辦公室超級(jí)整理術(shù)課件

1超級(jí)整理術(shù)ppt課件.2CONTENTSThisIsAList01為什么需要整理02文件和辦公桌的整理03電腦和電子郵件的整理04大腦信息的整理05時(shí)間整理ppt課件.3PartOne

超級(jí)整理術(shù)ppt課件.401為什么需要整理前言O(shè)ne目的Two威脅Three內(nèi)容Fourppt課件.5One前言事多，腦子亂，無法集中精力工作。制定了計(jì)劃，不能按計(jì)劃完成工作。桌面亂，找不到文件以為保持在電腦中的文件找不到了，只要重做。狀況爭(zhēng)取安排工作以外的自由時(shí)間嚴(yán)格執(zhí)行制定工作計(jì)劃，并且一定要完成合理安排工作，團(tuán)隊(duì)合作不把時(shí)間浪費(fèi)在找東西上目標(biāo)

擅長(zhǎng)整理工作的人，不僅是重要文件，就連TA頭腦里的創(chuàng)意和所掌握的技能，也都會(huì)一一進(jìn)行整理。而且TA雷厲風(fēng)行。因?yàn)椴粌?yōu)柔寡斷，加上心里有數(shù)，所以一般不會(huì)做出錯(cuò)誤判斷。因?yàn)門A時(shí)間充裕，所以能不斷地有新的創(chuàng)意涌現(xiàn)。ppt課件.6Two目的和效果提高工作效率思路變清晰。容易找到東西。更容易產(chǎn)生創(chuàng)意。工作更有實(shí)效。空閑時(shí)間增多。ppt課件.7Three不整理的威脅迷失方向，弄錯(cuò)工作的順位。浪費(fèi)時(shí)間和頭腦。工作效率低下ppt課件.8Four-1不擅長(zhǎng)整理的特點(diǎn)工作速度慢，晚間以及休息日經(jīng)常加班。經(jīng)?；〞r(shí)間找東西。忘性大，由于不小心造成的失誤很多。腦中經(jīng)常在思考多項(xiàng)工作，或者思維混亂。嘴里總是嘟囔著“忙死了，忙死了”ppt課件.9Four-2不擅長(zhǎng)整理的原因懶惰不知道整理的技巧。不會(huì)設(shè)定規(guī)則。嘴里總是嘟囔著“忙死了，忙死了”ppt課件.10Four-3適合學(xué)習(xí)整理的人群上班時(shí)間內(nèi)總是完不成工作。上班總是不順，很難往下開展。文件和資料經(jīng)常丟失；文件和資料不知放哪了，經(jīng)常尋找。電子郵件多的來不及看。不知該怎么整理電腦內(nèi)的資料和信息。辦公桌周邊環(huán)境又亂又臟。面對(duì)一項(xiàng)重要工作，無法全神貫注。面對(duì)工作，總想著拖延。希望能早點(diǎn)結(jié)束工作，有休閑時(shí)間。已經(jīng)竭盡全力，周圍人的評(píng)價(jià)不高。度過很多關(guān)于整理的書，但依然沒掌握整理的方法。ppt課件.11Four-4超級(jí)整理術(shù)的理念引進(jìn)設(shè)計(jì)規(guī)律理念操作類思考類1.先把工作分類操作類思考類3.確保有時(shí)間留給自己操作類思考類空閑時(shí)間操作類思考類2.盡量提高操作類工作效率ppt課件.12Four-5超級(jí)整理術(shù)的要點(diǎn)其基礎(chǔ)為統(tǒng)一化一元化和自動(dòng)化制定原則，徹底實(shí)行爭(zhēng)取減少時(shí)間浪費(fèi)不過分整理有效利用整理出來的時(shí)間ppt課件.13Four-6整理的對(duì)象文件及辦公桌的整理電腦及電子郵件的整理頭腦的整理時(shí)間的整理ppt課件.14Four-7方法：設(shè)立規(guī)則比如整理電腦內(nèi)部資料給文件取名時(shí)要統(tǒng)一方法文件包應(yīng)分類進(jìn)行保管設(shè)一個(gè)臨時(shí)保管公文包專門存放未經(jīng)整理的文件。定期把資料備份保持用桌面快捷方式進(jìn)行搜索規(guī)則越簡(jiǎn)單越好規(guī)則一定要可行整理方法不能過細(xì)可干可不干的事情就盡可能的偷懶ppt課件.15PartTwo超級(jí)整理術(shù)ppt課件.1602文件和辦書桌的整理創(chuàng)造最好的工作環(huán)境One及時(shí)整理資料獲得有效利用信息Two使辦公桌成為舒適的工作地Three書籍雜志名片的整理Four整理的目的fiveppt課件.17One-1創(chuàng)造良好工作環(huán)境方法分類丟棄取出還原保管重要ppt課件.18One-2細(xì)節(jié)判斷文件該不該保留的方法是不是已辦文件是不是重復(fù)文件是不是今后不在用到的文件無法判斷今后是否還有用時(shí)，我推薦暫且保留用過歸還原位很重要盡量少使用紙質(zhì)文件：把信息盡量保存在電腦，只要給文件取好名字，隨時(shí)可以在電腦中搜尋到。