公司檔案管理規(guī)定（3篇）

第13頁共13頁公司檔案管?理規(guī)定1?、總則為?加強(qiáng)本公司?文書立卷工?作，完善檔?案管理制度?，特制定本?規(guī)定。2?、適用范圍?歸檔的文?件材料必須?按年度立卷?，本單位內(nèi)?部機(jī)構(gòu)在工?作活動中形?成的各種有?保存價值的?文件材料，?都要按照本?規(guī)定的規(guī)定?，分別立卷?歸檔。3?、原則公?文承辦部門?或承辦人員?應(yīng)保證經(jīng)辦?文件的系統(tǒng)?完整（公文?上的各種附?件一律不準(zhǔn)?抽存）。結(jié)?案后及時交?專（兼）職?文書人員歸?檔。工作變?動或因故離?職時應(yīng)將經(jīng)?辦的文件材?料向接辦人?員交接清楚?，不得擅自?帶走或銷毀?。4、文?件材料的收?集管理堅(jiān)?持部門收集?、管理文件?材料制度。?各部門均應(yīng)?指定專（兼?）職文書人?員，負(fù)責(zé)管?理本部門的?文件材料，?并保持相對?穩(wěn)定。人員?變動應(yīng)及時?通知檔案室?。5、辦?公室收集?凡本公司繕?印發(fā)出的公?文（含定稿?和兩份打印?的正件與附?件、批復(fù)請?示、轉(zhuǎn)發(fā)文?件含被轉(zhuǎn)發(fā)?的原件）一?律由辦公室?統(tǒng)一收集管?理。6、?主管部門收?集6.1?一項(xiàng)工作由?幾個部門參?與辦理，在?工作活動中?形成的文件?材料，由主?辦部門收集?歸卷。會議?文件由會議?主辦部門收?集歸卷。?____公?司工作人員?外出學(xué)習(xí)、?考察、調(diào)查?研究、參加?上級機(jī)關(guān)召?開的會議等?公務(wù)活動的?相關(guān)人員核?報差旅費(fèi)時?，必須將會?議的主要文?件資料向檔?案室辦理歸?檔手續(xù)，檔?案室簽字認(rèn)?可后財務(wù)部?門才給予核?報差旅費(fèi)。?6.3本?公司召開會?議，由會議?主辦部門指?定專人將會?議材料、聲?像檔案等向?檔案室辦理?歸檔手續(xù)，?檔案室簽字?認(rèn)可后財務(wù)?部門才給予?報銷會議費(fèi)?用。7、?各部門專（?兼）職文書?的職責(zé)7?.1了解本?部門的工作?業(yè)務(wù)，掌握?本部門文件?材料的歸檔?范圍，收集?管理本部門?的文件材料?。7.2?認(rèn)真執(zhí)行平?時歸檔制度?，對本部門?承辦的文件?材料及時收?集歸卷，每?年的___?_月份前?應(yīng)將歸檔文?件材料歸檔?完畢，并向?檔案室辦好?交接簽收手?續(xù)。7.?3承辦人員?借用文件材?料時，應(yīng)積?極地提供利?用，做好服?務(wù)工作，并?辦理臨時借?用文件材料?登記手續(xù)。?8、歸檔?范圍8.?1重要的會?議材料，包?括會議__?__通知、?報告、決議?、總結(jié)、領(lǐng)?導(dǎo)人講話、?典型發(fā)言、?會議簡報、?會議記錄等?。8.2?上級機(jī)關(guān)發(fā)?來的與本公?司有關(guān)的決?定、決議、?指示、命令?、條例、規(guī)?定、計(jì)劃等?文件材料。?8.3本?公司對外的?正式發(fā)文與?有關(guān)單位來?往的文書。?8.4本?公司___?_請示與上?級機(jī)關(guān)的批?復(fù)。8.?5本公司反?映主要職能?活動的報告?、總結(jié)。?8.6本公?司的各種工?作計(jì)劃、總?結(jié)、報告、?請示、批復(fù)?、會議記錄?、統(tǒng)計(jì)報表?及簡報。?8.7信訪?工作材料。?8.8本?公司與有關(guān)?單位簽訂的?合同、協(xié)議?書等文件材?料。8.?9本公司干?部任免的文?件材料以及?關(guān)于職工獎?勵、處分的?文件材料。?8.10?本公司職工?勞動、工資?、福利方面?的文件材料?。8.1?1本公司的?歷史沿革、?大事記及反?映本公司重?要活動的剪?報、照片、?錄音、錄像?等。9、?平時歸卷?各部門者要?建立健全平?時歸卷制度?。對處理完?畢或批存的?文件材料，?由專（兼）?職文書集中?統(tǒng)一保管。?10、案?卷目錄各?部門應(yīng)根據(jù)?本部門的業(yè)?務(wù)范圍及當(dāng)?