檔案管理辦法

濟(jì)南中泰置業(yè)固定資產(chǎn)管理辦法 1/9 DATE\@"M/d/yyyy"7/3/2008檔案管理制度一總則

第一條目的：規(guī)范集團(tuán)檔案管理，便于檔案更好地查找利用，同時(shí)做好公司各項(xiàng)檔案、文件、資料、公司經(jīng)營(yíng)工作等內(nèi)容的保密工作，特制定本制度。

第二條適用范圍：公司內(nèi)部資料、公司人事檔案、各種客戶檔案與信息、各種業(yè)務(wù)報(bào)表與財(cái)務(wù)報(bào)表、公司辦公設(shè)備資料、公司文件、公司財(cái)務(wù)檔案等。二管理職責(zé)第三條集團(tuán)總經(jīng)辦與各實(shí)體綜合部為集團(tuán)檔案管理與監(jiān)督責(zé)任部門，設(shè)專職或兼職管理員做好檔案管理工作，集團(tuán)總經(jīng)辦主任承擔(dān)集團(tuán)檔案管理工作的管理責(zé)任。第四條各部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料的管理與保管工作，并按照總經(jīng)辦或綜合部的要求定期整理歸檔。第五條集團(tuán)人力資源部對(duì)集團(tuán)所有人力資源相關(guān)檔案的管理保存歸檔工作負(fù)責(zé)。第六條集團(tuán)財(cái)務(wù)部對(duì)集團(tuán)所有財(cái)務(wù)檔案的管理保存歸檔工作負(fù)責(zé)。集團(tuán)市場(chǎng)部對(duì)集團(tuán)所有客戶檔案信息資料的管理保存歸檔工作負(fù)責(zé)。集團(tuán)審計(jì)部對(duì)集團(tuán)審計(jì)工作產(chǎn)生的各類檔案資料的管理保存與歸檔負(fù)責(zé)。三崗位責(zé)任制第九條集團(tuán)總經(jīng)辦主任職責(zé)：一．定期檢查檔案工作，及時(shí)協(xié)調(diào)解決檔案工作中的問(wèn)題，確保相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行和工作的有序開展。二．組織貫徹執(zhí)行國(guó)家、省市、行業(yè)與集團(tuán)有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。三．負(fù)責(zé)督促和進(jìn)行企業(yè)檔案工作規(guī)劃、計(jì)劃及規(guī)章制度的編制、實(shí)施工作。四．對(duì)檔案管理人員的工作情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)、組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并對(duì)文件資料歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。五．對(duì)公司保密工作進(jìn)行監(jiān)督與考核。第十條集團(tuán)檔案管理人員職責(zé)：一．貫徹執(zhí)行國(guó)家、省市、行業(yè)與集團(tuán)有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，在分管領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)下開展工作。二．具體進(jìn)行企業(yè)檔案工作規(guī)劃、計(jì)劃及規(guī)章制度的編制、實(shí)施工作。三．及時(shí)總結(jié)企業(yè)檔案工作情況，向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出工作建議和意見(jiàn)。四．負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管及利用工作。五．根據(jù)管理職責(zé)分工范圍做好對(duì)各部門及所屬實(shí)體的檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)。六．監(jiān)督相關(guān)部門加強(qiáng)有關(guān)文件資料的前期控制，保證齊全完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。七．采取有效措施，確保檔案的安全管理，最大限度的延長(zhǎng)檔案使用壽命。八．樹立為公司、為員工服務(wù)的意識(shí)，及時(shí)準(zhǔn)確的做好檔案利用與信息傳遞與反饋工作。九．做好保密工作。第十一條各部門、各實(shí)體兼職檔案管理人員職責(zé)：一．認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家、省市、行業(yè)與集團(tuán)有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，在集團(tuán)檔案管理人員指導(dǎo)下開展工作。二．負(fù)責(zé)本部門本單位各類文件資料的積累、立卷和歸檔工作，做到歸檔文件完整、準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范。三．參加集團(tuán)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及其他相關(guān)檔案工作的各項(xiàng)活動(dòng)等。四．完成檔案管理人員交辦的相關(guān)其他工作。五．做好保密工作。四檔案管理細(xì)則第十二條檔案管理要求一．各個(gè)層次的各類檔案資料必須保證原件保存完整、安全。二．各類檔案資料應(yīng)定期由各職能部門、業(yè)務(wù)部門和各實(shí)體根據(jù)集團(tuán)檔案管理人員的要求向集團(tuán)總經(jīng)辦或集團(tuán)檔案管理職責(zé)部門移交，須填寫接收清單（一式兩份），一份由集團(tuán)檔案管理人員保存；一份由傳交人保存。原則上各部門業(yè)務(wù)檔案由部門經(jīng)理或內(nèi)勤收齊后傳交給集團(tuán)檔案管理人員，各實(shí)體由綜合部收齊后傳交給集團(tuán)檔案人員，不同類別的檔案資料如人力、財(cái)務(wù)、審計(jì)及業(yè)務(wù)資料等應(yīng)根據(jù)管理職責(zé)由不同職責(zé)部門負(fù)責(zé)收集保管，最終根據(jù)工作需要傳交集團(tuán)檔案管理人員。三．收集的檔案、資料，必須定期整理、分類、移交；合同、協(xié)議，人事檔案應(yīng)每月整理；內(nèi)部報(bào)表、客戶資料應(yīng)每季整理。原則上不常用的檔案可每半年集中整理一次，一年上交一次。四．檔案的分級(jí)管理AAA級(jí)――――公司的初建資料；營(yíng)業(yè)執(zhí)照，法人經(jīng)營(yíng)許可證等公司證件；公司財(cái)務(wù)報(bào)表，工商報(bào)表；公司重要客戶資料；公司人事檔案、財(cái)務(wù)檔案。

