如何給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)信息（一）-領(lǐng)導(dǎo)角度篇

如何給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)信息？（一）一一領(lǐng)導(dǎo)角度篇在實際工作中，我經(jīng)常處于上傳下達的中間角色，有時同事（特別是新入職的）發(fā)過來的信息，總有這樣那樣的不足，需要重新與他們再次溝通以完善內(nèi)容，最后整理好才敢發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)。有時自己也會疏忽，導(dǎo)致發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)的信息需要重新加工，甚至引起領(lǐng)導(dǎo)不滿。這樣一來二去地，慢慢也總結(jié)了一些心得體會，今天便談?wù)勅绾谓o領(lǐng)導(dǎo)發(fā)信息一一先從領(lǐng)導(dǎo)角度談起。無論是現(xiàn)在的信息化時代，還是以前的時代，信息都是非常非常重要的，對于領(lǐng)導(dǎo)而言，信息不止代表了知情權(quán)，更是事關(guān)掌控權(quán)、決策權(quán)，所以如何給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)信息也是一件值得花精力去研究的事。01知情權(quán)信息代表了知情權(quán)，信息點密集度越高所代表的知情權(quán)就越大,但也不是什么知情權(quán)都是領(lǐng)導(dǎo)需要的，給領(lǐng)導(dǎo)提供其需要的密集的信息點才更容易令其滿意。這種信息點大致分三類：.必要信息也就是基礎(chǔ)信息，又可細分為框架型必要信息和細節(jié)型必要信息。之前有位同事在晚上n點多的時候發(fā)了一條通知信息給領(lǐng)導(dǎo)，只說明天如何如何，沒標注日期或星期，結(jié)果那時領(lǐng)導(dǎo)睡著了，第二天中午才看到信息，誤以為明天是第三天，最后誤事。④信息回復(fù)自由。一些包含重要事情的信息，必須要得到領(lǐng)導(dǎo)同意后才可以進行下一步。對于這種信息，領(lǐng)導(dǎo)的注意力資源會優(yōu)先聚焦，作出回復(fù)。但一些一般事情的信息，領(lǐng)導(dǎo)需要知曉，可作可不作批示，也就是可回復(fù)可不回復(fù)。出于禮貌，領(lǐng)導(dǎo)本應(yīng)對發(fā)給他的信息作出回應(yīng)，但空閑時還好說,真到了忙起來，需要處理許多事情、作出許多選擇時，領(lǐng)導(dǎo)的注意力資源是十分有限的，甚至?xí)邌葜烈粋€字也懶得回復(fù)。下屬都希望領(lǐng)導(dǎo)能回復(fù)信息，有始有終，形成信息閉環(huán)，但回復(fù)與否的自由權(quán)在領(lǐng)導(dǎo)手上，下屬只能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，而無法改變領(lǐng)導(dǎo)。（如何適應(yīng)會在以后的分篇中再詳細介紹）如，主要領(lǐng)導(dǎo)e交代辦公室主任l君通知區(qū)城管執(zhí)法局整治某個路段環(huán)境。待收到執(zhí)法局整治完成的情況反饋后，L君發(fā)送整治完成有關(guān)信息及圖片給主要領(lǐng)導(dǎo)E,但主要領(lǐng)導(dǎo)E一直沒回復(fù)。有幾種可能：一是領(lǐng)導(dǎo)未收閱。二是領(lǐng)導(dǎo)收閱了，基本滿意，但太忙懶得回復(fù)。