如何開高效會議

2007-8-28如何開高效會議IBM會議的幾個小手法1、預(yù)約會議室避免重要客戶到來時候沒有地方去談事，在預(yù)約的過程中，能體會到會議室的占用是有代價的（例子：小企業(yè)使用會議室一個小時一塊錢，目的是形成一種意識，開會是有成本的）。2、明確會議目的所有的會議必須在會議開始之前提交了確切的討論提綱和將會討論的元素，明確需要達(dá)到什么樣的結(jié)論，不確定結(jié)論的會議是不應(yīng)被召開的。3、控制會議時間如果會議開的時間超過約定時間，IBM會議室有個小玲，就會咣咣響，干擾是次要的威懾是主要的，目的是讓你感覺到時間不是無限的。高效會議的目的：產(chǎn)生好的創(chuàng)意、產(chǎn)生好的結(jié)論、讓企業(yè)上新臺階，節(jié)省成本。好的會議的評價標(biāo)準(zhǔn)：有好的結(jié)果的會議就是好的會議。IBM會議的幾個小手法會議四個主要原則原則一、廢除不必要的會議在所有會議開始之前，先問一下這是不是必須要開的會議原則二、排除不需要參加的人員只找那些有必要傾聽的人和可以提供有效建議的人，讓有效的會議在有效的范圍內(nèi)發(fā)生，排除不必要參加會議的人員原則三、會議準(zhǔn)時開始準(zhǔn)時結(jié)束讓會議準(zhǔn)時開始時結(jié)束，壓縮會的時間，三個小的會一個小時一可以開完原則四、重視開會的結(jié)論議而不決不如不，沒有結(jié)論的會不如不開，如果有產(chǎn)生決議那么個會議就不能散會議的四個主要原則會議召集人制度會議召集人制度：科學(xué)的會議講究會議召集人制度，會議需要一個人頭腦清醒保持整個會議的控制過程。會議召集人要做的如下：會議之前準(zhǔn)備會議中期控制會議流程會議之后控制會議的簡報投遞會議最終效果的傳達(dá)的評估一個會議在會議召集人眼中會議就是一場演出，會議召集人就是導(dǎo)演，他操縱了整個這次會議，會議召集人需要評估整個會議的節(jié)奏感、講求里面的緊張程度、重視溝通、重視創(chuàng)造性。在IBM、日產(chǎn)，會議召集人需要接受培訓(xùn)，要專門的會議召集人評估手冊，一個好的會議召集人將決定會議的成敗。開會前的六項準(zhǔn)備1.確定希望達(dá)到的結(jié)果2.再次確定這個會議還要不要召開3.請適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.準(zhǔn)備背景資料5.設(shè)定會議的提綱和時間表6.預(yù)先設(shè)想可能發(fā)生的沖突并做好準(zhǔn)備希望達(dá)到的結(jié)果不是會議結(jié)束是形成的結(jié)論，而是有一定的框架，是為了得到幾項非常具體的決議，如果決議不產(chǎn)生會議就不能結(jié)束。會議召集人會寫出會議的名稱是什么，會議將會達(dá)到幾個結(jié)果。一次會議是一個產(chǎn)品產(chǎn)生的過程。（例如：要開表彰大會之前的會議，第一確定會議的時間，確定會議的地點，確定會議的組織形式，確定會議的大體調(diào)性）開會前的六項準(zhǔn)備1.確定希望達(dá)到的結(jié)果2.再次確定這個會議還要不要召開3.請適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.準(zhǔn)備背景資料5.設(shè)定會議的提綱和時間表6.預(yù)先設(shè)想可能發(fā)生的沖突并做好準(zhǔn)備通過前面會議希望達(dá)到的結(jié)果我們就會發(fā)現(xiàn)會議中的關(guān)鍵部分需要事先確定的，例如需要確定會議的調(diào)性，確定會議調(diào)性的老總在不在，如果老總不在就需要把這個會議屏蔽掉。所以第二步再做最后一次論證會議是否需要開，確保會議是有必要的。開會前的六項準(zhǔn)備1.確定希望達(dá)到的結(jié)果2.再次確定這個會議還要不要召開3.請適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.準(zhǔn)備背景資料5.設(shè)定會議的提綱和時間表6.