AA級(jí)――――公司對(duì)外合同協(xié)議；辦公設(shè)備資料；公司文件；一般客戶資料等。

A級(jí)――――公司管理制度；公司下發(fā)的通知；員工總結(jié)、計(jì)劃；公司內(nèi)部報(bào)表等。五．檔案管理工作中使用的表格原則上采用青島市檔案局統(tǒng)一印制的表格。

第十三條檔案保存期限與鑒定銷毀：一．公司AAA級(jí)檔案資料原則上為永久保存（直到公司歇業(yè)），財(cái)務(wù)檔案根據(jù)國(guó)家規(guī)定；AA級(jí)檔案資料保存期原則上不得少于十年，A級(jí)及其它檔案視情況而定，一般為五年以上。二．檔案的鑒定：1．檔案的鑒定一般5年一次，采取逐卷審查的直接鑒定法。2．由總經(jīng)辦牽頭成立檔案鑒定小組，根據(jù)國(guó)家、省市和集團(tuán)有關(guān)規(guī)定確定鑒定標(biāo)準(zhǔn)開展鑒定工作。3．對(duì)失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案登記編制檔案銷毀清冊(cè)，附檔案鑒定報(bào)告報(bào)各個(gè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。三．檔案的銷毀：1．銷毀檔案時(shí)應(yīng)由兩名人員在場(chǎng)，對(duì)需要銷毀的檔案根據(jù)銷毀清冊(cè)認(rèn)真核對(duì)，銷毀后銷毀人應(yīng)在清冊(cè)上簽字。2．任何部門與個(gè)人不得將需銷毀的檔案資料做其他用途及當(dāng)廢紙出售。3．銷毀過(guò)程產(chǎn)生的各種文字記錄資料應(yīng)立卷存檔。

