公司文件管理制度(同名9089)

公司文件管理制度第一節(jié)總則

第一條公司文件，是傳達(dá)貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。

第二條公司文件，實(shí)行統(tǒng)一管理。文件的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。

1.各部門及各有關(guān)人員，對文件中涉及本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不可隨便向他人泄露。

2.文件保密等級分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。保密文件由閱文人妥善保管，詳見《保密管理制度》。

第三條文件機(jī)密等級，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。

第四條公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核（部門領(lǐng)導(dǎo)）、簽發(fā)（公司領(lǐng)導(dǎo)）打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。

第五條公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴?、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀。

第六條草擬文件應(yīng)注意以下事項(xiàng)

1.內(nèi)容要符合公司制度。

2.反映情況要客觀，實(shí)事求是。

3.文字要準(zhǔn)確、精煉，條理清楚，層次分明，結(jié)構(gòu)緊密，用語規(guī)范。

4.人、地、名稱、引文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確。

第七條各負(fù)責(zé)人閱、批文件應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后須簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。

第八條公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿（經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字）審核稿件連同正本二份存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。

第九條收文由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。行政人事部收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，由行政人事部收回歸檔。

第十條所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。

第十一條公司發(fā)文，一定要由行政人事部統(tǒng)一編號

1.以公司名義對外發(fā)文，一律×××字(××年)××號；

2.公司總經(jīng)辦文，用總經(jīng)辦字(××年)××號；

3.財(cái)務(wù)部發(fā)文，用財(cái)字(××年)××號；

4.工程部發(fā)文，用工字(××年)××號；

5.技術(shù)部發(fā)文，用技字(××年)××號；

6.營運(yùn)部發(fā)文，用營字(××年)××號；

7.人事行政部發(fā)文，用人行字(××年)××號；

第十二條紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、由主管業(yè)務(wù)部門書面（工作聯(lián)系函）或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

5.凡各業(yè)務(wù)部門，如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

6.各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查，同時(shí)交由行政人事部做項(xiàng)目資料備檔）不用公司名義發(fā)文。

第五節(jié)文件種類與分類及特性

第二十六條文件種類及作用：

1.請示：請上級部門指示和批準(zhǔn)，用“請示”。

2.報(bào)告：向上級部門匯報(bào)工作，反映情況，用“報(bào)告”。

3.指示：對下級部門布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用“指示”。

4.布告、公告、通告：對全公司公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用“布告”；向公司外宣布重大事件，用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用“通告”。

5.批復(fù)：答復(fù)請示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。

6.通知：傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級的文件或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的文件，用“通知”。

7.通報(bào)：表揚(yáng)好人好事，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用“通報(bào)”。

8.決定、決議：對某些問題或者重大行動(dòng)作出安排，用“決定”。

經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。

9.函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題，用“函”。

10.會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀(jì)要”

第二十七條文件的分類：

1、文件分類及特性：

（1）文件按傳遞對象分類，可分為：部門內(nèi)部文件、公司內(nèi)部文件及公司對外往來文件；

（2）文件按性質(zhì)分類，可分為：協(xié)調(diào)性文件、指令性文件、回復(fù)性文件及通知性文件；

（3）文件按閱讀權(quán)限分類，可分為：全體員工閱讀文件、部門內(nèi)部員工閱讀文件、經(jīng)理級閱讀文件及總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理級閱讀文件；

（4）文件按回復(fù)時(shí)效分類，可分為：緊急、急件及普通件；

2、文件回復(fù)時(shí)效：對于緊急文件，收件人應(yīng)于12小時(shí)內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰100元；急件，收件人應(yīng)于24小時(shí)內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰50元；普通件，收件人應(yīng)于48小時(shí)內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰30元；且答復(fù)時(shí)應(yīng)明確提供事務(wù)解決方法及完成時(shí)間；

3、文件傳遞機(jī)制：指令性文件，全體收件人應(yīng)簽字確認(rèn)，并認(rèn)真學(xué)習(xí)，貫徹落實(shí)，所有下發(fā)的文件，部門要以最快的時(shí)間（12小時(shí)內(nèi)）組織進(jìn)行有效學(xué)習(xí)（特殊情況除外），并且要求參與人在下發(fā)學(xué)習(xí)文件上簽字確認(rèn)已經(jīng)學(xué)習(xí)；如經(jīng)行政人事部檢查沒有組織學(xué)習(xí)的部門負(fù)責(zé)人每次處罰100元；

4、文件存檔辦法：所有文件原件應(yīng)統(tǒng)一交由行政人事部保管，對于收發(fā)文件當(dāng)事人可留復(fù)印件隨時(shí)翻閱；

5、文件保密制度：所有涉及公司利益的文件，如合同、供應(yīng)商名單、財(cái)務(wù)報(bào)表、材料采購價(jià)格、預(yù)算報(bào)價(jià)等相關(guān)文件，全部列為公司保密文件，可蓋加密章，嚴(yán)格設(shè)定閱讀權(quán)限，落實(shí)公司保密文件的相應(yīng)存檔制度。

第六節(jié)文件的借閱和清退

第二十八條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件，需填寫文件查閱申請單，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，經(jīng)行政人事總監(jiān)同意后方可借閱。

第二十九條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第三十條行政人事部部對承辦的文件應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

第三十一條部門應(yīng)指定責(zé)任心強(qiáng)的員工負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

第七節(jié)文件的立卷與歸檔

第三十二條文件的歸檔范圍

1.凡下列文件統(tǒng)一由行政人事部負(fù)責(zé)歸檔：

（1）上級部門來文，包括上級對公司報(bào)告、申請的批復(fù)；

（2）公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營管理工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；

（3）公司經(jīng)理辦公會、中層干部會以及各種專題例會記錄；

（4）有保存價(jià)值的來信、來訪記錄及處理結(jié)果；

（5）參加上級召開的各種會議帶回文件、資料及本公司在會上匯報(bào)表言材料等；

（6）上級部門領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本公司向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；

（7）反映本公司經(jīng)營管理活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等音、像攝制品；

（8）公司日志和大事記；

（9）公司項(xiàng)目商務(wù)、工程合同、施工資料等；

（10）公司人事、行政檔案；

（11）公司向上級請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

2.業(yè)務(wù)部門日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。

第三十三條立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度1月份以前整理完。在公司經(jīng)營管理的發(fā)展歷程中，沉淀下來的知識、經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行篩選、分析、整理匯編，指導(dǎo)下期工作。

第八節(jié)文件的銷毀

第三十四條對于多余、重復(fù)、過