共享2015 2016 1數(shù)據(jù)庫應(yīng)用技術(shù)課件5設(shè)計和制作報表

海南大學(xué)應(yīng)用科技學(xué)院第五章

設(shè)計和制作報表5.1創(chuàng)建報表5.2報表的計算5.3報表的高級應(yīng)用5.1.1認(rèn)識Access報表5.1.2創(chuàng)建報表報表和窗體的相同之處報表和窗體的區(qū)別數(shù)據(jù)源控件及其操作報表基礎(chǔ)表、查詢、SQL語句可用窗體基礎(chǔ)表、查詢、SQL語句可用對數(shù)據(jù)的操作輸入、修改、刪除、瀏覽報表窗體報表報表是打印數(shù)據(jù)的最好方式，與直接從表、查詢或窗體中打印數(shù)據(jù)相比，報表可以提供更多控制數(shù)據(jù)格式的功能，包括：對記錄進(jìn)行排序、分組、比較、合計、控制報表的布局和外觀、定義頁眉和

頁腳、報表的頁眉及頁腳。報表的功能設(shè)置報表形式，便于閱讀和理解；可插入圖片、圖表及OLE對象美化數(shù)據(jù)表；可打印具有標(biāo)識信息的頁眉和頁腳；可用圖表或圖形幫助說明數(shù)據(jù)的含義；可以包含子窗體和子報表；可按特殊格式排版（發(fā)票、準(zhǔn)考證等）；可打印所有表達(dá)式的值。2.

報表的視圖在Access2010中，報表有四種視圖：報表視圖打印預(yù)覽視圖布局制圖設(shè)計視圖報表視圖報表視圖是報表設(shè)計完成后的最終打印視圖，在報表視圖中可以對報表應(yīng)用高級篩選。打印預(yù)覽視圖預(yù)覽打印數(shù)據(jù)及格式。布局制圖于窗體的布局視圖一樣，在對象運行狀態(tài)下可以顯示數(shù)據(jù)，還可以調(diào)整報表的布局。設(shè)計視圖用于創(chuàng)建報表或修改現(xiàn)有報表，是完成復(fù)雜表設(shè)計的一種視圖。3.

報表的類型按報表的結(jié)構(gòu)，可以分為：表格是報表以表格形式顯示的報表，可對數(shù)據(jù)進(jìn)行分組、統(tǒng)計?？v欄式報表窗體式報表，以垂直的方式在每頁上顯示一條多多條記錄。標(biāo)簽式報表類似準(zhǔn)考證、通知書、形式顯示報表數(shù)據(jù)透視表報表用透視表形式顯示的報表數(shù)據(jù)透視圖報表用透視圖形式顯示的報表4.

報表的組成報表頁眉頁頁面頁眉頁主體節(jié)頁面頁腳節(jié)報表頁腳節(jié)在分組報表中，還有分組頁眉節(jié)和分組頁腳節(jié)。報表中的內(nèi)容以節(jié)來劃分，并按照一定順序打印在頁面和報表上。5.1.1認(rèn)識Access報表5.1.2創(chuàng)建報表創(chuàng)建報表的方法有以下幾種：用“報表”按鈕創(chuàng)建；用向?qū)Э焖賱?chuàng)建；用報表的設(shè)計視圖按需要手動創(chuàng)建。實際應(yīng)用中，先用“報表”按鈕或向?qū)?chuàng)建一個報表，然后使用設(shè)計視圖按照自己需要對創(chuàng)建的報表進(jìn)行修改。1.

使用“報表”按鈕創(chuàng)建報表【例】在“學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫”中，以“教師基本情況表”為數(shù)據(jù)源，使用“報表”按鈕創(chuàng)建名稱為“教師基本情況表”的報表對象。1.

使用“報表”按鈕創(chuàng)建報表【操作步驟】在左側(cè)導(dǎo)航欄選擇“教師基本情況表”>創(chuàng)建>報表報表以“布局視圖”方式呈現(xiàn)報表視圖、打印預(yù)覽視圖、布局視圖、設(shè)計視圖2.

