檔案管理知識(shí)培訓(xùn)課件

檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)

檔案管理工作操作實(shí)務(wù)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)1檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)

檔案管理工作操作實(shí)務(wù)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)1第一部分檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)一、幾個(gè)基本概念1、檔案?！稒n案法》對(duì)檔案的定義：是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2、企業(yè)檔案。企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。主要包括文字、圖表、音像等。檔案管理知識(shí)培訓(xùn)2第一部分檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)一、幾個(gè)基本概念檔案管理知識(shí)培第一部分檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)3、企業(yè)檔案的作用：⑴憑證作用；⑵參考作用；具體體現(xiàn)在以下幾方面：

a.檔案是一個(gè)單位或個(gè)人歷史的真實(shí)、全面的反映。

b.檔案是一個(gè)單位或個(gè)人維護(hù)自身權(quán)益的重要工具。

c.檔案我們積累和傳播知識(shí)重要載體。

d.檔案是開展單位文化建設(shè)的重要素材，特別是對(duì)于企業(yè)建立企業(yè)文化有不可替代的作用。

檔案管理知識(shí)培訓(xùn)3第一部分檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)3、企業(yè)檔案的作用：⑴憑證作用；第一部分檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)二、檔案工作1、檔案工作的性質(zhì)-專業(yè)性：檔案工作有自己專門的研究對(duì)象、理論體系和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范。-服務(wù)性：為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。-機(jī)要性：檔案中有不少內(nèi)容在一定的時(shí)間和空間具有機(jī)密性。檔案管理知識(shí)培訓(xùn)4第一部分檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)二、檔案工作檔案管理知識(shí)培訓(xùn)4第一部分檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)2、檔案管理工作的內(nèi)容八環(huán)節(jié)論：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用服務(wù)。六環(huán)節(jié)論：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用檔案管理知識(shí)培訓(xùn)5第一部分檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)2、檔案管理工作的內(nèi)容檔案管理知第一部分檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)3、檔案工作的原則：－統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理－集中統(tǒng)一管理檔案管理知識(shí)培訓(xùn)6第一部分檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)3、檔案工作的原則：檔案管理知識(shí)第二部分檔案管理的操作實(shí)務(wù)第一章檔案整理的幾個(gè)概念第二章文書檔案的整理第三章科技檔案的整理檔案管理知識(shí)培訓(xùn)7第二部分檔案管理的操作實(shí)務(wù)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)7第一章、檔案整理幾個(gè)概念一、檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。