內(nèi)容不宜多于8個。2、發(fā)現(xiàn)部門每個崗位的關鍵職責多于10個時，說明部門職責梳理時，詳細職責需整合、提煉不夠，建議重新整合部門職責。22崗位說明書

崗位說明書是明確崗位職責、任職要求的說明性文件，也是最基本的管理工具之一。通俗講，就是這個崗位是做什么的，告訴這個崗位的人要做哪些事情;明確工作崗位所代表的任務和責任；◆明確崗位任職人員具備怎樣的知識、技能和能力；◆崗位說明書是對崗位的說明，不是對任職的人的說明崗位說明書23崗位說明書

主要包括：1、崗位名稱2、所在部門3、工作關系4、崗位目的5、崗位職責6、任職資格崗位說明書內(nèi)容崗位職責的描述要點崗位長期及經(jīng)常性的工作,而不是短期或臨時性工作24崗位說明書

它是決定工作內(nèi)容的基本出發(fā)點之一；它是薪酬發(fā)放、績效考核的基準之一；它是衡量員工是否適崗的標準條件之一；它是培訓組織的重要依據(jù)之一；它為員工