賓客接待工作規(guī)范

賓客接待工作規(guī)范1. 目的賓客接待是公司行政事務(wù)和公關(guān)活動(dòng)的重要部分，為了使賓客接待工作規(guī)范有序，樹立統(tǒng)一的公司形象，特制定本制度。2. 適用范圍DXC集團(tuán)有限公司及下屬各控股子公司。3. 術(shù)語(yǔ)與定義無(wú)4. 職責(zé)4.1. 集團(tuán)綜合管理部集團(tuán)綜合管理部是集團(tuán)接待管理辦法的制定機(jī)構(gòu)及接待管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)，在控股公司分管副總裁領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，其職責(zé)包括：4.1.1. 制訂和修訂集團(tuán)接待管理辦法。4.1.2. 負(fù)責(zé)落實(shí)接待工作，包括接待計(jì)劃、費(fèi)用預(yù)算、組織實(shí)施等。4.1.3. 組織對(duì)集團(tuán)接待工作相關(guān)重要問(wèn)題的研究。4.1.4. 監(jiān)督各分、子公司嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)接待管理辦法。4.2. 集團(tuán)各職能部門及各子公司集團(tuán)各職能部門及各子公司是集團(tuán)接待工作的執(zhí)行監(jiān)督機(jī)構(gòu)，其職責(zé)包括：4.2.1. 參與制訂和修訂集團(tuán)接待管理辦法。4.2.2. 參與對(duì)集團(tuán)接待工作相關(guān)重要問(wèn)題的研究。5. 程序和內(nèi)容5.1. 接待范圍本辦法規(guī)定的接待范圍主要是公司及所屬各部門，以及各分、子公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所必需的接送、食宿、購(gòu)票、會(huì)談和陪同參觀等方面的安排和工作。包括：5.1.1. 上級(jí)主管部門、項(xiàng)目所在地各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、投資方等來(lái)員視察、參觀。5.1.2. 公司領(lǐng)導(dǎo)的客人、合作單位人員來(lái)司交流、參觀、訪問(wèn)。5.1.3. 有關(guān)業(yè)務(wù)單位來(lái)員洽談業(yè)務(wù)。5.1.4. 受有關(guān)單位安排來(lái)訪的外賓或考察團(tuán)等。5.2. 接待部門5.2.1. 公司綜合管理部為公司負(fù)責(zé)賓客接待的職能部門。5.2.2. 遇到重大接待工作和活動(dòng)，可由綜合管理部協(xié)調(diào)若干部門共同做好該項(xiàng)工作，有關(guān)部門應(yīng)積極主動(dòng)配合。5.3. 接待原則接待應(yīng)遵循“平等、對(duì)口、節(jié)約、周到、保密”的原則，使客人高興而來(lái)、滿意而去。5.3.1. 平等原則。對(duì)來(lái)賓無(wú)論職務(wù)高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情況下，級(jí)別與權(quán)限相等，同級(jí)別出面，特殊情況高規(guī)格接待。5.3.2. 對(duì)口原則。各職能部門和子公司對(duì)口接待，且由出面接待的部門或子公司派人協(xié)助行程安排、內(nèi)部協(xié)調(diào)、費(fèi)用結(jié)算等工作。綜合性接待或?qū)诓块T/子公司無(wú)法安排工作人員陪同的情況下，由綜合管理部負(fù)責(zé)接待。5.3.3. 節(jié)約原則。招待來(lái)賓從簡(jiǎn)，不鋪張浪費(fèi)，不重復(fù)宴請(qǐng)，主方人數(shù)原則上不多于賓客人數(shù)。5.3.4. 周到原則。接待安排應(yīng)銜接周密，接待方式應(yīng)完善，以禮相待，使來(lái)賓感到熱情、周到。5.3.5. 保密原則。向來(lái)賓介紹情況應(yīng)適時(shí)適當(dāng)，注意保守公司機(jī)密，巧妙回避不宜回答的問(wèn)題；重要會(huì)議應(yīng)有記錄。5.4. 接待分類5.4.1. Ａ類：貴賓接待。指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、北京及地方政府部門高層官員的接待。5.4.2. Ｂ類：高級(jí)接待。指公司重要合作單位之高層領(lǐng)導(dǎo)或外賓及參觀考察團(tuán)的接待。5.4.3. C類：業(yè)務(wù)接待。指其他企事業(yè)單位派來(lái)洽商重要事宜的人員、地方政府部門一般官員的接待。5.4.4. D類：普通接待。指經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來(lái)客人的接待。5.4.5. E類：內(nèi)部接待。指公司分支機(jī)構(gòu)來(lái)人的接待。5.5. 接待規(guī)格5.5.1. 貴賓接待：由總裁或公司高層（指副總裁、總監(jiān)或總助級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，以下同）出面接待；由專人駕駛高級(jí)轎車接送；住宿安排為五星級(jí)酒店套間或商務(wù)單人間；用餐標(biāo)準(zhǔn)為500～1000元/人·餐；原則上應(yīng)準(zhǔn)備禮品饋贈(zèng)，標(biāo)準(zhǔn)為3000～10000元。