檔案工作安全管理制度

檔案工作安全管理制度1.總則為規(guī)范檔案工作中的安全管理行為，保障檔案材料的安全性與保密性，本制度特別制定。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)的所有檔案材料的管理工作，包含電子文件、紙質(zhì)文件與磁盤、U盤等數(shù)字存儲設(shè)備內(nèi)的檔案材料。3.職責(zé)分工公司領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)對檔案工作的管理工作進(jìn)行監(jiān)督，提供必要的支持保障。檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、存儲與管理工作，保障檔案材料的安全性和完整性。員工：必須嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，對檔案材料必須保密，并積極協(xié)助檔案管理員完成檔案工作。4.檔案管理規(guī)定4.1檔案材料的收集對于涉及公司機(jī)密的檔案材料收集時，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)與同意。檔案材料收集前必須對檔案材料進(jìn)行清理，清理時間不得少于一個工作日。不得將與公司無關(guān)的個人檔案材料收入公司檔案中。4.2檔案材料的存儲檔案材料存儲時必須分門別類，分類存放，以便隨時查找。檔案材料必須保存在安全的地方，電子檔案必須妥善定期備份。紙質(zhì)檔案材料必須定期進(jìn)行脫酸處理，并定期進(jìn)行考慮防潮、防盜、防火等局面的因素。不得隨意移動檔案材料，必須由檔案管理員簽字確認(rèn)后才可進(jìn)行移動。4.3檔案材料的查詢對于涉及公司機(jī)密的檔案材料查詢時，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)與同意。員工在查詢公司檔案材料時必須進(jìn)行登記備案，并由檔案管理員進(jìn)行審核和確認(rèn)。檔案查詢完畢后必須將檔案材料放回原處，并將查詢登記表歸檔。4.4檔案材料的借用對于涉及公司機(jī)密的檔案材料借用時，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)與同意。員工在借用公司檔案材料時必須進(jìn)行登記備案，并由檔案管理員進(jìn)行審核和確認(rèn)。檔案借用期限不得超過一個月，并可延期一次，須事先向檔案管理員提出申請，并經(jīng)過審核確認(rèn)方可進(jìn)行。檔案借用歸還后，檔案管理員必須對檔案材料進(jìn)行清檢，如有遺漏、損毀等情況，由借用方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.基本要求檔案管理員要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，并時刻關(guān)注檔案工作的安全管理工作。員工必須遵從公司制度要求，確保檔案安全，杜絕檔案丟失、損壞和泄露現(xiàn)象。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高對公司檔案工作的重視程度，加強(qiáng)對安全管理工作的監(jiān)督和管理。6.附則本制度如有修改，必須由公司領(lǐng)導(dǎo)予以批準(zhǔn)生效，修改時須