醫(yī)用耗材全流程優(yōu)化實(shí)踐

醫(yī)用耗材全流程優(yōu)化實(shí)踐

以材料采購、配送、使用為重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理醫(yī)療用品在人體起著直接或間接的作用，其使用直接關(guān)系到患者的生活和健康。醫(yī)療材料的購買、銷售和使用一直是醫(yī)院規(guī)范化管理的重要方面，也是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)精細(xì)管理的重點(diǎn)之一。如何系統(tǒng)化，規(guī)范化，智能化地對醫(yī)用耗材進(jìn)行管理，運(yùn)用信息化手段從全流程的角度對現(xiàn)有管理模式進(jìn)行設(shè)計(jì)并完善，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)用耗材的有效管理1直接入院使用流程緩慢，導(dǎo)致材料浪費(fèi)及廉政風(fēng)險上海市某三甲醫(yī)院醫(yī)用耗材在院內(nèi)流轉(zhuǎn)原主要流程包括，使用科室在醫(yī)院OA網(wǎng)填寫準(zhǔn)入申請，采購中心與潛在供應(yīng)商確定產(chǎn)品價格，之后即可在院內(nèi)使用。日常使用時，使用科室通過金算盤物資管理系統(tǒng)填寫申請單，采購中心運(yùn)用金算盤物資系統(tǒng)采購和出入庫，臨床使用后運(yùn)用HIS收費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行收費(fèi)。對于原耗材流轉(zhuǎn)操作流程中存在的問題，運(yùn)用魚骨圖法進(jìn)行分析，見圖1。(1）采購不規(guī)范。采購管理是耗材進(jìn)院的第一道關(guān)，而原耗材管理模式中，耗材正式入院并未經(jīng)歷公開的招標(biāo)程序，僅與潛在供應(yīng)商進(jìn)行價格確認(rèn)和資質(zhì)審核就直接入院使用，不符合相關(guān)采購制度規(guī)定，容易帶來采購及廉政風(fēng)險。(2）配送不精準(zhǔn)。原耗材管理模式實(shí)行醫(yī)院庫房零庫存，由臨床使用科室估計(jì)耗材用量，對耗材庫存進(jìn)行管理。而耗材產(chǎn)品往往整箱銷售，供應(yīng)商不接受拆零，對于日常使用量不大的產(chǎn)品，也需要科室整箱申領(lǐng)。此類不常用的耗材產(chǎn)品庫存往往需要較長時間才可以消耗掉。如此不僅占用了醫(yī)院成本，而且產(chǎn)品容易堆積遺忘導(dǎo)致過期，造成不合理的浪費(fèi)(3）使用難監(jiān)管。原耗材管理方式中，耗材被使用科室領(lǐng)取后由使用科室管理，耗材是否使用，使用量多少，采購中心無法進(jìn)行監(jiān)管。此外現(xiàn)有收費(fèi)系統(tǒng)實(shí)施手工計(jì)費(fèi)方式，由護(hù)士在電腦中輸入收費(fèi)項(xiàng)目首字母進(jìn)行產(chǎn)品計(jì)費(fèi)，但此種方式容易造成收費(fèi)項(xiàng)目張冠李戴的現(xiàn)象，尤其是對于名稱類似，型號不同，價格不同的產(chǎn)品，計(jì)費(fèi)容易疏忽致錯(4）系統(tǒng)不聯(lián)動。醫(yī)院內(nèi)存在多個信息系統(tǒng)，但各信息系統(tǒng)之間有如一個個的信息孤島，尚未建立有效連接，有時存在手動匹對，手動建立連接的問題。同一耗材在不同信息系統(tǒng)中有不同的名稱和檢索代碼，管理上比較混亂。醫(yī)用耗材的臨床習(xí)慣叫法與各信息系統(tǒng)中的名稱不一致，容易帶來不必要的差錯。信息系統(tǒng)的不聯(lián)動也帶來了管理流程的繁瑣化。(5）供應(yīng)商未管理。