預(yù)先設(shè)想可能發(fā)生的沖突并做好準(zhǔn)備讓有效的會議在有效的范圍內(nèi)發(fā)生，排除不必要參加會議的人員。開會前的六項準(zhǔn)備1.確定希望達(dá)到的結(jié)果2.再次確定這個會議還要不要召開3.請適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.準(zhǔn)備背景資料5.設(shè)定會議的提綱和時間表6.預(yù)先設(shè)想可能發(fā)生的沖突并做好準(zhǔn)備不僅僅是討論議題的背景資料，還包括會議主導(dǎo)者的心理狀態(tài)主要觀點特殊情況等。開會前的六項準(zhǔn)備1.確定希望達(dá)到的結(jié)果2.再次確定這個會議還要不要召開3.請適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.準(zhǔn)備背景資料5.設(shè)定會議的提綱和時間表6.預(yù)先設(shè)想可能發(fā)生的沖突并做好準(zhǔn)備包括會議的開始和結(jié)束時間，會議每一部分大約用多少時間進(jìn)行討論，討論大約需要達(dá)成什么樣的主題，及整個具體的發(fā)言人是誰，我們將要形成怎么樣的結(jié)論開會前的六項準(zhǔn)備1.確定希望達(dá)到的結(jié)果2.再次確定這個會議還要不要召開3.請適當(dāng)?shù)娜顺鱿?.準(zhǔn)備背景資料5.設(shè)定會議的提綱和時間表6.預(yù)先設(shè)想可能發(fā)生的沖突并做好準(zhǔn)備好的會議召集者知道誰和誰會吵起來，提前做好準(zhǔn)備，避免發(fā)生毫無意義的爭論。在會議召開之前大家就應(yīng)該有充足的考慮，把可能發(fā)生沖突的地方畫出，提醒大家不必要在發(fā)生沖突的地方再循環(huán)去討論，節(jié)省會議的時間。開會過程常見問題及解決方法序號常見問題解決方法1士氣散漫，不踴躍，不積極，沒有參與感，人都愿意坐門口點名、按順序回答、紙面回答又叫會議室便簽。點名不是非常好的解決方法不如發(fā)張紙，所有人把觀點寫在紙上，讓秘書過去收然后挨個縷，寫上這個問題的幾個好處、壞處。2偏離主題用會議召集人制度，授權(quán)賦予其一種權(quán)力，上至老總下至普通員工會議召集人可以隨時以任何方式打斷對方的談話，在會議開始之前賦予會議召集人一種權(quán)力。3點子枯竭，毫無創(chuàng)意，鴉雀無聲。問題在于提問題的本身，問題無細(xì)化，無討論的余地。不要提那些讓大家摸不著頭腦的問題，盡量避免用如何和怎樣開頭。可以先說注意點，讓后舉個例子說明，讓大家順著下去說。讓一些經(jīng)常打擊別人的人會議破壞者閉嘴。好創(chuàng)意不是一個人形成的，好創(chuàng)意不可能第一次就提對。4沒有建議性的批評如果批評就一定要有建議，為別人提供建設(shè)性意見才真正體現(xiàn)你的價值，如果沒有建設(shè)性意見請不要批評，會議是為了建設(shè)不是為了破壞，否定一件事情要比建設(shè)一件事情容易上百倍上千倍。開會過程常見問題及解決方法會后的三大追蹤會后三大追蹤行動追蹤：行動項目是確定的，這個事誰來做、何時做、怎么做、在哪做執(zhí)行人追蹤：行動落到具體人的身上完成時間追蹤：保證決議定下的事情按時完成會議有關(guān)名言警句傾聽比訴說更重要、思考比傾聽更重要議而不決不如不議有好的結(jié)果的會議就是好的會議如果批評就一定要有建議會議是為了建設(shè)不是為了破壞否定一件事情要比建設(shè)一件事情容易上百倍上千倍好創(chuàng)意不是一個人形成的好創(chuàng)意不可能第一次就提對會議有關(guān)的名言警句IBM會議管理三項標(biāo)準(zhǔn)1.技能化2.產(chǎn)品化3.團(tuán)隊化把會議管理作為所有顧問的一項技能，做到技能化；用專業(yè)化的行為來組織會議，包括公司周/月/季/年/平時會議、客戶處會議。每次會議結(jié)束寫一個會議自我評估報告；以本碟片為評價標(biāo)準(zhǔn)，納入考核。把會議管理好的名言警句作一個清單，作為公司的知識庫之一；作為會議必備的程序和工作要求；會議的形態(tài)包括召集