公司會(huì)議管理制度

公司會(huì)議管理制度會(huì)議是實(shí)行行政管理的一種重要方法，是一種有組織有目的地把眾人聚集起來商討問題的公共活動(dòng)方式。對(duì)企業(yè)而言，會(huì)議就是企業(yè)中有關(guān)人員就某個(gè)議題，在指定的時(shí)間、地點(diǎn)，進(jìn)行面對(duì)面的協(xié)商或討論，從而達(dá)成某種共識(shí)或協(xié)議的活動(dòng)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，企業(yè)行政管理方面用于開會(huì)的時(shí)間多達(dá)三分之一，幾乎所有的企業(yè)每天都在舉行各種各樣、大大小小的會(huì)議。會(huì)議事實(shí)上已成為企業(yè)運(yùn)行的必要手段，成為企業(yè)議事決策的主要方式。盡管現(xiàn)代通訊手段減輕了面對(duì)面的〃會(huì)議負(fù)擔(dān)”，但隨著企業(yè)經(jīng)營內(nèi)涵的深化和經(jīng)營業(yè)務(wù)的擴(kuò)展傳統(tǒng)的會(huì)議方式仍居于不可替代的地位。開會(huì)的目的在于集思廣益，促進(jìn)溝通，統(tǒng)一思想，提高行動(dòng)能力，進(jìn)而解決問題。但過多的會(huì)議會(huì)導(dǎo)致形式化，既耽誤工作時(shí)間，影響工作效率，又增加了企業(yè)的行政管理費(fèi)用。對(duì)會(huì)議加強(qiáng)管理，精簡數(shù)量，講求質(zhì)量，才能提高會(huì)議的效率，真正達(dá)到會(huì)議的目的。第一節(jié)會(huì)議管理概述所有的企業(yè)都不可避免地要舉行各種各樣的會(huì)議因?yàn)闀?huì)議是企業(yè)處理重要事務(wù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的重要途徑同時(shí)也是進(jìn)行信息溝通，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系的重要手段。會(huì)議能否取得圓滿成功，主要是看會(huì)前準(zhǔn)備工作是否充分，會(huì)中服務(wù)是否周到，以及會(huì)后工作追蹤服務(wù)的質(zhì)量。因此，企業(yè)必須對(duì)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后進(jìn)行全過程的統(tǒng)籌規(guī)劃，使會(huì)議達(dá)到預(yù)期的效果。一、會(huì)前準(zhǔn)備，I凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。任何會(huì)議都必須有目的、有計(jì)劃和有組織地進(jìn)行，對(duì)會(huì)議作出事先安排與準(zhǔn)備，是實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的首要條件。會(huì)前準(zhǔn)備工作的程序如圖4-1所示。環(huán)境，會(huì)前準(zhǔn)備工作程序比較重要的大型會(huì)議，通常需要從行政辦公部門抽調(diào)人員組建籌備組，嚴(yán)格按程序做會(huì)前準(zhǔn)備卜些小型的例會(huì)，準(zhǔn)備工作比較簡單，所以，會(huì)前準(zhǔn)備根據(jù)會(huì)議規(guī)模和重要性而定。一般來說，企業(yè)在會(huì)議舉行之前，須做好以下七項(xiàng)準(zhǔn)備工作：（一）確定與會(huì)者在企業(yè)中，真正創(chuàng)造價(jià)值的領(lǐng)域是在生產(chǎn)經(jīng)營過程之中，而不是在會(huì)場上。減輕企業(yè)成員的會(huì)議負(fù)擔(dān)，無疑是一種人力資源的節(jié)約，使更多的人能為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，提高會(huì)議效率，從確定與會(huì)者開始。把每一個(gè)與會(huì)者都當(dāng)作一種“資源”，而不是一種“名分”。資源的利用按“目的”和“需要”而定。確定與會(huì)者的關(guān)鍵，不是看誰有資格參加，而是要弄清誰有必要參加。確定與會(huì)者時(shí)，應(yīng)考慮以下因素：1.與會(huì)者是否對(duì)會(huì)議所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)負(fù)有主要或直接責(zé)任。2.與會(huì)者是否與會(huì)后的行動(dòng)直接相關(guān)。3.與會(huì)者在中心議題方面是否具備專門的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，是否能有助于議題的深化。4.與會(huì)者是否有能力或有權(quán)力達(dá)成一項(xiàng)決議。5.與會(huì)者是否多余或可無可有。6.與會(huì)者是否能全身心投入會(huì)議。7.與會(huì)者是否會(huì)妨礙會(huì)議總體成效提否會(huì)造成對(duì)他人的心理壓力，影響他人發(fā)言的質(zhì)量或真實(shí)性。此外，必須有效地控制與會(huì)者人數(shù)，一般來說，與會(huì)者人數(shù)越多（如超過二+人），則與會(huì)者的參與意識(shí)越弱，會(huì)議的質(zhì)量也就越差，甚至有負(fù)面效應(yīng)。所以，人數(shù)太多時(shí)，就應(yīng)該設(shè)法分組討論或設(shè)分會(huì)場。