供應(yīng)商管理手冊(cè)

第第#頁(yè)共45頁(yè)二、重要說(shuō)明（略）流程14付款管理流程一、流程圖（略）二、重要說(shuō)明供應(yīng)商信息維護(hù)⑴新進(jìn)供應(yīng)商需要提供公司《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》和《稅務(wù)登記證》復(fù)印件加蓋公司公章（紅色）、公司收款銀行和帳號(hào)加蓋公司公章（紅色）原件各兩份，分別給我司供應(yīng)商管理員和出納各一份。⑵供應(yīng)商管理員將供應(yīng)商名稱(chēng)、編碼、地點(diǎn)、類(lèi)型、發(fā)票限額、付款條件、付款方式、銀行帳號(hào)、失效日期等相關(guān)信息維護(hù)到ERP系統(tǒng)。⑶供應(yīng)商資料變更，供應(yīng)商需要將變更前和變更后的資料都書(shū)寫(xiě)成文件，并加蓋變更前和變更后的兩個(gè)公章（紅色），以原件形式提供給組織供應(yīng)商管理和出納更新信息維護(hù)。往來(lái)對(duì)帳3.1核對(duì)送貨數(shù)量⑴供應(yīng)商通過(guò)SCM里功能“接收/退貨明細(xì)查詢(xún)”隨時(shí)可以獲取所需數(shù)據(jù)隨時(shí)核對(duì)，如果核對(duì)供應(yīng)商送貨數(shù)量與組織接收數(shù)量一致，不需繼續(xù)其他操作；如果核對(duì)供應(yīng)商送貨數(shù)量與組織接收數(shù)量不一致，需供應(yīng)商將差異明細(xì)列入表格通過(guò)SCM郵件發(fā)給組織倉(cāng)管員核實(shí)直至核查清楚差異原因。⑵查詢(xún)路徑：SCM登陸一應(yīng)付管理一接收/退貨明細(xì)查詢(xún)一篩選條件。3.2核對(duì)已開(kāi)票未收款金額⑴SCM系統(tǒng)設(shè)置供應(yīng)商每個(gè)月核對(duì)一次，否則系統(tǒng)禁止開(kāi)票。⑵SCM對(duì)帳單里只錄入已關(guān)閉會(huì)計(jì)期里開(kāi)具的發(fā)票和收款的金額明細(xì)，正常情況下會(huì)計(jì)期每月4號(hào)前關(guān)閉，所以每月5號(hào)至月底供應(yīng)商都可以核對(duì)上月已開(kāi)票未收款金額余額。⑶新進(jìn)供應(yīng)商第一次開(kāi)票前需錄入一份金額為0的對(duì)帳單，雙方確認(rèn)后才可開(kāi)票。⑷核對(duì)路徑：SCM登陸一應(yīng)付管理一供應(yīng)商對(duì)帳錄入（增加、保存、提交）一組織方確認(rèn)對(duì)帳單一供應(yīng)商確認(rèn)對(duì)帳單一供應(yīng)商打印確認(rèn)函并加蓋公章或者財(cái)務(wù)專(zhuān)用章傳真至組織。供應(yīng)商開(kāi)具增值稅發(fā)票4.1發(fā)票開(kāi)具⑴所有供應(yīng)商必須通過(guò)SCM采購(gòu)平臺(tái)開(kāi)具電子虛擬發(fā)票，再根據(jù)電子虛擬發(fā)票開(kāi)具真實(shí)的增值稅發(fā)票。發(fā)票金額與電子虛擬發(fā)票金額一致。⑵SCM系統(tǒng)設(shè)置所有供應(yīng)商在本月2-25號(hào)可將上個(gè)月的送貨開(kāi)具發(fā)票（開(kāi)票前提為送貨物料在ERP里面已維護(hù)合同價(jià)格）。⑶SCM系統(tǒng)要求供應(yīng)商及時(shí)開(kāi)票，如有主觀(guān)拖延，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)扣取可開(kāi)票而未開(kāi)票金額的2%作為處罰，具體扣款程序?yàn)椋喝。ㄎ锪辖邮杖掌?物料合同價(jià)創(chuàng)建日期）最大的日期，減去當(dāng)前日期的上個(gè)月的第一天，如果小于零，則按2%扣款。4.2發(fā)票遞交要求⑴發(fā)票必須配上對(duì)應(yīng)的送貨明細(xì)，即電子虛擬發(fā)票對(duì)應(yīng)的預(yù)覽項(xiàng)，用A5紙打印預(yù)覽內(nèi)容（一聯(lián)即可），并加蓋公司財(cái)務(wù)章或者倉(cāng)庫(kù)專(zhuān)用章附在發(fā)票后面作為附件。A5紙與發(fā)票大小一致，如果用A4紙打印需將A4紙裁至發(fā)票大小。