二、檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。檔案管理知識(shí)培訓(xùn)8第一章、檔案整理幾個(gè)概念一、檔案整理定義：是指將處于零亂的第一章檔案整理幾個(gè)概念三、檔案整理的方法:1、以“案卷”為單位整理。a案卷b立卷c以案卷為整理單位的應(yīng)用范圍:科技檔案；部分文書檔案；專門檔案2、以“件”為單位整理。應(yīng)用范圍：文書檔案、實(shí)物檔案檔案管理知識(shí)培訓(xùn)9第一章檔案整理幾個(gè)概念三、檔案整理的方法:檔案管理知識(shí)第一章、檔案整理幾個(gè)概念四、檔案分類1.按照整理方法的不同，可將檔案分為：文書檔案科技檔案專門檔案2.集團(tuán)檔案分類大綱黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、產(chǎn)品檔案等檔案管理知識(shí)培訓(xùn)10第一章、檔案整理幾個(gè)概念四、檔案分類檔案管理知識(shí)培訓(xùn)10第二章文書檔案的整理一、文書檔案整理流程鑒定――分類――裝訂――排列――蓋檔號(hào)章――填寫檔號(hào)――著錄――裝盒、排架注：此流程中沒有包含收集，因收集是上一環(huán)節(jié)之工作。在收集檔案的同時(shí)，注意文件材料交接清單的準(zhǔn)確性及雙方簽字。檔案管理知識(shí)培訓(xùn)11第二章文書檔案的整理一、文書檔案整理流程檔案管理知識(shí)培訓(xùn)1第二章文書檔案的整理（一）鑒定：歸檔文件的來源主要有：集團(tuán)下發(fā)的文件、單位內(nèi)部形成的文件、政府部門針對(duì)本單位發(fā)文或需要本單位執(zhí)行的文件及公司參與合作的項(xiàng)目，合作單位按要求向本單位提交的文件。對(duì)照歸檔范圍來確定某類文件是否需要?dú)w檔。檔案管理知識(shí)培訓(xùn)12第二章文書檔案的整理（一）鑒定：檔案管理知識(shí)培訓(xùn)12（二）分類：根據(jù)集團(tuán)及各公司情況，文件材料產(chǎn)生量不大，因此采用“年度----保管期限”結(jié)合事由分類法。1.分年度：將歸檔文件按其形成年度分開。2.分保管期限：嚴(yán)格對(duì)照本公司《歸檔文件分類、保管期限表》，將同一年度內(nèi)的文件按永久、長期、短期或永久、30年、10年三種保管期限分開。從2010年起，集團(tuán)檔案的保管期限按國家檔案局8號(hào)令改為永久、30年和10年。3.分類別：將同一類別的文件排列在一起。檔案管理知識(shí)培訓(xùn)13（二）分類：根據(jù)集團(tuán)及各公司情況，文件材料產(chǎn)生量不大，因此采（三）裝訂：歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂。1.件的概念。原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；正文與附件為一件；同一年度內(nèi)相關(guān)的請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函為一件，但跨年度的則各為一件；文件處理單與相關(guān)文件為一件。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后；印章登記表等各種報(bào)表、圖冊(cè)，按其本來的裝訂方法，一個(gè)自然本（冊(cè)）為一件。注：不允許若干件一個(gè)類型的歸檔文件合為一件，如將一個(gè)年度的所有“通知”作為一件。檔案管理知識(shí)培訓(xùn)14（三）裝訂：歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂。檔案管理知識(shí)2.保管期限為永久或長期、30年的歸檔文件，最好拆除生銹金屬物，采用線裝、或膠裝，也可以用不銹鋼備用夾，但裝訂前需進(jìn)行掃描。掃描件分年度存儲(chǔ)于硬盤，同時(shí)上傳至檔案管理系統(tǒng)中該條目錄的原文處，并在一個(gè)年度結(jié)束后以年度為單位刻錄在光盤上脫機(jī)保存。同時(shí)，以檔號(hào)來為掃描件命名。檔案管理知識(shí)培訓(xùn)152.保管期限為永久或長期、30年的歸檔文件，最好拆除生銹金屬3.較厚歸檔文件采用三點(diǎn)一線方法進(jìn)行裝訂。4.成冊(cè)的文件材料，如印章登記本、刊物等，可保持原貌。5.保管期限為短期或10年的文件，根據(jù)實(shí)際情況選擇裝訂方法。檔案管理知識(shí)培訓(xùn)163.較厚歸檔文件采用三點(diǎn)一線方法進(jìn)行裝訂。檔案管理知識(shí)培（四）排列。