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第5頁(yè)共5頁(yè)辦公設(shè)施及管理制度辦公設(shè)備及生活設(shè)施管理制度第一節(jié)辦公設(shè)施管理一、辦公設(shè)施分類辦公設(shè)備。包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印件、傳真機(jī)、服務(wù)器、軟件、等物品。辦公家具。包括辦公桌椅、會(huì)議桌、沙發(fā)、文件柜等物品。二、辦公設(shè)施采購(gòu)(一)辦公設(shè)施的采購(gòu),由綜合部統(tǒng)一購(gòu)買。每月月未由各部門提出下____月份購(gòu)買需求,提交綜合部匯總并編制下____月份辦公設(shè)施購(gòu)置計(jì)劃和預(yù)算,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目經(jīng)理審批后,再由綜合部統(tǒng)一采購(gòu),采購(gòu)時(shí)應(yīng)“貨比三家,擇優(yōu)而取”。(二)根據(jù)月度辦公設(shè)施購(gòu)置計(jì)劃,由使用部門提出書面報(bào)告和采購(gòu)計(jì)劃表,經(jīng)綜合部審核,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目經(jīng)理審批,歸口綜合部購(gòu)置。計(jì)劃外的辦公設(shè)施購(gòu)置,除辦理以上手續(xù)外,需特別說(shuō)明購(gòu)置的理由,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目經(jīng)理審批同意方可購(gòu)置。三、辦公設(shè)施的管理(一)辦公設(shè)施編號(hào)1、辦公設(shè)施實(shí)行編號(hào)管理,由綜合部會(huì)同財(cái)務(wù)部,在辦公設(shè)施交付使用的當(dāng)天,進(jìn)行登記并統(tǒng)一編號(hào)。2、編號(hào)辦法:編號(hào)形式為:品牌+名稱+型號(hào)。①辦公設(shè)備編號(hào)(如:聯(lián)想-e____號(hào);包括:電腦,打印機(jī),軟件,服務(wù)器,傳真機(jī)等物品)。②辦公家具編號(hào)(辦公桌-120cm____60cm-____號(hào));包括:辦公桌椅,會(huì)議臺(tái),洽談臺(tái),文件柜等物品)。四、辦公設(shè)施的異動(dòng)管理(一)辦公設(shè)施的租賃、出租、出借、抵押、擔(dān)保、調(diào)入、調(diào)出、報(bào)廢等,必須由使用部門提出書面報(bào)告,經(jīng)綜合部與財(cái)務(wù)部會(huì)審,超過____元的,由綜合部、財(cái)務(wù)部、物資部會(huì)審,由分管領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)并報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后,可辦理相關(guān)手續(xù)。(二)辦公設(shè)施的內(nèi)部轉(zhuǎn)移,如果轉(zhuǎn)移其他項(xiàng)目,由使用部門或使用人提出書面報(bào)告,經(jīng)綜合部與財(cái)務(wù)部會(huì)審,超過____元的,由綜合部、財(cái)務(wù)部、物資部會(huì)審,由分管領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)并報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。(三)按規(guī)定程序發(fā)生的辦公設(shè)施異動(dòng),綜合部應(yīng)在手續(xù)完成后的當(dāng)天作相應(yīng)的登記,并填寫《辦公設(shè)施轉(zhuǎn)移通知單》,財(cái)務(wù)部應(yīng)在手續(xù)完成后的三天內(nèi)根據(jù)《辦公設(shè)施轉(zhuǎn)移通知單》作相應(yīng)的帳務(wù)處理。超過____元的,由物資部填寫《設(shè)備轉(zhuǎn)移通知單》,并及時(shí)報(bào)財(cái)務(wù)做相應(yīng)的賬務(wù)處理。(四)個(gè)人自帶設(shè)備(如。電腦),維修費(fèi)用由項(xiàng)目部承擔(dān),如果個(gè)人保存不善丟失,項(xiàng)目部不承擔(dān)任何損失。五、辦公設(shè)施的維修由使用部門提出維修計(jì)劃并填寫《辦公設(shè)施維修申請(qǐng)單》,經(jīng)行綜合部審核,____元以下維修費(fèi)用,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);____元以上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。六、重大辦公設(shè)施的原始____,財(cái)務(wù)部妥善保管,綜合部留復(fù)印件,做好臺(tái)賬登記。