⑵發(fā)票信息無(wú)誤、票面清潔。⑶在SCM系統(tǒng)發(fā)票號(hào)必須輸入完成正確并保存為“正式發(fā)票”狀態(tài)。⑷組織財(cái)務(wù)收票時(shí)間截止當(dāng)月25號(hào)，逢周六日不收票。⑹不符合以上要求，組織拒收發(fā)票。供應(yīng)商扣款⑴組織內(nèi)各部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的所有扣款統(tǒng)一歸口應(yīng)付會(huì)計(jì)執(zhí)行，即扣款部門(mén)將扣款事項(xiàng)發(fā)布給應(yīng)付會(huì)計(jì)執(zhí)行。應(yīng)付會(huì)計(jì)每月1號(hào)將上個(gè)月的扣款明細(xì)匯總導(dǎo)出系統(tǒng)并給各扣款發(fā)布部門(mén)和發(fā)布人核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)漏扣、錯(cuò)扣等現(xiàn)象扣款發(fā)布人應(yīng)立即提醒應(yīng)付會(huì)計(jì)糾正。⑵扣款包括篩選物料工時(shí)費(fèi)、質(zhì)量問(wèn)題處罰、讓步接收折價(jià)、包裝少數(shù)處罰。⑶市場(chǎng)投訴質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任鑒定扣款、裝卸費(fèi)、貼現(xiàn)利息、回收人工費(fèi)、紙箱租賃費(fèi)、外協(xié)材料盤(pán)點(diǎn)扣款、人力資源對(duì)違規(guī)違紀(jì)的供應(yīng)商通報(bào)處罰等。⑷應(yīng)付會(huì)計(jì)收到扣款信息，直接增加至SCM平臺(tái)的扣款信息里。在供應(yīng)商開(kāi)票時(shí)，SCM系統(tǒng)會(huì)將扣款信息自動(dòng)添加至發(fā)票明細(xì)中，在發(fā)票的不含稅金額中沖減（應(yīng)付會(huì)計(jì)執(zhí)行扣款不開(kāi)具扣款收據(jù)）。⑸供應(yīng)商可在SCM扣款信息查詢(xún)里面隨時(shí)查詢(xún)扣款記錄，如對(duì)扣款有疑義，須盡快主動(dòng)找扣款信息發(fā)布部門(mén)和人員了解并落實(shí)。由于對(duì)扣款事項(xiàng)未決而導(dǎo)致延期開(kāi)票產(chǎn)生2%扣款處罰，由供應(yīng)商自行承擔(dān)。貨款支付⑴材料類(lèi)、贈(zèng)品類(lèi)合格供應(yīng)商的貨款由應(yīng)付會(huì)計(jì)根據(jù)業(yè)務(wù)合同約定的付款期限統(tǒng)一在每月3號(hào)編制付款計(jì)劃，由資金管理員按付款計(jì)劃執(zhí)行付款，付款計(jì)劃每月5號(hào)發(fā)布給供應(yīng)鏈采購(gòu)人員。⑵材料類(lèi)、贈(zèng)品類(lèi)臨時(shí)、備選供應(yīng)商即在ERP系統(tǒng)維護(hù)了失效日期的供應(yīng)商，在失效日期前可按合格供應(yīng)商的方式按月編制付款計(jì)劃，在失效日期后則不能安排貨款。⑶由于未及時(shí)遞交發(fā)票、供應(yīng)商編碼失效、供應(yīng)商類(lèi)型、付款期限維護(hù)不準(zhǔn)確等原因?qū)е赂犊钣?jì)劃無(wú)安排或者少安排，如需追加貨款，供應(yīng)商需遞交請(qǐng)款函加蓋公司公章遞交給組織內(nèi)供應(yīng)鏈部門(mén)審核，由相關(guān)采購(gòu)員填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，并將請(qǐng)款函及付款申請(qǐng)單一起遞交應(yīng)付會(huì)計(jì)，走計(jì)劃外付款審批流程。⑷預(yù)付貨款：采購(gòu)員申請(qǐng)給供應(yīng)商預(yù)先支付貨款，需要提交相關(guān)憑據(jù)，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審批交資金管理員付款。