三是領(lǐng)導(dǎo)粗略瀏覽了，大體滿意，但想著后面有空了再回頭細看,所以未回復(fù)意見。無論哪種情況，L君一般不應(yīng)再打電話提醒或咨詢領(lǐng)導(dǎo)，占用其注意力資源。當(dāng)然，如果事關(guān)其他十分重要的事就另當(dāng)別論。⑤人人都愛判斷題。同樣是選擇，選擇困難程度：簡答題》選擇題＞判斷題。因此發(fā)送信息時應(yīng)該包含一定執(zhí)行方案，領(lǐng)導(dǎo)只需回復(fù)“同意”或者其他意見即可。最好的信息是立體的，是蘊含了選擇題的判斷題。如：“領(lǐng)導(dǎo)您好，這個問題有A、B、C三個建議方案，A如何如何，B如此這般，C這樣那樣，綜合考慮，建議采用B方案，妥否？請閱示?！笨蚣苄捅匾畔⑷绶课葜畻澚?，如果缺乏則事不可為，缺乏時很容易引起別人注意，反而會在出事之前被發(fā)現(xiàn)，倒也不容易產(chǎn)生嚴重效果。細節(jié)型必要信息往往才是致命的，缺乏它可能一開始不影響事件發(fā)展，等被堵在上不著天、下不著地的半空時才意識到遺漏了它，最后要么導(dǎo)致事情焉了進行不下去，要么導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)顏面上不好看，后果可能相當(dāng)嚴重。如，A君通知B領(lǐng)導(dǎo)開會，會議時間、地點、主題等就是框架型必要信息，是否要求24小時核酸陰性、統(tǒng)一著裝、佩戴黨徽就是細節(jié)型必要信息。A君發(fā)信息：B領(lǐng)導(dǎo)您好，市委定于今天下午在市委1號樓二樓會議室召開某工作會議，根據(jù)會議通知，擬為您報名參會，請知悉。（為了方便闡述，假設(shè)A君不發(fā)會議通知文件給領(lǐng)導(dǎo)）B領(lǐng)導(dǎo)如果當(dāng)場意識到缺少具體開會時間倒還好，會問：“具體時間？”這時A君立即回復(fù)“是下午3時”便好。（但也難免給領(lǐng)導(dǎo)留下信息處理能力不足的印象）如果B領(lǐng)導(dǎo)一時沒意識到信息缺失，等到吃完午飯、準備午休時才猛然想起不知會議具體時間，然后在中午1時給A君發(fā)信息”會議具體時間？”，趕巧A君睡下了，B領(lǐng)導(dǎo)只能打電話吵醒A君來得到“下午3時”這個信息點。這種情況下，A君的尷尬可想而知，B領(lǐng)導(dǎo)對其的印象就更差了，但還屬于尚可忍受的程度，以結(jié)果論，畢竟沒有影響到B領(lǐng)導(dǎo)正常參會。如果涉及到細節(jié)型必要信息，比如這場會議要求24小時核酸陰性或男性統(tǒng)一白襯衫黑褲子，而又沒通知到B領(lǐng)導(dǎo)，后果就比較嚴重了。B領(lǐng)導(dǎo)可能會被拒之門外（沒有24小時核酸陰性），或者成為全場負面焦點（唯一一個沒穿白襯衫的參會人員）一一A君也免不了要挨罵了。.有用信息這類信息缺失可能不影響事情，但提及了會起積極作用，也有利于提升領(lǐng)導(dǎo)印象分。如A君通知B領(lǐng)導(dǎo)開會時注明該會議是市委書記主持還是某位常委主持。又如，C君提請領(lǐng)導(dǎo)接待某個大項目方考察事宜時注明該項目的巨大投資額度?！邦I(lǐng)導(dǎo)您好，下周XX項目方到市里開展意向性考察，這個項目對我們市來說非常重要，提請由您出面接待?！保I(lǐng)導(dǎo)內(nèi)心波瀾不驚：哪個項目你們都說很重要。）“領(lǐng)導(dǎo)您好，下周XX項目方到市里開展意向性考察，這個項目對我們市來說非常重要，投資額度預(yù)期高達400億元，提請由您出面接待。”（領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)心激情澎湃：趕緊過來，我給他們拎包。）.