活動(dòng)策劃與執(zhí)行培訓(xùn)

活動(dòng)策劃與執(zhí)行培訓(xùn)當(dāng)前第1頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)活動(dòng)策劃執(zhí)行流程

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2總綱執(zhí)行與執(zhí)行力當(dāng)前第2頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)選擇要求場(chǎng)地情況目的和程序預(yù)算構(gòu)思團(tuán)隊(duì)組成項(xiàng)目推進(jìn)表工作說(shuō)明書(shū)前期準(zhǔn)備活動(dòng)場(chǎng)地團(tuán)隊(duì)組成和時(shí)間表車輛安排核心內(nèi)容說(shuō)在前面的話來(lái)賓接待（記者）現(xiàn)場(chǎng)布置后勤工作停車場(chǎng)接待用車特殊嘉賓媒體接待基礎(chǔ)文件當(dāng)前第3頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)確定你的目標(biāo)---意味著了解如何選擇最近和最穩(wěn)妥的道路判斷一：采取何種方式判斷四：不做無(wú)法改變事實(shí)的努力判斷二：在活動(dòng)中體現(xiàn)什么內(nèi)容判斷三：拋棄一切非目標(biāo)必須的華麗想法前期準(zhǔn)備——目的當(dāng)前第4頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)定位準(zhǔn)確項(xiàng)目的目的反復(fù)討論達(dá)成一致盡快讓項(xiàng)目組成員參與討論定義清楚如何衡量項(xiàng)目效果?怎樣使項(xiàng)目效果可量化評(píng)估?公布項(xiàng)目的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)確定資源列出所需資源檢查已有資源尋求可調(diào)用資源在三分鐘內(nèi)向新成員解釋清楚項(xiàng)目目標(biāo)任何項(xiàng)目都可評(píng)估,只是難易的區(qū)別為所有模糊區(qū)域設(shè)定清楚的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)可包括時(shí)間/數(shù)量/質(zhì)量/成本等所需時(shí)間資源/人力資源/預(yù)算資源什么是已經(jīng)有的?什么是可能有的?前期準(zhǔn)備——確立目標(biāo)的程序當(dāng)前第5頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)先確定預(yù)算，再確定計(jì)劃是穩(wěn)妥的方法確定必須成本運(yùn)費(fèi)、接待費(fèi)用場(chǎng)地施工和裝飾布置費(fèi)用工作人員費(fèi)用納入非必須成本表演和娛樂(lè)主持人等其他前期準(zhǔn)備——預(yù)算當(dāng)前第6頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)前期準(zhǔn)備——構(gòu)思■摒棄頭腦中所有雜念，全心全意地想象活動(dòng)的全過(guò)程，這個(gè)想象應(yīng)至少重復(fù)三次，并將你想象的全過(guò)程詳細(xì)地說(shuō)給你的團(tuán)隊(duì)，以便獲得補(bǔ)充：★每個(gè)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)問(wèn)題的地方★每個(gè)環(huán)節(jié)所需用到的物料★每個(gè)環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化★每個(gè)環(huán)節(jié)是否給人驚喜■在構(gòu)思完成后，再次檢查你的目的是否達(dá)到？■在構(gòu)思完成后，再次檢查你的預(yù)算是否足夠？當(dāng)前第7頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表——團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參與部門項(xiàng)目所必須的人員配備供應(yīng)商列表和對(duì)應(yīng)聯(lián)系人：場(chǎng)地搭建/聲光租車/禮儀/演出攝影攝像其他確定你的工作團(tuán)隊(duì)確定你的供應(yīng)商當(dāng)前第8頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表——項(xiàng)目推進(jìn)表■項(xiàng)目推進(jìn)表（為可控因素預(yù)留必要時(shí)間：比正常時(shí)間多1/3）-項(xiàng)目執(zhí)行：為每個(gè)成員制定每日工作協(xié)調(diào)內(nèi)容-物料清單：列舉已有物料及需要準(zhǔn)備的物料-人員分工：列出每個(gè)子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人■必須首先確定不可控因素：障礙來(lái)自哪里？-場(chǎng)地：如果不及時(shí)確定可能租不到合適的場(chǎng)地-重要來(lái)賓：他們的時(shí)間、行程是不確定的-其他不可控因素■預(yù)定的檢查時(shí)間通報(bào):-向所有成員報(bào)告每日工作的完成情況-使其他成員知道應(yīng)該沿著你完成的項(xiàng)目去做什么?-應(yīng)付意外情況、贏得補(bǔ)救機(jī)會(huì)當(dāng)前第9頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)制定子目標(biāo)的原則:所有子目標(biāo)的完成將自然導(dǎo)致總目標(biāo)的完成制定子目標(biāo)的程序:與所有成員逐個(gè)討論總目標(biāo)明確每個(gè)成員的工作及在總體任務(wù)中的位置為每個(gè)成員限定目標(biāo)要求及資源制定子目標(biāo)時(shí)的問(wèn)題:使每個(gè)成員了解子目標(biāo),但同時(shí)知道總目標(biāo)每個(gè)個(gè)體都應(yīng)該擁有完成子目標(biāo)所相應(yīng)的權(quán)利運(yùn)用子目標(biāo)來(lái)限定責(zé)任和要求項(xiàng)目推進(jìn)表的分解——正確制定并運(yùn)用子目標(biāo)當(dāng)前第10頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)墨菲法則：可能出錯(cuò)的就一定會(huì)出錯(cuò)！