一是供應(yīng)商與醫(yī)院員工的不當(dāng)接觸，帶來了廉政風(fēng)險，不利于醫(yī)院整體的行風(fēng)建設(shè)；二是產(chǎn)品三證等目前還實(shí)行紙質(zhì)管理的模式，沒有效期提醒與預(yù)警，主要依靠供應(yīng)商自覺前來更新三證信息，而采購中心工作人員管理紙質(zhì)三證任務(wù)繁重，證照紙質(zhì)管理模式效率較低，三證信息的不及時更新也容易帶來醫(yī)療安全隱患2醫(yī)療設(shè)備流程的優(yōu)化2.1耗材管理全流程管理簡稱《員工》(1）流程規(guī)范化。根據(jù)國家及醫(yī)院的相關(guān)制度要求，重新梳理醫(yī)用耗材入院，配送，使用等完整的流程，規(guī)范采購程序，優(yōu)化管理流程，使其符合制度要求。(2）管理智能化。充分運(yùn)用信息化手段，建立信息系統(tǒng)的聯(lián)動協(xié)作，使用RFID技術(shù)，掃碼等方式智能化進(jìn)行耗材管理。(3）人員專業(yè)化。原耗材管理模式需醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行科室耗材的管理，優(yōu)化后的流程將醫(yī)護(hù)人員從耗材管理的事務(wù)工作中解放出來，使其可以專心從事醫(yī)務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)讓專業(yè)的人做專業(yè)的事。2.2流程再造與流程流轉(zhuǎn)分析以上耗材管理中存在的問題，主要是管理流程不盡合理，而其中最關(guān)鍵的是信息系統(tǒng)不聯(lián)動，因此為實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材的精細(xì)化管理，首先是對信息系統(tǒng)建立聯(lián)動機(jī)制，重新構(gòu)建優(yōu)化管理流程。以信息系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)作進(jìn)行醫(yī)用耗材的流程再造與優(yōu)化，最終實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。醫(yī)用耗材院內(nèi)流程流轉(zhuǎn)優(yōu)化圖，見圖2。針對原有耗材管理模式中存在的問題，通過信息系統(tǒng)聯(lián)動，對醫(yī)用耗材院內(nèi)流轉(zhuǎn)的流程進(jìn)行整體優(yōu)化。首先對在院產(chǎn)品進(jìn)行細(xì)化，將院內(nèi)耗材物資梳理細(xì)化到一品一規(guī)，依據(jù)耗材品規(guī)不同，建立對應(yīng)的代碼，即商品字典表，并以此代碼為耗材產(chǎn)品在院流轉(zhuǎn)的唯一代碼。商品字典表是醫(yī)用耗材在院內(nèi)流轉(zhuǎn)的身份標(biāo)識，用于聯(lián)通各個信息系統(tǒng)，改變原有各信息系統(tǒng)“各自為政”的局面2.2.1篩選科室產(chǎn)品新耗材進(jìn)入醫(yī)院使用，首先由臨床醫(yī)生在OA辦公系統(tǒng)提交申請，對耗材準(zhǔn)入進(jìn)行三輪審核。首輪初審新增耗材的資質(zhì)證件，第二輪由臨床核心小組討論篩選科室所需產(chǎn)品，第三輪由醫(yī)用裝備管理委員會票決且經(jīng)黨政聯(lián)席會議審議通過的耗材即進(jìn)入醫(yī)院新增耗材目錄。進(jìn)入目錄庫中的耗材通過公開招標(biāo)入院，包括在外網(wǎng)公布招標(biāo)公告吸引合格供應(yīng)商前來應(yīng)標(biāo)，在紀(jì)委監(jiān)督下開標(biāo)，評標(biāo)，并將最終中標(biāo)結(jié)果在外網(wǎng)進(jìn)行公示，接受公眾監(jiān)督。