（二）選擇開會(huì)時(shí)間在會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)，必須考慮開會(huì)時(shí)間的選擇，確保全體與會(huì)者能夠按時(shí)出席、安心開會(huì)。選擇開會(huì)時(shí)間考慮下列因素：.會(huì)前調(diào)查，把握全體與會(huì)者方便的時(shí)間段。任意安排一個(gè)時(shí)間開會(huì)，可能會(huì)打亂某些人的日程安排。.選擇與會(huì)者中關(guān)鍵人物的最佳時(shí)間開會(huì)，確保關(guān)鍵人物集中精力開好會(huì)議。.恰當(dāng)安排會(huì)議時(shí)間，避免與企業(yè)最重要的經(jīng)營活動(dòng)沖突避免會(huì)議打亂企業(yè)工作的正常運(yùn)行秩序。同時(shí)保證生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中的關(guān)鍵人物，能有充足的時(shí)間作出安排，不至于因出席會(huì)議而影響企業(yè)效益或效率。.力求開短會(huì)，在很短的時(shí)間內(nèi)能集中精力，達(dá)到最大效果。議程如果太長，連續(xù)開會(huì)時(shí)間超過半天，就應(yīng)設(shè)法分兩個(gè)時(shí)間段開會(huì)。此外，還應(yīng)該注意把握開會(huì)的時(shí)機(jī)，時(shí)效性很強(qiáng)的會(huì)議，要盡早安排濡要醞釀和深思熟慮的會(huì)議，可以拖后召開。（三）選擇開會(huì)地點(diǎn)也許企業(yè)內(nèi)的會(huì)議室或辦公室是最常利用、最自然的會(huì)議場所，但不一定有助于達(dá)到開會(huì)的目的。熟悉的開會(huì)地點(diǎn)，往往影響員工的思維，不利于開發(fā)員工的創(chuàng)造性思維，難以激發(fā)員工的熱情，去積極思考和討論問題。會(huì)議地點(diǎn)的物質(zhì)條件、環(huán)境氛圍以及遠(yuǎn)離日常工作場所，會(huì)潛在地影響每一個(gè)與會(huì)者的情緒，影響會(huì)議的質(zhì)量。開會(huì)地點(diǎn)的選擇，還應(yīng)考慮以下一些硬件條件：.會(huì)址必須考慮距離上的遠(yuǎn)近，以及路線上、交通上的方便，便于與會(huì)者能按時(shí)到會(huì)。.會(huì)場內(nèi)外必須保持安靜，要有良好的通風(fēng)和照明設(shè)施，以及室溫調(diào)控裝置,以便與^者能夠長時(shí)間保持清醒頭腦，集中精力參與會(huì)議。.會(huì)場的空間必須適宜，平均每個(gè)與會(huì)者擁有二平方米為宜?？臻g過大，冷冷清清，會(huì)議氣氛會(huì)受影響?？臻g過小，容易產(chǎn)生擁擠沉悶感，會(huì)議效果也會(huì)受到影響。.外出留宿開會(huì)必須考慮通訊聯(lián)系的方便，考慮費(fèi)用開支，考慮衣食起居的舒適等等。（四）擬定議事日程并非所有會(huì)議都必須擬定書面的議程，但是，與會(huì)者應(yīng)該事先了解會(huì)議或會(huì)議中心，以便有所準(zhǔn)備和有所考慮。議程即會(huì)議的程序表，其中包括會(huì)議內(nèi)容，討論事項(xiàng)，與會(huì)者姓名，各項(xiàng)事宜的時(shí)間分配，開會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)等等（參見表4一1）。表4一1銷售人員會(huì)議議程｝銷售代表會(huì)議，｝，于2000年12月25日（星期一），在總公司白勺營業(yè)。。辦｝｝公室召開，14點(diǎn)30分開始，望準(zhǔn)時(shí)出席。｝l議事日程安排如下：ll營業(yè)主任主持會(huì)議｝l議事日程：l｝1.說明何人因何事不能出席｝｝2.討論即將上市的最新產(chǎn)品銷售問題l｝3.報(bào)告原有產(chǎn)品的修訂價(jià)格｝｝4.考慮簡化報(bào)送月統(tǒng)計(jì)表方式的建議｝｝5.其他事項(xiàng)｝｝xx有限公司｝｝2000年‘2月22日｝議事日程一般由會(huì)議主席擬定。在擬定議程時(shí)必須考慮下列要點(diǎn)。1.重要的或緊急的議案或事項(xiàng)，必須優(yōu)先列在整個(gè)議事日程的前項(xiàng)。反之，靠后討論。.必須合理分配各項(xiàng)議案或事項(xiàng)的時(shí)間。特別重要的事項(xiàng)，留出足夠的時(shí)間，必要時(shí)標(biāo)出各議案的時(shí)間分配，以便會(huì)議主席及與會(huì)者控制時(shí)間。.每次會(huì)議議程不必太雜，內(nèi)容不必太多，以提高會(huì)議的效率。必要時(shí)可以考慮分兩次會(huì)議，或分階段討論同一個(gè)議案。.議程的目的是為了提醒與會(huì)者注意，為開好會(huì)議早作準(zhǔn)備。所以，議程應(yīng)提前幾天交于每一位與會(huì)者。一些企業(yè)把會(huì)議通知與議程同時(shí)通知與會(huì)者。.如果會(huì)議很重要或很復(fù)雜，在時(shí)間充足的情況下，可以事先要求與會(huì)者做相關(guān)準(zhǔn)備，并指定時(shí)間提交與會(huì)者建議。歸納匯總的意見可以附在成文的議事日程上，送發(fā)全體與會(huì)者。.提前送發(fā)與議程有關(guān)的會(huì)議資料，以減少會(huì)議討論的時(shí)間。.會(huì)議持續(xù)兩個(gè)小時(shí)以上者，應(yīng)考慮在會(huì)議中間安排休息時(shí)間。并注意在會(huì)議結(jié)束后，留出一定的社交時(shí)間。（五）會(huì)場布置會(huì)場布置主要包括會(huì)場空間安排、會(huì)議座位安排、以及會(huì)議用品和設(shè)備的調(diào)配。