辦公室行政事務(wù)管理制度

辦公室行政事務(wù)管理制度第一章總則為規(guī)范公司行政事務(wù)管理行為，理順內(nèi)部關(guān)系，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務(wù)類管理辦法，以加強(qiáng)行政管理的有效性，并在公司內(nèi)部形成辦事有程序，工作有標(biāo)準(zhǔn)，事事有人管，人人有專責(zé)的局面。辦公室需協(xié)助總經(jīng)理做好各部門之間的綜合協(xié)調(diào)，加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)工作的督促和檢查，溝通內(nèi)外聯(lián)系，保證上情下達(dá)和下情上報(bào)；逐步建立并完善各項(xiàng)規(guī)章制度，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化管理。辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外聯(lián)絡(luò)，拓展公關(guān)業(yè)務(wù)，促進(jìn)公司與社會(huì)各界的廣泛合作和友好往來(lái)，樹(shù)立良好的企業(yè)形象。本制度所指行政事務(wù)管理內(nèi)容是辦公室檔案管理；印信管理；圖書資料管理；辦公室設(shè)備管理、辦公用品管理制度、辦公室日常涉外公務(wù)及禮儀管理制度；辦公環(huán)境衛(wèi)生、辦公紀(jì)律管理；保密規(guī)定等。第二章辦公室檔案管理辦法檔案管理范圍：1．公司文件檔案：包括公司資質(zhì)、方針政策、決定、年度計(jì)劃等與公司整體發(fā)展相關(guān)的有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件及資料；2．人事檔案：勞動(dòng)合同、員工檔案、社保資料、考勤記錄等；3．行政檔案：辦公物資、設(shè)備、一般易耗品的購(gòu)買、使用記錄等相關(guān)檔案、例會(huì)記錄等。4．項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目資料、項(xiàng)目會(huì)議記錄等具有參考價(jià)值的文件資料。5．銷售檔案：合同、協(xié)議、對(duì)外宣傳資料等。公司的檔案介質(zhì)可以為紙質(zhì)檔案和電子檔案，由公司辦公室負(fù)責(zé)管理。管理職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。資料的收集與整理1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度更新、年度歸檔”規(guī)則，“項(xiàng)目歸檔”根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)度情況分階段歸入項(xiàng)目檔案。2.在歸檔期，辦公室分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。3.原始資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、登記，同時(shí)更新上次的歸檔目錄，各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。4.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，辦公室按其種類、密級(jí)負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。第九條檔案的借閱1．總經(jīng)理、總監(jiān)、辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接辦理借閱手續(xù)。2．因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由借閱本人填寫《借閱檔案申請(qǐng)表》，部門經(jīng)理審批，辦公室主任核批后方可借閱。3．公司檔案密級(jí)分為機(jī)密與普通兩個(gè)級(jí)別，機(jī)密級(jí)檔案經(jīng)總監(jiān)級(jí)批準(zhǔn)后方可借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)2個(gè)工作日，普通檔案由部門經(jīng)理審批后至辦公室辦理借閱手續(xù)，借閱時(shí)間最長(zhǎng)為一周。4．檔案借閱者必須做到：愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。第十條檔案的銷毀1．公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2．公司檔案、項(xiàng)目檔案、銷售檔案、員工人事檔案為長(zhǎng)期保存檔案；非長(zhǎng)期保存檔案保存期為兩年。3．當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。4．經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，辦公室工作人員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5．在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。第三章辦公室印信管理辦法第十一條印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護(hù)公司的利益，制定本辦法。第十二條公司的印章由總監(jiān)級(jí)人員保存、發(fā)放、回收印章，監(jiān)督印章地保管和使用。第十三條公司印鑒一律由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可用印，印章應(yīng)在辦公室內(nèi)使用并由專管人員親自用印，力求做到印跡清晰、規(guī)范。第十四條建立《用印登記簿》，對(duì)印章使用情況進(jìn)行登記備查。對(duì)各類介紹信存根，要妥善保管。第十五條公司一般不允許開(kāi)具空白介紹信，證明如因工作需要或特殊情況需要，必須經(jīng)總經(jīng)理批示后方可開(kāi)出，持空白介紹信外出工作回來(lái)必須匯報(bào)情況，未使用必須交回。第十六條辦公設(shè)備包括：辦公用計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、辦公家具、照相機(jī)等單位價(jià)值較高的實(shí)物資產(chǎn)。第十七條辦公設(shè)備的采購(gòu)1．辦公設(shè)備的采購(gòu)要本著節(jié)約、合理、適用的原則。采購(gòu)大中型設(shè)備器具、大宗基建材料等，必須有兩人參加洽談，貨比三家，務(wù)求價(jià)廉質(zhì)優(yōu)。經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)交往中嚴(yán)禁收受回扣、紅包及高額貴重饋贈(zèng)；不得受賄，不得索取錢物。2．各部門根據(jù)實(shí)際需要申請(qǐng)購(gòu)買辦公設(shè)備，單位價(jià)值1000元以上的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，單位價(jià)值在1000元以下的由部門經(jīng)理批準(zhǔn)，辦公室審核，原則上由辦公室安排購(gòu)買，或經(jīng)辦公室同意由申購(gòu)部門自行購(gòu)買。第十八條辦公設(shè)備的發(fā)放、領(lǐng)用與保管1．辦公設(shè)備（如計(jì)算機(jī)等）由辦公室統(tǒng)一安排發(fā)放，領(lǐng)用人簽字領(lǐng)用，并負(fù)責(zé)保證辦公設(shè)備的外觀整潔、功能完好。2．辦公設(shè)備必須詳細(xì)備案紀(jì)錄，登記造冊(cè)，由辦公室統(tǒng)一保管；第十九條辦公設(shè)備與用品的借用凡借用公司辦公設(shè)備、器材，需填寫設(shè)備借用單，并由部門經(jīng)理簽字認(rèn)可。借用辦公設(shè)備時(shí)限最長(zhǎng)為1周，超時(shí)未還的，辦公室有責(zé)任督促歸還。第二十條辦公設(shè)備的歸還1．短期借用的辦公設(shè)備，如照相機(jī)、硬盤等，在使用完后應(yīng)及時(shí)歸還辦公室，辦公室應(yīng)檢查辦公設(shè)備使用狀態(tài)良好后辦理歸還手續(xù)。2．個(gè)人領(lǐng)用及長(zhǎng)期借用的辦公設(shè)備需在該員工離崗或調(diào)崗時(shí)歸還辦公室，由辦公室檢查設(shè)備的使用狀態(tài)良好后為其辦理交接手續(xù)。3．領(lǐng)用或借用設(shè)備發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償。第二十一條公共辦公設(shè)備管理1．公共辦公室設(shè)備是指公司空調(diào)、飲水機(jī)、微波爐、冰箱、沙發(fā)等由辦公室負(fù)責(zé)管理，辦公室應(yīng)保證設(shè)備的安全、完整、整潔、衛(wèi)生。2