會計信息化-05第三章總賬日常(一)

會計信息化教程

主講：第三章總賬系統(tǒng)日常處理總賬系統(tǒng)日常處理的根本流程操作員建賬套設權限根底設置期初余額系統(tǒng)管理初始化賬套初始化填制憑證出納簽字和審核憑證記賬憑證及賬簿查詢結賬報表日常賬務處理下一批憑證處理下月業(yè)務處理

實施會計信息化以后，賬務處理的工作量主要集中在憑證輸入環(huán)節(jié)上。其他環(huán)節(jié)如記賬、結賬等都由系統(tǒng)自動在瞬間完成，憑證和賬簿的查詢也變得十分快捷方便。第一節(jié)憑證輸入一、記賬憑證的內容〔1〕憑證頭：憑證類別、憑證編號、制單日期、附單據(jù)數(shù)?！?〕憑證正文：摘要、科目名稱、發(fā)生金額、輔助信息。二、記賬憑證的輸入途徑(1)手工編制完成后錄入計算機(后臺)。(2)根據(jù)原始憑證直接在計算機上輸入憑證(前臺)。(3)由其它子系統(tǒng)生成傳送到總賬系統(tǒng)(機制憑證)。三、記賬憑證的錄入方法〔一〕不帶輔助核算憑證的錄入；記賬憑證的錄入方法按憑證是否帶輔助核算信息分成兩種：〔二〕帶輔助核算憑證的錄入?！惨弧巢粠лo助核算憑證的錄入【案例3－1】1月2日，計提工會經(jīng)費1820.73元，請?zhí)钪茟{證一張：

想一想：這張憑證的會計分錄應該怎么做？思路整理：憑證類型：轉賬憑證；摘要：計提工會經(jīng)費〔摘要編號011〕借：管理費用/工會經(jīng)費〔660207〕1820.73貸：應付職工薪酬/工會經(jīng)費〔221104〕1820.73

請注意觀看操作演示(二)帶輔助核算工程憑證的錄入

〔個人核算〕【案例3－2】2021年1月3日，供給部吳采購出差回來，報銷差旅費4500元，原來預借5000元，余下500元用現(xiàn)金交回。請?zhí)钪茟{證一張：想一想：這張憑證的會計分錄應該怎么做？思路整理：憑證類型：收款憑證；摘要：報銷差旅費〔編號003〕借：管理費用/差旅費〔660203〕4500.00庫存現(xiàn)金/人民幣〔100101〕500.00貸：其他應收款/應收個人款〔122101〕5000.00請注意觀看操作演示(二)帶輔助核算工程憑證的錄入〔續(xù)〕

〔數(shù)量核算〕【案例3－3】2021年1月12日，收到供給部于1月4日向桂花種植場訂購的桂花1000千克，每千克50元，總價50000元，增值稅額8500元。貨款已經(jīng)用工行轉賬支票付清〔支票號202106〕；貨物已經(jīng)驗收入庫。請?zhí)钪茟{證：想一想：這張憑證的會計分錄應該怎么做？思路整理：憑證類型：付款憑證摘要：購桂花借：原材料/桂花〔140301〕50000.00應交稅費/應交增值稅/進項稅額〔22210101〕8500.00貸：銀行存款/工行存款〔100201〕58500.00請注意觀看操作演示(二)帶輔助核算工程憑證的錄入〔續(xù)〕