1.會(huì)場空間安排。以便于與會(huì)者進(jìn)出和流動(dòng)為前提，并使整個(gè)會(huì)場格局緊湊和諧。2.會(huì)議座位安排應(yīng)考慮會(huì)議的目的。會(huì)議的目的，有單向傳遞信息的，包括發(fā)布新聞、下達(dá)指標(biāo)、作報(bào)告、傳達(dá)精神等等二有多向討論問題，包括審議、決議與聯(lián)誼等等二有雙向溝通交流，包括傳授知識(shí)、教育培訓(xùn)、解釋某事、提問題與答疑等等。⑴單向傳遞信息會(huì)議的座位排列方式。單向式座次（2）多向討論問題會(huì)議的座位排列方式。多向式座次（3）雙向溝通交流會(huì)議的座位排列方式，雙向式座次.會(huì)議用品及設(shè)備調(diào)配工作，要細(xì)致周到，要做好登記，便于統(tǒng)一管理。（六）會(huì)議通知確定了會(huì)議的召開日期應(yīng)及早印發(fā)會(huì)議通知單。通知內(nèi)容包括會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間、出席人員、會(huì)議內(nèi)容或議程等等。并且指示與會(huì)者盡早給予準(zhǔn)確的答復(fù)，或返還出席會(huì)議的回執(zhí)，以便會(huì)務(wù)組統(tǒng)計(jì)出席者名單。（七）會(huì)前審核會(huì)議的一切準(zhǔn)備工作就緒后，必須做最后的審核，以免出現(xiàn)重大的疏漏。具體審核內(nèi)容可參照表4-2所列的項(xiàng)目進(jìn)行。表4-2會(huì)前準(zhǔn)備審核表二、會(huì)中事務(wù)會(huì)議召開過程中的會(huì)務(wù)工作，主要有〃會(huì)議簽到”，“會(huì)場服務(wù)”和〃會(huì)議記錄”三方面。這些會(huì)務(wù)工作的質(zhì)量，直接影響到會(huì)議的效率。（一）會(huì)議簽到參加會(huì)議人員在進(jìn)入會(huì)場一般要簽到，會(huì)議簽到是為了及時(shí)、準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，便于安排會(huì)議工作。有些會(huì)議只有達(dá)到一定人數(shù)才能召開，否則會(huì)議通過的決議無效。因此，會(huì)議簽到是一項(xiàng)重要的會(huì)前工作。它是出席會(huì)議的人員到會(huì)的首要事情，也是會(huì)中任務(wù)的重要內(nèi)容之一。會(huì)議簽到一般以下幾種方法：1.簿式簽到與會(huì)人員在會(huì)議工作人員預(yù)先備好的簽到塘上按要求簽署自己的姓名, 表示SJ會(huì)簽到簿上的內(nèi)容一般有姓名、職務(wù)、所代表的單位等，與會(huì)人員必須逐項(xiàng)填寫,不得遺漏。簿式簽到的優(yōu)點(diǎn)是利于保存，便于查找。缺點(diǎn)是這種方法只適用于小型會(huì)議，一些大型會(huì)議，參加會(huì)議的人數(shù)很多，采用簿式簽到就不太方便。2.證卡簽到會(huì)議工作人員將印好的簽到證事先發(fā)給每位與會(huì)人員，簽證卡上一般印有會(huì)議的名稱、日期、座次號(hào)、編號(hào)等，與會(huì)人員在簽證卡上寫好自己的姓名，進(jìn)入會(huì)場時(shí)，將簽證卡交給會(huì)議工作人員，表示到會(huì)。其優(yōu)點(diǎn)是比較方便，避免臨開會(huì)時(shí)簽到造成擁擠。缺點(diǎn)是不便保存查找。證卡簽到多用于大中型會(huì)議。3.會(huì)議工作人員代為簽到.會(huì)議工作人員事先制定好參加本次會(huì)議的花名冊(cè)，開會(huì)時(shí)，來一人就在該人名單后畫上記號(hào)，表示到會(huì)，缺席和請(qǐng)假人員也要用規(guī)定的記號(hào)表示例如翎〃丫”表示到會(huì)，用&”表示缺席，用"0\"表示請(qǐng)假等。這種會(huì)議簽到方法比較簡便易行，但要求會(huì)議工作人員必須認(rèn)識(shí)絕大部分與會(huì)人員，所以這種方法只適宜于小型會(huì)議和一些常規(guī)性會(huì)議。對(duì)于一些大型會(huì)議，與會(huì)人員很多，會(huì)議工作人員不能認(rèn)識(shí)大部分人，逐個(gè)詢問到會(huì)人員的姓名很麻煩，所以大型會(huì)議不適宜采用這種方法。4.座次表簽到方法會(huì)議工作人員按照會(huì)議模型，事先制定好座次表，座次表上每個(gè)座位按要求填上合適的與會(huì)人員姓名和座位號(hào)碼。參加會(huì)議的人員到會(huì)時(shí)，就在座次表上消號(hào)，表示出席。印制座次表，與會(huì)人員座次安排要求有一定規(guī)律，如從x號(hào)到x號(hào)是某部門代表座位，將同一部門的與會(huì)人員集中一起，便于與會(huì)者查找自己的座次號(hào)。采用座次表簽到，參加會(huì)議的人員在簽到時(shí)就知道了自己座位的排數(shù)和座號(hào)，起到引導(dǎo)的效果。5.電腦簽到電腦簽到快速、準(zhǔn)確、簡便，參加會(huì)議的人員進(jìn)入會(huì)場時(shí)，只要把特制的卡片放到簽到機(jī)內(nèi)，簽到機(jī)就將與會(huì)人員的姓名、號(hào)碼傳到中心，與會(huì)者的簽到手續(xù)就在幾秒鐘即辦完，將簽到卡退還本人，參加會(huì)議人員到會(huì)結(jié)果由計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確、迅速地顯示出來。電腦簽到是先進(jìn)的簽到手段，一些大型會(huì)議都是采用電腦簽到。