檔案室管理制度及職責(zé)范本（二篇）

第7頁共7頁檔案室管理制度及職責(zé)范本主題詞：檔案管理制度試行起草：校對：簽發(fā)：類別：制度編號：____005一、目的。為加強(qiáng)公司檔案的管理，確保檔案信息完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，有效地利用檔案信息資源，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本制度。二、范圍。從公司成立和現(xiàn)在的公司、各級部門及員工在從事生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條檔案資源是公司發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源之一，其所有權(quán)歸屬本公司，由公司統(tǒng)一管理、調(diào)度和使用。第四條公司、各部門、員工都有提供和保護(hù)檔案的義務(wù)。公司和部門負(fù)責(zé)人有責(zé)任加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作正常開展；并按規(guī)定定期向公司檔案管理部門移交檔案。第五條檔案資源實(shí)行統(tǒng)一管理、信息共享、方便使用的基本管理原則。第二章檔案機(jī)構(gòu)及管理模式第六條____公司行政部設(shè)立檔案室；在各部門設(shè)置檔案管理崗位。第七條工作職責(zé)公司檔案室：1、負(fù)責(zé)制定和完善相關(guān)管理制度、工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)劃檔案系統(tǒng)，確保檔案安全和方便利用。2、負(fù)責(zé)公司的檔案、收集、整理、管理工作，提供檔案。3、對部門的檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。4、向各級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案及服務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)。5、推行檔案信息化管理，逐步提高檔案工作效率。6、收集保管體現(xiàn)公司發(fā)展歷程、標(biāo)志公司重大事件的相關(guān)資料。7、各部門檔案管理崗：1、負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理及服務(wù)工作。2、負(fù)責(zé)向公司檔案室定期提供檔案收集、整理及利用相關(guān)數(shù)據(jù)。3、接受公司檔案室管理第三章接口關(guān)系及職責(zé)第八條公司分管領(lǐng)導(dǎo)、公司行政部經(jīng)理為該部門檔案工作主要責(zé)任人。負(fù)責(zé)督促該單位檔案的收集、歸檔工作。第九條各部門按月收集、整理本單位在本月中形成的、有保存價(jià)值的各種文件材料。按規(guī)定的范圍、日期、要求將形成的檔案材料移交到檔案管理部門。負(fù)有保護(hù)公司檔案資源和未歸檔的文件材料的義務(wù)。對已移交的檔案材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。第十條各資源部門財(cái)務(wù)部門。基本建設(shè)工程項(xiàng)目、大型設(shè)備儀器檔案材料未移交到檔案管理部門即檔案管理部門未出具該項(xiàng)目檔案材料交接清單不得結(jié)算。項(xiàng)目驗(yàn)收鑒定____機(jī)構(gòu)。在對項(xiàng)目責(zé)任單位的項(xiàng)目作結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收、鑒定時(shí)，其項(xiàng)目驗(yàn)收資料應(yīng)由檔案管理部門提供（項(xiàng)目責(zé)任單位應(yīng)提前將項(xiàng)目檔案材料移交到檔案管理部門），不得索取、接受非檔案管理部門提供的項(xiàng)目文檔。第十一條公司、部門、員工自覺維護(hù)公司利益，保護(hù)公司檔案資源。及時(shí)將工作中形成的檔案資源送交相應(yīng)人員進(jìn)行匯集、整理。保護(hù)好所借檔案材料，不得損壞、遺失、私自向第三方泄漏相關(guān)信息，自覺維護(hù)檔案的信息安全，并按時(shí)歸還。第四章檔案的管理第十二條管轄權(quán)凡是公司所屬檔案和有保存價(jià)值的材料都必須交由檔案管理部門管理，其他任何部門和個(gè)人不得私存、轉(zhuǎn)讓、銷毀。公司檔案室：公司所屬部門檔案的管理和服務(wù)工作。公司對外簽署的投資、金融方面的合同、協(xié)議。體現(xiàn)公司發(fā)展歷程的重大事件的相關(guān)資料。非本制度規(guī)定，由公司領(lǐng)導(dǎo)指定由檔案室保管之檔案的管理與服務(wù)工作。