5.5.2. 高級(jí)接待：由公司高層出面接待；由專人駕駛高級(jí)轎車或商務(wù)車接送；住宿安排為四至五星級(jí)酒店商務(wù)單人間或標(biāo)準(zhǔn)間；用餐標(biāo)準(zhǔn)為300～400元/人·餐；可考慮準(zhǔn)備禮品饋贈(zèng)，標(biāo)準(zhǔn)為500～2000元。5.5.3. 業(yè)務(wù)接待：由公司高層或業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)人出面接待；由專人駕駛商務(wù)車接送；住宿安排為三至四星級(jí)酒店標(biāo)準(zhǔn)間；用餐標(biāo)準(zhǔn)為100～200元/人·餐；特殊情況下可考慮準(zhǔn)備禮品饋贈(zèng)，標(biāo)準(zhǔn)為500～2000元。5.5.4. 普通接待：由業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)人或工作人員接待；原則上不安排專車接送；原則上不安排酒店住宿；用餐標(biāo)準(zhǔn)為100元以下/人·餐；原則上不安排禮品饋贈(zèng)。5.5.5. 公司分支機(jī)構(gòu)來(lái)人，由對(duì)口部門或綜合管理部按對(duì)等原則接待；原則上不安排專車接送；住宿標(biāo)準(zhǔn)參照各分支機(jī)構(gòu)出差管理辦法，（可為招待所、三至四星級(jí)酒店標(biāo)準(zhǔn)間）；用餐標(biāo)準(zhǔn)參照各分支機(jī)構(gòu)出差管理辦法，（可為100-200元/人·餐）；不安排禮品饋贈(zèng)。5.6. 接待程序和內(nèi)容5.6.1. 接受任務(wù)。各部門、各分、子公司及公司領(lǐng)導(dǎo)層接到客人來(lái)訪表示后，如需綜合管理部配合，應(yīng)填寫《集團(tuán)來(lái)訪客人告知單》（附表1），向綜合管理部告知來(lái)賓的基本情況：?jiǎn)挝?、人?shù)、姓名、性別、職務(wù)和來(lái)訪目的、抵離時(shí)間、乘坐交通工具及車次或航班。告知單須由部門或子公司接待負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)或分、子公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方為有效。5.6.2. 接待審批。綜合管理部根據(jù)告知內(nèi)容提出接待意見(jiàn)，填寫《集團(tuán)來(lái)訪客人接待審批表》（附表2），明確：接待單位、人員、規(guī)格、費(fèi)用預(yù)算，并報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)。其中，貴賓、高級(jí)（A類、B類）以上規(guī)格接待，報(bào)請(qǐng)集團(tuán)總裁審批；業(yè)務(wù)、普通、內(nèi)部（C類、D類、E類）規(guī)格接待，報(bào)請(qǐng)主管接待工作副總裁審批。5.6.3. 接待安排。綜合管理部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)接待審批意見(jiàn)，擬定詳細(xì)接待日程安排，填寫《集團(tuán)來(lái)訪客人接待安排表》（附表3），發(fā)送給相關(guān)接待單位及人員。5.6.4. 接待布置。根據(jù)接待安排，按抵達(dá)時(shí)間，派人派車迎接；按來(lái)賓身份、人數(shù)、性別，預(yù)訂賓館；按來(lái)賓身份和喜好，結(jié)合北京特色，預(yù)定餐廳；按費(fèi)用預(yù)算，備齊饋贈(zèng)來(lái)賓所需禮品；按實(shí)際需要，準(zhǔn)備和布置會(huì)見(jiàn)會(huì)談場(chǎng)所；如客人特別要求，還需安排休閑娛樂(lè)或參觀游覽等。5.6.5. 接待實(shí)施5.6.5.1. 迎接：安排于機(jī)場(chǎng)或車站迎接來(lái)賓時(shí)，司機(jī)應(yīng)至少提前十五分鐘到達(dá)指定地點(diǎn)，以便引導(dǎo)客人順利到達(dá)停車點(diǎn)并幫助客人提拿行李。對(duì)身份較高的貴賓來(lái)訪必須安排迎接陪同人員，一般情況下，由與來(lái)賓身份相當(dāng)?shù)膶?duì)口接待單位主管領(lǐng)導(dǎo)迎接，特殊情況下可請(qǐng)總裁出面迎接，接待主管人員原則上應(yīng)陪同前往。5.6.5.2. 入?。阂话闱闆r下，綜合管理部提前預(yù)定好酒店客房后，由負(fù)責(zé)迎接的司機(jī)協(xié)助來(lái)賓辦理入住手續(xù)。貴賓、高級(jí)（A類、B類）以上規(guī)格接待，必須有接待主管人員提前在酒店迎候并協(xié)助客人辦理入住手續(xù)。5.6.5.3. 商議日程：來(lái)賓住下后，接待主管人員應(yīng)及時(shí)與來(lái)賓溝通日程安排，如果活動(dòng)日程有變，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)接待單位。5.6.5.4. 