（二）會(huì)場^服務(wù)會(huì)場服務(wù)是保證會(huì)議順利進(jìn)行并取得圓滿成功的重要環(huán)節(jié),會(huì)場服務(wù)工作內(nèi)容很多，一般包括以下幾點(diǎn)：1.引導(dǎo)座位大多數(shù)會(huì)議，與會(huì)者的座位都是事先安排的，與會(huì)者應(yīng)該對(duì)號(hào)入座，或者將會(huì)場劃分為若干部分，以部門為單位集中就座。參加會(huì)議的人員事先可能不熟悉會(huì)場，因此，會(huì)議工作人員要引導(dǎo)座位。這樣，既方便與會(huì)者，又維持了會(huì)場秩序，保證了會(huì)議效果。一些大型會(huì)議，會(huì)場較大，參加會(huì)議的人數(shù)也很多，更需要引導(dǎo)座位。為減輕會(huì)議工作人員的負(fù)擔(dān)，可以采用印刷“座次表”，在會(huì)場上設(shè)立指示標(biāo)記、在簽到證或出席證上注明座次號(hào)碼等方式，引導(dǎo)與會(huì)者順利地找到自己的座次。2.分發(fā)會(huì)議文件的材料會(huì)議中所需要的文件材料，會(huì)議工作人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地分發(fā)到每位與會(huì)者手中。分發(fā)會(huì)議文件和材料有兩種形式。會(huì)前分發(fā)文件和材料，可以在與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場時(shí)，由會(huì)議工作人員在會(huì)場入口處分發(fā)給每位與會(huì)者，也可以在開會(huì)之前按要求在每位與會(huì)者的座位上擺放一份文件材料。會(huì)中分發(fā)文件材料，可以把會(huì)議工作人員分派到各組，每人負(fù)責(zé)每組的文件材料的分發(fā)和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角寫明收文人和收文時(shí)間，收文時(shí)要登記，以免漏收。3.內(nèi)外聯(lián)系傳遞信息會(huì)議進(jìn)行中，不是與外b界隔絕的，需要會(huì)議工作人員進(jìn)行內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息。如有關(guān)部門的緊急情況要轉(zhuǎn)達(dá)與會(huì)者，傳遞信件、電報(bào)、接電話等。在內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息中，會(huì)議工作人員應(yīng)該注意會(huì)議內(nèi)容的保密,任何保密的會(huì)議內(nèi)容不可泄露出去。.維持會(huì)場秩序如制止與會(huì)議無關(guān)的人員進(jìn)入會(huì)場，保證會(huì)議地點(diǎn)安全。會(huì)議進(jìn)行時(shí)如發(fā)生混亂，會(huì)議工作人員要及時(shí)制止和調(diào)停。特別是重要的密級(jí)較高的會(huì)議，防止在混亂中發(fā)生意外情況。.處理臨時(shí)交辦事項(xiàng)會(huì)議進(jìn)程中，可能發(fā)生一些意想不到的臨時(shí)變動(dòng)，會(huì)議工作人員應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示采取應(yīng)急措施，妥善處理。6.其他服務(wù)工作及時(shí)準(zhǔn)備好會(huì)議期間所需的物品，如筆、墨、紙張等。保證會(huì)場光線，保持會(huì)場清潔衛(wèi)生，會(huì)場攝影留念等等。時(shí)間較長的會(huì)議還要準(zhǔn)備好茶水。（三）會(huì)議記錄一般會(huì)議都應(yīng)有記錄會(huì)議記錄包括兩部分內(nèi)容，第一部分是會(huì)議的組織情況包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席者、主持人等。第二部分是會(huì)議的內(nèi)容會(huì)議議題、討論發(fā)言、形成的決議等。會(huì)議記錄真實(shí)記載會(huì)議的情況，客觀地反映會(huì)議的內(nèi)容和進(jìn)程，是重要的檔案材料，它不僅為會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要的撰寫提供重要的素材，而且為日后分析研究會(huì)議提供依據(jù)，還是檢查會(huì)議決定執(zhí)行情況的憑證。因此認(rèn)真做好會(huì)議記錄，具有+分重要的意義。會(huì)議記錄一般有兩種方法：--種是摘要記錄，一種是詳細(xì)記錄通常日常性的工作會(huì)議多采用摘要記錄。摘要記錄是抓住重點(diǎn)，摘錄要義，如發(fā)言要點(diǎn)、結(jié)論、會(huì)議通過的決議、決定等。摘要記錄對(duì)記錄人員素質(zhì)要求較高，記錄人員在記錄時(shí)必須迅速作出分析概括，抓住重點(diǎn)，領(lǐng)會(huì)要義，明白取舍，既要準(zhǔn)確地表達(dá)發(fā)言者的中心意思，又要做到簡明扼要。會(huì)議的重點(diǎn)一般都是領(lǐng)導(dǎo)同志的發(fā)言、會(huì)議的決定、決議。下表是某公司的會(huì)議記錄摘要記錄，僅供參考。表4-3xx股份有限公司員工福利委員會(huì)第x次會(huì)議記錄』詳細(xì)記錄要求有言必錄，不但要記錄要點(diǎn)，而且要按照原話的方式記錄下論述要點(diǎn)的材料和證據(jù)。做詳細(xì)記錄要求速度快，記錄者精力集中，思想不能分散，否則就不能全面、準(zhǔn)確、詳細(xì)地記錄會(huì)議內(nèi)容。