演出項(xiàng)目的籌備第5講課件

演出項(xiàng)目的籌備藝術(shù)管理理論與實(shí)務(wù)5演出項(xiàng)目的籌備藝術(shù)管理理論與實(shí)務(wù)5你有沒有搞過裝修？

其實(shí)，做一個(gè)項(xiàng)目就相當(dāng)于把一套毛坯房裝修成可以使用(住人)的過程。首先你要確定裝修的整體風(fēng)格，是歐式還是中式(這是目的與任務(wù))，第二步是找裝修公司或裝修游擊隊(duì)(這相當(dāng)于主辦方尋找運(yùn)營機(jī)構(gòu))，運(yùn)營機(jī)構(gòu)確定以后得先出圖紙(這是策劃)，然后就是做裝修進(jìn)場的準(zhǔn)備，包括購買各種裝修材料和支付預(yù)付款，這也就是我們要說的籌備。在施工過程有監(jiān)理、有局部的修改，整個(gè)裝修任務(wù)完成以后有驗(yàn)收和財(cái)務(wù)結(jié)算，可能還有其他的后續(xù)服務(wù)，這是我們以后要探討的問題。你有沒有搞過裝修？其實(shí)，做一個(gè)項(xiàng)目就相當(dāng)于把一套籌備工作為什么重要？演出項(xiàng)目跟拍電影不同，拍電影一個(gè)鏡頭不順暢可以反復(fù)的NG。演出卻不行，一旦開始就是不可逆轉(zhuǎn)的，嘉賓、觀眾、媒體都在現(xiàn)場，所出的任何一點(diǎn)小差錯(cuò)都將可能讓演出效果大打折扣。要避免任何的低級(jí)錯(cuò)誤，達(dá)到預(yù)期的效果，就必須做足前期籌備工作。只有有了這些籌備環(huán)節(jié)的精心準(zhǔn)備，才能盡可能地避免執(zhí)行過程中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)和突發(fā)事件，才能盡可能的確保演出現(xiàn)場的萬無一失，因?yàn)榛I備階段各個(gè)環(huán)節(jié)都可以反復(fù)的修改、校正，而演出的過程是一次性的，除了彩排還有校正的機(jī)會(huì)外，演出是不可能在發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后再重新來過的?；I備工作為什么重要？演出項(xiàng)目跟拍電影不同，拍電影籌備

籌備階段就是演出活動(dòng)的準(zhǔn)備階段，根據(jù)策劃方案進(jìn)行資源的調(diào)度和內(nèi)容的準(zhǔn)備。這一階段的特點(diǎn)是：·對(duì)各項(xiàng)策劃或計(jì)劃的應(yīng)用與落實(shí)

·監(jiān)督和控制

·在比較計(jì)劃和現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)上，做出決定·向利益相關(guān)者們報(bào)告工作的進(jìn)度·進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制的管理籌備籌備階段就是演出活動(dòng)的準(zhǔn)備階段，根據(jù)策劃演出項(xiàng)目的籌備一、項(xiàng)目管理二、團(tuán)隊(duì)的組建三、合同管理四、預(yù)算的制定和控制演出項(xiàng)目的籌備一、項(xiàng)目管理一、運(yùn)用項(xiàng)目管理的方式對(duì)演出項(xiàng)目進(jìn)行管理項(xiàng)目的定義：就是一系列具有特定目標(biāo)，有明確開始和終止日期，

