公司用章管理制度

公司用章管理制度1.用章的意義和目的用章是公司辦公中的重要環(huán)節(jié)。它是指在具體工作中，為了證明文件的合法性、真實(shí)性，確定文件的歸屬和責(zé)任區(qū)分，以及對(duì)文件的保密、禁毒、保密等需要在文件上蓋章的過程。因此，用章具有標(biāo)志的作用，是法律認(rèn)可的文件證明形式。本制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部各類用章的使用和管理，保障公司利益，做到科學(xué)、規(guī)范、合法。2.用章的種類和用途2.1公章公章是公司最重要的證明文件章，亦稱“法定代表人章”，由公司登記注冊(cè)機(jī)關(guān)指定公司法定代表人專用。公章由公司法定代表人保存，并由其負(fù)責(zé)蓋章。使用公章必須符合公司章程規(guī)定，必須是公司重要的公文、憑證等文件才能蓋章。2.2財(cái)務(wù)專用章公司財(cái)務(wù)專用章通常用于與公司財(cái)務(wù)往來的相關(guān)憑證、支票等文件上。財(cái)務(wù)專用章由公司財(cái)務(wù)部門管理，經(jīng)過審批后在特定場(chǎng)合使用。2.3合同專用章公司合同專用章通常用于管理公司的各類合同，包括銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同等。合同專用章由公司業(yè)務(wù)部門或法務(wù)部門管理，在簽署合同之前，必須依據(jù)法律規(guī)定進(jìn)行審核和審批，使用后還需存檔備查。2.4身份證明文件專用章公司身份證明文件專用章通常用于公司員工身份證明文件的存檔、認(rèn)證等場(chǎng)合。身份證明文件專用章由人力資源部門管理，在使用時(shí)必須經(jīng)過嚴(yán)格審批，在操作時(shí)必須保證嚴(yán)格保密。3.用章的管理3.1蓋章范圍和權(quán)限各種章具有不同的蓋章范圍和權(quán)限，不同的用章類型由不同的部門管理。在具體使用時(shí)，必須遵守公司對(duì)各種章的使用規(guī)定，按照用章次序來使用，嚴(yán)禁亂蓋、亂用，違規(guī)者將會(huì)受到懲罰。3.2蓋章審批所有文件的用章必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。審批程序包括文件的審批、審核和授權(quán)三個(gè)環(huán)節(jié)。各部門對(duì)應(yīng)用章的審批、審核和授權(quán)人員應(yīng)進(jìn)行明確確定。使用方與授權(quán)方必須核對(duì)文件的準(zhǔn)確性，并在文件上簽名確認(rèn)，方可進(jìn)入打印、蓋章等環(huán)節(jié)。3.3蓋章記錄公司應(yīng)建立健全用章記錄制度，對(duì)每次用章進(jìn)行記錄。對(duì)于需要保密的文件，必須制定并執(zhí)行保密措施，在記錄中加注保密要求。記錄應(yīng)包括文件名稱、印章名稱、用途、時(shí)間、蓋章人、審核人、授權(quán)人、機(jī)構(gòu)、文件編號(hào)等關(guān)鍵信息，并由公司記錄保管人負(fù)責(zé)管理。3.4蓋章保管各種章都是公司的重要資產(chǎn)，應(yīng)嚴(yán)把重要章的保管。章應(yīng)由專人管理、監(jiān)管，保管人員應(yīng)加強(qiáng)盤點(diǎn)、檢查，確保各種章的完好無損。對(duì)于臨時(shí)不用的章應(yīng)采取安全、嚴(yán)密措施保管，確保不被非法盜用、刪除等。3.5蓋章銷毀用完的文件和廢棄的章必須嚴(yán)格執(zhí)行銷毀制度。廢棄的章應(yīng)交由公司保管人員集中管理，統(tǒng)一銷毀。公司保管人員應(yīng)加強(qiáng)管理，維護(hù)好各類章的使用場(chǎng)所。銷毀后的記錄應(yīng)加注銷毀日期、銷毀人，由公司保管人員和銷毀人確認(rèn)并簽字蓋章。4.績(jī)效考核本制度是公司內(nèi)部管理的重要制度，是公司內(nèi)部各項(xiàng)管理規(guī)定的配套制度，必須認(rèn)真執(zhí)行。對(duì)于無法遵守本制度規(guī)定的單位和個(gè)人，依照員工管理制度和工作紀(jì)律進(jìn)行處理，追究相關(guān)責(zé)任人和單位的責(zé)任。5.結(jié)語(yǔ)公司用章管理制度具有操作性和實(shí)用性，不僅是公司內(nèi)部辦公管理的基本制度，而且是公司精神文化的體現(xiàn)。健全用章管理制度，有利于規(guī)范公司內(nèi)部的管理體系，