第十四條檔案資料的利用、借閱與索?。阂唬緝?nèi)部人員利用一般檔案資料，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《查閱檔案登記薄》；外單位查閱者，需持有所在單位介紹信，經(jīng)本公司經(jīng)理助理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。二．利用檔案一般只限在檔案管理部門視線區(qū)域內(nèi)查閱，未經(jīng)允許不得摘抄、復(fù)制檔案，如需要復(fù)制需經(jīng)過(guò)檔案管理部門經(jīng)理、分管經(jīng)理以及公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三．檔案利用者要愛(ài)護(hù)檔案資料，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批注、污損、褶皺等，如發(fā)現(xiàn)以上問(wèn)題由檔案管理人員追究當(dāng)事人的責(zé)任。四．因特殊情況需要借閱檔案資料者，必須填寫《借閱檔案資料登記表》，A級(jí)檔案及AA級(jí)檔案的借閱需經(jīng)部門經(jīng)理或副總簽字認(rèn)可；公司AAA級(jí)檔案、資料的借閱必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱。借閱的檔案、資料須妥善保管、愛(ài)惜，不得隨意增刪、涂改。未經(jīng)許可不隨意翻錄，更不得轉(zhuǎn)借他人。檔案借閱后須及時(shí)歸還，不得遺失。五．凡外派工作或調(diào)離本公司人員，外出和離職前應(yīng)歸還所借檔案資料，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。六．檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。第十五條報(bào)表等資料的管理一．本條中所指的報(bào)表是各部門定期向總經(jīng)理上交的報(bào)表、總結(jié)等。二．所有報(bào)表由各部門擬定（也可由管理部或總經(jīng)理直接擬定），由管理部統(tǒng)一審核后交總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可使用。各部門的報(bào)表在各部門電腦中分設(shè)文件夾管理，可以不打印的盡量不打印，以節(jié)約辦公成本，提高工作效率。三．必須打印的報(bào)表，填寫必須規(guī)范、完整，字跡清晰，一目了然，且不得涂改、不得使用鉛筆及彩色筆。四．報(bào)表必須按時(shí)上交（或掛網(wǎng)），遲交或未交將按有關(guān)工作時(shí)間延誤的規(guī)定給予處罰。五．報(bào)表不實(shí)或隱瞞重要數(shù)據(jù)，給予警告并給予扣罰100～500元工資，造成損失的，給予記大過(guò)一次，并按損失情況與公司規(guī)定進(jìn)行500元以上處罰直至辭退。第十六條財(cái)務(wù)檔案的管理財(cái)務(wù)檔案的管理，根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局制發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。詳細(xì)條款見(jiàn)附件1。第十七條獎(jiǎng)罰一．各公司兼職檔案管理人員及其上級(jí)主管在本單位以及集團(tuán)檔案管理工作中工作突出，為集團(tuán)檔案管理工作目標(biāo)的提升作出了成績(jī)，總經(jīng)辦每年終給予申請(qǐng)C～A類浮動(dòng)工資的獎(jiǎng)勵(lì)。二．違反檔案管理各項(xiàng)細(xì)則要求，每違反一項(xiàng)由責(zé)任人予以捐獻(xiàn)100元。三．不按照總經(jīng)辦和綜合部的要求及時(shí)整理上交檔案或上交資料不完整規(guī)范，由責(zé)任部門經(jīng)理或主管承擔(dān)管理責(zé)任，按照每項(xiàng)工作50元/天兌現(xiàn)。四．嚴(yán)重違反規(guī)定，造成公司檔案資料損壞或丟失，給企業(yè)造成泄密隱患等，則按照情節(jié)給予不同的行政記過(guò)處分，情節(jié)惡劣者直接辭退。五保密制度第十八條保密工作規(guī)范：一．公司秘密關(guān)系到公司的利益，依照特定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。第二十條檔案保密制度：一．集團(tuán)各級(jí)檔案管理人員及其相關(guān)人員、有機(jī)會(huì)接觸公司各類檔案資料的所有人員必須按照本制度要求做好公司檔案保密工作：二．