第2章-系統(tǒng)管理與基礎(chǔ)設(shè)置課件

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)第2章系統(tǒng)管理與基礎(chǔ)設(shè)置2.1系統(tǒng)管理

2.2基礎(chǔ)設(shè)置重點(diǎn)與難點(diǎn)思考題【學(xué)習(xí)目標(biāo)】

掌握系統(tǒng)管理中設(shè)置用戶、建立賬套和設(shè)置權(quán)限的作用和方法。了解年度賬管理和系統(tǒng)安全管理的方法掌握數(shù)據(jù)編碼會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)2.1系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理模塊可以提供給各子系統(tǒng)一個(gè)統(tǒng)一的操作平臺(tái),對網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的各個(gè)子系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的操作管理,其主要功能包括賬套管理、權(quán)限管理、年度賬管理及系統(tǒng)安全維護(hù)等。系統(tǒng)管理是用友ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)行基礎(chǔ)，它為其他子系統(tǒng)提供了公共的賬套、年度賬及其它相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，各子系統(tǒng)的操作員均需要在系統(tǒng)管理中統(tǒng)一設(shè)置并分配權(quán)限，系統(tǒng)管理將各個(gè)模塊有機(jī)結(jié)合，形成了多層次多渠道的各種業(yè)務(wù)模式的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)2.1系統(tǒng)管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)2.1系統(tǒng)管理2.1.1系統(tǒng)管理的主要功能

1．賬套管理，包括賬套的建立、修改、引入和輸出(恢復(fù)備份和備份)等功能。2.

權(quán)限管理，包括設(shè)定系統(tǒng)用戶、定義用戶的角色及設(shè)置用戶權(quán)限等功能，目的為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全保密、符合崗位分工的要求并防止越權(quán)操作、進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制。3．年度賬管理，是指對同一賬套內(nèi)不同年度的數(shù)據(jù)所進(jìn)行的管理,主要包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)等功能4．系統(tǒng)安全維護(hù)，為了保證系統(tǒng)運(yùn)行安全、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全,系統(tǒng)應(yīng)建立一個(gè)強(qiáng)有力的安全保障機(jī)制。系統(tǒng)安全維護(hù)包括系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)控、設(shè)置數(shù)據(jù)自動(dòng)備份計(jì)劃、清除系統(tǒng)運(yùn)行異常任務(wù)、記錄上機(jī)日志和刷新等功能。帳套管理與年度帳帳套帳套是指一組緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)，一般可以為每一個(gè)獨(dú)立核算的會(huì)計(jì)主體在系統(tǒng)中建立一個(gè)帳套。用友ERP軟件最多可建999個(gè)帳套，不同的帳套數(shù)據(jù)之間彼此獨(dú)立，沒有絲毫聯(lián)系。一個(gè)帳套可能包括多個(gè)數(shù)據(jù)庫。年度帳每個(gè)帳套邏輯上包括不同年度的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，但在用友ERP軟件中，不同的年度的數(shù)據(jù)存在不同的數(shù)據(jù)庫中，這稱為年度帳。建立年度帳的目的是為了方便管理不同年度的數(shù)據(jù)。一般一個(gè)年度帳一個(gè)數(shù)據(jù)庫。同一帳套的不同年度帳之間是相互聯(lián)系的，具體將在年度帳管理中講解到。2.1.2系統(tǒng)管理操作的基本流程1．新用戶操作流程

2．老用戶操作流程

2.1系統(tǒng)管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)2.1系統(tǒng)管理新用戶操作流程如下圖所示:

初次登陸，用戶名為admin,密碼默認(rèn)為空。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)2.1系統(tǒng)管理

2．老用戶操作流程

老用戶操作流程如下圖所示:

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)2.1系統(tǒng)管理

3．啟動(dòng)系統(tǒng)管理

系統(tǒng)一般允許以兩種身份注冊進(jìn)入系統(tǒng)管理：一是以系統(tǒng)管理員的身份；二是以賬套主管身份。

系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套，具體包括帳套的備份、新建帳套、引入帳套、設(shè)置操作員、指定帳套主管、設(shè)置和修改操作員密碼及權(quán)限等。

賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作，具體包括帳套參數(shù)修改，年度帳的管理，及該帳套操作員權(quán)限的設(shè)置。

在第一次運(yùn)行系統(tǒng)時(shí)還未建立核算單位的賬套。因此，在建立賬套前應(yīng)以系統(tǒng)管理員的身份進(jìn)行登錄。

【知識(shí)要點(diǎn)】啟動(dòng)系統(tǒng)管理時(shí)應(yīng)注意：1.啟動(dòng)系統(tǒng)管理的操作包括啟動(dòng)系統(tǒng)管理模塊并進(jìn)行注冊，即登錄進(jìn)入系統(tǒng)管理模塊。在系統(tǒng)管理中可以進(jìn)行設(shè)置操作員、建立賬套和設(shè)置操作員權(quán)限等的操作。2.系統(tǒng)允許用戶以系統(tǒng)管理員“admin”的身份，也可以以賬套主管的身份注冊進(jìn)入系統(tǒng)管理。

