項目信息歸檔

項目或項目階段在達到目標(biāo)或因其他原因而終止后需要進行總結(jié)的行為項目信息歸檔01依據(jù)方法與工具與利用結(jié)果目錄030204基本信息項目信息歸檔是指項目或項目階段(概念、開發(fā)、執(zhí)行或結(jié)束)在達到目標(biāo)或因其他原因而終止后，需要進行總結(jié)，信息歸檔包括驗證項目的結(jié)果并歸檔，這個過程就是發(fā)起人和客戶對項目產(chǎn)品的正式接受，信息歸檔還包括花費時間來匯集項目的記錄，確保這些記錄反映最終的規(guī)范，分析項目的有效性，將信息存檔以供將來使用。依據(jù)依據(jù)(1)進展度量文檔。

(2)項目成果文檔。(3)其他項目記錄。與利用與利用對于收集到的資料數(shù)據(jù)，首先要經(jīng)過鑒別、分析、匯總、歸類，作出推測、判斷、演繹。這是一個邏輯判斷推理的過程。因此，必須做好會計核算、統(tǒng)計核算和經(jīng)濟活動分析等工作，這可借助于計算機進行。然后，要把有價值的原始資料及加工整理的信息積累起來，以備查閱。手工管理的信息可用“檔案，，法存儲。在現(xiàn)代應(yīng)盡量采用電子計算機數(shù)據(jù)庫或其他縮微系統(tǒng)，以節(jié)省存儲時間和空間。不論存人檔案庫的資料還是存人計算機的信息，事前都必須做好分類編目，其目的在于方便查找和提取。因此，要建立健全的檢索系統(tǒng)，即使報表、文件、資料、人事和技術(shù)檔案保存完好，又要方便檢索。

項目信息管理的最終目的還是要使信息充分發(fā)揮作用。這就要求信息傳遞過程中盡量避免信息的失真和損耗；還要求信息的接收者分類對待各種信息：有些是要及時傳送出去，有些是只收不發(fā)；有些是必用的信息，有些是參考信息。專業(yè)人員和主管人員，應(yīng)依據(jù)收到的信息作出快速反映，從而決定管理行動。方法與工具方法與工具(1)進展報告。

(2)項目報告。(3)項目介紹。結(jié)果結(jié)果(1)項目檔案。信息歸檔的主要結(jié)果是項目檔案、正式接受和取得的教訓(xùn)。項目檔案包括一套整理好的項目記錄，提供了一個項目準(zhǔn)確的歷史；正式接受是項目發(fā)起人或客戶簽發(fā)的表明他們接受項目產(chǎn)品的文件；取得的教訓(xùn)是項目經(jīng)理和項目組成員經(jīng)過思考寫下的經(jīng)驗總結(jié)。許多項目都有合同約束，而合同往往規(guī)定了這些成果應(yīng)該包含什么內(nèi)容；如果沒有合同約束，這些條款的準(zhǔn)備也是很重要的。項目檔案常常在項目結(jié)束許多年以后還有用。項目檔案中的文件可能為當(dāng)前的項目節(jié)省時間和資金：有時可能要對組織進行審計，良好的項目檔案能為此快速提供有價值的信息。

(2)正式驗收。企業(yè)內(nèi)部的項目也要與外部項目一樣進行正式驗收，這個過程有助于項目的正式結(jié)束，避免項目終止的推遲。(3)經(jīng)驗教訓(xùn)。項目經(jīng)理和項目組成員都應(yīng)當(dāng)在項目完成后就取得的教訓(xùn)寫一份報告，教訓(xùn)報告中討論的事項包括引起項目偏差的原因、選定某糾正措施的原因、不同項目管理方法和技術(shù)的應(yīng)用、項目組成