ppt課件.19Two-1及時(shí)整理資料的方法工具托盤透明文件袋口袋式的透明文件袋小文件柜大紙盒文件分類：正在辦理狀態(tài)：與目前手頭工作有關(guān)；過目后需要保存的資料。已辦、需保存狀態(tài)：已處理完畢，需要保存的。比如合同，發(fā)票等。。ppt課件.20Two-1及時(shí)整理資料的方法正在辦理文件和已辦需保存文件的整理方法：需要保存的分為三類：1.近期需要用到的；2.需要存放起來的；3.不知以后是否需要，暫且保存起來的。ppt課件.21Two-2細(xì)節(jié)統(tǒng)一文件大小形狀，不同形狀文件保存，盡量訂書針裝訂，以免遺失；利用文件夾的顏色進(jìn)行文件區(qū)分把操作中的文件放入透明文件夾中，方便增減紙頁。正在辦理中的文件，按照項(xiàng)目分開保存，項(xiàng)目相關(guān)內(nèi)容一起放置，可以使用多個(gè)口袋的透明文件夾。可以給透明文件夾加上封面，寫上項(xiàng)目名稱和日期，多個(gè)透明文件夾可以保存在大的文件架里面。正在辦理的文件還原盡量放在保存文件架的左邊。已辦理，需保存的文件按照項(xiàng)目?jī)?nèi)容分類，按照順序進(jìn)行保存。ppt課件.22Two-3托盤細(xì)節(jié)新到文件或者準(zhǔn)備仔細(xì)閱讀的郵件使用托盤新到文件放在上層保留文件瀏覽過，未處理完的文件放在下層辦完的文件丟棄或保存ppt課件.23Two-4保存、分類文件細(xì)節(jié)重要的已辦文件用大文件夾保管加標(biāo)簽寫上項(xiàng)目名稱文件夾的分類方式按字母排序分類按項(xiàng)目分類按內(nèi)容分類按客戶名稱分類按日期分類暫時(shí)保管的文件用專門的箱子保存定期清理。ppt課件.24Three-1使辦公桌成為舒適的工作地的方法和目的目的想要什么東西立即能拿到減少找東西的時(shí)間方法常用的東西放在桌上東西擺在固定的位置忘抽屜里擺東西也要有固定的位置整理的最終目的：需要的東西能盡快拿到ppt課件.25Three-2使辦公桌成為舒適的工作地的整理規(guī)則上方的抽屜：放筆、圖章，透明膠帶中層抽屜：正在辦理的文件下層抽屜：已辦，需保存的文件下班后可以不要整理ppt課件.26Four書籍雜志名片的整理書籍摘錄筆記-保存到電腦有價(jià)值的書籍保存到書柜雜志有用信息保存方法到電腦掃描或者可以剪下名片定期整理名片上標(biāo)注初次見面時(shí)間、地址、外貌特征分為：頻繁打交道和不會(huì)來往的，前者用名片夾保存，后者放入一個(gè)紙盒保存ppt課件.27Five再次弄清楚整理的目的整理前的準(zhǔn)備工作買好文件夾等文具活頁紙夾好決定好各種物品的存放位置制定一個(gè)整理日規(guī)律的整理由簡(jiǎn)單整理開始，養(yǎng)成習(xí)慣后再精益求精、循序漸進(jìn)。下不了決心來整理的人，請(qǐng)?jiān)俅嗡伎家幌虏徽淼膲奶幒驼淼暮锰?。辦公桌上亂七八糟的壞處：工作上的情緒上的辦公桌整理感覺的好處：工作上的情緒上的ppt課件.28PartThree超級(jí)整理術(shù)ppt課件.2903關(guān)于電腦和電子郵件整理充分使用電腦的功能One電腦內(nèi)信息整理Two輸入信息制定規(guī)則Three郵件的迅速整理Fourppt課件.30One充分使用電腦的功能為什么要把信息保存在同一臺(tái)電腦？想要的文件不知存在哪一臺(tái)電腦有的資料2臺(tái)都分別保存了，但不記得哪一份是最新版本。為了使兩臺(tái)電腦的信息同步保存，花費(fèi)更多的時(shí)間和精力。兩臺(tái)電腦里設(shè)計(jì)的模式有些不同與客戶往來的電子郵件不知在那一臺(tái)電腦里。盡量使電腦的信息一體化。盡量使用WINDOWS搜尋功能。。ppt課件.31Two-1管理電腦內(nèi)信息給文件夾命名設(shè)一個(gè)工作的文件夾，與工作相關(guān)的文件都存進(jìn)去其中按不同的公司和領(lǐng)域在設(shè)大分類公文包在按照不同的項(xiàng)目近一步設(shè)小分類公文包通常正在辦理的文件不多，按照項(xiàng)目的公文包名稱起的要詳細(xì)一點(diǎn)，按照時(shí)間或者名稱順序簡(jiǎn)單排列一下。