七、因管理或使用不當(dāng)造成辦公設(shè)施毀損、丟失的,由直接責(zé)任人承擔(dān)直接經(jīng)濟(jì)損失。八、綜合部與財(cái)務(wù)部應(yīng)每半年對(duì)辦公設(shè)施進(jìn)行一次全面的核對(duì)清理,清理時(shí)應(yīng)做到賬實(shí)相符。對(duì)于不符的,應(yīng)查明原因,并在次月____日前,將辦公設(shè)施清理情況報(bào)告項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo),同時(shí)對(duì)辦公設(shè)施的變動(dòng)情況提出處理意見或建議。第二節(jié)電腦管理一、日常管理(一)項(xiàng)目辦公電腦的____、調(diào)試、維護(hù)、保養(yǎng)、管理由項(xiàng)目綜合部負(fù)責(zé)。(二)項(xiàng)目電腦由各使用人負(fù)責(zé)保管。二、使用需求申請(qǐng)(一)硬件需求由使用人所在部門提出申請(qǐng),綜合部審核,費(fèi)用在____元以下報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),____元以上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。(二)軟件需求由使用人根據(jù)工作、業(yè)務(wù)需要提出申請(qǐng),由所在部門做出方案,由綜合部審核,費(fèi)用在____元以下報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),____元以上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。三、注意事項(xiàng)(一)應(yīng)妥善設(shè)置和保管好開____碼,不得將____,特別是財(cái)務(wù)軟件使用____泄露他人。(二)盡量利用公司辦公網(wǎng)絡(luò)以無(wú)紙化方式處理公文,確需打印的資料,應(yīng)妥善保存,不得無(wú)序擺放。(三)不得在辦公電腦上玩游戲,未經(jīng)批準(zhǔn),不得將外來(lái)盤插入電腦使用。(四)個(gè)人筆記本電腦的硬盤不得存儲(chǔ)涉及公司____的文件,凡____文件出差時(shí)用軟盤(或其他存儲(chǔ)器)存儲(chǔ),并妥善保管。(五)不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。四、違則項(xiàng)目電腦因人為因素造成損壞的,由使用人負(fù)責(zé)賠償,特殊情況以書面形式報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo),視原因酌情處理。第三節(jié)復(fù)印機(jī)管理一、復(fù)印機(jī)機(jī)統(tǒng)一由綜合部負(fù)責(zé)管理。二、復(fù)印機(jī)使用完畢后,應(yīng)按“清除”按扭,將復(fù)印機(jī)恢復(fù)至初始狀態(tài),復(fù)印無(wú)效的文件應(yīng)立即銷毀。三、復(fù)印資料注意節(jié)約紙張,避免浪費(fèi)。第四節(jié)生活設(shè)施管理一、生活設(shè)施包括:洗衣機(jī)、熱水器、床、電視機(jī)、消毒柜、冰箱、門窗等;1、食堂消毒柜、冰箱由綜合部負(fù)責(zé);2、職工宿舍洗衣機(jī)、電視機(jī)、床、門窗因人為因素造成損壞的,由使用人負(fù)責(zé)賠償、維修。辦公設(shè)施及管理制度(二)第一節(jié)辦公設(shè)施管理一、辦公設(shè)施分類:(一)辦公設(shè)備。包括電腦、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)、相機(jī)、服務(wù)器、軟件等物品。(二)辦公家具。包括辦公桌椅、文件柜、會(huì)客桌椅等物品。二、辦公設(shè)施采購(gòu):(一)辦公設(shè)施的采購(gòu),由辦公室負(fù)責(zé)購(gòu)買,其他相關(guān)部門協(xié)助。(二)各使用部門如需添置辦公設(shè)施需提出書面報(bào)告,報(bào)告中需特別說(shuō)明購(gòu)置的理由,經(jīng)分管副總批準(zhǔn)后報(bào)辦公室,辦公室根據(jù)公司整體需求提出相應(yīng)意見,報(bào)行政副總裁審批,方可實(shí)施采購(gòu)。三、辦公設(shè)施的管理:(一)辦公設(shè)施編號(hào)1、辦公設(shè)施實(shí)行編號(hào)管理,由辦公室在辦公設(shè)施交付使用的當(dāng)天,進(jìn)行登記并統(tǒng)一編號(hào)。2、編號(hào)辦法:編號(hào)形式為:公司英文標(biāo)識(shí)+分類符號(hào)+數(shù)字代碼。(1)辦公設(shè)備編號(hào)(hg-sb-____;包括。電腦,打印機(jī),掃描儀,復(fù)印機(jī),傳真機(jī)等物品)。(2)辦公家具編號(hào)(hg-jj-____;包括。辦公桌椅,會(huì)議臺(tái),洽談臺(tái),文件柜等物品)。