要求只有通過公開招標(biāo)的耗材才可以在院內(nèi)使用，通過統(tǒng)一規(guī)范的管理，嚴(yán)把耗材采購入院關(guān)2.2.2醫(yī)用耗材配送醫(yī)用耗材SPD(Supple,ProcessingandDistribution）管理是醫(yī)用耗材的供應(yīng)、庫存、加工、物流等集中管理統(tǒng)一配送，由SPD配送商協(xié)助醫(yī)院進(jìn)行耗材的訂購，驗(yàn)收，并配送至臨床，統(tǒng)一進(jìn)行院內(nèi)物流管理的模式2.2.2.基于rfid技術(shù)的高值耗材管理對于低值和高值耗材采用不同的管理模式。常規(guī)使用的低值耗材采用定數(shù)包的管理模式。臨床使用科室只需要與SPD配送商確認(rèn)其日常使用耗材的種類與庫存數(shù)量的上限和下限。SPD配送商將粘貼了商品信息二維碼的產(chǎn)品配送至使用科室，由SPD配送商對臨床科室的庫存進(jìn)行管理。對于高值耗材，采用RFID技術(shù)，SPD配送商在臨床配置高值耗材智能柜將粘貼了RFID碼的耗材存放于科室的高值耗材智能柜中。耗材使用時由護(hù)士刷卡開啟柜門，智能柜自動識別讀取出耗材的種類與數(shù)量，自動傳入系統(tǒng)中，護(hù)士確認(rèn)使用，由智能柜代替庫管護(hù)士的管理工作。2.2.2.監(jiān)控庫存，實(shí)時監(jiān)控SPD配送商對二級代理商送達(dá)的醫(yī)用耗材重新進(jìn)行賦碼操作，在耗材外包裝上粘貼包含產(chǎn)品商品字典表信息的SPD條形碼。每日上午上班之前，SPD配送商會對每個科室的耗材進(jìn)行貨物的補(bǔ)給，確保醫(yī)用耗材庫存量滿足其當(dāng)天的需求。耗材使用時由護(hù)士用手持PDA掃描SPD條形碼確認(rèn)消耗，系統(tǒng)自動出庫。消耗信息會自動傳輸至SPD系統(tǒng)，SPD配送商對于存放在臨床的耗材庫存進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。當(dāng)臨床耗材庫存為預(yù)先設(shè)定的下限時，由SPD配送商對臨床科室進(jìn)行耗材的主動補(bǔ)貨配送。2.2.2.將gs1條碼作為先導(dǎo)核算手段，解決了供應(yīng)商管理效率可收費(fèi)和不可收費(fèi)的耗材均需掃描SPD條形碼，匹對使用信息，系統(tǒng)自動出庫。同時，可收費(fèi)的耗材還要再進(jìn)行掃碼收費(fèi)，護(hù)士使用手持PDA掃描耗材產(chǎn)品原廠包裝的GS1條碼以及病人腕帶二維碼，讀取并匹配醫(yī)院金算盤物資系統(tǒng)，HIS收費(fèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中信息，將其與病人信息關(guān)聯(lián)，解決了以往手工計(jì)費(fèi)易出錯的問題實(shí)行SPD配送后，耗材的庫存由SPD配送商管理，即取消了原經(jīng)銷模式，統(tǒng)一改為寄售模式。臨床科室只有在使用后才算消耗，計(jì)入成本，并由SPD配送商進(jìn)行產(chǎn)品效期的管理，改變了原先貨物送達(dá)醫(yī)院即算入成本消耗的傳統(tǒng)模式。實(shí)行SPD管理后，使用科室不再需要在系統(tǒng)申領(lǐng)耗材，也不再需要對耗材庫存管理，只需在使用時進(jìn)行掃碼確認(rèn)消耗。2.2.2.透照、檢查、存儲在臨床實(shí)際使用中還存在跟臺植入類手術(shù)耗材以及冷鏈管理的耗材，對于此類特殊方式管理的耗材醫(yī)院實(shí)行靈活管理的模式，確保耗材管理在符合制度要求的情況下，提高運(yùn)轉(zhuǎn)效率。由于跟臺植入類手術(shù)耗材型號眾多，無法在術(shù)前確定需求產(chǎn)品的具體型號，因此醫(yī)院不進(jìn)行備貨操作。跟臺植入類的耗材根據(jù)臨床需要，由科護(hù)士長或使用部門按需申領(lǐng)。SPD配送商在使用前檢查產(chǎn)品包裝質(zhì)量和期效等信息。跟臺植入類耗材的消耗由手術(shù)室護(hù)士在術(shù)中或術(shù)后，登入HIS收費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行GS1條形碼和病人腕帶二維碼掃描計(jì)費(fèi)，確保物資信息和病人信息一一對應(yīng)。