想找過去的文件，請(qǐng)用搜尋功能文件起名命名要詳細(xì)，制定一定的規(guī)律為了搜尋或者尋找方便，命名最好加上時(shí)間和項(xiàng)目名稱等關(guān)鍵詞?？蛻舻奈募詈糜袝r(shí)間，公司名稱，內(nèi)容等關(guān)鍵詞。電腦桌面的公文包數(shù)量不超過10個(gè)，要放置大分類公文包，用快捷方式保存，鼠標(biāo)按三次能找到該文件。為正在辦理的文件設(shè)一個(gè)文件夾在桌面按照一下規(guī)則保管文件：正在處理中的文件，按不同項(xiàng)目設(shè)公文包，放在電腦桌面上。每次都能用快捷方式打開的話，可以提高工作效率。一旦處理完畢，就保存進(jìn)已進(jìn)行分類的公文包里。設(shè)一個(gè)名為其他的公文包，把不易分類的文件保存進(jìn)去，日后有時(shí)間時(shí)再研究到底該如何分類。ppt課件.32Two-2管理電腦內(nèi)信息電腦桌面整理：公文包數(shù)量不超過10個(gè)，要放置大分類公文包，用快捷方式保存，鼠標(biāo)按三次能找到該文件。為正在辦理的文件設(shè)一個(gè)文件夾在桌面正在處理中的文件，按不同項(xiàng)目設(shè)公文包，放在電腦桌面上。每次都能用快捷方式打開的話，可以提高工作效率。一旦處理完畢，就保存進(jìn)已進(jìn)行分類的公文包里。設(shè)一個(gè)名為其他的公文包，把不易分類的文件保存進(jìn)去，日后有時(shí)間時(shí)再研究到底該如何分類。分類和搜尋的出發(fā)點(diǎn)：少花時(shí)間，不需要記憶ppt課件.33Two-3管理電腦內(nèi)信息重要資料備份且按照規(guī)則整理好：可以使用移動(dòng)硬盤Outlook中的todo可以每周打印出來ppt課件.34three制定規(guī)則收集信息收集大量信息，真正有用的信息很少，符合28原則。信息的源頭要暢通跟新最新的信息定期閱讀紙質(zhì)雜志和電子雜志收集信息要確定主題可以使用摘錄專用軟件定期回顧信息會(huì)議記錄也要一邊記錄一邊整理ppt課件.35Four制定規(guī)則迅速處理郵件原則：迅速閱讀，只讀一次在無秒鐘內(nèi)判斷郵件要寫的簡(jiǎn)潔、簡(jiǎn)短（分條，分項(xiàng)寫，靈活運(yùn)用清單）無法立即回復(fù)的郵件，歸在尚未處理那一類里，有空一并回復(fù)。盡快回復(fù)郵件，對(duì)方也會(huì)盡快回復(fù)。已讀郵件用分類項(xiàng)目進(jìn)行整理------僅重要文件未回復(fù)的郵件-----------紅色當(dāng)天需要用到的郵件----藍(lán)色正在等待回信的郵件----黃色先報(bào)留下來再說的郵件--橙色保存資料----------------綠色收到郵件的處理：未回復(fù)的等待回信的先保存下來再說的ppt課件.36PartFour超級(jí)整理術(shù)ppt課件.3704關(guān)于大腦信息整理大腦混亂的原因OneTwoThreeFourfivesix清空混亂的頭腦合理委托工作用檢查目錄進(jìn)行整理開會(huì)也要制定規(guī)則判斷開展新事業(yè)的規(guī)則徹底執(zhí)行和遵守規(guī)則sevenppt課件.38one大腦混亂的原因

