NP-M3-006-印章管理制度

XXX中國印章管理制度目的規(guī)范印章的使用范圍、管理職責(zé)與流程,避免由于印章使用不當(dāng)而導(dǎo)致公司遭受巨大責(zé)任和損失。范圍XXX中國各公司。管理職責(zé)印章根據(jù)不同的種類明確不同的印章管理人。印章管理人對印章的保管、使用、維護(hù)等具有完全管理責(zé)任。3.2法務(wù)部需及時掌握與更新印章的各種信息。3.3稽核室對于印章的管理負(fù)有監(jiān)督檢查的權(quán)利。定義及分類4.1印章管理人：是指對印章具有完全管理責(zé)任的崗位、全面負(fù)責(zé)印章的保管、使用、維護(hù)等以及由此產(chǎn)生的責(zé)任。崗位包括公司法定代表人、公司總經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人、特定部門負(fù)責(zé)人、分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等。4.2印章代行人：是指由印章管理人授權(quán)的代行其保管、使用、維護(hù)等印章管理職責(zé)的人員。4.3印章施印人：是指由印章代行人委托的代行其具體保管、使用、維護(hù)等印章管理職責(zé)的操作人員。4.4申請用印部門/用印人：需要在特定文書上使用印章而申請施印的部門及人員。4.5印章編號規(guī)則：制度文件編號-地區(qū)代碼-序列號。4.6印章分類：印章種類定義印章權(quán)利人法定代表人印章代表公司法定代表人的印章。法定代表人公司公章代表XXX集團(tuán)對外獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的各公司的印章。公司總經(jīng)理合同專用章代表XXX集團(tuán)對外行使合同簽署確認(rèn)的印章。公司總經(jīng)理財務(wù)專用章代表XXX集團(tuán)對外行使財務(wù)相關(guān)權(quán)力的印章。公司財務(wù)經(jīng)理部門專用章代表XXX集團(tuán)各部門的印章，印章樣式中需有“不得用于帳務(wù)確認(rèn)、對外擔(dān)保、合同簽署”的意思表示。公司法務(wù)經(jīng)理分支機(jī)構(gòu)章XXX集團(tuán)派出的、對外不獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的各銷售部、服務(wù)中心等印章。包括分支機(jī)構(gòu)公章、分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人名章、分支機(jī)構(gòu)財務(wù)章等。公司法務(wù)經(jīng)理4.7財務(wù)專用章自2010年8月1日分社起，XXX涂料（中國）有限公司、廊坊XXX涂料有限公司、廣州XXX涂料有限公司、XXX涂料（成都）有限公司四家法人公司的財務(wù)專用章，暫交由該四地區(qū)分社后的TU財務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)保管，直至分社后的新TU公司注冊完成。TU財務(wù)經(jīng)理保管財務(wù)專用章的使用原則及流程：4.7.1非付款類公文用印，按照XXX中國印章管理審批權(quán)限規(guī)定表中有關(guān)印章使用的審批流程規(guī)定進(jìn)行操作。4.7.2付款用印流程：4.7.2.1TU、IU、AOC經(jīng)各自財務(wù)主管簽核的付款清單及付款審批表交AOC付款人員辦理付款（支票、網(wǎng)銀）。4.7.2.2AOC付款人員將銀行付款資料及TU、IU、AOC經(jīng)各自財務(wù)主管簽核的付款清單TU財務(wù)經(jīng)理用印。4.7.2.3TU財務(wù)經(jīng)理核對銀行付款資料與各公司財務(wù)主管簽核的付款清單無誤后用印付款。印章變更流程印章變更：包括印章的新建、改制、銷毀、丟失、損毀。印章變更時按照XXX中國印章管理審批權(quán)限規(guī)定表通過NOTES印章審批模塊進(jìn)行申請。XXX中國內(nèi)的所有法定代表人印章的變更由RHQ法務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。新建：指由于新的公司實(shí)體或新的業(yè)務(wù)需求產(chǎn)生而舊有的印章無法滿足需求時產(chǎn)生的變更。改制：指由于原有印章不符要求或不能滿足需求而需要重新刻制時產(chǎn)生的變更。銷毀：指由于公司實(shí)體消失或業(yè)務(wù)需求的消失而不需再使用該印章時產(chǎn)生的變更。丟失、損毀：指印章由于丟失、損毀而需重新刻制時產(chǎn)生的變更。申請：產(chǎn)生印章變更情況時，承辦人需提交《印章變更申請單》（附件一），寫明新舊印章的名稱、種類、形式、使用事項、使用頻率、效力范圍及印章管理人。審批：按照XXX中國印章管理審批權(quán)限規(guī)定表中有關(guān)印章使用的審批流程規(guī)定進(jìn)行操作。銷毀：當(dāng)印章存在沒有使用的必要時，印章應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行銷毀，在銷毀時須由總經(jīng)理辦公室、法務(wù)部和負(fù)責(zé)印章刻制的職能部門共同見證，并預(yù)留銷毀前的印章樣式和銷毀后的印章樣式?？