為了快速準(zhǔn)確和全面詳細(xì)記錄，可采用速記符號(hào)或借助錄音機(jī)，會(huì)后再進(jìn)行整理，原始記錄和錄音磁帶作原始資料保存。會(huì)議記錄要求真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。做好會(huì)議記錄，不僅要求記錄人員有認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，而且要求記錄人員有一定的秘書工作的專業(yè)知識(shí)和實(shí)際訓(xùn)練。會(huì)議記錄人員必須熟悉會(huì)議的情況，明確會(huì)議的宗旨和基本精神，否則會(huì)影響記錄人員迅速地對(duì)會(huì)議內(nèi)容做出完整準(zhǔn)確的記錄三、會(huì)后工作會(huì)后工作一般包括兩方面內(nèi)容。一是整理會(huì)議記錄和撰寫會(huì)議簡報(bào)。二是會(huì)議內(nèi)容總結(jié)、撰寫會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議文件材料的立卷歸檔、會(huì)務(wù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及檢查催辦等。會(huì)議工作者要逐步逐項(xiàng)做好，不要遺漏，也不要拖延。（一）會(huì)議簡報(bào)會(huì)議記錄是會(huì)議的第一手材料，是會(huì)議內(nèi)容的客觀反映?，F(xiàn)場記錄速度快，工作緊張，特別是詳細(xì)記錄，有話必錄，會(huì)議記錄人員不可能書寫工整。有些即席發(fā)言的記錄口頭語多。這些都需要對(duì)會(huì)議記錄做及時(shí)整理。整理會(huì)議記錄時(shí)要對(duì)會(huì)議記錄做全面檢查，對(duì)錯(cuò)字、別字、漏字、字跡不清的地方和其他遺漏處要改正和補(bǔ)寫，把速記符號(hào)變?yōu)槲淖?，簡寫的專門術(shù)語也要補(bǔ)充完整。還應(yīng)將發(fā)言人的口頭語改為書面語言。語句不通順和條理不清楚的地方，要在不改變?cè)獾臈l件下做適當(dāng)調(diào)整。對(duì)會(huì)上沒有弄清楚和發(fā)言者表達(dá)不清的地方，要及時(shí)找到有關(guān)人員核對(duì)。在整理會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上，認(rèn)真撰寫會(huì)議簡報(bào)。會(huì)議簡報(bào)是為了交流情況、提高會(huì)議的質(zhì)量。會(huì)議簡報(bào)要真實(shí)地反映會(huì)議情況，文字要簡練、篇幅要短小，選擇會(huì)議中的一些重要問題而不是記流水賬。會(huì)議簡報(bào)的寫作方法主要有兩種二一是指導(dǎo)式寫法，即采用新聞報(bào)道的形式，反映會(huì)議情況，這種寫法要求簡報(bào)編寫者對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行綜合分析，擇取有價(jià)值的內(nèi)容。二是轉(zhuǎn)發(fā)式寫法，即直接登載某些代表的發(fā)言，在其前面加上一定的“按語”或“評(píng)論”，以強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的意義。簡報(bào)印制數(shù)量和發(fā)送范圍應(yīng)視簡報(bào)內(nèi)容而定二簡報(bào)發(fā)送前，一些重要的發(fā)言，要送發(fā)言者檢閱，避免曲解原意。會(huì)議簡報(bào)編排時(shí)，應(yīng)編上整個(gè)會(huì)議的總順序期號(hào)，以便為以后的分類歸檔工作帶來方便。（二）會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，秘書人員通常要根據(jù)會(huì)議宗旨和精神撰寫會(huì)議紀(jì)要，并印發(fā)給參加會(huì)議的有關(guān)部門，確保更好地貫徹執(zhí)行會(huì)議精神。會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容可分為兩部分，第一部分是會(huì)議的情況簡述。用精煉語言介紹會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議的人員，開會(huì)的根據(jù)和目的，會(huì)議討論的問題以及會(huì)議結(jié)果，以便人們對(duì)會(huì)議有整體了解。會(huì)議情況簡述要簡明扼要，篇幅不要過多。第二部分闡述會(huì)議主要精神，是將來對(duì)會(huì)議精神貫徹執(zhí)行的依據(jù)。這部分是會(huì)議紀(jì)要的主體，具體闡述會(huì)議討論的問題，基本結(jié)論，會(huì)議所作出的正式?jīng)Q定等。這部分內(nèi)容雖是會(huì)議紀(jì)要的主體，是在會(huì)議原始記錄的基礎(chǔ)之上進(jìn)行分析、綜合、提煉、選擇能夠反映會(huì)議宗旨和主要精神的內(nèi)容。如果會(huì)議內(nèi)容較多，可以列標(biāo)題，逐段、逐層地將會(huì)議討論的各方面問題闡述明白。會(huì)議紀(jì)要的寫作要求“紀(jì)實(shí)”、“扼要‘。所謂“紀(jì)實(shí)”就是忠于會(huì)議實(shí)際。秘書人員在撰寫會(huì)議紀(jì)要時(shí)不應(yīng)將個(gè)人的主觀意見寫進(jìn)去，這是撰寫會(huì)議紀(jì)要的基本原則。