檔案管理規(guī)定

/檔案管理規(guī)定1.前言本文檔為公司檔案管理的規(guī)定。為了保障公司檔案的安全、完整和便于管理，制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司內(nèi)任何與檔案相關(guān)的人員。2.檔案管理的基本原則檔案管理要遵循保密、完整、準(zhǔn)確、及時(shí)、方便、經(jīng)濟(jì)的原則；檔案管理要遵循法律法規(guī)和國家標(biāo)準(zhǔn)和社會認(rèn)可的規(guī)范；檔案管理要科學(xué)合理，注重保護(hù)檔案價(jià)值和檔案信息的完整性和延續(xù)性；檔案管理要合法合理，不得違反公司規(guī)章制度和國家法律法規(guī)。3.檔案保管3.1檔案存放檔案應(yīng)放在干燥、通風(fēng)、防塵、防火、防盜、防潮、防蟲害的地方。保管地點(diǎn)應(yīng)盡可能統(tǒng)一。電子檔案應(yīng)定期備份并保存在多個(gè)地方并做好信息加密。鑒于文件的特殊性，應(yīng)統(tǒng)一按照文件類別，顏色等進(jìn)行分類，保證資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.2檔案檢索檔案借閱要有同意的文件，簽名并注明借閱事由。不得隨意調(diào)換檔案存放位置。檔案的借出僅限于辦公用途及合法的審查或調(diào)閱，嚴(yán)禁用于其他不正當(dāng)用途。檔案管理員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案跟蹤和管理，防止檔案出現(xiàn)遺失或損毀的現(xiàn)象。3.3編制檔案目錄編制的檔案目錄應(yīng)當(dāng)質(zhì)量可靠，具有檔案保管、借閱、管理等功能。應(yīng)定期更新檔案目錄，及時(shí)收錄、處理，提高檔案利用率。4.檔案銷毀4.1解密銷毀著手銷毀的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行密級檢查，對于無密級的檔案，應(yīng)當(dāng)定期審核，確認(rèn)是否需要進(jìn)行銷毀。對于有密級的檔案，應(yīng)當(dāng)按照國家和公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.2檔案銷毀程序確認(rèn)銷毀的檔案是否符合銷毀標(biāo)準(zhǔn)，確定銷毀時(shí)間和方式；由有關(guān)部門出具銷毀申請，主管部門審核同意；指定專人進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄；銷毀后，應(yīng)當(dāng)做好銷毀證明。4.3檔案銷毀期限根據(jù)不同的檔案、文件種類及公司制度等因素的影響，銷毀期限不同。一般來說，公司可按照以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：種類銷毀期限備注普通行政文件3年財(cái)務(wù)文件5年人員檔案10年雇傭期間和離職之后經(jīng)費(fèi)報(bào)銷檔案5年合同檔案合同到期次年5.違規(guī)處理措施對于違反本規(guī)定的行為，將采取如下措施：要求立即停止違規(guī)行為，并做出整改；對違規(guī)行為進(jìn)行記錄和通報(bào)；對于損害公司利益的情節(jié)，將給予相應(yīng)的處理；對于損害國家利益和法定權(quán)益，將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。6.結(jié)尾為避免因機(jī)構(gòu)變更、人員流動、制度改革等原因引起的管理混亂，