簡約會議室管理制度

PAGEPAGE1簡約會議室管理制度一、管理范圍與目的1.1管理范圍本制度適用于公司全部的會議室。1.2管理目的公司會議室作為緊要的工作場所，要求充分員工進行各種會議活動的需求，同時具備高效、精準明確、科學的管理模式，以提升公司的工作效率和職員充分度。二、會議室預定規(guī)定2.1預定途徑公司供應以下途徑預訂會議室：內(nèi)部網(wǎng)站管理系統(tǒng)電話預訂2.2預定周期會議室預訂周期為一周。預訂時應提前至少兩天。2.3預訂流程必需先登錄公司內(nèi)部網(wǎng)站管理系統(tǒng)。進入會議室預訂頁面。選擇所需的會議室、日期、時間、人數(shù)、會議主題等內(nèi)容。填寫預訂人姓名、聯(lián)系電話和會議室使用方式（是否需要技術(shù)支持、是否需要茶水及點心）等信息。系統(tǒng)將發(fā)送郵件給預訂人，并同時將預訂信息提交給后勤部門。2.4同一時間重復預訂假如兩個團隊在相同的時間內(nèi)預訂了同一會議室，則優(yōu)先選擇公司的緊要部門進行使用。其他用戶將會收到拒絕預訂會議室的通知。2.5取消預定假如無法在預訂時間內(nèi)使用會議室，則預訂請在盡可能短的時間內(nèi)取消。通過內(nèi)部網(wǎng)站管理系統(tǒng)或電話均可取消預訂。三、會議室使用規(guī)定3.1使用原則依照“以人為本”的原則，每個成員都有權(quán)利使用會議室，但必需遵奉并服從以下規(guī)定：預定時間內(nèi)到會議室使用。不得超時使用。使用過程中需要維持環(huán)境的安靜和乾凈。使用過程中不得吸煙、飲酒等違法行為。必要時需要保持通訊錄，以應對緊急事件。3.2設備使用會議室設備（包括投影儀、音響設備等）是公司緊要的辦公裝備。使用前請認真閱讀使用手冊，并遵奉并服從以下規(guī)定：操作前確保設備的完好無損。使用結(jié)束后關(guān)閉設備并檢查設備是否完好無損。請不要私自更換設備連接線等材料。需要接入任何公司設備的請在預訂時說明，并提前取得相關(guān)技術(shù)支持。四、會議室保養(yǎng)規(guī)定4.1日常保養(yǎng)日常保養(yǎng)包括以下內(nèi)容：垃圾適時清理。室內(nèi)物品整理，保持室內(nèi)環(huán)境干凈乾凈。檢查門窗、照明、空調(diào)等設備是否正常。如發(fā)覺問題，請適時上報后勤部門。4.2定期保養(yǎng)定期保養(yǎng)包括以下內(nèi)容：清潔工作：包括室內(nèi)地面及墻面的清潔、徹底清潔茶幾、椅子和各類辦公設備。設備保養(yǎng)：保養(yǎng)音響設備、投影儀等會議設備，以延長設備的使用壽命。五、會議室安全與防火規(guī)定為了保證會議室使用的安全，應遵奉并服從以下規(guī)定：會議室內(nèi)禁止任何形式的煙火行為。不得超員使用，以確保使用過程的安全性。發(fā)生緊急情況，請保持冷靜并適時聯(lián)系安全責任人、后勤部門或撥打緊急電話。任意搬動易燃易爆物品，簡單燒傷。六、違規(guī)責任針對違反本規(guī)定的行為，公司給出以下處理措施：會議室預訂后未使用：兩次未依照預定時間到達，預訂者將會被禁止一周的預訂權(quán)限。使用時間超過：如超時30分鐘以上，則將被額外計算費用。未遵奉并服從會議室使用規(guī)定：針對不遵守規(guī)定的行為，將列入個人檔案進行納入評估。七、尾聲以上是公司會議室管理