所謂“扼要”，就是對(duì)會(huì)議基本精神的提煉和概括，既要反映會(huì)議討論的情況和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，又要做到綜合全面，條理清楚，有主有次，不能寫成會(huì)議記錄會(huì)議紀(jì)要是為宣傳、貫徹會(huì)議主旨服務(wù)的，因此撰寫好會(huì)議紀(jì)要的前提關(guān)鍵在于了解、理解會(huì)議宗旨，必須選擇自始至終一直參加會(huì)議，對(duì)會(huì)議有充分了解的秘書人員撰寫會(huì)議紀(jì)要，也可事先確定好撰寫會(huì)議紀(jì)要的人，使負(fù)責(zé)撰寫會(huì)議紀(jì)要的人有意識(shí)地堅(jiān)持參加會(huì)議、積極地從發(fā)言和簡報(bào)中搜集素材，并在會(huì)議進(jìn)行到一定階段就可以擬出紀(jì)要的輪廓，進(jìn)一步收集資料，廣泛征求意見。根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和情況，紀(jì)要的寫法和詳略也不盡相同，有的紀(jì)要需要交待一些情況，寫得較詳細(xì)，有的直接寫出決定的事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要寫好后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員審閱通過后，應(yīng)及時(shí)發(fā)給與會(huì)人員和會(huì)議內(nèi)容涉及的有關(guān)部門。印發(fā)會(huì)議紀(jì)要也有兩種方式，一是將會(huì)議紀(jì)要全文印發(fā)給與會(huì)人員和有關(guān)單位。二是只摘錄有關(guān)部分印分地給與會(huì)人員和有關(guān)部門。具體采用哪種方式，視情況而定。如果會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容具有較強(qiáng)的機(jī)密性，為保密起見，可以不印發(fā)會(huì)議紀(jì)要全文，只摘錄有關(guān)部分印發(fā)給與會(huì)人員和有關(guān)單位，以防泄密。只摘錄會(huì)議紀(jì)要的部分內(nèi)容，一般需要加上引言和上、下款，以便使意思更清楚，才能分發(fā)給各單位和與會(huì)人員。印發(fā)會(huì)議紀(jì)要和通知可編順序號(hào)，并視會(huì)議內(nèi)容注明密級(jí)。（三）檢查催辦會(huì)議議定事項(xiàng)的檢查催辦，是為了使會(huì)議精神落到實(shí)處，同時(shí)也是信息反饋的一條重要渠道，以便主管領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握會(huì)議決定的各事項(xiàng)的辦理情況，了解辦理過程中出現(xiàn)的新問題、新情況，并有針對(duì)性地采取措施加以解決，保證會(huì)議議定事項(xiàng)辦理工作的順利進(jìn)行。因此檢查催辦工作是會(huì)后工作中不可缺少的環(huán)節(jié)。做好檢查催辦工作必須依靠科學(xué)的方法和制度的保障。第一要加強(qiáng)催辦人員的責(zé)任感，健全各項(xiàng)責(zé)任制，明確分工，責(zé)任到人，一人負(fù)責(zé)一項(xiàng)或幾項(xiàng)催辦工作洪設(shè)專人負(fù)責(zé)催辦工作，及時(shí)了解催辦的事項(xiàng)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題。第二要健全登記制度，建立催辦登記簿，列出檢查催辦的事項(xiàng)，由催辦人員根據(jù)情況，定期記載催辦事項(xiàng)的進(jìn)展?fàn)顩r。第三要建立反映匯報(bào)制度。催辦人員可采用口頭匯報(bào)、書面匯報(bào)、專題報(bào)告等多種方式，定期或不定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)催辦事項(xiàng)的進(jìn)行情況，遇到緊急情況應(yīng)立即反映，不能耽誤，對(duì)于一些重大問題要向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，要聽領(lǐng)導(dǎo)的指示。檢查催辦的具體辦法多種多樣，常用的有發(fā)催辦通知單，打電話催辦，直接派人檢查催辦。催辦通知單。檢查催辦單做好催辦工作，要突出重點(diǎn)，著力抓好重點(diǎn)事項(xiàng)和重點(diǎn)環(huán)節(jié)，又不能忽視其他事項(xiàng)和環(huán)節(jié)。催辦人員進(jìn)行催辦工作不僅要發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性、積極地性并且要注意取得領(lǐng)導(dǎo)的支持和幫助。第二節(jié)成功企業(yè)會(huì)議管理制度范文一、XX公司會(huì)議管理制度第一章會(huì)議組織第一條公司級(jí)會(huì)議公司員工大會(huì)、公司技術(shù)人員會(huì)以及各種代表大會(huì)。應(yīng)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)后，由各部門分別負(fù)責(zé)組織召開。第二條專業(yè)會(huì)議即全公司性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì)（如經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)、質(zhì)量分析會(huì)、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)、安全工作會(huì)等），由分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。