【知識(shí)要點(diǎn)】啟動(dòng)系統(tǒng)管理時(shí)應(yīng)注意：3.系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進(jìn)入，可以進(jìn)行賬套的建立、恢復(fù)和備份，設(shè)置操作員、指定賬套主管，并可以設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對所選賬套進(jìn)行修改、功能模塊啟用及對年度賬的管理（包括建立、清空、恢復(fù)、備份以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)、所選賬套的數(shù)據(jù)備份等），以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。

【知識(shí)要點(diǎn)】啟動(dòng)系統(tǒng)管理時(shí)應(yīng)注意：4.由于第一次運(yùn)行該軟件時(shí)還沒有建立核算單位的賬套，因此，在建立賬套前應(yīng)由系統(tǒng)默認(rèn)的管理員admin登錄。5.系統(tǒng)管理員“admin”沒有密碼，即密碼為空。在實(shí)際工作中，為了保證系統(tǒng)的安全，必須為系統(tǒng)管理員設(shè)置密碼。在教學(xué)過程中，由于一臺(tái)計(jì)算機(jī)供多個(gè)學(xué)員使用，為了方便則建議不為系統(tǒng)管理員設(shè)置密碼。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)2.1系統(tǒng)管理2.1.3權(quán)限管理1．角色管理

2．用戶管理

3．權(quán)限管理

1）功能權(quán)限管理2）數(shù)據(jù)權(quán)限管理3）金額權(quán)限管理2.1.3權(quán)限管理目的權(quán)限管理的目的是為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全性，符合內(nèi)部控制的崗位分工要求，防止越權(quán)操作。角色管理角色是指企業(yè)管理中擁有某一類職能的組織，他們的權(quán)限是相同的，實(shí)際上是用戶組，用戶被設(shè)置為某一角色后，在系統(tǒng)內(nèi)的所有帳套都擁有該角色的權(quán)限。角色管理是方便控制操作員權(quán)限，可以依據(jù)職能統(tǒng)一進(jìn)行權(quán)限的劃分。用戶管理只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)設(shè)置用戶。用戶管理主要完成對所核算帳套用戶的增加。刪除、修改等維護(hù)工作。2.1.3權(quán)限管理權(quán)限管理權(quán)限包括功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限三種形式。

1.功能權(quán)限功能權(quán)限是在系統(tǒng)管理中分配的，被賦予了某種權(quán)限，能夠執(zhí)行相應(yīng)的操作。只有系統(tǒng)管理員和該帳套主管才能進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。但系統(tǒng)管理員能夠指定某帳套的帳套主管。

2.數(shù)據(jù)權(quán)限和金額權(quán)限數(shù)據(jù)權(quán)限可以通過記錄級和字段級的權(quán)限控制。字段級權(quán)限控制是指對單據(jù)中包括的字段進(jìn)行權(quán)限分配，提高系統(tǒng)的安全保密性。記錄級權(quán)限控制是指對具體業(yè)務(wù)對象進(jìn)行權(quán)限分配，根據(jù)所選用戶或角色及業(yè)務(wù)對象進(jìn)行明細(xì)的數(shù)據(jù)權(quán)限分配工作。比如，賦予某操作員填制憑證權(quán)限的同時(shí)，還可通過數(shù)據(jù)權(quán)限進(jìn)一步限制其所能使用的憑證類型或會(huì)計(jì)科目。金額權(quán)限主要用于完善內(nèi)部金額控制，對具體金額數(shù)量劃分級別，對不同崗位和職位的操作員進(jìn)行金額級別控制。比如，審核權(quán)限可分審核5萬元以內(nèi)的權(quán)限和5萬元以上的權(quán)限。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)2.1系統(tǒng)管理2.1.4賬套管理1．建立賬套

