公司收發(fā)管理規(guī)定

公司收發(fā)管理規(guī)定1.前言公司的各種文件、資料和信函等的處理是企業(yè)日常工作中必須要面對的問題。為了規(guī)范管理，保證電子郵件、信函、快遞的安全有序運輸，公司制定了本規(guī)定。所有工作人員應(yīng)該遵守相關(guān)規(guī)范，確保公司的信息資源安全、有效、高效地運作。2.收文管理2.1收文登記流程收到來自外部機(jī)構(gòu)或客戶發(fā)來的信函、快遞，以及公司內(nèi)部各部門發(fā)往辦公室的文件等，門衛(wèi)和一線工作人員應(yīng)第一時間進(jìn)行登記，建立收文登記表，并嚴(yán)格按照表格中的標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行登記。如：發(fā)件人、文件類別、編號、日期、是否機(jī)密、是否緊急、辦結(jié)相關(guān)責(zé)任單位、辦結(jié)期限等。每條記錄都應(yīng)有唯一編號。2.2收文分類處理按照文件的類別和緊急程度，及時分類處理這些文檔，確定各自的辦理負(fù)責(zé)人及辦理時間，部門相關(guān)的內(nèi)部文件移交給指定的工作人員進(jìn)行處理。處理過程中，必須按照規(guī)定流程或會簽程序收集意見、審核簽批。同時，要及時反饋處理意見，在規(guī)定時間內(nèi)完成工作和匯報。2.3收文存檔管理遵守國家文件管理規(guī)則和公司檔案管理規(guī)定，對所有收到的書面信函、報表、報告、決策、通知等文件分類、編號、存檔、維護(hù)和檢索。對于機(jī)密文件，應(yīng)進(jìn)行切實的保密措施，并按時銷毀，確保涉及公司的機(jī)密信息不會失密。3.發(fā)文管理3.1發(fā)文申請流程部門申請發(fā)文前，應(yīng)填寫發(fā)文申請表，并按照需要在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處進(jìn)行審核簽批。簽批完畢后，按照規(guī)定格式書寫文件，附上必要的簽章和其他必要的附件3.2發(fā)文流轉(zhuǎn)發(fā)文經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)后，按照收文登記表上的負(fù)責(zé)人發(fā)布到發(fā)文系統(tǒng)內(nèi)，通知收文單位進(jìn)行查閱。如發(fā)文過程中涉及機(jī)密，應(yīng)在處理過程中進(jìn)行加密保護(hù)和移交。發(fā)文科長應(yīng)對有關(guān)發(fā)文的情況、時間、審批人、文號、目錄等進(jìn)行記錄。3.3發(fā)文備份與歸檔發(fā)文過程中需要對發(fā)文的電子版進(jìn)行備份，并將紙質(zhì)版文檔按照國家文件管理規(guī)定和公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、存檔、維護(hù)和檢索。緊急文件、機(jī)密文件以及重要文件應(yīng)按照公司規(guī)定要求完善存檔工作。4.電子郵件管理4.1郵箱申請規(guī)定所有員工在公司正式入職后，應(yīng)根據(jù)工作需要申請公司電子郵箱。郵箱設(shè)置應(yīng)具備合理性，職員應(yīng)將其與工作知識體系相連。同時，應(yīng)有足夠的容量存儲到達(dá)和發(fā)送的企業(yè)郵件。4.2郵件使用規(guī)定在規(guī)定工作時間內(nèi)，所有員工應(yīng)當(dāng)按需查看和回復(fù)企業(yè)郵件。在郵件標(biāo)題、內(nèi)容、調(diào)查對象等方面嚴(yán)格遵循公司相關(guān)規(guī)定；回復(fù)郵件應(yīng)注意語言嚴(yán)謹(jǐn)、內(nèi)容分明、概念明確、表述準(zhǔn)確、正確表達(dá)所要的意思。4.3郵件備份和歸檔所有企業(yè)郵件應(yīng)備份至郵箱系統(tǒng)或在電腦、服務(wù)器中歸檔。對于重要郵件，應(yīng)進(jìn)行分類、編號、存檔、維護(hù)和檢索，并按公司備份和存儲規(guī)定進(jìn)行管理。5.快遞管理5.1接收與發(fā)出規(guī)定在收到步驟中，門衛(wèi)或者一線工作人員應(yīng)驗收確認(rèn)外部單位寄送的快遞并及時登記。在發(fā)出過程中，應(yīng)根據(jù)送達(dá)地址和剩余時間確認(rèn)快遞投遞的情況，并選擇可靠的快遞公司和方式，確保在規(guī)定時間內(nèi)安全到達(dá)。5.2快遞保密措施如涉及機(jī)密文件，應(yīng)在快遞投遞過程中進(jìn)行加密保護(hù)和移交。在傳遞過程中，相關(guān)責(zé)任人需要采取嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩胧?，確保涉及公司的機(jī)密信息不會失密。5.3快遞存檔快遞在送達(dá)后的文件資料必須歸檔，并按公司備份和存儲規(guī)定進(jìn)行管理，對于涉及公司機(jī)密的快遞，應(yīng)遵守國家文件管理規(guī)則和公司檔案管理規(guī)定，妥善存放和管理。6.異常情況的應(yīng)急處理當(dāng)在處理過程中出現(xiàn)一些問題或未知情況，應(yīng)及時匯報給領(lǐng)導(dǎo)，并要求領(lǐng)導(dǎo)提出相關(guān)指導(dǎo)和建議。7.結(jié)語公司的文檔、資料