年工作任務(wù)?，編制平時?文件材料歸?卷使用的“?案卷類目”?。“案卷類?目”的條款?必須簡明確?切，并編上?條款號。?11、資料?送交公文?承辦人員應(yīng)?及時將辦理?完畢或經(jīng)領(lǐng)?導(dǎo)人員批存?的文件材料?，收集齊全?，加以整理?，送交本部?門專（兼）?職文書歸卷?。12、?登記專（?兼）職文書?人員應(yīng)及時?將已歸卷的?文件材料，?按照“案卷?類目”條款?，放入平時?保存文件卷?夾內(nèi)“對號?入座”，并?在收發(fā)文登?記簿上注明?。13、?案卷質(zhì)量?為統(tǒng)一立卷?規(guī)范，保證?案卷質(zhì)量，?立卷工作由?相關(guān)部室兼?職檔案員配?合，檔案室?文書檔案員?負(fù)責(zé)組卷、?編目。案?卷質(zhì)量的基?本要求是：?遵循文件的?形成規(guī)律和?特點(diǎn)，保持?文件之間的?有機(jī)聯(lián)系，?區(qū)別不同的?價值，便于?保管和利用?。14、?歸檔資料?歸檔的文件?材料種數(shù)、?份數(shù)以及每?份文件的頁?數(shù)均應(yīng)齊全?完整，會議?記錄、統(tǒng)計(jì)?報表及簡報?等要及時送?檔案室存檔?。15、?檔案檢查?檔案室要定?期開展檔案?質(zhì)量檢查。?對于沒有及?時歸檔或者?歸檔資料不?全、格式不?符合要求的?，應(yīng)當(dāng)及時?予以糾正。?16、本?規(guī)定自布之?日起施行。?公司檔案?管理規(guī)定（?二）一、?公司管理檔?案的范圍及?管理權(quán)限的?劃分1、?公司級檔案?管理范圍，?由公司專人?管理并負(fù)責(zé)?一切借閱、?復(fù)印、傳遞?相關(guān)事宜。?公司級檔案?包括以下文?件：（1?）公司設(shè)立?、審批、登?記以及終止?、解散后清?算等方面的?文件材料;?（2）業(yè)?務(wù)來往方面?的文件材料?（含合同、?對方資料、?銀企聯(lián)系函?件等）;?（3）政府?、項(xiàng)目批文?、合同;?（4）上級?機(jī)關(guān)發(fā)來的?本公司有關(guān)?的決定、決?議、指示、?命令、條列?、規(guī)定、計(jì)?劃等文件資?料;（5?）公司制度?體系、__?__、內(nèi)部?發(fā)文（包含?總經(jīng)理批示?后的各項(xiàng)文?件流程、公?司決定等）?;（6）?工程進(jìn)度計(jì)?劃控制文件?（含各業(yè)務(wù)?單位往來函?件等）、工?程初設(shè)、修?改、竣工圖?紙;（7?）公司月度?、年中、年?度工作計(jì)劃?;（8）?公司簽訂的?各類合同;?（9）公?司有效證件?、印章;?（10）公?司重要的會?議材料、包?括會議__?__通知、?報告、決議?、總結(jié)、會?議記錄等;?（11）?公司大事記?及反映本公?司重要活動?的簡報、相?片、錄像等?;（12?）其他具有?法律效益力?及保護(hù)價值?的文件。?（13）各?項(xiàng)目相關(guān)資?料分類存放?。2、檔?案管理范圍?，有指定專?職文書管理?。檔案文件?如下：（?1）報請總?經(jīng)理批復(fù)的?工作聯(lián)系單?、工作計(jì)劃?、總結(jié)、統(tǒng)?計(jì)報表等;?（2）相?關(guān)業(yè)務(wù)單位?函件管理;?（3）公?司媒體宣傳?資料;二?、公司檔案?管理準(zhǔn)則?1、公司檔?案工作，要?實(shí)行集中與?分散管理相?結(jié)合的體制?，即堅(jiān)持收?集、管理文?件材料的制?度。由負(fù)責(zé)?人主體檔案?的管理，并?對檔案管理?工作進(jìn)行督?促和指導(dǎo)。?設(shè)立專門檔?案柜，配備?專人分管檔?案工作。?2、了解本?部門的工作?業(yè)務(wù)，掌握?本部門文件?材料的規(guī)范?范圍，收集?管理本部門?的文件材料?。3、認(rèn)?真執(zhí)行平時?歸檔制度，?對本部門承?辦的文件材?料及時收集?歸檔，每極?度末前應(yīng)將?歸檔文件材?料歸檔完畢?。4、承?辦人員需借?用文件材料?時，應(yīng)積極?地提供利用?，做好服務(wù)?工作，并辦?理臨時借用?文件材料登?記。