學(xué)生資助管理工作紙質(zhì)檔案管理制度

學(xué)生資助管理工作紙質(zhì)檔案管理制度一、制定目的為推行學(xué)生資助管理工作規(guī)范化、制度化，確保學(xué)生資助管理工作的規(guī)范和高效運(yùn)行，依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合實(shí)際情況制定本制度。二、適用范圍適用于本單位內(nèi)所有學(xué)生資助檔案管理工作。三、檔案分類學(xué)生資助檔案分為以下幾類：助學(xué)金資助檔案困難補(bǔ)助資助檔案借貸資助檔案其他學(xué)生資助檔案四、檔案要求學(xué)生資助檔案要求精密規(guī)范，內(nèi)容真實(shí)可靠，版式整齊統(tǒng)一，文筆規(guī)范，并保持完整、準(zhǔn)確和保密性。電子資料應(yīng)有備份。同時，應(yīng)保證檔案文件的缺省和保密。本科生和研究生學(xué)生資助檔案應(yīng)當(dāng)分別存放，不得混淆。為保證檔案的完整性，每份建類檔案，且每類檔案建立分類索引表，輔以明細(xì)表，明細(xì)表中列明每一個檔案宗號的具體內(nèi)容，便于管理和查詢。檔案裝訂和標(biāo)識必須按照標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行。五、檔案查閱不得隨意查閱有關(guān)學(xué)生資助檔案，核查學(xué)生資助檔案的人員必須持有相應(yīng)的證件并依據(jù)本單位規(guī)定的流程從學(xué)生資助管理機(jī)構(gòu)領(lǐng)取檔案查閱申請表。六、檔案借閱借閱人員應(yīng)出示工作證，并簽署借閱單。涉及學(xué)生個人隱私的借閱檔案，需要經(jīng)過學(xué)生資助管理機(jī)構(gòu)的特別批準(zhǔn)。檔案借出后必須妥善保管，借出時應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載借閱人員、借閱時間、歸還時間等借出及歸還情況，并設(shè)置預(yù)防丟失的措施。七、檔案保管學(xué)生資助檔案是保密的，必須嚴(yán)格按照規(guī)定保護(hù)檔案的安全，防止丟失和泄露。限制開放不必要的資料和信息。將學(xué)生資助檔案妥善地存放于本單位內(nèi)，防火、防潮、防蟲害，保證存檔環(huán)境適合檔案保存，防止檔案出現(xiàn)病害。學(xué)生資助檔案應(yīng)當(dāng)建立目錄，凡進(jìn)出檔案必須填寫進(jìn)出庫登記表。檔案室必須為學(xué)生資助檔案設(shè)置統(tǒng)一的盤點(diǎn)期，及時更新盤點(diǎn)情況登記表，并督促單位各部門管理人員加強(qiáng)對檔案的保管。八、檔案銷毀檔案保管期滿，應(yīng)依據(jù)規(guī)定進(jìn)行檢查和試編。不符合永久保存要求的本單位學(xué)生資助檔案，應(yīng)按照規(guī)定執(zhí)行銷毀手續(xù)。學(xué)生資助檔案在執(zhí)行銷毀手續(xù)時，必須堅(jiān)持審查程序，由有資格人員經(jīng)過討論決定并作出銷毀許可，方可進(jìn)行銷毀。學(xué)生資助檔案銷毀后，在保險柜里保存銷毀備案表和銷毀記錄。九、附制度的保障本制度由本單位檔案管理部門提供技術(shù)和操作支持。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和各類工作規(guī)程。定期進(jìn)行規(guī)范化和制