秘書事務(wù)管理接待之制定接待工作計劃

第二章事務(wù)管理第一節(jié)接待第一課制定接待工作計劃一、秘書接待的類型1、根據(jù)來訪者人數(shù)、規(guī)模，可分為個人來訪接待和團體來訪接待；2、根據(jù)接待的準備程度，可分為有約來訪接待和未約來訪接待；3、根據(jù)秘書工作地點的不同，可分為前臺接待、值班接待和工作接待。4、根據(jù)來訪者的目的，可分為公務(wù)接洽接待和個人來訪接待。5、根據(jù)來訪者的國籍，可分為國內(nèi)人員接待和涉外人員接待。二、接待來訪團體的第一項工作是？制定接待計劃

三、接待計劃的主要內(nèi)容1、確定接待規(guī)格2、日程安排3、經(jīng)費預(yù)算4、工作人員（一）確定接待規(guī)格1、接待規(guī)格是依據(jù)什么來確定的？接待規(guī)格是根據(jù)來訪者的身份和來訪目的來確定的。規(guī)格的高低是從主陪人的角度而言的。2、接待規(guī)格可分為哪幾種？1）高規(guī)格接待：是指主要陪同人員比主要來賓的職位要高的接待，使用這一規(guī)格表明對客人的重視和友好。2）對等接待：是指主要陪同人員與主要來賓的職位相當?shù)慕哟?）低規(guī)格接待：是指主要陪同人員比主要來賓的職位要低的接待。注意：最常用的接待方式是對等接待，常用于基層單位的接待方式是低規(guī)格接待。如果主要來賓的級別比本公司的最高領(lǐng)導(dǎo)的級別還高，那肯定是一種低規(guī)格的接待。

（一）確定接待規(guī)格3、影響接待規(guī)格的因素有哪些？1）客人的身份和來訪目的2）對方與我方的關(guān)系3）一些突然的變化4）過去接待的情況4、接待規(guī)格在接待計劃中是如何表現(xiàn)的？1）主陪人和其他陪同者、2）住宿情況：住宿地點、標準、房間數(shù)量3）用車標準：車型4）餐飲標準：宴請地點、標準、人數(shù)（二）日程安排1、接待日程該如何安排？日期時間活動內(nèi)容地點陪同人員備注會見××××××與××舉行會談××××參觀×××××××游覽××××××日程安排表（三）經(jīng)費預(yù)算1、經(jīng)費預(yù)算的依據(jù)是什么？1）接待規(guī)格2）人員數(shù)量3）活動內(nèi)容2、經(jīng)費預(yù)算的內(nèi)容有哪些？工作經(jīng)費、住宿費、餐飲費、勞務(wù)費、交通費、參觀游覽娛樂費、禮品費、宣傳公關(guān)費、其他費用

3、在接待計劃中如何表現(xiàn)？××接待工作經(jīng)費預(yù)算表1、工作經(jīng)費：2、住宿費：3、餐飲費：4、勞務(wù)費：5、交通費：6、參觀游覽娛樂費：7、禮品費：8、宣傳公關(guān)費：9、其他費用：（四）工作人員1、工作人員主要的任務(wù)是什么？1）來訪前的準備工作2）來訪期間的聯(lián)絡(luò)溝通3）協(xié)調(diào)服務(wù)工作

2、工作人員如何安排？1）確定各接待環(huán)節(jié)的工作人員數(shù)量2）分配好工作人員的任務(wù)3）編制好工作人員安排表3、對工作人員安排的要求1）工作任務(wù)明確2）時間明確和地點明確3）提前印發(fā)給各有關(guān)人員

四、制定接待計劃的工作程序1、了解掌握背景資料2、草擬接待計劃3、與本單位相關(guān)部門溝通情況4、與來訪者溝通情況5、報請上司審批五、制定接待計劃的注意事項1、應(yīng)嚴格遵照單位有關(guān)接待的規(guī)章制度執(zhí)行，不得擅自更改接待標準2、要注意了解來賓的飲食習慣，特別是與宗教相關(guān)的飲食忌諱3、要特別注意做好保密工作，注意內(nèi)外有別，嚴