公司檔案統(tǒng)計制度模版

/公司檔案統(tǒng)計制度模版概述公司檔案統(tǒng)計制度是為了更好的管理公司的檔案信息，規(guī)范檔案的建立、存放、調(diào)閱、借閱、銷毀等各項工作而制定的制度。該制度適用于公司內(nèi)部所有部門，并要求員工認(rèn)真執(zhí)行。目的該制度的主要目的是為了：確保公司檔案的安全性和存儲有效性；確保公司檔案管理的規(guī)范化；便于公司內(nèi)部各部門及領(lǐng)導(dǎo)對檔案查閱和管理。責(zé)任人公司檔案管理制度的執(zhí)行責(zé)任人是公司內(nèi)設(shè)的檔案管理部門。該部門應(yīng)對公司內(nèi)各項檔案的建立、分類、存放、查詢、歸檔、借閱、銷毀等工作進行管理?？傮w流程1.檔案的建立檔案的建立是指根據(jù)公司正常運營所產(chǎn)生的各種文件或紙質(zhì)或電子數(shù)據(jù)，需要記錄設(shè)置檔案。在建立過程中需要按照以下步驟：檔案管理員根據(jù)文件／數(shù)據(jù)的性質(zhì)進行分類：基礎(chǔ)檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案等；設(shè)計檔案題名，并填寫檔案目錄，設(shè)置檔案編號、檔案分類和檔案題名等信息；確定檔案所屬部門；準(zhǔn)確填寫檔案描述。2.檔案的存放檔案的正確存放是確保檔案安全性的最基本要求。應(yīng)按規(guī)范要求進行存放，減少誤操作，確保重要數(shù)據(jù)資料的安全性。具體存放流程如下：檔案管理員根據(jù)檔案內(nèi)容進行分類存放；檔案管理員根據(jù)檔案的身價特點進行區(qū)域、位置、密級等級別的劃分；在檔案上進行標(biāo)示，并進行數(shù)字化存儲；在進出檔案室門口張掛“密級提示牌”，以便來賓了解本室存放數(shù)據(jù)的重要性和機密程度。3.檔案的調(diào)閱和借閱檔案存在的主要目的是供公司和部門內(nèi)部員工查閱、使用和審核使用。在調(diào)閱和借閱前，需要進行以下工作：填寫調(diào)閱／借閱申請單；確認(rèn)調(diào)閱／借閱事宜的合理性，如確需申請，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后方可申請出借；檔案管理員提供服務(wù)范圍、檔案的位置及檔案的特征、檔案密級等信息。此外，根據(jù)調(diào)閱人員受理當(dāng)前需求、查詢指導(dǎo)方式和安全要求等方面制訂相應(yīng)的服務(wù)意見。4.檔案的歸檔在公司正常運營中，為確保業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)和管理要求，在所有的工作完成后，公司應(yīng)按照制定的規(guī)范歸檔文件和紙質(zhì)或電子數(shù)據(jù)。具體流程如下：經(jīng)過核實后的檔案原件，專人負(fù)責(zé)將所有原件整齊的裝訂成冊，并將冊數(shù)及檔案性質(zhì)名稱填寫在冠字器上；冠字器采用嚴(yán)格的尋陪制度；冠字器采用掛標(biāo)式管理；對放置冠字器的專用柜進行加鎖，確保檔案品質(zhì)都得以保證。5.檔案的銷毀檔案的銷毀是指按規(guī)定規(guī)范措施清理無法保留的檔案信息。銷毀前需經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保銷毀的檔案不會給公司帶來損失，也不會影響公司正常的運營。具體流程如下：檔案管理員按照公司規(guī)定將檔案整理成檔案清單；所整理的檔案清單必須經(jīng)過嚴(yán)格審查和批準(zhǔn)；該批準(zhǔn)權(quán)由檔案管理部門負(fù)責(zé)；銷毀程序必須嚴(yán)格遵守公司規(guī)定?？偨Y(jié)公司檔案統(tǒng)計制度是公司規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，對于公司正常運營、信息保障等方面起著至關(guān)重要的