公司合同保管制度

公司合同保管制度第一章總則第一條為了規(guī)范合同檔案管理工作并保證合同檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。第二條本制度僅適用于本公司全體員工。第三條本制度所稱合同是指公司在經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)中形成的各種協(xié)議、合同文本、各類公函、通知（包括但不限于協(xié)議或合同的附件）等。第四條法務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。法務(wù)部辦理本制度事項(xiàng)時(shí)，其他各部門應(yīng)當(dāng)給予協(xié)助，并履行好本制度所規(guī)定的職責(zé)。第二章歸檔第五條合同訂立后，經(jīng)辦單位應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)將如下資料送法務(wù)部辦理歸檔手續(xù)，所提交資料必須真實(shí)完整，清晰明確，且原則上應(yīng)為原件。（一） 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的合同評(píng)審文件；（二） 合同訂立前，有經(jīng)各簽訂主體確認(rèn)的合同文本的修改稿；（三） 正式合同文本的原件，包含相關(guān)附件；（四） 其他補(bǔ)充協(xié)議或子合同；（五） 對(duì)方加蓋公章證件（包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、國(guó)稅證、地稅證、法定代表人身份證）；（六） 如合同為委托代表人簽字，需提供授權(quán)委托書(shū)原件及委托代表人身份證復(fù)印件。經(jīng)辦單位同時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的履行及后續(xù)相關(guān)資料的整理。第六條合同履行完畢或終止后5個(gè)工作日內(nèi)，經(jīng)辦單位應(yīng)將除第五條規(guī)定外的其他全部合同資料送法務(wù)部辦理歸檔手續(xù)：（一） 補(bǔ)充或變更的協(xié)議原件；（二） 過(guò)程履行的證明文件，例如轉(zhuǎn)賬憑證、履行記錄、對(duì)方簽字確認(rèn)證明等。該類文件需提交原件歸檔，如其他職能部門因硬性規(guī)定原件需由其保管的，經(jīng)辦單位可提交復(fù)印件歸檔，但該文件的復(fù)印件上需由原件保管部門注明原件所在地址，例如會(huì)計(jì)憑證號(hào)等；（三） 履行完畢或終止合同的證明原件。法務(wù)部應(yīng)將本條規(guī)定的歸檔資料按照時(shí)間順序先后編排，裝訂成冊(cè)，標(biāo)注頁(yè)碼。第七條經(jīng)辦單位在訂立合同時(shí)，正式合同文本應(yīng)至少保存兩份原件，其中正本由法務(wù)合同部歸檔，副本由經(jīng)辦部門自行保存。如其他職能部門因硬性規(guī)定需保存原件，經(jīng)辦部門應(yīng)按需求增加原件數(shù)量，例如財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)工作的需求等。第八條法務(wù)部接收資料時(shí)應(yīng)當(dāng)出具收據(jù)給經(jīng)辦部門。第九條法務(wù)部應(yīng)在合同評(píng)審階段對(duì)合同進(jìn)行合理編號(hào)，所編號(hào)碼必須告知公司財(cái)務(wù)中心。第三章合同借閱第十條根據(jù)工作情況，需要查閱合同的，應(yīng)當(dāng)由查閱部門提出申請(qǐng)，報(bào)經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，到法務(wù)部辦理借閱手續(xù)。第十一條查閱合同原則上不得通過(guò)手摘、復(fù)印、掃描、拍照等手段復(fù)制文本內(nèi)容。確需復(fù)制合同的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。第十二條借閱合同原則上應(yīng)在檔案室查閱，不得帶出檔案室。確有必要借帶出檔案室閱讀的，應(yīng)在借閱申請(qǐng)中注明外借期限后經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可帶出。若超出外借期限仍需繼續(xù)使用，應(yīng)當(dāng)在到期日重新辦理借閱申請(qǐng)手續(xù)并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱人應(yīng)在外借期限內(nèi)歸還所借合同，并與法務(wù)部共同核對(duì)合同文本的完整后辦理歸還手續(xù)。第十三條為便于查閱，法務(wù)部應(yīng)建立電子目錄。第四章訴訟與仲裁第十四條發(fā)生訴訟或者仲裁的合同，其合同檔案中應(yīng)附有訴訟或者仲裁的情況說(shuō)明。第十五條訴訟或者仲裁文書(shū)材料應(yīng)獨(dú)立以案卷形式整理歸檔。為訴訟或者仲裁的需要，法務(wù)部應(yīng)按本制度第十一條規(guī)定辦理借用手續(xù)，借用的合同應(yīng)在法院或仲裁委員會(huì)開(kāi)庭審理結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)歸還。如果不能按期歸還，應(yīng)說(shuō)明理由并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第五章責(zé)任第十六條合同歸檔資料在交法務(wù)部歸檔前，所屬部門應(yīng)當(dāng)保全完好，不得隨意涂改、銷毀、破壞、遺失，棄置，第十七條經(jīng)辦單位未能按本制度第五、六條規(guī)定，辦理歸檔手續(xù)的，對(duì)直接責(zé)任人和所屬部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行處罰（包括書(shū)面檢查、罰款、甚至依法追究法律責(zé)任的措施）。第十八條被查出故意隱瞞部分合同材料不辦理歸檔手續(xù)，根據(jù)情節(jié)對(duì)直接責(zé)任人和所屬部門負(fù)責(zé)人按照進(jìn)行處罰包括書(shū)面檢查、罰款、甚至依法追究法律責(zé)任的措施）。第十九條所有員工違反本制度遺失合同檔案的，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告，并在公司內(nèi)部予以通報(bào)批評(píng)，并根據(jù)情節(jié)可以對(duì)其進(jìn)行處罰（包括書(shū)面檢查、罰款、甚至依法追究法律責(zé)任的措施）。第二十條如因遺失合同檔案，泄露公司