企業(yè)合同章管理制度

企業(yè)合同章管理制度1.引言合同章是企業(yè)在簽訂合同時必不可少的印章之一，合同章的管理涉及到企業(yè)合同簽訂的合法性和有效性，直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和聲譽。因此，為了加強合同章管理，規(guī)范企業(yè)印章使用，防范合同風(fēng)險，制定本管理制度。2.適用范圍本企業(yè)合同章管理制度適用于本企業(yè)所有部門、員工。3.管理職責(zé)3.1部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)部門領(lǐng)導(dǎo)是本部門的合同章管理工作主要責(zé)任人，應(yīng)對部門合同章的管理進(jìn)行督促檢查，并對部門內(nèi)的印章進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保印章使用合法有效，按照規(guī)定程序使用，不得私自使用印章。3.2合同章管理人員職責(zé)各部門應(yīng)指定專人對印章管理進(jìn)行全面負(fù)責(zé)，主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)印章的保管、使用和銷售；監(jiān)督檢查合同章的使用情況，確保印章使用符合規(guī)定；定期對企業(yè)印章進(jìn)行清點、檢查和保養(yǎng)；免費為與本企業(yè)有合作、服務(wù)的單位提供企業(yè)合同章樣章證明書。3.3普通員工職責(zé)普通員工必須遵守公司的所有規(guī)章制度，特別是關(guān)于合同章管理的規(guī)定，不得私自制作、購買、更換、任意使用或轉(zhuǎn)移本企業(yè)合同章。對于印章的使用有疑問或需要請示的，應(yīng)當(dāng)及時向部門相關(guān)職責(zé)人或印章管理員請示。4.合同章使用規(guī)定4.1合同章的使用范圍除法律法規(guī)規(guī)定或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)明示外，本企業(yè)合同章在簽署正式商務(wù)合作、投標(biāo)文件、勞動用工合同時使用。4.2合同章的存放合同章應(yīng)妥善保管，存放在經(jīng)辦人負(fù)責(zé)的專用保險箱、保險柜內(nèi)，并應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的防盜、防潮、防火措施，以防止合同章?lián)p失或造成的經(jīng)濟(jì)損失。4.3合同章的使用使用合同章的崗位應(yīng)當(dāng)保持謹(jǐn)慎、認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，印章的使用應(yīng)當(dāng)符合公司規(guī)章制度的規(guī)定，不得用于違法亂紀(jì)的活動或違反國家有關(guān)規(guī)定的行為。使用合同章前，應(yīng)當(dāng)確認(rèn)簽訂合同內(nèi)容無誤；合同書面資料應(yīng)當(dāng)按規(guī)定程序填寫，并確保簽名、蓋章、見證等材料的合法性和完整性。只有合同冊、明細(xì)表、付款通知單等正式交易文件中允許印章的使用，其他印章請勿使用。4.4合同章的保證合同章使用人不得涂改合同文字或印章，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，以保證印章合法使用和公司權(quán)益的保護(hù)。5.印章管理5.1印章的制作本公司合同章的使用必須按照國家有關(guān)法律法規(guī)的要求制作。凡是采用個人名稱印章需由法定代表人或其授權(quán)代理人簽認(rèn)后始可用于公司，凡是無單位名稱印章禁止使用。各部門必須按照程序、按照制定的規(guī)范要求制作合同章，制作合同章需提前向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或印章管理員請示，并個人、實名制申請。5.2核驗備案制作印章后，必須以電子格式向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或印章管理員核驗備案，備案內(nèi)容應(yīng)包括印章類型、印章制作單位、印章樣式、單位名稱、使用范圍。各部門應(yīng)做好印章的用章記錄，及時將用章情況報告部門負(fù)責(zé)人或印章管理人員備案。5.3印章的保管凡使用印章的單位和個人必須負(fù)責(zé)保管好印章，避免發(fā)生丟失或損毀情況發(fā)生。同時，各部門應(yīng)加強對印章的防范措施，確保印章的保密性和安全性。管理制度的落實公司應(yīng)當(dāng)將本合同章管理制度納入企業(yè)管理的規(guī)章制度，并告知所有員工，使全體員工了解企業(yè)合同章的管理規(guī)定，加強對合同章的管理和保護(hù)；同時，能夠在合同及相關(guān)文件中證明