三、?檔案管理、?歸檔文件整?理1、部?門以公司名?義制作的規(guī)?劃規(guī)定、通?知、通告、?會議記錄、?____、?項(xiàng)目方案等?文件均應(yīng)由?部門文員制?作副本發(fā)文?、登記、原?件存檔、抄?送綜合辦檔?案室存檔。?2、歸檔?時限各部?門專職文書?就文件歸檔?工作應(yīng)做到?每日進(jìn)行。?做歸檔前將?資料分類，?分組放置在?待辦卷宗內(nèi)?。應(yīng)做到及?時處理，切?忌拖拉積壓?。3、歸?檔文件的整?理1）歸?檔材料必須?時辦理完畢?的正式材料?。2）歸?檔材料應(yīng)完?整、齊全。?歸檔入卷文?件把文件、?底稿、附件?請示和批復(fù)?放在一起。?3）歸檔?文件整理以?件為單位。?一般以每份?文件為一件?，文件正本?與定稿為一?件，正文與?附件為一件?，原件與復(fù)?印件為一件?，報表、名?冊、圖冊、?會議記錄等?一冊（本）?為一件，來?文與復(fù)文可?為一件，重?要文件的草?稿各為一件?。4）不?同年度的文?件分開存放?。5）合?同按內(nèi)分開?，分別分為?工程合同、?設(shè)計(jì)合同、?申元合同、?申德合同。?四、檔案?的銷毀1?、個人非經(jīng)?允許不得銷?毀公司檔案?資料。2?、對于多余?、重復(fù)、過?時和和無保?存價值的或?是盜了銷毀?期限的檔案?，由總經(jīng)理?批示后執(zhí)行?。五、檔?案保管1?、防止檔案?的損壞，延?長檔案的壽?命，維護(hù)檔?案的安全;?2、保持?檔案存放室?良好的通風(fēng)?，做好檔案?室的防盜、?防水漬、防?潮、防蟲蛀?、防塵、防?強(qiáng)光的工作?，門窗應(yīng)結(jié)?實(shí)牢固。?3、隨時對?檔案進(jìn)行清?理，清除不?必要保存的?材料;對破?壞褪色的材?料進(jìn)行修補(bǔ)?和復(fù)制。?公司檔案管?理規(guī)定（三?）一、目?的為規(guī)范?公司檔案資?料管理，增?強(qiáng)公司檔案?資料的實(shí)用?性和有效性?，特制定本?制度。二?、歸檔范圍?公司的規(guī)?劃、年度計(jì)?劃、統(tǒng)計(jì)資?料、財務(wù)審?計(jì)、會計(jì)檔?案、勞動工?資、經(jīng)營情?況、人事檔?案、會議記?錄、決定、?委托書、協(xié)?議、合同（?包括勞動合?同）、工程?資料、業(yè)主?/客戶資料?、項(xiàng)目方案?、通知等具?有參考價值?的文件資料?。三、檔?案資料管理?員公司的?檔案資料管?理由總經(jīng)理?/副總經(jīng)理?指定檔案資?料管理員負(fù)?責(zé)，各部門?資料如各部?門負(fù)責(zé)人指?定檔案資料?管理員負(fù)責(zé)?。四、檔?案管理員的?職責(zé)1、?根據(jù)有關(guān)規(guī)?定及公司實(shí)?際情況，確?定檔案保管?期限，每年?年終據(jù)此進(jìn)?行整理、剔?除。2、?經(jīng)確定需銷?毀的檔案，?由檔案管理?員編造銷毀?清冊，經(jīng)公?司領(lǐng)導(dǎo)及有?關(guān)人員會審?批準(zhǔn)后銷毀?。銷毀的檔?案清單由檔?案員永久保?存。3、?嚴(yán)格遵守檔?案安全保密?制度，做好?檔案流失的?防護(hù)工作。?4、凡公?司工作人員?調(diào)離崗位前?必須做好資?料移交工作?，方可辦理?調(diào)動手續(xù)。?5、保證?公司及各部?門的原始資?料及單據(jù)齊?全完整、安?全保密和使?用方便。?五、資料的?收集與整理?1、公司?的歸檔資料?實(shí)行“及時?歸檔”及“?年度歸檔”?制度，即：?日常工作時?間公司來往?文件/業(yè)主?資料的歸檔?及每年__?__月份為?公司檔案資?料歸檔。?2、各主管?部門負(fù)責(zé)人?應(yīng)積極配合?與支持檔案?管理員各主?管部門收集?應(yīng)該歸檔的?原始資料。?3、凡應(yīng)?該及時歸檔?的資料，由?檔案管理員?負(fù)責(zé)及時歸?檔。4、?各部門專用?的收、發(fā)文?件資料，按?文件的密級?確定是否歸?檔。凡機(jī)密?以上級的?文件必須把?原件放入檔?案室。5?、檔案管理?員根據(jù)公司?實(shí)際情況及?檔案資料的?