興趣信息如果說有用信息偏客觀，那么興趣信息就偏主觀了，需要掌握領(lǐng)導(dǎo)一定的興趣方向。如，D君提請領(lǐng)導(dǎo)出席下屬某單位與某醫(yī)療科研機構(gòu)簽署產(chǎn)學(xué)研合作協(xié)議，在知道該領(lǐng)導(dǎo)對腫瘤醫(yī)學(xué)研究比較感興趣的情況下，注明該合作協(xié)議涉及腫瘤基因識別鑒定領(lǐng)域，往往事半功倍。因此我們要做的是：首先確保必要信息尤其細節(jié)型必要信息準確無誤，然后提升質(zhì)效提供更多的有用信息，同時可以靈活見機提供興趣信息。02掌控權(quán)所謂掌控就是要知全貌、掌全局，要求信息鏈條完整、邏輯清晰，可以從以下三方面展開：.對背景信息要概要說明，這是基礎(chǔ)如果領(lǐng)導(dǎo)看了發(fā)來的信息要反過來追問信息背景，問“為什么”，可能就是因為發(fā)送的信息缺失了關(guān)鍵性的背景信息，如果把信息鏈對照時間鏈，把過去的背景信息稱作信息鏈前端，當(dāng)前的信息稱作中段，未來的趨勢信息稱作后端，那么這種情況下就是信息鏈前端缺失，不符合領(lǐng)導(dǎo)的掌控權(quán)。例如，單位主要領(lǐng)導(dǎo)E想要本單位某份規(guī)劃性文件，叫F君找給他，F(xiàn)君聯(lián)系有關(guān)部門同事G君。G君隨后在微信發(fā)來一份文件，卻說這還是一份草稿。隨后F君開始了漫長的n次追問。一問：為什么還是草稿，記得幾個月前就出初稿了喔。答：改了幾次，這是第4稿了。二問：那現(xiàn)在這稿卡在什么地方？答：市主要領(lǐng)導(dǎo)要求我區(qū)這個規(guī)劃必須由市政府發(fā)文，現(xiàn)在卡在市府辦綜合一科。三問：綜合一科因為什么卡我們呢？答：因為常務(wù)副市長審閱后認為規(guī)劃還是太粗。四問：有和市里溝通過，常務(wù)有哪些具體修改意見嗎？答：分管領(lǐng)導(dǎo)和常務(wù)聯(lián)絡(luò)人溝通過，常務(wù)沒有提出具體意見。五問：這是什么時候的事？答：10月10日（距今1個多月）提交第4稿給市府辦綜合一科，10月13日常務(wù)審閱不過。六問：那你們怎么處理推進？答：按照市府辦要求，正在走程序征求相關(guān)各市局的意見，以便進一步修改完善規(guī)劃文件。F君整理了一下思路，把這份規(guī)劃性文件發(fā)給主要領(lǐng)導(dǎo)E,并附信息如下：E領(lǐng)導(dǎo)您好，這是您要的規(guī)劃性文件，但只是第4稿草稿，根據(jù)市要求，我們單位10月10日提交該規(guī)劃文件代擬稿到市府辦，但一直被卡住未印發(fā)，那邊反饋常務(wù)副市長認為這份規(guī)劃草稿還是太粗需要修改，但分管領(lǐng)導(dǎo)H聯(lián)系常務(wù)聯(lián)絡(luò)人得知常務(wù)也沒給到具體的修改意見，目前正按市府辦要求走流程征集相關(guān)各市局意見以作進一步修改，請知悉。E領(lǐng)導(dǎo)既要到了規(guī)劃文件，也清楚了背景信息，便沒再說什么，回了一個“好”。這里可以看出F君的中介作用，相當(dāng)于幫主要領(lǐng)導(dǎo)E節(jié)省了6個追問的時間和精力，將其壓縮為一個“好”字。為什么很多單位明明沒有秘書這個職務(wù)崗位，單位的主要領(lǐng)導(dǎo)甚至分管領(lǐng)導(dǎo)都會想辦法給自己配個聯(lián)絡(luò)人，因為公務(wù)接觸的人良莠不齊，與其中某些人溝通起來可能會耗費許多時間精力，于是配個聯(lián)絡(luò)員如同加個濾管篩管，把繁簡不一的信息過濾為精簡高效的信息，領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)絡(luò)人一個重要作用就是信息過濾整合。.