預(yù)付款必須在3個(gè)月內(nèi)核銷(xiāo)，如果3個(gè)月內(nèi)不能核銷(xiāo)，相應(yīng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人必須在超期一個(gè)星期內(nèi)給財(cái)務(wù)出具清理時(shí)間和方案，經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后按方案執(zhí)行。如果預(yù)付款超期3個(gè)月沒(méi)有清理報(bào)告，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人進(jìn)行負(fù)激勵(lì)，按預(yù)付款金額的資金占用利息扣罰并通報(bào)。合同價(jià)格檢查⑴價(jià)格維護(hù)人員根據(jù)價(jià)格合同原件維護(hù)價(jià)格并檢查是否錄入無(wú)誤。⑵價(jià)格維護(hù)人員每天早上將前一天錄入的價(jià)格合同交一份給應(yīng)付會(huì)計(jì)，應(yīng)付會(huì)計(jì)對(duì)前一天維護(hù)的合同價(jià)格進(jìn)行第二遍檢查。⑶價(jià)格調(diào)整：如果某物料屬于更改合同價(jià)，價(jià)格維護(hù)人員應(yīng)登記價(jià)格變更臺(tái)帳，并將信息發(fā)給應(yīng)付會(huì)計(jì)檢查是否涉及價(jià)差補(bǔ)退事宜，價(jià)格維護(hù)人員應(yīng)跟蹤價(jià)差處理直至供應(yīng)商蓋章確認(rèn)價(jià)差表給到應(yīng)付會(huì)計(jì)扣（補(bǔ)）款。合同價(jià)格調(diào)整產(chǎn)生的價(jià)差臺(tái)帳供應(yīng)商編碼供應(yīng)商名稱(chēng)物料編碼原價(jià)格原價(jià)格有效期調(diào)整價(jià)格調(diào)整價(jià)格有效期調(diào)整日期采購(gòu)員價(jià)差價(jià)差金額8.業(yè)務(wù)終止清算⑴采購(gòu)員在獲得供應(yīng)商停止業(yè)務(wù)往來(lái)信息一個(gè)月內(nèi)以書(shū)面形式通知財(cái)務(wù)應(yīng)付會(huì)計(jì)凍結(jié)所有往來(lái)，并要求供應(yīng)商主動(dòng)聯(lián)系組織內(nèi)財(cái)務(wù)人員對(duì)帳。根據(jù)體系文件《組織與供應(yīng)商業(yè)務(wù)終止清算管理規(guī)程》由供應(yīng)商對(duì)應(yīng)的組織采購(gòu)人員提交《組織與供應(yīng)商業(yè)務(wù)終止清算確認(rèn)書(shū)》，并跟蹤相關(guān)部門(mén)確認(rèn)。應(yīng)付會(huì)計(jì)憑據(jù)《確認(rèn)書(shū)》和《對(duì)帳確認(rèn)函》填寫(xiě)付款申請(qǐng)單申請(qǐng)一次性支付貨款余額。⑵采購(gòu)填寫(xiě)《業(yè)務(wù)終止確認(rèn)書(shū)》后在PIMS流程里走電子流程即可，《業(yè)務(wù)終止確認(rèn)書(shū)》適合于組織與各關(guān)聯(lián)單位及項(xiàng)目組使用。⑶走完供應(yīng)商業(yè)務(wù)終止清算流程的供應(yīng)商被清款后，如果再有發(fā)生不利款項(xiàng)（扣款、退貨、料廢等）的糾紛，由采購(gòu)人員全權(quán)督促向供應(yīng)商在一個(gè)月內(nèi)索賠不利款。超過(guò)一個(gè)月未完成需提交清理報(bào)告，追究相關(guān)流程中不利款產(chǎn)生的節(jié)點(diǎn)部門(mén)責(zé)任，將不利款均攤為責(zé)任部門(mén)的費(fèi)用。9.異常應(yīng)付帳款和應(yīng)計(jì)負(fù)債清理⑴超期應(yīng)付款檢查：供應(yīng)商應(yīng)主動(dòng)檢查自己應(yīng)收組織帳款的帳齡，并分析超過(guò)6個(gè)月以上的應(yīng)收款逾期未收的原因。同時(shí)為保證雙方往來(lái)余額的準(zhǔn)確度，供應(yīng)商應(yīng)主動(dòng)與組織進(jìn)行對(duì)帳。⑵超期應(yīng)付款處理：a.如果是存在業(yè)務(wù)糾紛導(dǎo)致逾期應(yīng)付款未支付，供應(yīng)商應(yīng)積極與我司相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)商盡快解決業(yè)務(wù)糾紛后清理長(zhǎng)期應(yīng)付款b.