投入一定額度的資金并消耗一定資源的任務(wù)，是一個(gè)復(fù)雜的“非日常性的”，一次性的工作努力。使之受到限制的因素有時(shí)間、預(yù)算、資源，以及為達(dá)到客戶需要所特別設(shè)計(jì)的效果。例如：三峽大壩的修建是一個(gè)項(xiàng)目，京廣鐵路客運(yùn)專線是一個(gè)項(xiàng)目，北京奧運(yùn)會(huì)是一個(gè)項(xiàng)目，甚至國慶60周年都是一個(gè)項(xiàng)目。《財(cái)富雜志》和《華爾街日?qǐng)?bào)》甚至稱這種趨勢為“未來的浪潮”。一、運(yùn)用項(xiàng)目管理的方式對(duì)演出項(xiàng)目進(jìn)行管理項(xiàng)目的定義：就是一系運(yùn)用項(xiàng)目管理的優(yōu)點(diǎn)：1、項(xiàng)目管理可以避免一項(xiàng)演出活動(dòng)因?yàn)檫^分依賴一個(gè)人所冒的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)你擁有由文件、檔案、手冊(cè)以及清晰的溝通和團(tuán)隊(duì)所構(gòu)成的管理系統(tǒng)時(shí)，這個(gè)項(xiàng)目就已經(jīng)為所有的團(tuán)隊(duì)成員所理解。這時(shí)即使出現(xiàn)某個(gè)崗位的人員缺位，也能及時(shí)予以補(bǔ)充。2、降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，提供項(xiàng)目實(shí)施的成功率。項(xiàng)目管理中重要的一部分是風(fēng)險(xiǎn)管理，通過風(fēng)險(xiǎn)管理可以有效降低項(xiàng)目的不確定因素對(duì)項(xiàng)目的影響。3、項(xiàng)目管理可以用來幫助訓(xùn)練員工。項(xiàng)目管理同時(shí)提供按步驟培訓(xùn)員工的基本框架。運(yùn)用項(xiàng)目管理的優(yōu)點(diǎn)：1、項(xiàng)目管理可以避免一項(xiàng)演出活動(dòng)因?yàn)檫^分4、項(xiàng)目管理可以確保對(duì)利益相關(guān)者的可靠性。對(duì)利益相關(guān)者的管理是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)知識(shí)范圍。5、適用于任何領(lǐng)域的管理工作。演出活動(dòng)所用的管理術(shù)語也適用于其它任何領(lǐng)域，所以當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，其工作人員的經(jīng)驗(yàn)和能力也可用于其它行業(yè)或領(lǐng)域。6、項(xiàng)目管理與其它行業(yè)通用一套管理體系，也有助于與利益相關(guān)者們溝通的需要，減少溝通成本和因溝通不暢所帶來的損耗。4、項(xiàng)目管理可以確保對(duì)利益相關(guān)者的可靠性。對(duì)利益相關(guān)者的管理演出活動(dòng)項(xiàng)目管理所涉及的范疇：1、工作的內(nèi)容和范圍――包括所有的工作計(jì)劃，以及把許許多多的計(jì)劃整合在一起。2、預(yù)算――在傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理中，又被稱為成本。但在演出活動(dòng)管理中，這是基本的工作責(zé)任。3、時(shí)間管理――項(xiàng)目管理開發(fā)了很多的技術(shù)工具來幫助提高工作效率，其主要的方式是時(shí)間安排表和節(jié)點(diǎn)。時(shí)間管理是非常重要的一項(xiàng)工作，因?yàn)檠莩鲞M(jìn)行的時(shí)間是不可更改的，時(shí)間管理必須根據(jù)演出進(jìn)行的時(shí)間來倒推。