檔案資料的保密工作的職責(zé)與監(jiān)督權(quán)在集團(tuán)總經(jīng)辦與各實(shí)體綜合部，應(yīng)根據(jù)集團(tuán)檔案資料的實(shí)際情況負(fù)責(zé)對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案及其他各種載體的檔案確定密級(jí)，以及降密和解密工作，并負(fù)責(zé)監(jiān)督考核相關(guān)人員的保密工作。三．凡屬密級(jí)檔案均應(yīng)由總經(jīng)辦及綜合部統(tǒng)一保管。因工作需要各部門保管,保管人需簽訂保密合同書后，方可行使保管工作。四．檔案利用者在利用密級(jí)檔案時(shí)須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并僅限于在總經(jīng)辦、綜合部及檔案管理人員監(jiān)督下使用，同時(shí)必須維護(hù)檔案的機(jī)密安全，不得記錄與擴(kuò)散檔案內(nèi)容。五．公司因?qū)ν饨?jīng)濟(jì)、技術(shù)交流和合作以及資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變更等原因需要提供和轉(zhuǎn)讓檔案資料的，必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由轉(zhuǎn)讓經(jīng)手人與接受人簽訂合同等形式明確保密義務(wù)與責(zé)任后方可取出檔案。六．任何人未經(jīng)允許不得攜帶公司密級(jí)檔案資料離開公司。第二十一條公司客戶檔案保密制度：一．客戶檔案是為了做好銷售、售后等工作的重要資料，客戶檔案的保密工作是為了保證公司利益與正常發(fā)展，避免同行業(yè)惡性競(jìng)爭(zhēng)給公司造成不必要損失的重要工作。二．客戶檔案管理工作職責(zé)部門為集團(tuán)市場(chǎng)部，各實(shí)體銷售部、售后部與信息反饋部為具體執(zhí)行部門，以上部門經(jīng)理對(duì)保密工作負(fù)全部責(zé)任。三．各單位客戶檔案專職管理人員必須與集團(tuán)市場(chǎng)部簽訂保密責(zé)任承諾書，如崗位人員變動(dòng)必須立即重新簽訂。四．客戶檔案管理人員守則：1．客戶檔案管理人員必須嚴(yán)格保守客戶資料秘密，不準(zhǔn)在任何非工作場(chǎng)合談?wù)撓嚓P(guān)內(nèi)容。2．不準(zhǔn)隨意摘抄、摘錄、拍攝、復(fù)制等傳播公司客戶檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)利用職權(quán)私自復(fù)印檔案資料等。3．不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員提供和泄漏檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)在不利于保密的時(shí)間、場(chǎng)合與地點(diǎn)存放、使用、查閱和進(jìn)行有關(guān)客戶檔案內(nèi)容的工作。4．妥善保管客戶檔案資料，不準(zhǔn)隨意堆放，離開和班后必須將檔案放入櫥柜中并鎖好，避免丟失和泄漏；節(jié)假日應(yīng)進(jìn)行安全檢查，確保安全。5．工作中形成的有客戶檔案資料的廢紙應(yīng)立即銷毀，不得隨意亂丟。6．客戶檔案信息需要上網(wǎng)公布，須經(jīng)過(guò)部門經(jīng)理審核與總經(jīng)理批準(zhǔn)，嚴(yán)防操作不當(dāng)造成秘密泄漏。7．經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)銷毀的客戶檔案資料，須參考檔案管理辦法列出銷毀清單，由兩人以上銷毀。8．任何人員需要查閱客戶資料必須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱，并不準(zhǔn)形成文字資料帶走。9．不準(zhǔn)將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料與信息據(jù)為己有，客戶檔案整理工作一律不得離開公司進(jìn)行。第二十二條處罰

一．三．以上均由責(zé)任人的部門經(jīng)理或上級(jí)主管承擔(dān)管理責(zé)任，按照責(zé)任的80％同時(shí)扣罰。四．嚴(yán)重違反規(guī)定，泄密情節(jié)嚴(yán)重者造成公司工作被動(dòng)，給公司正常經(jīng)營(yíng)造成嚴(yán)重隱患和損失者，將視其情節(jié)予以辭退或追究其法律責(zé)任：1．六附則第二十二條本制度自總經(jīng)理批準(zhǔn)下發(fā)之日起執(zhí)行。第二十三條本制度解釋權(quán)在集團(tuán)總經(jīng)辦。承諾書我作為（實(shí)體）（部門）客戶檔案管理的責(zé)任人（或有機(jī)會(huì)接觸檔案的管理人員），對(duì)于客戶檔案的保密工作承諾如下：1、本人已熟知并愿遵守集團(tuán)的《檔案管理規(guī)定》有關(guān)保密工作的規(guī)定。2、本人愿嚴(yán)格按“客戶檔案管理人員守則”開展工作。3、本人如發(fā)現(xiàn)