〔外幣核算〕【案例3－4】2021年1月19日，Ｘ國登月宇航員向本企業(yè)購置桂花酒5箱，單價人民幣3000元，增值稅額510元/箱，5箱價稅總計17550元。按1:6.29的匯率折算，扣除0.9元人民幣，收對方2790美元，折合人民幣17549.10元，其中增值稅額2550元。請?zhí)钪茟{證。想一想：這張憑證的會計分錄應該怎么做？思路整理：憑證類型：收款憑證；摘要：銷售產品(摘要編號025)借：庫存現(xiàn)金/美元〔100102〕17549.10貸：主營業(yè)務收入〔6001〕14999.10應交稅費/應交增值稅/銷項稅額〔22210102〕2550.00注：這里的稅額510元〔箱〕不是十分準確，取這個近似值只是為了方便計算而已。請注意觀看操作演示憑證輸入操作中需要注意的事項請閱讀教材56頁“注意〞中的內容?！ば〖记伞ぁ趹{證上填制金額的時候,敲空格鍵可以改變金額數(shù)據(jù)的記賬方向〔從借方移到貸方，或者從貸方移到借方〕?！诮痤~欄敲[=]鍵，系統(tǒng)會根據(jù)借貸方差額自動計算這筆分錄的金額。例如：填制某張憑證的時候，前兩筆分錄為借100.00元和借200.00元，在錄入第三筆分錄金額的時候，把光標移到“貸方金額〞欄，敲[=]鍵，系統(tǒng)會自動填上300.00?！ば〖记伞と绻幌Ｍ趹{證金額欄中顯示數(shù)據(jù)位線〔除千分位線以外〕，可以按［Ctrl+L］鍵取消顯示；如果希望顯示數(shù)據(jù)位線，也可以按［Ctrl+L］鍵恢復顯示。在輸入個人信息的時候，可以不輸入部門信息只輸入個人信息，系統(tǒng)會根據(jù)所輸入的個人信息自動填入這個人所屬的部門。·小技巧·數(shù)量、單價可以只輸入一方，系統(tǒng)會根據(jù)金額或者外幣自動計算出數(shù)量或者單價。在輸入憑證的時候，可以不輸入外幣，只錄入?yún)R率和本幣金額，系統(tǒng)會反算出外幣金額；如果不輸入?yún)R率，只輸入外幣和本幣金額，系統(tǒng)也可以反算出匯率。·小技巧·如果因為對數(shù)據(jù)的修改而影響了原來外幣、匯率、金額三方的平衡關系，也就是說，外幣折算誤差〔即外幣、匯率按折算公式計算出的本幣金額與實際上輸入的本幣金額之間的誤差〕超過在“外幣及匯率〞中定義的折算誤差，系統(tǒng)就會給出提示；如果希望重新計算，可以在要重新計算的地方按[F11]鍵，系統(tǒng)會按照折算公式重新進行計算。小結一、信息化會計核算根本流程輸入記賬憑證－憑證審核－記賬－憑證和賬簿的查詢－結賬－編制會計報表二、輸入的憑證如果是帶輔助核算科目的，要注意輸入輔助核算的內容。休息第二節(jié)出納簽字和憑證審核一、出納簽字憑證輸入以后，必須經(jīng)過審核才能記賬。憑證的審核分出納簽字和審核兩個環(huán)節(jié)。其中出納簽字是可選環(huán)節(jié)，也就是說，可以根據(jù)單位財務管理的嚴格程度，決定是不是要進行出納簽字。出納簽字就是由出納對出納憑證進行審核。所謂“出納憑證〞，是指有庫存現(xiàn)金和銀行存款科目出現(xiàn)的憑證。二、選項設置和指定科目如果要設出納簽字這一個環(huán)節(jié)，應該先在“選項〞中勾選“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字〞項；并指定現(xiàn)金和銀行科目。這兩項工作都要由賬套主管來做。請注意觀看操作演示三、出納簽字【案例3－5】2021年1月20日，對001賬套中未經(jīng)出納簽字的出納憑證執(zhí)行出納簽字。請注意觀看操作演示出納簽字的本卷須知如果在“選項〞中規(guī)定了“出納憑證必須經(jīng)由出納人員簽字〞，就必須由出納對出納憑證進行簽字；否那么憑證不能記賬。憑證簽字后就不能直接修改。只有先取消簽字后才能修改。取消簽字只能由簽字的出納人員進行。三、憑證審核【案例3－6】2021年1月20日,對001賬套中所有已經(jīng)輸入的憑證進行審核。請注意觀看操作演示憑證審核的本卷須知審核人和制單人不能是同一個人。審核人員不能直接修改憑證。錯誤憑證必須標錯后退還給制單人員修改。憑證審核以后，就不能修改或者刪除。要對憑證進行修改或者刪除，必須先取消審核。取消審核只能由審核人自己進行。作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。第三節(jié)科目匯總、記賬和結賬一、科目匯總

使用科目匯總功能可以按照條件對記賬憑證進行匯總，同時產生一張科目匯總表。請注意觀看操作演示二、記賬只有經(jīng)過記賬處理的憑證才算是真正合法有效的憑證。在用友U8系統(tǒng)當中，系統(tǒng)在登記賬簿的時候，會自動把同一筆金額登記到相關的總賬和明細賬上，包括正式總賬和明細賬、數(shù)量總賬和明細賬、外幣總賬和明細賬、工程總賬和明細賬、部門總賬和明細賬、個人往來總賬和明細賬、銀行往來賬等等有關賬簿以及備查賬。記賬操作【案例3－7】2021年1月20日，對001賬套中所有已經(jīng)審核的憑證進行記賬。請注意觀看操作演示記賬操作的本卷須知在記賬過程中不能中斷退出。只有賬套主管才有權做“恢復到記賬前狀態(tài)〞的操作記賬操作的本卷須知〔續(xù)〕憑證記賬后就不能修改；記賬后發(fā)現(xiàn)憑證有錯，只能用沖銷憑證法或者補充法進行修改〔電算化中無法使用劃線法〕；記賬操作每月可以進行屢次?！ば〖记伞ぴ凇皩~〞界面，按［Ctrl+H］鍵，“憑證〞子樹上會增加“恢復記賬前狀態(tài)〞項。雙擊這個命令項可以把所有已經(jīng)記賬的憑證恢復成未記賬憑證。這就方便了對記賬以后發(fā)現(xiàn)錯誤的憑證的修改。但只有賬套主管才能做“恢復到記賬前狀態(tài)〞的操作。三、結賬

每個月的月底，都需要進行結賬處理。結賬操作主要完成以下工作：停止本月各賬戶的記賬工作；計算本月各賬戶的發(fā)生額合計；計算本月各賬戶期末余額；把各個賬戶的本期期末余額結轉到下月月初。如果是年度結賬，還會計算12月份各個賬戶的期末余額，并且把計算出來的余額結轉到下年度的年初。結賬操作【案例3－8】2021年1月31日，完成001賬套2021年1月的結賬工作。請注意觀看操作演示結賬操作的本卷須知上個月未結賬，本月不能結賬；本月還有未記賬的憑證，也不能結賬。上個月未結賬，本月不能記賬，但是可以填制和審核憑證。已經(jīng)結賬的月份不能再填制憑證。如果總賬與明細賬對賬沒有通過，就不能結賬。每月只能結賬一次。結賬前要進行以下檢查1．月末結轉是否全部生成并記賬，否那么不能結賬；2．總賬和明細賬對賬不符，不能結賬；3．損益類賬戶是