行政管理的溝通困難及其對策

行政管理的溝通困難及其對策

一、當前我國行政溝通中存在的障礙

在行政管理過程中，影響行政溝通的障礙因素主要可分為主觀障礙和客觀障礙?？陀^障礙主要包括組織障礙、地域障礙和體制障礙等；主觀障礙主要包括人為造成的諸如語言障礙、職級障礙和認知障礙?？陀^障礙包括：

1.組織障礙

組織障礙即組織結(jié)構(gòu)層級過多、機構(gòu)重疊、關(guān)系不順等造成的溝通周期長“、政出多門”的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象在我國行政機構(gòu)中已成為一個普遍現(xiàn)象，不僅影響了信息的及時傳達，更使下級無所適從，各行其是。嚴重影響了問題的及時反映與化解，降低了行政效率。導致許多問題堆積如山，積重難返。

2.地域障礙

地域障礙主要指由于地理距離、通訊交通條件等自然因素造成的溝通障礙。在行政機關(guān)工作單位相對分散，通訊交通條件有較為不便和落后的情況下，部門間和上下級間的溝通就會因這些自然條件的阻隔而收到影響，從而造成溝通不便，信息不暢的現(xiàn)象發(fā)生。

3.體制障礙

當前我國行政體制中對行政溝通的監(jiān)控、效果的考核以及相關(guān)的責任追究等方面仍存在制度缺位的狀況。這種制度的缺位無法對溝通的相關(guān)人員產(chǎn)生制度約束，從而無法從制度上保證行政信息不走樣的下達、上報和平行傳遞。

主觀障礙包括：

1.語言障礙

語言障礙主要指幾方面：第一，語言的固定性與事物的不斷發(fā)展間的障礙。語言包括口頭語言與書面語言，是行政溝通的重要手段之一。由于其在溝通傳遞過程中是相對固定的，而事物的發(fā)展是瞬息萬變的。因此，當一項任務(wù)的傳達或一個社會問題的上報發(fā)生時，如果沒有暢通高效的傳達路徑作為保障，很容易造成信息失效的現(xiàn)象發(fā)生。當溝通發(fā)生的時刻，事物已經(jīng)有所發(fā)展變化，所溝通的信息已無法反映當時的情況。第二，語言的高度概括性與行政事務(wù)的具體性間的障礙。事務(wù)都是具體的，活生生的，而語言是對事務(wù)的高度抽象與概括，在具體到抽象的過程中往往會有所突出、有所舍棄，如果主動的溝通者的概括有所偏差，則對事務(wù)的還原會造成一定的影響，在溝通中會產(chǎn)生重點偏差或不明的現(xiàn)象。第三，溝通雙方因方言而造成的障礙。這種障礙主要是因為溝通雙方有一方或雙方因在口頭溝通中帶有方言而造成的溝通不暢或誤解。

2.職級障礙

職級障礙主要指溝通雙方因在行政機關(guān)中由于處于上下級關(guān)系而造成心理障礙，從而產(chǎn)生的一些行政領(lǐng)導“唯我獨尊”、“驕傲自大”，一些下級“明哲保身”“、報喜不報憂”的現(xiàn)象。這種因職級高低而產(chǎn)生的心理障礙在我國行政管理過程中長期且較為普遍的存在，嚴重影響了我國行政運行的穩(wěn)定性和有效性。

3.認知障礙

認知是人們對事物的認識。由于人的經(jīng)歷、知識結(jié)構(gòu)和水平、個性差異和價值觀等方面的不同，對同一事物可能會產(chǎn)生不同甚至相左的看法和結(jié)論。在此情況下，溝通雙方對所溝通的行政事務(wù)也會存在自己的認知，從而會產(chǎn)生因認知不同而帶來的溝通障礙。

以上是對當前我國行政管理中溝通的障礙進行的相關(guān)分析，在分析中可以看到行政溝通障礙的形成不僅包括因組織結(jié)構(gòu)、地域和體制等方面的障礙，因溝通者的主觀原因形成的障礙也在行政溝通中起著重要乃至關(guān)鍵的阻礙和制約作用。2003年我國非典疫情的瞞報漏報造成的嚴重后果讓人不堪回首。因此。必須在重視行政溝通障礙的基礎(chǔ)上全方位的進行改革，下大力氣疏通溝通渠道，不斷加強公務(wù)員政治覺悟和綜合素質(zhì)，才能不斷克服這些障礙，持久的保證溝通順暢，大幅提高行政效率。