各部門或檔案管理崗：本部門形成的檔案材料（公司檔案室管轄的除外）的管理與服務(wù)工作。第十三條檔案的分類公司檔案根據(jù)其形成內(nèi)容分為如下九類：運(yùn)作檔案（三會、投資、設(shè)立及變更材料等）行政管理檔案（行政事務(wù)、公關(guān)宣傳、資源配置等）經(jīng)營管理檔案（計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)金融管理、對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)形成的合同、協(xié)議）學(xué)術(shù)研究檔案（公司學(xué)術(shù)活動(dòng)、科研項(xiàng)目、培訓(xùn)資料等）基本建設(shè)檔案（合同、協(xié)議、驗(yàn)收報(bào)告等）財(cái)務(wù)會計(jì)檔案（報(bào)表、帳簿、憑證及其它會計(jì)資料）人力資源檔案（人力資源登記冊、個(gè)人檔案、培訓(xùn)記錄等）教學(xué)檔案（各類培訓(xùn)、教材、記錄、成績等）黨群工作檔案（黨務(wù)工作、共青團(tuán)工作、協(xié)會工作等）第十四條檔案歸檔流程。由歸檔人員填寫移交清單，經(jīng)檔案管理人員確認(rèn)并在移交單上雙方簽字后接收。第十五條公司檔案材料歸檔要求：歸檔文件質(zhì)量要求：1、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料由相關(guān)責(zé)任人收集齊全，按歸檔要求初步整理后，填寫移交清單一式二份后向公司檔案管理部門移交歸檔。2、歸檔的文件材料必須保持其成套性和完整性。3、歸檔的文件材料必須文實(shí)相符，準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)面貌和歷史過程。4、歸檔的文件材料必須層次分明，保持其有機(jī)聯(lián)系，符合其形成規(guī)律。5、對完整系統(tǒng)的歸檔文件材料，必須按序整理。6、歸檔的文件材料必須簽署完備、印鑒齊全。7、歸檔的文件材料要求載體優(yōu)良、格式統(tǒng)一、書寫清晰、字跡整潔、圖線清晰、裝訂整齊美觀。不得使用圓珠筆、鉛筆書寫檔案材料。8、基建檔案、以光盤、軟件等為載體的電子信息檔案，歸檔部門應(yīng)編寫歸檔材料簡要說明。歸檔時(shí)間和數(shù)量要求：1、經(jīng)營合同簽署完畢后即歸檔一份。2、工程項(xiàng)目必須先歸檔，后驗(yàn)收。驗(yàn)收后一周內(nèi)補(bǔ)歸驗(yàn)收過程中形成的文件材料。3、重要設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收后，其所屬資料立即全部歸檔。____驗(yàn)收后，應(yīng)立即將竣工報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告等歸檔。4、文件材料每月頭五天內(nèi)歸檔一份。5、會計(jì)檔案每年第二季度移交前一年檔案材料。6、人力資源檔案每季度第一個(gè)月____日前整理歸檔上季度檔案。7、教學(xué)檔案形成后立即歸檔。8、部門撤銷。原部門負(fù)責(zé)人應(yīng)做好文件材料的整理工作，移交檔案管理部門，任何個(gè)人不得帶入其他部門。第十六條監(jiān)督。公司行政部定期或不定期地對各部門檔案工作進(jìn)行檢查以監(jiān)督其執(zhí)行情況。第十七條銷毀。須報(bào)經(jīng)公司總經(jīng)理/董事長、檔案室負(fù)責(zé)人幾方批準(zhǔn)，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。第十八條檔案利用。提供利用是檔案工作的核心內(nèi)容，檔案管理人員必須主動(dòng)、積極了解公司、各項(xiàng)工作的需要，廣泛開展檔案利用工作，在提供服務(wù)中要嚴(yán)格把握檔案利用審批，以維護(hù)公司利益。檔案利用流程：申請人提出申請—審批人審批—檔案管理部門提供利用—按時(shí)歸還。審批權(quán)限：一般檔案及____檔案—部門負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人審批；____檔案—公司負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人審批；絕密及重要檔案—公司總經(jīng)理/董事長或其授權(quán)人審批。非公司人員原則上不允許直接借用或查看公司的任何檔案材料。如確需借用或查閱的，須取得公司檔案室負(fù)責(zé)人同意后報(bào)經(jīng)公司總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)。第十九條檔案庫房應(yīng)該設(shè)在安全、防盜、防潮、防火、防光、防塵、防蟲的建筑內(nèi)。