第三條系統(tǒng)和部門工作會(huì)洛部門召開的工作會(huì)由各部門主管決定召開并負(fù)責(zé)組織。第四條班組（小組）會(huì)油各班組長決定并主持召開。第五條上級(jí)公司或外單位在我公司召開的會(huì)議（如現(xiàn)場會(huì)、報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)等）或業(yè)務(wù)會(huì)（如聯(lián)營洽談會(huì)、用戶座談會(huì)等）。一律由總經(jīng)理辦公室受理安排，有關(guān)業(yè)務(wù)對(duì)口部門協(xié)作做好^務(wù)工作。第二章會(huì)議安排第六條例會(huì)的安排為避免會(huì)議過多或重復(fù)，公司正常性的會(huì)議一律納入例會(huì)制，原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。例行會(huì)議安排如下：1.行政技術(shù)會(huì)議（1）總經(jīng)理辦公會(huì)研究、部署行政工作，討論決定公司行政工作重大問題。（2）行政事務(wù)會(huì)總結(jié)評(píng)價(jià)當(dāng)月生產(chǎn)行政工作情況，安排布置下月工作任務(wù)。（3）班組長以上經(jīng)營管理大會(huì)（或公司員工大會(huì)）總結(jié)上期（半年、全年）工作情況、部署本期（半年、新年）工作任務(wù)。（4）經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)匯報(bào)、分析公司計(jì)劃執(zhí)行情況和經(jīng)營活動(dòng)成果，評(píng)價(jià)各方面的工作情況，肯定成績，指出失誤，提出改進(jìn)措施，不斷提高公司經(jīng)濟(jì)效益。（5）質(zhì)量分析會(huì)匯報(bào)、，總結(jié)、上月產(chǎn)品質(zhì)量情況，討論分析質(zhì)量事故（問題），研究決定質(zhì)量改進(jìn)措施。（6）安全工作會(huì)（含治安、消防工作）匯報(bào)總結(jié)前期安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。（7）技術(shù)工作會(huì)（含生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備會(huì)）匯報(bào)、，總結(jié)當(dāng)月技術(shù)改造、新產(chǎn)品開發(fā)、科研、技術(shù)和日常生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備工作計(jì)劃，完成情況布置下月技術(shù)工作任務(wù)，研究確定解決有關(guān)技術(shù)問題的措施方案。⑻生產(chǎn)調(diào)度會(huì)調(diào)度、平衡生產(chǎn)進(jìn)度，研究解決各部門不能自行解決的重大問題。(9)部門事務(wù)會(huì)檢查、總結(jié)、布置工作。(to)班組會(huì)檢查、總結(jié)、布置工作。2.各類代表大會(huì)⑴員工代表大會(huì)(2)部門員工大會(huì)(或員工代表小組會(huì))(3)科協(xié)會(huì)員代表大會(huì)(4)企協(xié)會(huì)員代表大會(huì)3.民主管理會(huì)議⑴公司管理委員會(huì)議(2)總經(jīng)理、工會(huì)主席聯(lián)席會(huì)(3)生產(chǎn)管理委員會(huì)議(4)生活福利委員會(huì)議4.論文、成果發(fā)布會(huì)⑴科協(xié)年會(huì)(2)企協(xié)年會(huì)(3)政治思想工作研究會(huì)年會(huì)(4)質(zhì)量控制成果發(fā)布會(huì)(5)科技成果發(fā)布會(huì)(6)信息發(fā)布會(huì)(7)企管成果發(fā)布會(huì)第七條其他會(huì)議的安排凡涉及多個(gè)部門主管參加的各種會(huì)議，均須于會(huì)議召開前+天經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，分別報(bào)兩辦匯總，并由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一安排，方可召開。1總經(jīng)理辦公室每周六應(yīng)將公司例會(huì)和各種臨時(shí)會(huì)議，統(tǒng)一平衡編制會(huì)議計(jì)劃，并分發(fā)到公司主要管理人員及有關(guān)服務(wù)人員。.凡總經(jīng)理辦公室已列入會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會(huì)議時(shí)，召集單位應(yīng)提前2天報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理辦公室調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未經(jīng)總經(jīng)理辦公室同意，任何人不得隨便打亂正常會(huì)議計(jì)劃。.對(duì)于準(zhǔn)備不充分、或重復(fù)性、或無多大作用的會(huì)議，總經(jīng)理辦公室有權(quán)拒絕安排。.對(duì)于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相近的幾個(gè)會(huì)議，總經(jīng)理辦公室有權(quán)安排合并召開。5.