跟臺植入耗材在掃描計(jì)費(fèi)結(jié)束后，由手術(shù)科室工作人員登錄植介入耗材追溯系統(tǒng)打印《植入性醫(yī)療器械使用登記表》，并且將其中一份交給SPD配送商。SPD配送商根據(jù)植入單做入出庫。冷鏈管理的試劑等耗材對溫度有特定的要求，因此冷鏈產(chǎn)品到院驗(yàn)收時，由供應(yīng)商提供包含運(yùn)輸過程溫度的冷鏈數(shù)據(jù)報告，驗(yàn)收老師現(xiàn)場確認(rèn)溫度情況，進(jìn)行驗(yàn)收。存儲方面，全院在對溫度有要求的科室均安裝了冷鏈系統(tǒng)。冰箱中放置了感溫器，感溫器收集冰箱溫度并傳輸至醫(yī)院后勤保障部的冷鏈平臺。由后勤保障部實(shí)時監(jiān)測溫度情況，當(dāng)溫度異常時，自動預(yù)警提醒。2.2.3spd配送商及醫(yī)用耗材供應(yīng)的二級構(gòu)成引入SPD配送后，醫(yī)院僅與SPD配送商一家供應(yīng)商對接，避免了對接多家供應(yīng)商帶來的諸多問題。醫(yī)院對SPD配送商及醫(yī)用耗材供應(yīng)的二級代理商進(jìn)行年度評價管理，其評價結(jié)果直接影響之后招標(biāo)耗材供應(yīng)商的遴選。對二級代理商評價內(nèi)容包括，醫(yī)用耗材供應(yīng)及時性，產(chǎn)品質(zhì)量，三證等檔案資料是否及時更新等方面同時建立供應(yīng)商管理平臺，在線管理供應(yīng)商證照信息和產(chǎn)品目錄，設(shè)置證照到期自動提醒預(yù)警，加強(qiáng)醫(yī)療安全性管理。3spd管理助力耗材管理信息化(1）系統(tǒng)聯(lián)動，提高協(xié)同能力。一方面通過建立商品字典表唯一代碼，實(shí)現(xiàn)金算盤物資管理系統(tǒng)，HIS收費(fèi)系統(tǒng)，SPD配送系統(tǒng)的統(tǒng)一聯(lián)動，數(shù)據(jù)自動傳輸，改變了以往手工比對的模式，達(dá)到了數(shù)據(jù)多跑路的目的。另一方面，掃碼收費(fèi)自動綁定的模式提高了收費(fèi)的準(zhǔn)確性，同時掃碼計(jì)費(fèi)的方式也節(jié)約了醫(yī)護(hù)工作時間，實(shí)現(xiàn)了信息化手段解放醫(yī)務(wù)人員雙手。(2）主動配送，降低成本。引入SPD配送管理后，SPD配送商實(shí)時監(jiān)控臨床使用的庫存狀況，主動補(bǔ)貨，改變了以往依賴于臨床經(jīng)驗(yàn)申領(lǐng)的模式。不僅節(jié)約了臨床申領(lǐng)的時間而且能夠?qū)崿F(xiàn)精準(zhǔn)采購，按需配送，全程監(jiān)管等各個環(huán)節(jié)的精細(xì)化管理(3）流程優(yōu)化，程序規(guī)范。流程優(yōu)化對比結(jié)果，見表1?？梢钥闯?，流程優(yōu)化后基本實(shí)現(xiàn)了采購程序規(guī)范。耗材入院改變了以往與供應(yīng)商議價直接入院的模式，實(shí)行公平公開招標(biāo)。物流配送環(huán)節(jié)引入了SPD管理，實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的配送。原先醫(yī)用耗材被臨床領(lǐng)取后是否使用，庫存多少，都難以監(jiān)管。引入SPD配送后，產(chǎn)品使用掃碼消耗，未使用產(chǎn)品的庫存在系統(tǒng)中可以查看。原有耗材管理模式信息系統(tǒng)不聯(lián)動，存在諸多需要手工比對的環(huán)節(jié)，流程優(yōu)化后通過建立商品字典表，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的自動傳輸，系統(tǒng)聯(lián)動。而對供應(yīng)商也進(jìn)行了有效的管理，