使用”報表向?qū)А眲?chuàng)建報表使用報表向?qū)?chuàng)建報表比較快捷，而且比自動創(chuàng)建報表更加靈活，還包括制定排序、分組和匯總等選項?！纠吭凇皩W(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫”中，使用報表向?qū)?chuàng)建名稱為“選課成績報表”的報表對象。【操作步驟】創(chuàng)建>報表向?qū)?gt;在報表向?qū)υ捒蛑幸来芜x擇：學(xué)生基本情況表中的學(xué)號、姓名字段課程表中的課程名稱字段選課表中的成績字段>下一步>選擇“通過學(xué)生基本情況表”>下一步>雙擊“學(xué)號”>下一步>成績升序排列>點擊“匯總選項”>在“匯總選項對話框中”選擇成績的平均復(fù)選框、明細(xì)和匯總>確定>下一步>在“請確定報表的布局方式”中選擇“塊”、縱向>下一步>輸入“學(xué)生成績報表”>選“預(yù)覽報表”>完成3.

使用“標(biāo)簽向?qū)А眲?chuàng)建報表日常工作中，需要制作一些工作證、學(xué)

生證、準(zhǔn)考證等標(biāo)簽，利用Access提供的標(biāo)簽向?qū)Э煽旖莸貏?chuàng)建各種標(biāo)簽報表?！纠吭凇皩W(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫”中，基于

“學(xué)生基本情況表”創(chuàng)建一個準(zhǔn)考證標(biāo)簽，要求包含學(xué)生的“學(xué)號”、“姓

名”、“專業(yè)”、“班級編號”及“考試課程名稱”、“時間”、“地點”等信息?！静僮鞑襟E】在左側(cè)導(dǎo)航欄中選中“學(xué)生基本情況表”>創(chuàng)建>標(biāo)簽>在彈出“標(biāo)簽向?qū)А睂υ捒蛑羞x

C2244>下一步>楷體>11>下一步>在原型標(biāo)簽中輸入“學(xué)號：”>在可用字段中選學(xué)號添加到原型標(biāo)簽中>參照上一步將

“姓名”、“專業(yè)”、“班級編號”添加到原型標(biāo)簽中。>直接在原型標(biāo)簽

中輸入：考試科目、考試時間、考試地點>添加“學(xué)號”為排序依據(jù)>下一步>報表名稱為考試證>選擇修改標(biāo)簽設(shè)計>完成設(shè)計視圖下的標(biāo)簽：>添加標(biāo)簽輸入“考試證”并在屬性表中設(shè)置字體和字號>添加矩形并在屬性表中設(shè)置背景為透明報表視圖下的標(biāo)簽：>設(shè)計>視圖>打印預(yù)覽4.

使用設(shè)計視圖創(chuàng)建報表使用設(shè)計視圖可以創(chuàng)建任意形式的報表，具有較高的靈活性，比較適合于有經(jīng)驗

的用戶。【例】以“選課成績表”為數(shù)據(jù)源，在設(shè)計視圖中創(chuàng)建名為“選課成績報表”的報表對象?！静僮鞑襟E】創(chuàng)建>報表設(shè)計>在頁面頁眉中添加“標(biāo)簽”控件>輸入“學(xué)生選課成績表”（華文仿宋,14,居中）>設(shè)計>屬性表>在屬性表的數(shù)據(jù)選項中“記錄源”設(shè)置為“選課成績表”>設(shè)計>添加現(xiàn)有字段>在“字段列表”中把“選課成績表”中的字段拖到主體中>將主體中的附加標(biāo)簽控件復(fù)制到頁面頁眉中>選中所有標(biāo)簽>設(shè)置標(biāo)簽對齊>設(shè)計>頁碼>在“頁碼”對話框中進(jìn)行如下設(shè)置：>設(shè)計>打印預(yù)覽設(shè)置標(biāo)簽邊框：>選中標(biāo)簽>屬性表>格式>邊框樣式選透明>保存>選課成績報表5.2.1建立計算控件5.2.2在報表中添加分組Access中有兩種方法可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總：使用查詢進(jìn)行匯總；使用報表輸出時進(jìn)行匯總。在報表中進(jìn)行數(shù)值計算時，首先要建立用于計算的控件。文本框是最常用的計算和顯示數(shù)值的控件。【例】在“學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫”中，以

“教師基本情況表”為數(shù)據(jù)源，通過建立報表輸出教師工齡。【操作步驟】添加報表對象：創(chuàng)建>報表設(shè)計在報表中添加標(biāo)簽控件>在頁面頁眉中加入“標(biāo)簽”控件>輸入標(biāo)題“教師基本情況表”（楷體，14磅，居中）設(shè)置數(shù)據(jù)源>在屬性表中選擇報表>數(shù)據(jù)>記錄源選