如果是停止供貨遺留的尾款，需要供應(yīng)商向組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員申請(qǐng)停止往來(lái)清款，同時(shí)與組織內(nèi)財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)最后一次帳務(wù)，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員內(nèi)部申請(qǐng)業(yè)務(wù)終止清算，清算后余額一次性支付完畢⑶超期應(yīng)計(jì)負(fù)債檢查：組織應(yīng)付會(huì)計(jì)每月檢查應(yīng)計(jì)負(fù)債帳齡，分析超期6個(gè)月的送貨未開(kāi)票的原因。⑷超期應(yīng)計(jì)負(fù)債處理：如果是未訂價(jià)導(dǎo)致不能開(kāi)票，供應(yīng)商應(yīng)積極主動(dòng)找組織內(nèi)訂價(jià)人員完成訂價(jià)。組織內(nèi)財(cái)務(wù)部門(mén)成本管理室每月檢查未訂價(jià)物料明細(xì)，并考核通報(bào)相關(guān)業(yè)務(wù)人員。如果是已訂價(jià)未開(kāi)票：組織內(nèi)會(huì)計(jì)將應(yīng)計(jì)負(fù)債情況通報(bào)給采購(gòu)中心，由采購(gòu)中心相關(guān)采購(gòu)跟進(jìn)各自負(fù)責(zé)的供應(yīng)商結(jié)算進(jìn)度，同時(shí)應(yīng)付會(huì)計(jì)將應(yīng)計(jì)負(fù)債清理名單發(fā)給所有供應(yīng)商。供應(yīng)商由于業(yè)務(wù)糾紛原因延緩開(kāi)票，組織可暫停貨款支付，督促供應(yīng)商積極處理業(yè)務(wù)糾紛。⑸負(fù)數(shù)應(yīng)付帳款和應(yīng)計(jì)負(fù)債:應(yīng)付會(huì)計(jì)每個(gè)月檢查應(yīng)付帳款和應(yīng)計(jì)負(fù)債情況，紅字帳務(wù)當(dāng)月告之采購(gòu)并督促盡快解決，逾期一個(gè)月沒(méi)有解決需要采購(gòu)出具原因說(shuō)明和處理方案。第三部分供應(yīng)商管理制度制度1組織工作人員與供方業(yè)務(wù)往來(lái)的行為準(zhǔn)則1、應(yīng)嚴(yán)格自律，以組織利益為重，本著“公正、公平、真誠(chéng)、尊重、互動(dòng)”的原則，與供方開(kāi)展正常的業(yè)務(wù)交往活動(dòng)；2、積極為供方排憂(yōu)解難，主動(dòng)、耐心地幫助、指導(dǎo)供方，禁止故意刁難供方；3、洽談業(yè)務(wù)時(shí)必須緊緊圍繞主題展開(kāi)，言簡(jiǎn)意賅，非多項(xiàng)商務(wù)交流時(shí)間一般不要超過(guò)30分鐘；4、與供方人員交談時(shí)必須言語(yǔ)和氣，使用文明用語(yǔ)，不得當(dāng)面指責(zé)、辱罵供方人員，不得與供方人員爭(zhēng)吵、對(duì)罵等；5、嚴(yán)禁在任何與組織發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)的供方兼職；6、嚴(yán)禁向供方索取錢(qián)財(cái)、物品或任何慈善捐助及政治捐助；7、禁止接受供方贈(zèng)送的貴重物品、禮金等；8、可參與有關(guān)促進(jìn)供需雙方溝通交流的娛樂(lè)活動(dòng)，但僅限于運(yùn)動(dòng)和文化性的活動(dòng)。禁止參加由供方提供的各種高消費(fèi)宴請(qǐng)和娛樂(lè)活動(dòng)。制度2供方基本行為規(guī)范1、供方業(yè)務(wù)人員進(jìn)入組織區(qū)域必須佩戴“供應(yīng)商入廠(chǎng)卡”或需方本部的證卡；2、供方派駐現(xiàn)場(chǎng)的操作人員必須穿制服，佩戴“供應(yīng)商入廠(chǎng)卡”或供方本部的廠(chǎng)卡；3、物品進(jìn)出廠(chǎng)區(qū)應(yīng)做好相關(guān)登記，人員、車(chē)輛進(jìn)出廠(chǎng)門(mén)應(yīng)自覺(jué)接受組織安檢人員安全檢查；4、供方來(lái)訪(fǎng)進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)需與受訪(fǎng)人預(yù)約，在洽談室等待會(huì)晤。