讨疲阂呀?jīng)過審批的印章由相應(yīng)的職能部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制?？讨仆戤吅髮⒂≌录啊队≌伦兏暾垎巍罚ǜ郊唬┕餐恢练▌?wù)部登記。登記：凡是印章產(chǎn)生變更，均需在法務(wù)部登記。新刻制的印章的印鑒需加入印章簿加以保管，并及時更新印章信息。舊章處理：印章發(fā)生改制、銷毀、損毀的變更時，法務(wù)部需向相關(guān)人員收回舊章，并填寫《舊章處理記錄清單》（附件二），同時更新印章信息。交付印章：法務(wù)部將新的印章交付于印章管理人。接收人在《印章變更申請單》（附件一）上簽收。流程圖責(zé)任部門/人員文件5.1印章變更5.1印章變更5.1印章5.25.2申請5.25.3審批5.3審批5.3新建/改制/丟失/損毀新建/改制/丟失/損毀銷毀銷毀5.7交付印章5.7交付5.5登記5.55.4刻制5.45.6舊章處理5.6舊章新建/丟失5.7交付印章5.7交付5.5登記5.55.4刻制5.45.6舊章處理5.6舊章新建/丟失新建/改制/損毀改制/銷毀/承辦人審批人職能部門法務(wù)部法務(wù)部《印章變更申請單》《印章簿》《舊章處理記錄清單》《印章變更申請單》印章的使用審批：法定代表人印章僅能在《法定代表人印章授權(quán)書》（附件三）規(guī)定的范圍內(nèi)使用，且只有在確認(rèn)通過了NOTES印章審批流程后才能使用和執(zhí)行，并在《法定代表人印章使用登記本》（附件四）上記錄。公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、分支機(jī)構(gòu)章的使用需通過NOTES印章審批模塊進(jìn)行申請，并將用印的文件上傳到NOTES印章審批模塊中，但4.7所規(guī)定的除外。部門專用章的使用，相關(guān)部門可以結(jié)合本部門實(shí)際情況使用NOTES印章審批模塊。各部門對部門專用章的使用范圍做出界定并報法務(wù)部備案。印章使用的審批流程參見XXX中國印章管理審批權(quán)限規(guī)定表。施?。簩τ谛枰ㄟ^NOTES印章模塊審批的文件，印章管理人、代行人或施印人對符合流程的文件施?。环膊环?guī)定者，印章管理人或代行人或施印人有權(quán)拒絕施印；沒有經(jīng)過審批流程而施印的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將嚴(yán)肅處理。對于未經(jīng)過NOTES印章模塊審批的文件，印章施印者應(yīng)將使用日期、用途、范圍、用印部門及用印人等情況記入《施印記錄表》（附件五），以備查考。在施印時，用印文件須與經(jīng)過NOTES印章模塊審批完畢的文件一致，如不一致由此所產(chǎn)生的法律責(zé)任由用印部門、用印人承擔(dān)。特別情況處理：由于時間、事件緊迫或其它合理原因致使用印人無法履行必要的審批程序的，用印人需以電話或郵件方式與審批人取得聯(lián)系并經(jīng)對方確認(rèn)后方能施印，并在事后補(bǔ)辦審批程序。由于時間、事項的特殊性，需要將公章帶出公司外使用時，用印人需與審批人取得聯(lián)系并經(jīng)對方確認(rèn)后方能外借。公章外借必須有印章施印人攜同，在施印后須將所施印的文件留存并補(bǔ)辦審批程序。印章管理權(quán)授權(quán)印章管理人授權(quán)印章代行人使用印章管理權(quán)利時需出具正式的授權(quán)文件（附件六）。印章代行人的任命和授權(quán)由印章管理人各自指派，但需及時通知法務(wù)部備案。印章施印人的委托由印章代行人各自指派，并需出具正式的委托文件（附件七）且需及時通知法務(wù)部備案。銀行印鑒（這里指財務(wù)專用章、法定代表人名章或分支機(jī)構(gòu)人名章）不能授權(quán)同一人或同一部門管理。兩章的印章管理人應(yīng)分屬于不同的部門，而且兩者職位、級別最好是相等的，沒有任何隸屬關(guān)系。授權(quán)或委托后，使用印章而產(chǎn)生的權(quán)利、義務(wù)及相應(yīng)法律責(zé)任仍由印章管理人或印章代行人承擔(dān)。印章管理人在向印章代行人交付印章前，必須確認(rèn)該管理人正確理解了印章的使用方法和連帶職責(zé)。印章代行人未經(jīng)印章管理人書面授權(quán)，不許私自再授權(quán)其代行職責(zé)。法務(wù)部根據(jù)授權(quán)情況及時更新印章信息。印章管理權(quán)交接印章管理人、印章代行人或印章施印人若因出差、休假而須移交印章管理權(quán)時需填寫《印章移交書》（附件八）。被移交人應(yīng)當(dāng)適當(dāng)履行印章的臨時管理職責(zé)。印章管理人因崗位變動或離職時須按照職位交接制度的規(guī)定進(jìn)行交接。印章代行人因崗位變動或離職時適用8.1。印章管理權(quán)發(fā)生交接后，法務(wù)部相關(guān)人員負(fù)責(zé)更新印章信息并通知信息部做相關(guān)系統(tǒng)權(quán)限修改。印章使用情況檢查稽核室根據(jù)稽核計劃安排，可以定期或不定期對印章的使用進(jìn)行檢查。法務(wù)部根據(jù)《印章管理情況檢查表》（附件九）可以對印章的使用進(jìn)行階段性回顧。本制度自頒布之日起生效。11附件序號附件名稱文件編號附件一《印章變更申請單》NP-LAW-F-001附件二《舊章處理記錄清單》NP-LAW-F-002附件三