1）賬套信息2）單位信息3）核算類型4）基礎(chǔ)信息5）分類編碼方案6）數(shù)據(jù)精度定義2．修改賬套

3．賬套的引入和輸出帳套信息用于輸入新帳套的有關(guān)信息，主要包括已存帳套、帳套代碼、帳套名稱、帳套路徑、啟用會(huì)計(jì)期等單位信息用于輸入新建帳套的基本信息，主要包括單位的名稱、單位簡稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、聯(lián)系電話、傳真、電子郵件、稅號和備注等內(nèi)容。核算類型用于記錄新建帳套的基本信息，包括帳本位幣、企業(yè)類型、行業(yè)性質(zhì)、帳套主管、是否按行業(yè)性質(zhì)預(yù)設(shè)科目等內(nèi)容。基礎(chǔ)信息是用于記錄新建帳套的基礎(chǔ)核算信息，主要包括存貨、客戶、供應(yīng)商是否分類及是否有外幣核算等內(nèi)容。分類編碼方案，為了便于對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分級核算、統(tǒng)計(jì)和管理，系統(tǒng)對會(huì)計(jì)科目、企業(yè)部門、結(jié)算方式、客戶分類、地區(qū)分類、存貨分類、供應(yīng)商分類等進(jìn)行編碼。數(shù)據(jù)精度定義，是指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)點(diǎn)位數(shù)。1．建立賬套

【知識(shí)要點(diǎn)】建立賬套時(shí)應(yīng)注意：1.新建賬套號不能與已存賬套號重復(fù)，實(shí)驗(yàn)時(shí)，請同學(xué)們用班級序號+學(xué)號序號組成，如1班學(xué)號為01的同學(xué)，請用101表示帳套號，轉(zhuǎn)專業(yè)同學(xué)在本班最大序號后新增。2.賬套名稱可以是核算單位的簡稱，它將隨時(shí)顯示在正在操作的財(cái)務(wù)管理軟件的界面上。3.賬套路徑為存儲(chǔ)賬套數(shù)據(jù)的路徑，可以修改。4.啟用會(huì)計(jì)期為啟用財(cái)務(wù)管理軟件處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的日期，一般為年度的1月1日，這有利于可比性。5.啟用會(huì)計(jì)期不能在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期之后?！局R(shí)要點(diǎn)】

建立賬套時(shí)應(yīng)注意：6.行業(yè)性質(zhì)的選擇決定著系統(tǒng)采用何種會(huì)計(jì)制度下的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。7.賬套主管可以在此確定，也可以在操作員權(quán)限設(shè)置功能中修改。8.系統(tǒng)默認(rèn)按所選行業(yè)性質(zhì)預(yù)置會(huì)計(jì)科目。如果單擊“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”復(fù)選框（即取消√），則不按行業(yè)預(yù)置會(huì)計(jì)科目。第2章系統(tǒng)管理【知識(shí)要點(diǎn)】設(shè)置編碼方案時(shí)應(yīng)注意：1.為了便于對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分級核算、統(tǒng)計(jì)和管理，軟件將對會(huì)計(jì)科目、企業(yè)的部門等進(jìn)行編碼設(shè)置。編碼方案是指設(shè)置編碼的級次方案，這里采用群碼方案,這是一種分段組合編碼,每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類編碼共分幾段,每段有幾位。一級至最底層的段數(shù)稱為級次,每級(或每段)的編碼位數(shù)稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。2.除科目編碼級次的第1級外，其他均可以直接根據(jù)需要進(jìn)行修改。3.由于系統(tǒng)按照賬套所選行業(yè)會(huì)計(jì)制度預(yù)置了一級會(huì)計(jì)科目，因此，第1級科目編碼級次不能修改。4.在系統(tǒng)未使用前，如果分類編碼方案設(shè)置有誤，可以在系統(tǒng)中的“基礎(chǔ)設(shè)置”中進(jìn)行修改。當(dāng)系統(tǒng)管理員建完帳套和帳套主管完成年度帳后，在未使用相關(guān)信息的基礎(chǔ)上，可對必要進(jìn)行調(diào)整的信息進(jìn)行調(diào)整。2．修改賬套

輸出與引入就是數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)恢復(fù)。引入是指將系統(tǒng)外的某帳套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中。主要功能是保證系統(tǒng)安全和有利于集團(tuán)公司合并和分析工作。輸出是指將所選的帳套數(shù)據(jù)進(jìn)行備份輸出。不僅需要輸出系統(tǒng)，還要將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到不同的介質(zhì)上。3．賬套的引入和輸出會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)2.1系統(tǒng)管理2．引入和輸出年度賬

*2.1.5年度賬管理1．建立年度賬

3．結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)

4．清空年度數(shù)據(jù)

2.1.6系統(tǒng)安全維護(hù)1．系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)控

2．設(shè)置數(shù)據(jù)自動(dòng)備份計(jì)劃

3．清除系統(tǒng)運(yùn)行異常任務(wù)4．上機(jī)日志

5．刷新

新年度到來，應(yīng)設(shè)置新年度核算體系，即設(shè)置新年度的賬簿并將上年余額過渡到新年度，以便開始新的一年的核算。新年度建賬流程：

1.年度帳備份在建立新年度帳之前，結(jié)轉(zhuǎn)上年業(yè)務(wù)處理，然后執(zhí)行年度帳—輸出命令的備份工作。

2.建立新年度帳執(zhí)行“年度帳—建立”操作，系統(tǒng)將自動(dòng)按年度先后順序建立。

3.結(jié)轉(zhuǎn)新年度帳年度帳建立后，執(zhí)行“系統(tǒng)—注銷”命令，再以新年度重新注冊，執(zhí)行“年度帳—結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)”命令操作。