各部門會(huì)期必須月服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會(huì)不應(yīng)安排在公司例會(huì)同期召開，（與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外）應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)月服從大會(huì)、局部月服從整體的原則。第三章會(huì)議的準(zhǔn)備第八條有會(huì)議主持人和召集單位與會(huì)人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作（包括擬好會(huì)議議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案、落實(shí)會(huì)場、安排好座位、備好茶具茶水、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品、通知與會(huì)者等）。二、xx公司每周例會(huì)制度第一條部門管理人員例會(huì)每周舉行一次，由總經(jīng)理主持，副總經(jīng)理及各部門經(jīng)理級(jí)人員參加。第二條會(huì)議主要內(nèi)容為：.總經(jīng)理傳達(dá)主管或上級(jí)公司有關(guān)文件、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公室精神。.各部門經(jīng)理匯報(bào)一周工作情況，以及需提請(qǐng)總經(jīng)理或其他部門協(xié)調(diào)解決的問題。.由總經(jīng)理對(duì)本周各部門的工作進(jìn)行講評(píng)，提出下周工作的要點(diǎn)，進(jìn)行布置和安排。4.其他需要解決的問題。第三條全會(huì)參加者在會(huì)上要暢所欲言各抒己見，允許持有不同觀點(diǎn)和保留意見。但會(huì)上一旦形成決議，無論個(gè)人同意與否，都應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。第四條嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密，在會(huì)議決議未正式公布以前，不得私自泄露會(huì)議內(nèi)容，影響決議實(shí)施。三、xx公司會(huì)議布置管理規(guī)定第一條實(shí)施布置前必須考慮周詳，根據(jù)布置任務(wù)來確定執(zhí)行人員，并做好明確分工。第二條會(huì)議現(xiàn)場要做好清潔保護(hù)工作，地毯、大理石面應(yīng)做好保護(hù)措施。第三條根據(jù)宴會(huì)部及有關(guān)部門的宴會(huì)、會(huì)議通知單，按時(shí)、按規(guī)格做好綠化布置。第四條綠化布置力求整齊、美觀，植物干凈、無塵、無蟲口、無黃葉，花盆機(jī)架的主體、臺(tái)面插花要求絕對(duì)衛(wèi)生清潔，色彩鮮艷、造型端莊。第五條布置完畢應(yīng)清理好現(xiàn)場，再重新清理、噴水一次，確認(rèn)無誤，征求驗(yàn)收意見，取得最佳布置效果。四、xx公司會(huì)議規(guī)程1.會(huì)議程序本公司各類會(huì)議的程序安排如下：（1）經(jīng)營會(huì)議①會(huì)議主席經(jīng)營政策報(bào)告10分鐘②上次議案回顧討論20分鐘③部門業(yè)務(wù)成果報(bào)告30分鐘④各部門協(xié)調(diào)及討論事項(xiàng)30分鐘⑤未決議事項(xiàng)復(fù)議10分鐘⑥上級(jí)指導(dǎo)、報(bào)告10分鐘⑦主席結(jié)論10分鐘（2）產(chǎn)銷會(huì)議①會(huì)議主席報(bào)告10分鐘②上次議案討論20分鐘③各部門產(chǎn)銷成果報(bào)告20分鐘④未來銷售、生產(chǎn)規(guī)格、數(shù)量預(yù)測30分鐘⑤產(chǎn)銷合作部門報(bào)告10分鐘⑥產(chǎn)銷協(xié)調(diào)事項(xiàng)討論30分鐘⑦未決議事項(xiàng)復(fù)議10分鐘⑧上級(jí)指導(dǎo)、報(bào)告10分鐘⑨主席結(jié)論10分鐘（3）廠務(wù)會(huì)議①會(huì)議主席報(bào)告10分鐘②上次議案追蹤20分鐘③各部門成果報(bào)告30分鐘④各部門作業(yè)協(xié)調(diào)及討論事項(xiàng)20分鐘⑤管理制度研討事項(xiàng)30分鐘⑥下月生產(chǎn)目標(biāo)分配20分鐘⑦未決議事項(xiàng)復(fù)議10分鐘⑧上級(jí)指導(dǎo)、報(bào)告10分鐘⑨主席結(jié)論10分鐘（4）營業(yè)會(huì)議①會(huì)議主席報(bào)告10分鐘②上次議案回顧20分鐘③各區(qū)域業(yè)務(wù)成果報(bào)告30分鐘④市場、同業(yè)動(dòng)向及經(jīng)銷商管理研討事項(xiàng)20分鐘⑤各區(qū)域協(xié)調(diào)及討論事項(xiàng)20分鐘⑥下月銷售目標(biāo)及推銷重點(diǎn)、日程安排20分鐘⑦未決議事項(xiàng)復(fù)議10分鐘⑧上級(jí)指導(dǎo)、報(bào)告10分鐘⑨主席結(jié)論10分鐘（5）專案會(huì)議①發(fā)起人報(bào)告10分鐘②專案內(nèi)容報(bào)告或上次議案追蹤20分鐘③作業(yè)進(jìn)度報(bào)告④討論及協(xié)調(diào)事項(xiàng)30分鐘⑤未決議事項(xiàng)復(fù)議10分鐘⑥上級(jí)指導(dǎo)、報(bào)告10分鐘⑦主席結(jié)論10分鐘(6)周會(huì)①周會(huì)開始1分鐘②點(diǎn)名及儀容檢查3分鐘③各部門主管報(bào)告10分鐘④值班人值勤報(bào)告3分鐘⑤協(xié)調(diào)事項(xiàng)報(bào)告8分鐘⑥主管指示5分