“教師基本情況表”>設(shè)計>添加現(xiàn)有字段>雙擊“教師編號”、“姓名”、“系別”字段，添加到主體節(jié)中。>在主體節(jié)“系別”字段后添加一個文本框控件>修改標(biāo)題為“工齡”>將主體節(jié)中附加標(biāo)簽控件移動到頁面頁眉中>雙擊“工齡”文本框>屬性表>數(shù)據(jù)選項卡下“控件來源”處單擊“表達(dá)式生成器”>在“表達(dá)式生成器”中輸入=Year(Date())-Year([工作時間])>在屬性表的“格式”選項卡中設(shè)置邊框為“透明”>設(shè)計>頁碼>在頁碼對話框中進(jìn)行如下設(shè)置>保存>輸入“教師工齡報表”>設(shè)計>視圖>打印預(yù)覽5.2.1建立計算控件5.2.2在報表中添加分組【例】以“選課成績表”為數(shù)據(jù)源，在設(shè)計視圖中創(chuàng)建名為“選課成績

報表”的報表對象?！静僮鞑襟E】打開“選課成績報表”>設(shè)計>分組和排序在主體頁下面出現(xiàn)兩個按鈕>單擊“添加組”按鈕，打開字段列表>添加分組依據(jù)（學(xué)號字段）>保存>設(shè)計>視圖>打印預(yù)覽5.3.1分組統(tǒng)計匯總5.3.2創(chuàng)建交互式動態(tài)報表5.3.3預(yù)覽及打印報表在報表中，可以對整個報表進(jìn)行統(tǒng)

計匯總，也可以進(jìn)行分組統(tǒng)計匯總?？赏ㄟ^系統(tǒng)提供的計算函數(shù)添加計算型文本實現(xiàn)?！纠吭凇皩W(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫”中，參照圖1-3-8(教材P20)將“選課成績報表”按“學(xué)號”進(jìn)行分組和排序后，進(jìn)行統(tǒng)計匯總。【操作步驟】打開“選課成績報表”>在分組、排序和匯總中單擊更多>在窗口中選擇“無頁眉節(jié)”、“有頁腳節(jié)”>修改頁面頁眉中標(biāo)簽控件標(biāo)題為“學(xué)生選課成績匯總報表”>在學(xué)號頁腳節(jié)中添加文本框控件>標(biāo)題修改為“總分”>雙擊總分文本框>數(shù)據(jù)>控件來源的表達(dá)式編輯器中輸入“=SUM([成績])”。>格式中設(shè)置邊框為透明>保存輸入“選課成績統(tǒng)計匯總報表”>打印預(yù)覽5.3.1分組統(tǒng)計匯總5.3.2創(chuàng)建交互式動態(tài)報表5.3.3預(yù)覽及打印報表把動態(tài)窗體的查詢結(jié)果打印輸出時，需要創(chuàng)建報表，由于這種報表是根

據(jù)查詢結(jié)果動態(tài)變化的，因此把這

種報表稱為交互式動態(tài)報表。【例】在“學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫”中，創(chuàng)建按課程查詢學(xué)生選課成績的交互式動態(tài)報表，并保存為“按課程輸出報表”。創(chuàng)建交互式動態(tài)查詢窗體建立一個帶條件的選課成績查詢在窗體添加顯示結(jié)果的子窗體創(chuàng)建交互動態(tài)報表創(chuàng)建命令按鈕，調(diào)用報表對象【操作步驟】（1）創(chuàng)建交互式動態(tài)查詢窗體創(chuàng)建>窗體設(shè)計>在窗體中右擊>窗體頁眉/頁腳>在頁眉中分別插入“標(biāo)簽”和“組合框”控件>修改控件標(biāo)題>設(shè)置組合框的行來源為“課程表”>設(shè)置組合框更新事件，代碼Me.Refresh>保存輸入“按課程查詢選課成績”（2）建立一個帶條件的選課成績查詢創(chuàng)建>查詢設(shè)計>依次添加學(xué)生基本情況表、選課表、課程表>添加學(xué)號、姓名、課程名稱、成績字段>設(shè)置課程名稱查詢條件>保存為“按課程名稱查詢選課成績”（3）在窗體添加顯示結(jié)果的子窗體將“按課程名稱查詢選課成績”查詢對象拖到“按課程查詢選課成績”主體節(jié)中>將子窗體的標(biāo)簽刪除（4）創(chuàng)建交互動態(tài)報表創(chuàng)建>報表向?qū)?gt;數(shù)據(jù)源選擇“按課程