4.調(diào)整相關(guān)事項(xiàng)成功結(jié)轉(zhuǎn)上年余額后，在新年度日常業(yè)務(wù)開始之前，可以對某縣事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)整。

5.新年度的日常業(yè)務(wù)處理3．結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)2.1系統(tǒng)管理結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)流程如下圖所示:

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)2.2基礎(chǔ)設(shè)置2.2.1企業(yè)機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)信息設(shè)置

1．部門檔案2.

職員檔案2.2.2財(cái)務(wù)基礎(chǔ)信息設(shè)置1．會(huì)計(jì)科目設(shè)置2．憑證類別設(shè)置3．外幣設(shè)置4．項(xiàng)目管理設(shè)置會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)2.2基礎(chǔ)設(shè)置2.2.3往來單位基礎(chǔ)信息設(shè)置

1．客戶分類2.

客戶檔案3．供應(yīng)商分類4．供應(yīng)商檔案5．地區(qū)分類2.2.4存貨基礎(chǔ)信息設(shè)置

1．存貨分類2.

存貨檔案3.

計(jì)量單位會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)2.2基礎(chǔ)設(shè)置2.2.5收付結(jié)算信息設(shè)置

1．結(jié)算方式2.

付款條件*2.2.6供應(yīng)鏈基礎(chǔ)信息設(shè)置1．倉庫檔案2．收發(fā)類別3．采購類型4．銷售類型3．開戶銀行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)2.2基礎(chǔ)設(shè)置

5．產(chǎn)品結(jié)構(gòu)6.

成套件8．發(fā)運(yùn)方式9．貨位檔案10．非合理損耗類型1．常用摘要7．費(fèi)用項(xiàng)目*2.2.7其它基礎(chǔ)信息設(shè)置2．自定義項(xiàng)為什么需要進(jìn)行會(huì)計(jì)科目的編碼？會(huì)計(jì)科目是對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)具體核算內(nèi)容進(jìn)行分類的名稱。會(huì)計(jì)科目編碼設(shè)計(jì)是根據(jù)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定及會(huì)計(jì)科目的設(shè)置，按照一個(gè)系統(tǒng)的方案確定出各級科目唯一數(shù)字編碼的方法。會(huì)計(jì)科目編碼在手工操作下一般不使用，但是采用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，則需要采用會(huì)計(jì)科目編碼，這有利于加快數(shù)據(jù)處理。其他如部門、項(xiàng)目等編碼參照科目編碼。1.采用會(huì)計(jì)科目編碼便于反映會(huì)計(jì)科目間的邏輯關(guān)系2.保證會(huì)計(jì)科目的唯一性3.便于計(jì)算機(jī)處理和分類4.節(jié)省存儲(chǔ)空間5.提高處理速度科目編碼方法與編碼原則

方法：.順序編碼位數(shù)編碼分組編碼原則：規(guī)定性原則，企業(yè)一級會(huì)計(jì)科目編碼采用會(huì)計(jì)準(zhǔn)則或制度的規(guī)定。層次性原則1501 固定資產(chǎn)150101 固定資產(chǎn)——甲車間150101001 固定資產(chǎn)——甲車間——A型機(jī)床150101002 固定資產(chǎn)——甲車間——B型機(jī)床一致性原則，不同一級科目下同一性質(zhì)分類體系應(yīng)保持一致。簡短性原則擴(kuò)展性原則科目體系結(jié)構(gòu)科目體系結(jié)構(gòu)：4－2－2三級科目最多設(shè)計(jì)99個(gè)二級科目最多設(shè)計(jì)99個(gè)一級科目最多設(shè)計(jì)9999個(gè)定長定位方法科目體系結(jié)構(gòu)立體科目方法是指將科目中大量重復(fù)的科目從科目體系中分離出來，按照項(xiàng)目進(jìn)行存儲(chǔ)，并將項(xiàng)目和科目建立動(dòng)態(tài)鏈接，在滿足優(yōu)化會(huì)計(jì)科目體系的同時(shí)，達(dá)到精細(xì)核算的目的。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)系統(tǒng)的啟用1.系統(tǒng)啟用次序1.先啟用采購管理和銷售管理，然后啟用庫存管理和存貨核算；2.啟用供應(yīng)鏈管理各個(gè)子系統(tǒng)和總賬系統(tǒng)后，再啟用應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)；3.啟用總賬系統(tǒng)后，就可以啟動(dòng)工資管