實(shí)際使用性?實(shí)施檔案歸?檔整理。?六、資料的?分類與歸檔?____?公司檔案資?料的分類根?據(jù)公司的實(shí)?際情況及檔?案資料的查?找實(shí)用性歸?檔。__?__公司檔?案資料的歸?檔每年一次?，屬于平時?立卷歸檔的?不在此規(guī)定?范圍內(nèi)。七?、檔案資料?的保存期限??文件保?存期限除政?府有關(guān)法令?或本企業(yè)其?他規(guī)章特定?者外，依下?列規(guī)定辦理?：?1、?永久保存：?（1）公?司章程;?（2）股東?名簿;（?3）組織規(guī)?程及辦事細(xì)?則;（4?）董事會及?股東會紀(jì)錄?;（5）?財務(wù)報表;?（6）政?府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)?文件;（?7）不動產(chǎn)?所有權(quán)狀及?其他債權(quán)憑?證;（8?）工程設(shè)計(jì)?圖;（9?）工程資料?及業(yè)主資料?檔案;（?10）其他?經(jīng)核定須永?久保存的文?書。2、?____年?保存：（?1）預(yù)算、?決算書類;?（2）會?計(jì)憑證;?（3）事業(yè)?計(jì)劃資料;?（4）其?他經(jīng)核定須?保存___?_年的文書?。3、_?___年保?存：（1?）期滿或解?除之合約;?（2）其?他經(jīng)核定保?存____?年的文書。?4、___?_年保存：?結(jié)案后無長?期保存必要?者。5、?規(guī)章由規(guī)章?管理部門永?久保存，使?用部門視其?有效期間予?以保存。?七、檔案的?借閱1、?檔案屬于公?司機(jī)密，未?經(jīng)許可不得?外借、外傳?。外單位人?員未經(jīng)公司?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不?得借閱。?2、借閱部?門保管的檔?案材料，須?經(jīng)檔案所屬?部門負(fù)責(zé)人?批準(zhǔn)。借閱?檔案材料?，屬借閱部?門經(jīng)辦的，?由部門負(fù)責(zé)?人批準(zhǔn);借?閱非本部門?經(jīng)辦的檔案?材料，須經(jīng)?借閱的檔案?資料的部門?負(fù)責(zé)人及公?司總經(jīng)理/?副總經(jīng)理批?準(zhǔn);借閱詳?細(xì)的業(yè)主資?料檔案必須?由部門負(fù)責(zé)?人報公司副?總經(jīng)理/總?經(jīng)理批準(zhǔn)后?借閱。閱檔?必須在辦公?室指定的地?方，不得攜?帶外出。需?要借出檔案?的，須經(jīng)公?司總經(jīng)理/?副總經(jīng)理批?準(zhǔn)。3、?借閱檔案，?必須履行登?記、簽收手?續(xù)。4、?借出檔案材?料的時間不?得超過一周?，必要時可?以續(xù)借。過?期由檔案管?理員催還?。需要長期?借出的，須?經(jīng)公司總經(jīng)?理/副總經(jīng)?理批準(zhǔn)。?5、借閱檔?案者必須妥?善保管檔案?，不得任意?轉(zhuǎn)借或復(fù)印?、不得拆卸?、損污文?件，歸還時?保證檔案材?料完整無損?。否則，追?究當(dāng)事人責(zé)?任。6、?借出檔案材?料，因保管?不慎丟失時?，要及時追?查，并報告?主管部門及?時處理。?7、會計(jì)檔?案由財務(wù)部?自行保管。?會計(jì)檔案一?律不準(zhǔn)外借?。內(nèi)部調(diào)閱?應(yīng)經(jīng)財務(wù)?負(fù)責(zé)人同意?。外單位因?特殊需要，?查閱有關(guān)會?計(jì)檔案時，?應(yīng)持正式公?文，并經(jīng)?公司領(lǐng)導(dǎo)同?意。查閱會?計(jì)檔案時不?得將檔案帶?出公司;如?需摘抄、復(fù)?印，應(yīng)經(jīng)財?務(wù)負(fù)責(zé)人同?意方可辦理?。八、檔?案的銷毀?1、公司任?何個人或部?門非經(jīng)允許?不得銷毀公?司檔案資料?。2、當(dāng)?某些檔案到?了銷毀期時?，由檔案管?理員填寫《?公司檔案資?料銷毀審批?表》交副總?經(jīng)理審核經(jīng)?總經(jīng)理批準(zhǔn)?后執(zhí)行。?3、凡