供方人員必須經(jīng)我方人員同意，方可進(jìn)入辦公區(qū)域；5、未經(jīng)允許，不得進(jìn)入生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)參觀(guān)、拍照；6、不得在廠(chǎng)區(qū)內(nèi)吸煙；7、進(jìn)入辦公區(qū)域，不得大聲喧嘩；8、車(chē)輛進(jìn)廠(chǎng)必須遵守組織內(nèi)頒布發(fā)行的交通管理?xiàng)l例，廠(chǎng)內(nèi)車(chē)輛停放，必須停放在指定位置。9、對(duì)于組織內(nèi)組織相關(guān)的活動(dòng)，供應(yīng)商不可以以出資或以購(gòu)票的形式進(jìn)行捐助。制度3供方投訴管理組織應(yīng)充分注重保持與供方良好的合作關(guān)系，若供方在合作過(guò)程中有異議或需投訴的地方，可向供應(yīng)商管理部或組織審計(jì)提出，由供應(yīng)商管理或?qū)徲?jì)進(jìn)行事實(shí)調(diào)查和處理。一、供方可向組織投訴的內(nèi)容有證據(jù)證實(shí)我方相關(guān)部門(mén)或人員沒(méi)有按照相關(guān)制度、規(guī)定、合約操作；認(rèn)為我方與產(chǎn)品相關(guān)的制度、規(guī)定或操作不合理；認(rèn)為對(duì)供方或其產(chǎn)品的評(píng)價(jià)結(jié)果不正確；認(rèn)為對(duì)供方供貨比例安排不合理；認(rèn)為雙方技術(shù)、檢驗(yàn)要求不明確、不統(tǒng)一；認(rèn)為我方工作人員有涉及受賄、欺詐、誹謗、威脅等行為；7.其他情況。二、投訴處理流程1.供方在供貨過(guò)程出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)盡量與相關(guān)部門(mén)溝通，溝通無(wú)效時(shí)可向組織內(nèi)供應(yīng)商管理部門(mén)或?qū)徲?jì)部門(mén)提出投訴；投訴應(yīng)以書(shū)面的形式，詳細(xì)說(shuō)明投訴內(nèi)容，并提供相關(guān)證據(jù)，不可捏造事實(shí)；供應(yīng)商管理部門(mén)或?qū)徲?jì)部門(mén)接到投訴后進(jìn)行調(diào)查處理，并于7個(gè)工作日內(nèi)將處理意見(jiàn)以書(shū)面形式反饋給供方；若供方因投訴被打擊報(bào)復(fù)時(shí)，可直接向組織最高管理者進(jìn)行投訴；第四部分供應(yīng)商管理相關(guān)部門(mén)職責(zé)規(guī)范部門(mén)管理職責(zé)

供應(yīng)鏈管理部負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理政策（質(zhì)量管理政策除外）制定及實(shí)施跟進(jìn)，整體滿(mǎn)足物料采購(gòu)成本、質(zhì)量、交貨期的要求；負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈規(guī)劃、布局及供應(yīng)商日常事務(wù)管理；負(fù)責(zé)新供方的開(kāi)發(fā)和引進(jìn)工作，包括確定新增物料供應(yīng)商。負(fù)責(zé)提供新供方的資料并初步審核，對(duì)供方資質(zhì)及資料準(zhǔn)確性負(fù)主要責(zé)任。參與現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審；負(fù)責(zé)采購(gòu)成本的控制，包括原材料價(jià)格信息的收集、物料成本構(gòu)成分析、物料招標(biāo)實(shí)施、物料價(jià)格談判；負(fù)責(zé)供應(yīng)商年度、季度、月度產(chǎn)能檢討；負(fù)責(zé)跟進(jìn)物流中心提出預(yù)警的不能正常回貨的物料，確保其按時(shí)回貨；負(fù)責(zé)監(jiān)控供應(yīng)商對(duì)庫(kù)存信息的及時(shí)維護(hù)，確保供應(yīng)商按訂單生產(chǎn)；負(fù)責(zé)進(jìn)口物料采購(gòu)管理及大宗材料主