安排看望：按接待規(guī)格和禮儀，進(jìn)行高級(jí)接待（B類）時(shí)，可安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)去來(lái)賓住所看望，貴賓接待（A類）可安排總裁到來(lái)賓住所看望，接待主管人員應(yīng)事先安排會(huì)見(jiàn)地點(diǎn)、時(shí)間、陪同人員等。5.6.6. 會(huì)見(jiàn)會(huì)談5.6.6.1. 會(huì)見(jiàn)會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn)、雙方人員名單應(yīng)提前1天通知對(duì)方，并盡量不改變計(jì)劃。5.6.6.2. 會(huì)見(jiàn)時(shí)，我方主要人員要高于或等于來(lái)賓身份；會(huì)談時(shí)，身份一般對(duì)等。貴賓接待的會(huì)見(jiàn)會(huì)談原則上由總裁牽頭，主管接待工作的公司領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)理，以及對(duì)口接待單位主管領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)理陪同。5.6.6.3. 會(huì)見(jiàn)會(huì)談時(shí)我方人員應(yīng)提前到達(dá)，并在門口迎接。對(duì)會(huì)見(jiàn)會(huì)談場(chǎng)所、座位應(yīng)事先精心安排，留定座位，桌上放置記錄所需紙筆和飲用水，高規(guī)格接待還應(yīng)訂做桌花、擺放果品，必要時(shí)還應(yīng)準(zhǔn)備座位牌。雙方人員較多、場(chǎng)所較大時(shí)，宜開啟擴(kuò)音系統(tǒng)。5.6.6.4. 向客人介紹情況，一般由我方接待人員中職務(wù)最高者負(fù)責(zé)，可輔助以錄像、幻燈片，也可由主談?lì)I(lǐng)導(dǎo)口頭介紹。5.6.6.5. 如有合影，應(yīng)事先進(jìn)行規(guī)劃。合影時(shí)，一般主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。5.6.7. 參觀考察根據(jù)來(lái)訪目的、性質(zhì)、來(lái)賓意愿和興趣，選擇有針對(duì)性的參觀考察項(xiàng)目，安排身份相當(dāng)?shù)呐阃藛T引導(dǎo)和解說(shuō)。5.6.8. 宴請(qǐng)根據(jù)活動(dòng)目的、來(lái)賓身份、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等因素確定宴請(qǐng)地點(diǎn)和用餐標(biāo)準(zhǔn)。5.6.9. 休閑娛樂(lè)與參觀游覽根據(jù)客人來(lái)訪目的、性質(zhì)、來(lái)賓意愿和興趣，選擇有針對(duì)性的休閑娛樂(lè)活動(dòng)或游覽項(xiàng)目，安排身份相當(dāng)?shù)娜藛T陪同或?qū)в巍?.6.10. 送別5.6.10.1. 根據(jù)來(lái)賓意見(jiàn)，預(yù)定車票、機(jī)票，結(jié)清客人食宿帳目，話別送行，派人派車送至車站或機(jī)場(chǎng)。5.6.10.2. 對(duì)身份較高的貴賓必須安排送別陪同人員，原則與貴賓迎接相同。5.6.11. 小結(jié)5.6.11.1. 每次較大規(guī)模的接待完成后應(yīng)進(jìn)行一次小結(jié)，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)后續(xù)工作。5.6.11.2. 對(duì)重要的關(guān)系戶要設(shè)立接待卡，通過(guò)《集團(tuán)重要來(lái)賓接待卡》（附表4），詳細(xì)記載其嗜好、興趣與特點(diǎn)等。5.7. 接待費(fèi)用處理5.7.1. 本辦法所指接待費(fèi)，包括以下所列各項(xiàng)費(fèi)用開支項(xiàng)目：5.7.1.1. 交通費(fèi)用。5.7.1.2. 住宿費(fèi)用。5.7.1.3. 用餐費(fèi)用。5.7.1.4. 禮品費(fèi)用。5.7.1.5. 休閑娛樂(lè)及游覽參觀費(fèi)用。5.7.1.6. 會(huì)議費(fèi)用。5.7.1.7. 其他因來(lái)賓招待而產(chǎn)生的費(fèi)用。5.7.2. 招待費(fèi)用按歸屬進(jìn)行分?jǐn)?，遵循以下原則：5.7.2.1. 集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)及公司各職能部門招待費(fèi)用：因集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)及公司各職能部門業(yè)務(wù)需要所發(fā)生的招待費(fèi)，計(jì)入公司公關(guān)費(fèi)用。5.7.2.2. 各分、子公司招待費(fèi)用：因各分、子公司業(yè)務(wù)需要所發(fā)生的招待費(fèi)，由各分、子公司自行承擔(dān)?；I備中的各分、子公司所發(fā)生的招待費(fèi)用，可暫由公司墊付，待其財(cái)務(wù)體系建立起來(lái)后，再行處理。6. 支持性文件無(wú)7. 相關(guān)記錄