對復(fù)雜信息要連貫緊扣，這是關(guān)鍵所謂復(fù)雜信息，既包括內(nèi)容種類上繁雜多樣，也包括單一內(nèi)容因為多次變化或者反復(fù)變化而變得復(fù)雜，發(fā)送這類信息時應(yīng)該要有系統(tǒng)思維和歸零思維，確保不掉鏈子、不留空檔。系統(tǒng)思維就是信息點一環(huán)扣一環(huán)，讓收閱信息的領(lǐng)導(dǎo)的思維能夠從信息起點順暢自然地滑到信息終點。歸零思維就是信息發(fā)送者在發(fā)送信息時把自己已掌握的信息暫時清零，從零開始重新組織信息，才不會漏掉某個信息節(jié)點。如分管領(lǐng)導(dǎo)H咨詢會務(wù)組J君：“我剛收到你們會務(wù)組發(fā)來的短信，說因會議沖突，區(qū)里原定明天上午九時召開的書記專題會議改期召開，具體時間待定。是什么會議沖突？”J君回答，是因為區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)E明天下午要參加市委某專項工作會議。分管領(lǐng)導(dǎo)H有點不高興了：”明天下午市里的會議又怎么會和上午區(qū)里的會議起沖突？”J君趕緊補充：”區(qū)里原定明天上午的書記專題會，因為涉及的分管領(lǐng)導(dǎo)大部分明天市里有會議沖突，需要請假，所以主要領(lǐng)導(dǎo)E打算把書記專題會調(diào)整到明天下午，沒想到又和臨時收到的市委專項工作會議沖突了，最終決定改期待定?！边@里，J君一開始的信息表達遺漏了一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)一一明天上午不開會的原因一一導(dǎo)致信息鏈條不完整。歸根結(jié)底在于J君沒有歸零思維意識，下意識以為自己知道的一些基礎(chǔ)信息別人也知道，于是慣性使然，直接跳空傳遞信息給分管領(lǐng)導(dǎo)H,自然引發(fā)不滿。.對趨勢信息能大體判斷，這會加分。預(yù)見性無論何時何地何事上都是彌足珍貴的，如果能夠在信息中加入對趨勢的判斷建議，無疑是一個加分動作。如領(lǐng)導(dǎo)口頭交代了K君調(diào)研事項及參加人員等內(nèi)容，K君發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研地點與其一直比較關(guān)心的某個項目現(xiàn)場相鄰，按照以往經(jīng)驗,該領(lǐng)導(dǎo)可能會在調(diào)研地點即興到相鄰項目現(xiàn)場督導(dǎo)，為了避免到時臨忙臨急、手忙腳亂地通知相關(guān)負責(zé)人趕過來，不如事先提醒領(lǐng)導(dǎo)定下安排。于是K君根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求擬好行程安排初稿，在發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)審閱時,附加信息如下：領(lǐng)導(dǎo)您好，這是調(diào)研行程安排初稿，妥否？請閱示。此外，調(diào)研地點a旁邊是甲項目施工現(xiàn)場，目前正在有序推進，是否一并調(diào)研？請指示。最后領(lǐng)導(dǎo)欣然同意。需要注意的是，對趨勢信息的判斷建議，如果是其他領(lǐng)導(dǎo)或同事的建議，最好在信息中注明建議人。如果是自己的判斷建議，需要根據(jù)對情況的了解把握程度來考慮,如果對趨勢判斷把握不大，不必強行加戲。03注意力有限原則領(lǐng)導(dǎo)往往是各種大小事情的決策者，決策本質(zhì)上是作出選擇，選擇是一件消耗意志力、注意力的事，而領(lǐng)導(dǎo)每天的注意