4、策劃――演出活動(dòng)的策劃可能會(huì)一直在調(diào)整和改變之中，直到演出的開始。演出活動(dòng)項(xiàng)目管理所涉及的范疇：1、工作的內(nèi)容和范圍――包括所5、風(fēng)險(xiǎn)管理――風(fēng)險(xiǎn)管理覆蓋了藝術(shù)管理的所有領(lǐng)域，被認(rèn)為是提高項(xiàng)目品質(zhì)的重要手段。比如演出活動(dòng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，我們就必須在前期設(shè)計(jì)中加以防范和規(guī)避。6、供應(yīng)――主要是指對(duì)演出活動(dòng)的服務(wù)、設(shè)備及物質(zhì)資料的供應(yīng)的管理。其中包括對(duì)外包服務(wù)的管理。比如在執(zhí)行過程中會(huì)涉及到食宿、交通、燈光、音響、舞臺(tái)、服裝、道具、特技、錄制等，這些對(duì)專業(yè)運(yùn)營公司大都采取外包的模式，那就需要對(duì)外包的供應(yīng)商進(jìn)行有效管理。5、風(fēng)險(xiǎn)管理――風(fēng)險(xiǎn)管理覆蓋了藝術(shù)管理的所有領(lǐng)域，被認(rèn)為是提7、人力資源――人力資源也是項(xiàng)目管理的重要一環(huán)，首先是項(xiàng)目經(jīng)理人(有時(shí)是總導(dǎo)演)，然后是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的人才配置和管理，甚至包括志愿者的管理。因?yàn)槿魏我粋€(gè)大型活動(dòng)都離不開志愿者，對(duì)志愿者的培訓(xùn)、管理直接決定他們?cè)陧?xiàng)目執(zhí)行過程中所發(fā)揮的作用。2008年北京奧運(yùn)會(huì)志愿者便發(fā)揮了重要作用，北京奧組委在籌備期間對(duì)志愿者的挑選和培訓(xùn)也是花了很大的心思和功夫。8、對(duì)利益相關(guān)者的管理――一些大規(guī)模的公共活動(dòng)可能會(huì)擁有超過數(shù)十個(gè)的利益相關(guān)者。其中最主要的是對(duì)贊助者的服務(wù)和管理工作。因?yàn)樗麄兪浅鲑Y方，需要滿足他們的需求。奧運(yùn)會(huì)對(duì)贊助方有嚴(yán)格的一套服務(wù)和管理體系，確保贊助上的滿意度。7、人力資源――人力資源也是項(xiàng)目管理的重要一環(huán)，首先是項(xiàng)目經(jīng)9、溝通――包括與利益相關(guān)者之間的“外部溝通”，以及在團(tuán)隊(duì)之間的“內(nèi)部溝通”。項(xiàng)目執(zhí)行中出現(xiàn)的問題或差錯(cuò)通常都是因?yàn)闇贤ㄔ斐傻模环矫嬉驗(yàn)樾畔⒌牟粚?duì)稱，也可能是因?yàn)闇贤ǚ绞降牟划?dāng)造成理解偏差及信息傳遞有誤。9、溝通――包括與利益相關(guān)者之間的“外部溝通”，以及在團(tuán)隊(duì)之演出活動(dòng)項(xiàng)目管理流程項(xiàng)目定義工作范圍工作分解結(jié)構(gòu)任務(wù)分析工作日程和安排甘特表及關(guān)鍵路徑責(zé)任工時(shí)報(bào)表工作內(nèi)容演出活動(dòng)項(xiàng)目管理流程項(xiàng)目定義工作范圍工作分解結(jié)構(gòu)任務(wù)分析工作具體流程1、對(duì)項(xiàng)目和工作范圍的定義：工作范圍意指整個(gè)項(xiàng)目的工作量，它包括所有的工作內(nèi)容。2、建立一個(gè)工作的分解結(jié)構(gòu)：工作分解結(jié)構(gòu)是一個(gè)以項(xiàng)目產(chǎn)品或服務(wù)為中心的子項(xiàng)目組成的項(xiàng)目“家族樹”，它規(guī)定了項(xiàng)目的全部范圍。工作分解結(jié)構(gòu)是為方便管理和控制而將項(xiàng)目按等級(jí)分解成易于識(shí)別和管理的子項(xiàng)目，再將子項(xiàng)目分解成更小的工作單元，直至最后分解成具體的工作(或工作包)的系統(tǒng)方法，是項(xiàng)目范圍規(guī)劃的重要工具和技術(shù)之一。具體流程1、對(duì)項(xiàng)目和工作范圍的定義：工作范圍意指整個(gè)項(xiàng)目的工

建立一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)的注意事項(xiàng)

(1)分解的結(jié)果應(yīng)包含項(xiàng)目所有的工作要素，不能有漏項(xiàng)。(2)分解的每一個(gè)工作要素都應(yīng)有明確的范圍和內(nèi)容。(3)分解的粗細(xì)程度應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目管理的需要加以確定。(4)分解應(yīng)運(yùn)用系統(tǒng)分析思想，充分考慮項(xiàng)目各層次、各要素之間的相關(guān)性，即母子關(guān)系。(5)分解過程中，不考慮工作要素之間的順序關(guān)系。(6)對(duì)分解結(jié)構(gòu)中的各層次、各工作要素都需要編碼。