(二)辦公設(shè)施的標(biāo)牌:為即時(shí)貼,辦公室在辦公設(shè)施交付使用的當(dāng)天,進(jìn)行登記并貼上標(biāo)牌。辦公設(shè)施的使用權(quán)屬各部門使用人,各部門負(fù)責(zé)人對(duì)辦公設(shè)施的可使用性負(fù)完全責(zé)任。四、辦公設(shè)施的異動(dòng)管理:(一)辦公設(shè)施的出租、出借、報(bào)廢等,必須由使用部門提出書面報(bào)告,經(jīng)分管副總批準(zhǔn),辦公室根據(jù)公司整體情況提出相應(yīng)意見,報(bào)行政副總裁審批,方可辦理相關(guān)手續(xù)。(二)辦公設(shè)施的內(nèi)部轉(zhuǎn)移,由使用部門或使用人提出書面報(bào)告,報(bào)經(jīng)辦公室審核同意后,辦理移交手續(xù)。(三)按規(guī)定程序發(fā)生的辦公設(shè)施異動(dòng),辦公室應(yīng)在手續(xù)完成后的當(dāng)天作相應(yīng)的登記,辦公室應(yīng)在三天內(nèi)將情況上報(bào)財(cái)務(wù)部作相應(yīng)的賬務(wù)處理。五、辦公設(shè)施的維修:由使用部門提出書面維修申請(qǐng),辦公室根據(jù)設(shè)施的綜合價(jià)值提出維修意見,____元以下的維修費(fèi)用,辦公室直接送至維修處維修,____元以上的維修費(fèi)用報(bào)副總裁批準(zhǔn)。六、辦公設(shè)施的原始____復(fù)印件、保修卡、說(shuō)明書等由辦公室妥善保管。七、因管理或使用不當(dāng)造成辦公設(shè)施毀損、丟失的,由直接責(zé)任人承擔(dān)直接經(jīng)濟(jì)損失。八、辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)部門每年對(duì)辦公設(shè)施進(jìn)行一次全面的核對(duì)清理,清理時(shí)應(yīng)做到標(biāo)牌與清單相符、清單與明細(xì)賬相符、明細(xì)賬與總賬相符,對(duì)于不符的,應(yīng)查明原因,并在次月____日前,將辦公設(shè)施清理情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo),同時(shí)對(duì)辦公設(shè)施的變動(dòng)情況提出處理意見或建議。第二節(jié)電腦管理一、日常管理(一)公司辦公電腦的____、調(diào)試、維護(hù)、保養(yǎng)由公司企劃部指定專人負(fù)責(zé)。(二)公司電腦由各使用人負(fù)責(zé)保管。二、使用需求申請(qǐng)(一)硬件需求由使用人所在部門提出書面申請(qǐng),分管副總裁批準(zhǔn),辦公室審核,報(bào)行政副總裁批準(zhǔn)后方可購(gòu)置。(二)軟件需求由使用人根據(jù)工作、業(yè)務(wù)需要提出書面申請(qǐng),分管副總裁批準(zhǔn),辦公室審核,報(bào)行政副總裁批準(zhǔn)后方可購(gòu)置。三、注意事項(xiàng)(一)公司電腦原則上專人專用(未配備電腦人員,不是使用他人電腦),使用人應(yīng)妥善設(shè)置和保管好開機(jī)、屏保____,不得將____泄露他人。(二)不得在辦公電腦上玩游戲,無(wú)特殊需要上下班必須將電腦關(guān)閉。(三)不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。(四)電腦內(nèi)存儲(chǔ)的涉及公司信息的資料均需公司財(cái)產(chǎn),員工必須保證資料的完整性,嚴(yán)禁隨意刪除。四、其他公司電腦因人為因素造成損壞的,由使用人負(fù)責(zé)賠償,特殊情況以書面形式報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo),視原因酌情處理。第三節(jié)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)管理一、日常使用管理(一)復(fù)印機(jī)由辦公室負(fù)責(zé)管理。(二)復(fù)印機(jī)統(tǒng)一由辦公室指定人員負(fù)責(zé)操作、保管,其他人員無(wú)故不得進(jìn)入文印室自行操作復(fù)印機(jī)。(三)各部門需復(fù)印的文件資料必須經(jīng)登記、簽名,登記表內(nèi)載明使用部門、內(nèi)容、數(shù)量等主要內(nèi)容。文員有權(quán)阻止非公司資料的復(fù)印。(四)各部門文字資料打印連接前臺(tái)打印機(jī),圖紙或特殊規(guī)格打印連接文印室打印機(jī),打印資料同樣需要登記,簽字后方可拿取。(五)其他各部門內(nèi)部打印機(jī)由各使用人自覺做好管理工作,禁止打印私人文件。二、注意事項(xiàng):(一)文員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度,不得將文件材料的內(nèi)容向外泄露。廢紙應(yīng)及時(shí)收集、銷毀。(二)文員要定期檢查、保養(yǎng)設(shè)備。出現(xiàn)故障要及時(shí)通知維
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