資源與環(huán)境工程學院檔案管理制度

資源與環(huán)境工程學院檔案管理制度一、制度目的為了保證資源與環(huán)境工程學院檔案管理工作的規(guī)范化和科學化，制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于資源與環(huán)境工程學院的各級領導、教工、學生和檔案管理工作人員。三、檔案的管理原則1.檔案的權責分明對于檔案管理過程中，應該明確各級領導與檔案人員的權責。領導在檔案管理過程中應該給出指示，協(xié)助檔案管理人員完成工作。檔案管理人員應該按照奉獻和勤勉的原則，保護檔案資料的完整性和準確性。2.檔案的管理標準化檔案管理執(zhí)行標準，應該同步執(zhí)行標準規(guī)范，以便將檔案管理流程標準化，檔案管理流程各環(huán)節(jié)的審核過程，應該按照流程執(zhí)行，將流程相應的難點規(guī)范化，在檔案管理前后記錄詳加，以便將來總結(jié)經(jīng)驗和取得更好的效果。3.檔案的審查評估檔案的審查評估，針對關鍵信息的提取和過濾、數(shù)據(jù)的校驗、主題的固定、審查和評估等工作中，將確保信息的安全、數(shù)據(jù)的準確性和維護主題的一致性。該過程是推動檔案管理實現(xiàn)有效性與可持久發(fā)展的基礎。四、檔案管理具體流程檔案管理的具體流程如下：1.檔案的建立檔案建立流程包括以下幾個環(huán)節(jié)：歸檔部門將文件正式保存并標明文件名稱及其存放位置等信息。編制檔案，包括材料的名字、發(fā)生時間、編書號、文件號等方面。并應該按照文件大小、內(nèi)容、保密程度、存儲時間、分類等進行編碼處理的分類。為檔案增加保證卡，部門管理人員在歸檔情況下增加了檔案保障卡?？▋?nèi)內(nèi)容是棚內(nèi)保管人員，檔案保管人員對檔案內(nèi)容、數(shù)值、質(zhì)量等進行固定性責任；為棚實行了備份和災難發(fā)生后的現(xiàn)場搶救和處理措施。2.檔案的保存采用封閉式管理的原則進行棚內(nèi)檔案保存。按照保管單位分組明確實物類別、檔案量、檢索信息和檔案類型等，確保檔案的安全性、準確性和及時性。檔案每半年進行一次衛(wèi)生清理和維修。3.檔案的移交移交流程從檔案編輯到棚內(nèi)保管員再原歸檔部門的總監(jiān)級別審核處理。4.檔案的銷毀檔案的銷毀，包括以下幾個環(huán)節(jié)：應該對已完成工作、過期、損壞或已無必要留存的的檔案及嚴重破壞檔案一并進行銷毀。對于需要銷毀的檔案，應當在銷毀前需要經(jīng)過總監(jiān)級別審核，并進行上報。五、檔案管理的責任分工1.領導責任領導應該親自參與到檔案管理制度的制定工作中，明確檔案管理流程，確保管理制度的有效實施。2.檔案管理人員責任檔案管理人員應該落實管理責任，并且按照制度要求統(tǒng)一人員培訓，建立對檔案資料信息中心的主要責任核心，嚴格按照制度要求執(zhí)行檔案管理流程。3.部門領導責任部門領導要加強對檔案管理方面的動態(tài)管理，對檔案特情進行總辦、現(xiàn)場、聯(lián)席會議等之間的溝通、協(xié)作和有效地跟蹤管理。六、教育與培訓資源與環(huán)境工程學院要根據(jù)實際情況，向管理人員、教工和學生，開展所需的檔案管理相關的知識普及、人員培訓和教育，提高檔案管理工作的水平和質(zhì)量。七、制度的落實制度的落實是保證檔案管理工作順利實施的關鍵，為此，學院要進行定期核查，以確保制度始終有效實施。八、附則學院的檔案管理工作與國家有關法律法規(guī)以及國家檔案管理機構的規(guī)