建立一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)的注意事項(xiàng)

(1)分解的結(jié)果應(yīng)包含項(xiàng)目課堂練習(xí)請(qǐng)建立一個(gè)同學(xué)聚會(huì)活動(dòng)的分解課堂練習(xí)請(qǐng)建立一個(gè)同學(xué)聚會(huì)活動(dòng)的分解3、對(duì)資源進(jìn)行分析：資源分析是決定從哪里獲得服務(wù)和物品的依據(jù)?！ぐ逊?wù)或物品外包給供應(yīng)商

·從客戶或贊助商那里獲得服務(wù)或產(chǎn)品·為本活動(dòng)特別設(shè)置或建造的那些物品

·

資源分析最重要的成果是人力資源計(jì)劃。這一計(jì)劃的制定將與活動(dòng)的任務(wù)和責(zé)任描述直接聯(lián)系。4、明確任務(wù)和責(zé)任：在項(xiàng)目管理中，通常我們把任務(wù)和責(zé)任分解結(jié)構(gòu)以圖示的形式置于組織結(jié)構(gòu)中，那樣將責(zé)權(quán)明晰且一目了然。3、對(duì)資源進(jìn)行分析：資源分析是決定從哪里獲得服務(wù)和物品的依據(jù)5、時(shí)間安排：項(xiàng)目管理可以定義為對(duì)人物、任務(wù)、地點(diǎn)和時(shí)間的計(jì)劃。甘特表是一種有效地時(shí)間管理的方法。甘特表的命名是為了紀(jì)念美國的企業(yè)管理科學(xué)理論家HenryGantt.它是以圖示的方式通過列表和時(shí)間刻度形象地表示出任何特定項(xiàng)目的順序與持續(xù)時(shí)間。5、時(shí)間安排：項(xiàng)目管理可以定義為對(duì)人物、任務(wù)、地點(diǎn)和時(shí)間的計(jì)甘特表甘特圖內(nèi)容包括：（1）任務(wù)――把各個(gè)區(qū)域的工作分解成為一個(gè)個(gè)易于管理的任務(wù)。（2）時(shí)間段――對(duì)每一個(gè)任務(wù)設(shè)置一個(gè)時(shí)間段(需要考慮的因素是開始和結(jié)束的時(shí)間)。（3）優(yōu)先順序――設(shè)定任務(wù)的優(yōu)先順序。（4）圖表――畫一個(gè)圖表。橫著的第一欄顯示日期，而在圖表的左手邊列出一個(gè)個(gè)任務(wù)。用橫著的粗線來顯示各個(gè)任務(wù)的時(shí)間跨度。（5）節(jié)點(diǎn)――因?yàn)榇吮硎怯脕肀O(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展情況的，所以對(duì)于特別重要的任務(wù)要指定為節(jié)點(diǎn)，并在圖表中標(biāo)記出來。示例甘特表甘特圖內(nèi)容包括：

甘特表的優(yōu)點(diǎn)：

·它視覺化地概括了項(xiàng)目的時(shí)間安排·它是一個(gè)有效的溝通和控制工具(特別是對(duì)外包供應(yīng)商和志愿者)·它會(huì)指明時(shí)間安排上的沖突之處和問題所在·它適用于所有的領(lǐng)域·它會(huì)提供活動(dòng)的簡明歷史

甘特表的優(yōu)點(diǎn)：

·它視覺化地概括了項(xiàng)目的時(shí)間安排

繪制甘特圖的步驟：

（1）明確項(xiàng)目牽涉到的各項(xiàng)任務(wù)及內(nèi)容。內(nèi)容包括項(xiàng)目名稱(包括順序)、開始時(shí)間、工期，任務(wù)類型(依賴/決定性)和依賴于哪一項(xiàng)任務(wù)。（2）創(chuàng)建甘特圖草圖。將所有的項(xiàng)目按照開始時(shí)間、工期標(biāo)注到甘特圖上。（3）確定項(xiàng)目任務(wù)的依賴關(guān)系及時(shí)間進(jìn)度。使用草圖，并且按照項(xiàng)目的類型將項(xiàng)目聯(lián)系起來，并且安排。