第二十條檔案室應(yīng)在內(nèi)部辦公信息系統(tǒng)中公布并定期更新各類收藏檔案目錄和借閱管理辦法，方便檔案的有效利用。第二十一條檔案安全。所有檔案必須確保其信息安全并做好備份工作。第五章責(zé)任及其它第二十二條本規(guī)范適用于公司、部門和全體員工。第二十三條有下列行為之一，一經(jīng)查實(shí)，視其情節(jié)輕重，給予記過失、停職反省，直至除名處理；造成經(jīng)濟(jì)損失的，據(jù)實(shí)賠償或并處罰款；觸犯法律的移交司法機(jī)關(guān)處理：毀損、丟失或擅自銷毀檔案。擅自向外界提供、抄摘檔案。涂改、偽造檔案。未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的部門或檔案管理者。未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同處）。檔案室管理制度及職責(zé)范本（二）1總則1.1本工程內(nèi)業(yè)資料按照對技術(shù)資料的要求進(jìn)行歸檔管理。1.2內(nèi)業(yè)資料管理實(shí)行歸口管理，誰負(fù)責(zé)誰管理的原則。相關(guān)職能部門有工程技術(shù)部、安全質(zhì)量部、合同部、工地試驗(yàn)室、辦公室等。健全各類資料的分類登記和借閱制度，責(zé)任到人。1.3各部門內(nèi)業(yè)資料統(tǒng)一歸口項(xiàng)目部檔案室，項(xiàng)目部設(shè)專人統(tǒng)一管理2管理職責(zé)2.1工程技術(shù)部負(fù)責(zé)工程質(zhì)量控制資料的管理。2.2安質(zhì)部負(fù)責(zé)質(zhì)量保證體系、安全保證體系相關(guān)資料和業(yè)主、監(jiān)理指令回復(fù)文件的管理。2.3合同部負(fù)責(zé)施工計(jì)劃、進(jìn)度、成本控制等相關(guān)的工程管理文件的管理。2.4工地試驗(yàn)室負(fù)責(zé)各類試驗(yàn)、檢驗(yàn)資料的管理。2.5辦公室負(fù)責(zé)上級文件、會議紀(jì)要等文件的管理。2.6其他部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)的技術(shù)資料的保存管理。3管理的范圍3.1質(zhì)量控制資料按照本合同段單位、分部、分項(xiàng)工程劃分進(jìn)行分類管理。其范圍包括：路基土石方工程、結(jié)構(gòu)物及防護(hù)工程、排水工程、涵洞通道工程、路面工程、橋梁工程、隧道工程、綠化工程、交通安全工程、收費(fèi)站房建資料等，工程自檢及工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定資料、工程事故及處理情況報(bào)告、補(bǔ)救后達(dá)到要求的認(rèn)可證明文件，橋梁竣工驗(yàn)收荷載試驗(yàn)報(bào)告，橋梁基礎(chǔ)、梁的預(yù)制等強(qiáng)度、完整的檢驗(yàn)資料，非正常施工記錄，交工驗(yàn)收檢測單位的試驗(yàn)、檢測、評定資料等，施工日志、天氣溫度及自然災(zāi)害記錄、測量原始記錄等。3.2質(zhì)量保證體系資料包括施工質(zhì)量保證體系和自檢機(jī)構(gòu)、投標(biāo)文件總體施工組織設(shè)計(jì)與批復(fù)文件、主要工程技術(shù)人員更換資料和批復(fù)，各類質(zhì)量管理制度（包括施工質(zhì)量檢驗(yàn)制度、質(zhì)量崗位責(zé)任制度、技術(shù)交底制度、崗前培訓(xùn)制度），隱蔽工程及質(zhì)量檢驗(yàn)照片資料等。安全保證體系包括安全技術(shù)交底資料、各類特殊工種證件管理、施工人員檔案管理、農(nóng)民工工資發(fā)放資料，施工安全及文明施工文件等。3.3工程管理文件包括施工機(jī)械到位情況、工程變更資料、計(jì)量支付資料，進(jìn)度控制文件（包括進(jìn)度計(jì)劃批準(zhǔn)文件、進(jìn)度執(zhí)行情況、有關(guān)進(jìn)度往來文件），合同管理文件、缺陷責(zé)任期資料等。3.4試驗(yàn)資料包括試驗(yàn)室及試驗(yàn)人員申報(bào)材料及批復(fù)文件、儀器設(shè)備檢定及養(yǎng)護(hù)記錄、各類試驗(yàn)臺帳、樣品和試件養(yǎng)護(hù)記錄，標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)、配合比設(shè)計(jì)及監(jiān)理批復(fù)，試驗(yàn)記錄和試驗(yàn)報(bào)告及其他資料。3.5上級文件、會議紀(jì)要包括有關(guān)施工技術(shù)的會議紀(jì)要、協(xié)議、建設(shè)單位、監(jiān)理單位發(fā)文、圖紙會審記錄，征地、拆遷原始記錄及有關(guān)文件。4技術(shù)文件及其