日常繁瑣的事情太多不確定事項(xiàng)太多，腦中容易混亂。事情沒做好記錄，頭腦牽掛卻無法得以處理。ppt課件.39two清空混亂頭腦

“要經(jīng)常嘗試去創(chuàng)造一種能讓自己專注于瑣碎工作的環(huán)境，想要?jiǎng)?chuàng)造這種環(huán)境首先要整理自己身邊的事物。只有養(yǎng)成習(xí)慣，工作時(shí)發(fā)生頭腦混亂的情況就會(huì)減少的“使頭腦變成有一種“空蕩蕩”的狀態(tài)---就是指“頭腦中既沒有擔(dān)心的事情，又沒必須做的工作”頭腦中沒有需要掛念的事情，思路清晰。不需要花時(shí)間去回憶ppt課件.40three合理委托工作給他人

工作有輕重緩急，需思考區(qū)別。工作可分為“操作行”和“思考型”思考型--是需要仔細(xì)思考的工作，一般不可委托他人。操作型--可以對(duì)其進(jìn)行徹底的高效化，得以節(jié)約時(shí)間，如能夠委托他人處理，就交于他人幫忙。ppt課件.41four用檢查目錄進(jìn)行整理

為了建立有一種無論是誰都可以完成例行工作的“規(guī)則”，一般使用“檢查目錄”。用Excel制作目錄，“檢查目錄”包含月末工作檢查目錄使用檢查目錄，按照以上的內(nèi)容掃除時(shí)檢查目錄有條不絮的完成工作，工作效率明顯提高。早上出勤時(shí)檢查目錄最后離開辦公室時(shí)的檢查目錄面試時(shí)的檢查目錄等等ppt課件.42five開會(huì)也要設(shè)定規(guī)則全體參會(huì)人員都應(yīng)知曉會(huì)議議題當(dāng)場(chǎng)做好會(huì)議記錄并發(fā)送給參會(huì)人員員工會(huì)議議題檢查項(xiàng)目1.確定今后的方向2.提高銷量的戰(zhàn)略3.消減成本戰(zhàn)略4.擴(kuò)大受眾,增加客戶的戰(zhàn)略5.品牌戰(zhàn)略6.員工情況7.錄用戰(zhàn)略8.安全事宜對(duì)會(huì)議“程序化”，提高工作效率ppt課件.43six判斷開展一項(xiàng)新事業(yè)的可能性

創(chuàng)立新項(xiàng)目的四大規(guī)則能否讓自己感到愉悅？面臨的市場(chǎng)是否有發(fā)展前途？是否是累積型的業(yè)務(wù)？是否對(duì)社會(huì)有益？要點(diǎn)：1.投資回報(bào)率能否達(dá)到50%以上？2.在看清對(duì)于這項(xiàng)事業(yè)最重要的關(guān)鍵點(diǎn)的基礎(chǔ)上，再進(jìn)行思考。3.最大的風(fēng)險(xiǎn)是什么？4.如何規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)？5.有哪些競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手？6.競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的預(yù)計(jì)銷量與預(yù)計(jì)收益如何？7.能否將其系統(tǒng)化？8.市場(chǎng)戰(zhàn)略。9.從自身角度看，自己最擅長(zhǎng)這項(xiàng)事業(yè)哪方面？10.在固定費(fèi)用和波動(dòng)費(fèi)用的基礎(chǔ)上，收益大概能超過盈虧平衡點(diǎn)多少？ppt課件.44seven徹底執(zhí)行和遵守規(guī)則如何徹底執(zhí)行并持續(xù)遵守規(guī)定？----創(chuàng)立一種“規(guī)則會(huì)自己冒出來”體制。可以在不規(guī)定的時(shí)間，自動(dòng)發(fā)送各種“檢查目錄”郵件。這樣可以不定時(shí)的提醒自己，以便提醒自己工作思路與提高工作效率。ppt課件.45PartFive超級(jí)整理術(shù)ppt課件.4605關(guān)于時(shí)間的整理改變時(shí)間的性質(zhì)OneTwoThreeFour整理時(shí)間創(chuàng)造可以集中思想的環(huán)境打電話也要提高效率ppt課件.47one改變時(shí)間性質(zhì)

時(shí)間不夠啊。。。如果再有點(diǎn)時(shí)間的話。。。工作太忙，沒有自由的私人空間。。。建議：將工作分為“操作類”和“思考類”“操作類”工作應(yīng)盡集中在早間完成，同時(shí)可委托他人幫忙。