繪制甘特圖的步驟：

（1）明確項(xiàng)目牽涉到的各項(xiàng)任務(wù)及內(nèi)容。（4）計(jì)算單項(xiàng)任務(wù)的工時(shí)量。（5）確定任務(wù)的執(zhí)行人員及適時(shí)按需調(diào)整工時(shí)。（6）計(jì)算整個(gè)項(xiàng)目時(shí)間。（4）計(jì)算單項(xiàng)任務(wù)的工時(shí)量。6、責(zé)任――從文件到分發(fā)手冊(cè)。

這個(gè)分發(fā)的手冊(cè)包括：工作分解結(jié)構(gòu)，任務(wù)責(zé)任表，要點(diǎn)備忘，時(shí)間安排，資源分析――列出所有需要的資源和合同，財(cái)務(wù)計(jì)劃和預(yù)算，利益相關(guān)者的管理計(jì)劃――包括贊助計(jì)劃、推廣計(jì)劃、工作匯報(bào)計(jì)劃等以及風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。6、責(zé)任――從文件到分發(fā)手冊(cè)。7、給付階段和投資回報(bào)。投資回報(bào)給主要的利益相關(guān)者的效果的財(cái)務(wù)量化的指標(biāo)。給付階段是指支付所有費(fèi)用的時(shí)間長度。投資回報(bào)中許多收益是非物質(zhì)性的，比如說我們常用的兩個(gè)詞——社會(huì)效益和品牌打造，一般很難用財(cái)務(wù)的指標(biāo)來衡量。不過，我們可以用一些經(jīng)濟(jì)工具來協(xié)助。最常見的一個(gè)衡量演出項(xiàng)目舉辦地非物質(zhì)性收益的工具是估算消費(fèi)者的剩余價(jià)值。采用這一方法，一項(xiàng)活動(dòng)的成本和收益的關(guān)系就可以被估算出來。7、給付階段和投資回報(bào)。8、工作進(jìn)度報(bào)告和已完成價(jià)值。客戶和主要贊助商不會(huì)等到項(xiàng)目結(jié)束時(shí)才去了解項(xiàng)目的成功與否。通常，他們需要得到項(xiàng)目管理的執(zhí)行情況報(bào)告。這種報(bào)告的形式叫做工作進(jìn)度報(bào)告。運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法，就不難獲得這些報(bào)告。甘特表應(yīng)該能明確地告訴客戶有關(guān)任務(wù)的執(zhí)行情況。而已完成價(jià)值則是對(duì)已完成的工作量的定價(jià)。比如，在特定的時(shí)間內(nèi)，一項(xiàng)價(jià)值十萬元的推廣計(jì)劃已經(jīng)完成了一半，就可以說它的已完成價(jià)值是五萬元。8、工作進(jìn)度報(bào)告和已完成價(jià)值。?？嚢踩遥屔鼧氛伦嗟酶懥?。8月-238月-23Wednesday,August9,2023安全伴著幸福，安全創(chuàng)造財(cái)富。15:03:4515:03:4515:038/9/20233:03:45PM多點(diǎn)溝通，少點(diǎn)抱怨。多點(diǎn)理解，少點(diǎn)爭執(zhí)。8月-2315:03:4515:03Aug-2309-Aug-23工作為了生活好，安全為了活到老。15:03:4515:03:4515:03Wednesday,August9,2023產(chǎn)品質(zhì)量是提高經(jīng)濟(jì)效益的前提條件。8月-238月-2315:03:4515:03:45August9,2023安全像鐘表，天天緊發(fā)條。2023年8月9日3:03下午8月-238月-23累積點(diǎn)滴改進(jìn)，邁向完善品質(zhì)。09八月20233:03:45下午15:03:458月-23市場是海，質(zhì)量是船，品牌是帆。八月233:03下午8月-2315:03August9,2023杜絕違章指揮，杜絕違章作業(yè)。2023/8/