二、行政溝通障礙的克服

1.加強思想教育，提高綜合素質(zhì)

針對行政溝通中出現(xiàn)的主觀障礙，從黨中央國務(wù)院到各地方政府部門，都應(yīng)不斷加強公務(wù)員的思想教育，嚴格職業(yè)操守，使各部門公務(wù)員都能明確組織目標和行為規(guī)范，樹立共同的價值觀和價值準則，避免價值判斷上的失誤。同時，要利用多種形式對公務(wù)員進行長期的職業(yè)培訓和教育，不斷提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，樹立公務(wù)員精神，從觀念和思想上約束公務(wù)員的行政行為，提高行政溝通的及時準確性。

2.建立行政溝通監(jiān)督機制，嚴格責任追究制度

行政溝通的有效性需要制度保障，沒有制度的約束是不可靠的。因此，行政溝通監(jiān)督機制和相關(guān)責任追究制度的建立是克服行政溝通障礙的根本保障。只有嚴格的組織監(jiān)督和責任追究作為后盾，才能從外部對行政溝通者起到嚴格的制約作用，從而遏制諸如職級障礙等產(chǎn)生的不良現(xiàn)象的發(fā)生。

3.精簡行政機構(gòu)，明確職責分工

在行政機構(gòu)的設(shè)立上應(yīng)按照精干、明確、高效的原則進行，避免由于層級過多，機構(gòu)重疊造成的信息傳遞周期長和“政出多門”造成了溝通障礙。這也是我國行政體制改革中一直以來的改革重點和方向。

4.健全組織機構(gòu)，不斷完善行政溝通制度

健全組織機構(gòu)，主要是要建立健全行政信息開發(fā)與傳送體制。要建立多個相互獨立的行政信息系統(tǒng)，使其相互補充、相互印證、相互制約。其中主要包括行政性信息系統(tǒng)、行政決策咨詢和支持系統(tǒng)、社會民眾支持系統(tǒng)。行政性信息系統(tǒng)指由行政部門設(shè)立的行政信息開發(fā)和傳送機構(gòu)，它是作為行政機構(gòu)的子機構(gòu)之一為行政機構(gòu)的信息收集、加工、傳遞、存貯和處理服務(wù)；行政決策咨詢和支持系統(tǒng)是指獨立于行政機構(gòu)之外的社會咨詢機構(gòu)。這種獨立性有利于確保其不受政府意志的左右，可以與行政性的信息系統(tǒng)產(chǎn)生的相關(guān)信息進行比較、印證。它主要是接受行政機關(guān)的命題，自主進行信息收集和加工處理，并反饋信息報告，供行政機關(guān)決策參考；社會民眾支持系統(tǒng)主要是開拓公眾參政議政渠道，使公眾與行政機構(gòu)能夠直接或間接進行對話交流，并使其意見能夠較為充分和有效的方式公開表達。可以使行政機構(gòu)及時、廣泛地了解各種不同意見和工作中存在的問題，為制定相關(guān)政策提供依據(jù)，而且能夠使各種潛在的社會摩擦與沖突得到及時處理或緩解。這種多通道的行政信息系統(tǒng)有利于克服單一行政溝通中存在的諸多障礙，提高行政信息的真實性和有效性。

5.不斷加快行政溝通現(xiàn)代化進程

如前文所述，行政溝通是行政信息的傳遞。因此，信息傳遞的手段直接決定著傳遞的效果和作用。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的日新月異，信息化正逐步在世界經(jīng)濟和社會發(fā)展進程中處于引領(lǐng)地位。江澤民指出：“四個現(xiàn)代化，哪一化也離不開信息化?！币蚨?，要克服行政溝通障礙，提高行政溝通效率，必須不斷加快行政溝通手段現(xiàn)代化的進程。其中不僅要在行政機構(gòu)實現(xiàn)辦公自動化，而且要充分利用