公司文具用品管理制度

公司文具用品管理制度前言公司文具用品是辦公室必不可少的物品，是保障日常辦公正常運(yùn)行的重要物資。本公司為了規(guī)范公司文具用品的管理，加強(qiáng)對(duì)文具用品的監(jiān)控，制定了本《公司文具用品管理制度》。本制度的目的是：規(guī)范公司文具用品的購(gòu)買、分配、使用、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，合理利用資源，控制文具用品支出，提高文具用品使用效率。一、購(gòu)買篇1.購(gòu)買流程（1）根據(jù)公司業(yè)務(wù)和人員數(shù)量，制定文具用品采購(gòu)計(jì)劃，明確下單數(shù)量，并確定采購(gòu)物品的品牌、型號(hào)、規(guī)格等信息。（2）采購(gòu)部門匯總所有采購(gòu)需求，組織招標(biāo)或詢價(jià)工作，并向不同供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單或招標(biāo)公告。（3）對(duì)收到的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較、審核和評(píng)估，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。（4）在確定采購(gòu)供應(yīng)商后，采購(gòu)人員將采購(gòu)合同或訂單發(fā)送給供應(yīng)商，協(xié)商具體的交付時(shí)間和付款方式。2.采購(gòu)憑證所有文具用品的采購(gòu)必須由專人進(jìn)行，并有專用的采購(gòu)憑證，即采購(gòu)申請(qǐng)單。采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1）采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量和價(jià)格；（2）采購(gòu)日期；（3）預(yù)算內(nèi)外的采購(gòu)；（4）采購(gòu)人員姓名、職務(wù)、簽名。二、分配篇1.分配流程分配人根據(jù)各個(gè)部門的實(shí)際需求，制定分配方案，明確哪個(gè)部門、哪個(gè)員工需要什么樣的文具用品。分配方案應(yīng)事先與部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，并得到其確認(rèn)。在分配文具用品時(shí)，需注意以下幾點(diǎn)：（1）根據(jù)各個(gè)部門的實(shí)際需求，合理配置文具用品，不得出現(xiàn)浪費(fèi)情況；（2）對(duì)于重要文具用品（如電腦、打印機(jī)等），要記錄責(zé)任人和附上設(shè)備采購(gòu)單和保修證明，設(shè)置標(biāo)識(shí)牌并妥善保存；（3）要與借用、歸還相關(guān)聯(lián)的記錄，核對(duì)出借、歸還時(shí)間和人員。2.領(lǐng)用憑證分配人員分配文具用品應(yīng)填寫(xiě)領(lǐng)用單，并加蓋公司公章，以作為分配文具用品的憑證。領(lǐng)用單應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1）領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量和價(jià)格；（2）領(lǐng)用日期；（3）領(lǐng)用部門或個(gè)人的姓名、職務(wù)、簽名等信息。三、使用篇1.使用原則為了合理利用公司文具用品，提高使用效率，減少浪費(fèi)，員工使用文具用品需遵循以下原則：（1）根據(jù)需要使用，合理節(jié)約；（2）使用過(guò)程中不能破壞、損壞文具用品；（3）使用結(jié)束后，歸還相應(yīng)的文具用品。2.責(zé)任自負(fù)員工在使用完文具用品之后，應(yīng)將文具用品進(jìn)行清理并按時(shí)歸還。如出現(xiàn)文具用品遺失、損壞等情況應(yīng)根據(jù)以下處理要求自行負(fù)責(zé)：（1）如屬于日常損耗，可自行更換；（2）如因管理不善導(dǎo)致遺失或損壞，則應(yīng)進(jìn)行賠償；（3）如遺失或損壞影響公司工作，將需承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)、工作等后果。四、保管篇1.儲(chǔ)存原則公司文具用品儲(chǔ)存在指定文具柜中，柜子必須保持干燥、整潔、無(wú)交界。在存放過(guò)程中需注意以下幾點(diǎn)：（1）文具用品按照品種、類別、規(guī)格分別歸置，易于分類和查找；（2）易混淆的物品要分別放置，并設(shè)置標(biāo)識(shí)牌以區(qū)分；（3）有機(jī)物品（如木制品、紙張等）要盡量保存在干燥、清爽的環(huán)境中。2.盤點(diǎn)原則定期進(jìn)行紀(jì)錄文具用品庫(kù)存的盤點(diǎn)，記錄每種文具用品庫(kù)存量、損耗量。盤點(diǎn)工作應(yīng)由負(fù)責(zé)文具用品管理的人員進(jìn)行，根據(jù)需要可邀請(qǐng)其他部門的負(fù)責(zé)人參加。盤點(diǎn)后將數(shù)據(jù)同公司設(shè)定的期末賬目相一致，已經(jīng)損失或遺失的文具用品應(yīng)及時(shí)處理。五、附則1.修訂原則本制度的修改和修訂應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人提出相關(guān)意見(jiàn)，并提交負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。2.知識(shí)普及公司將開(kāi)展文具用品管理制度的培訓(xùn)，包括文具用品的購(gòu)買、分配、使用和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，推廣文具用品的節(jié)約使用理念。六、其他制定本文《公司文具用品管理制度》，旨在規(guī)范公司文具用品的管理，說(shuō)明了各環(huán)