在同一年度、保管期限內(nèi)，結(jié)合機(jī)構(gòu)（問題）或事由按文件形成時(shí)間進(jìn)行排序。檔案管理知識(shí)培訓(xùn)17（四）排列。在同一年度、保管期限內(nèi)，結(jié)合機(jī)構(gòu)（問題）或事（五）蓋檔號(hào)章，填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章蓋在文件首頁右上方空白處，若右上方無空白，則蓋在其它容易查看的地方。檔案章格式：全宗號(hào)---年度---保管期限---件號(hào)。全宗號(hào)：各單位代號(hào)；年度：即文件形成年度；保管期限：可以寫永久、長期、短期、30年、10年，也可以只寫代號(hào)：Y、C、D、30、10；件號(hào)：一個(gè)年度一個(gè)保管期限編一個(gè)流水號(hào)，從1排起。檔案管理知識(shí)培訓(xùn)18（五）蓋檔號(hào)章，填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章蓋在文件首頁右上方空白處（六）著錄，即編目。請(qǐng)示與批復(fù)為一件時(shí)，只對(duì)批復(fù)進(jìn)行編目。1.全宗號(hào)：各單位代號(hào)。2.年度：指歸檔文件文件的形成年度（如2002，2003），要求寫全。3.保管期限：歸檔文件保管期限，可以是其代號(hào)或是年限。4.件號(hào)：文件的流水號(hào)，為三位數(shù)，不足三位，前用0補(bǔ)齊，如001、089。檔案管理知識(shí)培訓(xùn)19（六）著錄，即編目。請(qǐng)示與批復(fù)為一件時(shí)，只對(duì)批復(fù)進(jìn)行編目。檔5.文件編號(hào)：文件編號(hào)即文件發(fā)文字號(hào)，填寫時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，不能有任何省略或改動(dòng)。6.題名：一般情況下，照錄文件題名，不得省略或變更。對(duì)于無題名或題名含義不能全面揭示文件內(nèi)容的歸檔文件，為方便檢索，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并外加“[]”以示區(qū)別。如任免通知[XX，XXX]，或通知[關(guān)于加強(qiáng)勞動(dòng)紀(jì)律的通知]檔案管理知識(shí)培訓(xùn)205.文件編號(hào)：文件編號(hào)即文件發(fā)文字號(hào)，填寫時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄7.責(zé)任者：即發(fā)文機(jī)關(guān)；就是文件落款處蓋章單位。責(zé)任者可以用通用簡稱。8.主題詞：按照檔案主題詞表進(jìn)行著錄，此項(xiàng)可以省略。9.日期：即文件形成日期，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如20080101。10.頁數(shù)：此件文件的總頁數(shù)，包括附件。有字的一面就算是一頁?？瞻醉摬挥?jì)頁數(shù)。檔案管理知識(shí)培訓(xùn)217.責(zé)任者：即發(fā)文機(jī)關(guān)；就是文件落款處蓋章單位。責(zé)任11.份數(shù)：一般歸檔文件只保存1份，利用頻繁或非常重要的可以保存兩份。如有其它需要，保存份數(shù)較多，應(yīng)在備注中注明。12.實(shí)體分類號(hào)：就是檔案分類、保管期限表中歸檔文件的實(shí)體分類。13.檔號(hào)：此項(xiàng)由系統(tǒng)自動(dòng)生成。14.盒號(hào)：為所有年度的大流水號(hào)，從第一盒檔案排起。作為查找檔案的輔助項(xiàng)目。因有些公司插卷很多，此項(xiàng)不強(qiáng)制要求填寫。檔案管理知識(shí)培訓(xùn)2211.份數(shù)：一般歸檔文件只保存1份，利用頻繁或非常重要15.存放位置：此項(xiàng)為查找檔案檔案的輔助項(xiàng)目，為方便查找檔案，建議填寫。16.備注：用于填寫歸檔文件需要說明的各種情況，包括缺損、銷毀等。17.密級(jí)：為文件上所標(biāo)示的密級(jí)，如無標(biāo)示，為內(nèi)部。檔案管理知識(shí)培訓(xùn)2315.存放位置：此項(xiàng)為查找檔案檔案的輔助項(xiàng)目，為方便查（七）裝盒、排架1.裝盒：按文件順序進(jìn)行裝盒。為節(jié)省空間，不建議一個(gè)問題（或類別）僅有幾份文件也裝為一盒；禁止跨年度裝盒?！貏e注意：裝盒時(shí)一定要按照件號(hào)的順序排放，不要把里面的文件放錯(cuò)，借閱后也要放回原位，否則以后查