當(dāng)前第11頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表——工作說(shuō)明書(shū)■活動(dòng)基本要素（時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主題、流程等）■活動(dòng)物料匯總■部門工作（接待）流程和要求■活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)具體分工（人員位置和要求）■文案準(zhǔn)備-新聞稿-主持人臺(tái)本-領(lǐng)導(dǎo)講話稿-重要領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)場(chǎng)文件夾內(nèi)容資料■通訊錄當(dāng)前第12頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)工作說(shuō)明書(shū)主要目的—確定活動(dòng)基本要素/相互關(guān)系及檢查點(diǎn)■明確活動(dòng)基本要素利于活動(dòng)掌控-參與人員的工作指導(dǎo)，提升工作效率-新增人員的活動(dòng)手冊(cè)，利于快速到位（補(bǔ)位）■相互關(guān)系的確認(rèn)-部門之間的配合和各自負(fù)責(zé)人；-哪些事情可以同時(shí)進(jìn)行；-完成項(xiàng)目的方式可能不止一種，通過(guò)相互關(guān)系的檢查可以使你找到最好的方法；■檢查點(diǎn)可為我們提供補(bǔ)救的機(jī)會(huì)-定期的回顧和檢討：在每隔固定時(shí)間由所有成員在一起檢查項(xiàng)目進(jìn)展，并對(duì)意外情況作出補(bǔ)救。當(dāng)前第13頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)場(chǎng)地選擇——列出要求■需要類型：考慮活動(dòng)類別、主題、品味要求■來(lái)賓人數(shù)：測(cè)算最小面積要求■活動(dòng)內(nèi)容：活動(dòng)所擺放的特殊物品，設(shè)施頂高的要求?；顒?dòng)能否造成場(chǎng)地的破壞?！鲋苓叚h(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿■氣候條件：防風(fēng)、防雨、防寒、防暑、日落時(shí)間■費(fèi)用限制：能夠用于場(chǎng)地租賃的最高限額當(dāng)前第14頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)場(chǎng)地選擇注意的問(wèn)題■檔期■布展時(shí)間■活動(dòng)結(jié)束場(chǎng)地清掃■場(chǎng)地可容納人數(shù)■場(chǎng)地使用手續(xù)■場(chǎng)地用電的問(wèn)題保證點(diǎn)容量的充足■場(chǎng)地衛(wèi)生間位置■貴賓和工作人員休息的地方■場(chǎng)地物料和車輛的停放當(dāng)前第15頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)來(lái)賓接待■當(dāng)來(lái)賓抵達(dá)接待區(qū)時(shí)：-確保第一時(shí)間看到接待人員和接待指示牌-預(yù)估每批來(lái)賓人數(shù)，保障足夠的接待人力-如果是入住酒店，最好提前拿到所有來(lái)賓入住房間，以節(jié)省來(lái)賓登記時(shí)間，并在登記完成后交酒店總臺(tái)-在接待區(qū)預(yù)備休息區(qū)-如果是直接進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，應(yīng)準(zhǔn)備存衣處、行李寄存處，并有專人管理，預(yù)備存衣牌■突發(fā)情況處理：-因交通原因突然導(dǎo)致來(lái)賓人數(shù)劇增當(dāng)前第16頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)布置注意問(wèn)題■場(chǎng)地入口■入口是否需要鋪設(shè)紅地毯■是否有明確方向指示和指示牌■攝影攝像設(shè)備的擺放位置當(dāng)前第17頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)布置■搭建施工-保證施工期間的用電及保安-保證施工用料的擺放位置-檢查施工單位用料擺放是否合理-搭建完成時(shí)間應(yīng)保障至少12小時(shí)的彩排時(shí)間-務(wù)必進(jìn)行最大負(fù)荷電量測(cè)試-施工完畢后應(yīng)清理一切施工痕跡-確保用電線路安全隱秘當(dāng)前第18頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)布置■舞臺(tái)布置-保障上場(chǎng)及下場(chǎng)通道暢通-后臺(tái)有方便快捷且安全的物品存放處-來(lái)賓上下舞臺(tái)通道地板檢查，是否有松動(dòng)可能-舞臺(tái)布置的設(shè)備不能遮擋現(xiàn)場(chǎng)攝影攝像視線-確保來(lái)賓無(wú)法進(jìn)入后臺(tái)當(dāng)前第19頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)后勤安排■安排專門工作人員負(fù)責(zé)用餐預(yù)訂及送達(dá)■指定工作人員用車和司機(jī)■文件打印■資料裝袋、運(yùn)輸和存放■物品領(lǐng)取登記■視頻、圖片資料當(dāng)前第20頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)媒體接待基礎(chǔ)文件■媒體接待基礎(chǔ)文件-邀請(qǐng)媒體名單-新聞夾內(nèi)容-航班時(shí)刻表（接、送車輛安排）-住房登記表-媒介分工（活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)位置）-接待物料-專訪安排當(dāng)前第21頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\4點(diǎn)其他事項(xiàng)■活動(dòng)付款明細(xì)表供應(yīng)商、額度、日期、付款形式、尾款結(jié)算日期■現(xiàn)場(chǎng)指揮文件——根據(jù)確定流程-音響（上場(chǎng)音樂(lè)/出車音樂(lè)）、燈光配合-攝影攝像預(yù)定位置和要求-重要環(huán)節(jié)時(shí)的前后銜接、人員補(bǔ)位-現(xiàn)場(chǎng)提問(wèn)時(shí)的媒介人員位置-主持人臺(tái)本■活動(dòng)（專訪）結(jié)束后-匯集活動(dòng)攝影攝像資料-挑選圖片或整理速錄文字，確認(rèn)后上傳網(wǎng)絡(luò)-統(tǒng)計(jì)媒體對(duì)視頻資料的數(shù)量-準(zhǔn)備活動(dòng)總結(jié)報(bào)告和報(bào)賬材料。-費(fèi)用的結(jié)算當(dāng)前第22頁(yè)\共有25頁(yè)\編于星期三\